公文流转工作制度

公文流转工作制度一、适用范围与基本定义本制度适用于本单位及所属各部门、各直属单位所有公文的收发、传递、办理、归档全流程管理，涵盖纸质公文、电子公文、涉密公文、内部公务文书等各类公务载体的流转活动。本制度所称公文，是指各级机关、企事业单位及社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，包括上级机关印发的文件、电报、批复、通知，同级单位发来的函件、商洽函，下级单位报送的请示、报告、工作总结，本单位制发的各类正式文件、内部请示、工作联系单、会议纪要，以及通过政务服务平台、涉密传输系统、OA办公系统传递的电子公务文书。公文流转坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，严格执行《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）、《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关规定，实现全流程可追溯、全节点可管控。二、岗位职责划分本单位公文流转实行统一管理、分级负责的工作机制，各岗位权责明确如下：（一）办公室公文管理岗办公室是公文流转的牵头管理部门，设专职公文管理岗2名（其中涉密公文管理岗1名），具体职责包括：1.负责全单位公文的统一签收、登记、初审、拟办、分发、呈批工作，建立《收文登记簿》《发文登记簿》《涉密公文管理台账》，做到底数清、情况明；2.负责本单位发文的格式审核和政策审核，严格把控公文质量，对不符合规范的公文予以退回修改；3.负责公文流转的全程督办，定期统计公文办理数据，每月5日前形成《上月公文办理情况通报》报送办公室主任及单位分管领导，每年12月底前形成年度公文管理工作总结；4.负责涉密公文的全流程管理，严格执行保密规定，每季度组织1次涉密公文清查，确保涉密载体安全；5.负责公文的归档、销号、查阅管理，指导各部门做好公文收集、整理工作，每年组织不少于1次公文业务培训，提升全单位公文处理能力；6.负责OA办公系统公文模块的日常运维，确保流转记录完整、数据安全，系统数据每季度备份1次，备份数据异地存放，保存期限不少于10年。（二）各部门公文联络员各部门、各直属单位须指定1名在编在岗人员担任专职或兼职公文联络员，报办公室备案；涉密部门联络员须符合涉密人员管理要求，每年至少参加1次公文及保密业务培训，具体职责包括：1.负责本部门公文的统一接收、报送、催办、对接，及时将公文流转要求传达至本部门相关人员；2.负责本部门办结公文的收集、整理、报送，确保公文原件完整、附件齐全；3.负责核对本部门报送公文的格式、内容，降低退文率；4.配合办公室做好公文督办、归档、培训等相关工作，离岗时须做好工作交接并报办公室更新备案信息。（三）拟办责任主体1.重要公文（上级主要领导批示件、重大政策文件、涉及全单位的重大事项请示、涉密等级为机密及以上的公文）由办公室主任或分管文秘工作的副主任负责拟办；2.一般性公文（常规性通知、事务性函件、普通业务类报告）由公文管理岗负责人拟办；3.拟办意见须明确承办部门、协办部门、办理时限、反馈要求，对涉及多个部门职责的，须明确牵头部门，避免权责不清。（四）批示与签发责任主体1.单位主要领导负责批示涉及全局工作、重大事项、涉密重要文件的办理意见，签发向上级单位报送的上行文、重要规范性文件、重大事项决定、人事任免文件；2.分管领导负责批示分管领域的公文办理意见，签发分管领域的一般性下行文、平行文；3.办公室主任负责签发以办公室名义印发的事务性文件、内部通知；4.批示、签发须由本人手写签字或使用符合《中华人民共和国电子签名法》的电子签章，不得代签、漏签；圈阅视为同意阅知性公文内容，办理类公文须签署明确意见。