采购管理规定-完整版

广州XXXXXXXXX有限公司采购管理规定文件编号：文件级别：三级版号：第0次修改制作：批准：第1页共2页生效日期：20XX年7月1日1，目的：为推行计划采购管理，规范采购流程，提高工作效率，确保物资按时、按质、按量满足生产、办公需求，有效降低成本、库存，特制定本规定2，物资申购分类：年度预算、月采购计划、零星采购（含委外维修）2.1年度预算：凡大型项目包括大型设备、基建项目、大型投资项目需在上一年制定年度预算2.2月采购计划：凡长期批量采购项目（详见《常用物资一览表》），包括生产物资（如油漆、辅料、生产耗材等）、办公用品、劳保用品、销售礼品、设备维修备件等需按月计划采购2.3零星采购：分为两种：急件和平件；急件仅指设备紧急维修配件、研发材料、临时突发生产生活急需物资，必须24小时到货；平件零星采购每周一次，按照同类物资集中采购的原则，各部门每周汇总填写零星请购单于周一上午送达采购部3，请购计划申报流程：3.1年度预算由总裁办牵头于每年12月份根据公司发展战略需求集思广益讨论制定3.2月计划采购项目包括常用物资（详见《常用物资一览表》）以及能提前预测到的采购项目=1\*GB3①各种生产辅料、安装耗材、劳保用品（含制服、工服）由物流、仓库根据现库存、保底库存、预计需求等于每月25日前将需求送达至采购部=2\*GB3②办公用品、销售礼品、设备维修备件、行政物资等由各需求部门于每月25日前将统计表送达采购部3.3零星采购由需求岗位填写《临时请购单》，由物流仓库签字(确认公司无此库存)，报部门领导批准后送达采购部3.4委外维修及外包项目由申请部门填写《委外维修单》，报部门领导批准后送达采购部，任何部门未填写《委外维修单》擅自委外维修或外包而产生的费用自行报销3.5临时请购单填写要求=1\*GB3①班组长及以上领导填写=2\*GB3②严格按照临时请购单要求填写完整，尤其规格型号，不详的可附样品或图片，否则在备注栏中注明“寻购”=3\*GB3③严格控制临时请购，临时请购到货后未使用造成物资滞用，按公司相关制度处罚请购人=4\*GB3④原则上临时请购必须走完签字审批流程采购部才接单采购，如遇特急件或领导出差可以微信形式请示批准后报采购，领导回来当日必须补单4，到货入库出库：4.1所有月计划、临时请购单必须备份至仓库，有计划或请购单采购的物品仓库才能给予办理入库4.2供应商送货必须随货附带送货单，送货单上货物名称、规格、数量、订单编号必须填写完整规范，临时采购物品无送货单采购员可将发票或收据复印做为送货单交仓管员4.3所有到货物必须由仓管员接收入库，直接发到生产现场的货物仓管员必须到场清点数量，如有异常立即反馈至采购部4.4仓管员在办理入库手续后立即通知请购部门领料，领料人必须在领料单上签字确认4.5到货物品出现质量问题，品管或使用部门填写《质量信息反馈单》交采购部，采购部立即联系供应商处理5，采购及合同管理：5.1采购部每年底统计各项采购数据，分析来年采购策略，根据市场行情重新定价，并且进行供应商考评（价格、质量、及时交货、诚信等几个方面），对供应商优胜略汰，优秀供应商给予签订长期采购合同5.2设立采购计划岗位，每月30日前汇总月采购计划报领导批准后下发各采购人员，收发临时请购单，对采购进度跟踪反馈5.3长期供应商必须签订长期采购合同，长期合同上约定单价、交货周期、付款方式等，采购部按照月计划，每月下达书面订单，供应商收到订单签字盖章回传订单生效5.4合同拟定及审批流程：申请合同编号（编码规则：例TG-HT1605001，后面7位数字分别是年、月、顺序）→拟定合同→总裁办修改→对方签字盖章→填写《合同签订审批表》并报批→我司签字盖章，合同生效5.5合同签订注意事项=1\*GB3①以下项目必须签订合同：a，有预付款或定金b，质量要求高的材料或设备=2\*GB3②尽量采用公司模板=3\*GB3③合同必须要求对方先盖章签字=4\*GB3④合同履行中应重视诉讼时效，一般为两年；若发生合同纠纷，应立即与供应商协商，协商不成立即填写案件移交单》与合同及全部有关证据材料原件报公司领导及法务部门6，付款及报账6.1付款流程：按照合同约定，填写《支付申请单》，后附发票、入库单、合同、对账单，根据审批权限表中报相关领导批准后交财务付款6.2预付款项要及时平账，将发票、入库单、合同等交财务7，常用表格《月采购计划表》、《临时请购单》、《设备购置申请审批表》、《合同签订审批表》、《支付申请单》、《采购订单》、《质量信息反馈单》、《委外维修单》、《案件移交单》等8，审批权限表：NO.类别事项主任/主管厂长/经理总监财务副总总经理/副总裁董事长备注1预算年度预算申请审核批准2请购月采购计划审核批准3急件临时采购申请批准（报备）项目单价超过