（五）承办责任主体各部门主要负责人是本部门公文办理第一责任人，具体承办人员为直接责任人，职责包括：1.按规定时限完成公文办理，反馈办理结果，对办理内容的真实性、准确性负责；2.涉及协办的公文，牵头部门负责统筹协调，协办部门须按要求及时反馈意见，不得推诿扯皮；3.对办理完毕的公文，及时整理相关材料，交本部门联络员报送办公室归档。（六）督办责任主体办公室设专职督办岗1名，负责公文办理的全程跟踪、催办、通报，具体职责包括：1.对所有办理类公文实行“红黄灯”预警管理，距办理时限还有2个工作日的亮黄灯提醒，逾期未办的亮红灯；2.对逾期未办的公文，及时下达《督办通知书》，跟踪整改进度；3.每周五发布《本周公文办理督办清单》，对上级交办的重点督查件实行“一件一档”管理，定期向领导报送督办情况。（七）归档责任主体办公室档案管理员负责公文的归档、保管、查阅工作，具体职责包括：1.按档案管理规定对办结公文进行分类、编号、装盒，建立档案检索目录；2.严格执行档案查阅审批制度，确保档案安全；3.每年开展1次档案清查，对到期档案按规定进行鉴定、销毁。三、收文流转管理收文是指本单位收到的所有外部公务文书及内部各部门报送的请示、报告类文书，按渠道分为纸质公文、电子政务平台公文、涉密传输渠道公文三类。所有收文须由办公室统一登记、办理，各部门不得私自签收、办理应报送单位的正式公文（直接指名送部门的工作联系函、事务性通知除外，但须事后3个工作日内报办公室备案）。（一）签收与登记1.签收要求：普通纸质公文由公文管理岗人员负责签收，签收时核对来文单位、文号、标题、份数，确认无误后签字；标注“亲启”的公文，由办公室主任或指定专人签收，其他人不得擅自拆封；涉密公文须由2名涉密岗位人员共同签收，当场核对密级、密封标识、份数，在《涉密公文收文登记簿》上双人签字确认。2.登记要求：登记内容包括来文单位、文号、标题、密级、紧急程度、份数、签收日期、经办人、系统编号，所有登记信息须准确完整，不得漏登、错登。3.时限要求：工作日当日16:30前送达的普通纸质公文，当日完成登记；16:30后送达的，次日8:30前完成登记。电子政务平台公文（非涉密）每日8:30、11:30、16:00三个时点查看系统，及时签收登记，当日16:00前收到的电子公文当日完成登记。涉密公文收到后1小时内完成登记，存入涉密档案柜。（二）初审登记完成后的公文，须在1小时内完成初审，初审内容包括：1.是否属于本单位职权范围，是否符合行文规则；2.公文格式是否符合规范，附件是否齐全，密级、紧急程度标注是否准确；3.下级单位报送的公文，是否按层级报送，越级报送的除特殊紧急事项外，一律退回；4.内容是否清晰，数据是否准确，是否有明确的办理诉求。对初审不合格的公文，属于下级单位或内部部门报送的，出具《退文告知单》，说明退文理由，退回原报送单位修改后重新报送；属于上级或同级单位发来的，主动对接来文单位核实补充，不得直接退回。各部门、各直属单位年度报送公文退文率不得高于3%。（三）拟办初审通过的公文，按紧急程度分级完成拟办：1.特提级公文（特别重大突发事项、上级要求立即办理的事项）：30分钟内完成拟办；2.加急级公文（重要紧急事项、有时限要求的上级文件）：1小时内完成拟办；3.普通平件：1个工作日内完成拟办。拟办意见须针对公文内容提出具体可行的办理建议，对阅知性公文明确传阅范围、传阅时限；对办理类公文明确牵头承办部门、协办部门、办理时限、反馈要求；对涉及多个部门职责且意见可能存在分歧的，可先征求相关分管领导初步意见后再正式呈批，减少反复流转。（四）呈批拟办意见完成后，按公文类型和领导职责分工呈批：1.阅知性公文：按“主要领导-分管领导-相关部门负责人”的顺序传阅，紧急公文可优先送主要领导阅示；2.办理类公文：按“分管领导-主要领导”的顺序呈批，涉及多个分管领域的，依次送相关分管领导批示后，再送主要领导审定；3.涉密公文：由涉密岗位人员专人送批，不得夹带在普通公文中流转，绝密级公文不得离开指定涉密场所呈批。呈批时限要求：特提件领导批示流转总时长不超过2小时，加急件不超过4小时，平件不超过2个工作日。领导出差的，由办公室协调通过涉密便携设备远程批示或授权相关领导代批，做好登记备案，不得延误办理。（五）分发领导批示完成后的公文，1小时内完成分发：1.普通电子公文：通过OA系统推送至承办部门联络员账号，同步发送短信提醒，确保及时查收；2.普通纸质公文：打印领导批示页后，通知各部门联络员到办公室领取，签字确认；3.涉密公文：由涉密岗位人员直接送达承办部门指定涉密人员，当场核对份数、密级，签字确认，不得交由非涉密人员传递。分发时须核对承办部门与领导批示要求是否一致，不得错发、漏发，因错发、漏发导致办理延误的，追究分发人员责任。（六）承办承办部门收到公文后，须在规定时限内完成办理，办理时限从公文分发至部门之日起计算：1.特提级公文：24小时内办结并反馈办理结果；2.加急级公文：3个工作日内办结并反馈；3.普通平件：7个工作日内办结并反馈；4.上级机关有明确时限要求的，从其规定。涉及多个部门协办的公文，牵头部门须在收到公文后1个工作日内启动协调工作，协办部门须在2个工作日内反馈书面意见，逾期未反馈视为无意见，由牵头部门汇总后推进办理。因特殊情况无法按时办结的，承办部门须在时限到期前1个工作日向办公室督办岗提交《延期办理申请》，说明延期理由、预计完成时间，经分管领导批准后方可延期，延期时长不得超过原办理时限的50%，且同一公文只能申请1次延期。（七）督办与销号1.督办岗对所有办理类公文实行动态跟踪，黄灯预警时通过OA系统、电话提醒承办人员，红灯预警时下达《督办通知书》。对逾期5个工作日以上未办的，报办公室主任约谈承办人；逾期10个工作日以上未办的，报单位分管领导约谈部门主要负责人；逾期15个工作日以上且无正当理由的，纳入部门年度绩效考核负面清单。2.上级交办的重点督查件实行“一件一档”管理，每周向交办单位报送办理进度，办结后3个工作日内报送正式办结报告。3.承办部门办结公文后，须将办理结果以正式报告或OA系统办结反馈单形式报送办公室，明确办理情况、联系人、联系电话。公文管理岗核对办理结果符合要求的，予以销号；不符合要求的，退回重办，重办时限不得超过原办理时限的50%。四、发文流转管理发文是指本单位制发的各类正式公务文书，包括上行文、下行文、平行文、内部文件等，所有发文须经办公室统一审核、编号、印发，各部门不得擅自对外印发正式公文。（一）草拟1.各部门根据工作需要草拟公文，草拟内容须符合国家法律法规、上级政策规定，与本单位现有政策衔接，数据准确、逻辑清晰、表述规范，文种使用正确，格式符合《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）要求。2.涉密公文须在草拟时标注密级和保密期限，紧急公文标注紧急程度；涉及多个部门职责的，草拟部门须提前征求相关部门意见，形成一致意见后再报送办公室。3.部门草拟的公文须经部门主要负责人审核签字后报送办公室，报送时须附政策依据、相关支撑材料、征求意见情况说明。各部门年度草拟公文的内容差错率（含数据错误、政策偏差、文种误用）不得超过2%。（二）核稿办公室公文管理岗收到草拟公文后，按紧急程度分级完成核稿：1.普通公文：2个工作日内完成核稿；2.加急公文：1个工作日内完成核稿；3.特提公文：4小时内完成核稿。核稿内容包括：1.格式审核：文号预编、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、排版格式等是否符合规范；2.政策审核：是否符合上位规定，是否与本单位现有政策冲突，是否涉及其他部门职权，征求意见是否到位；3.数据审核：公文中涉及的统计数据、经费测算、人员编制等是否准确，是否有权威依据；4.文种审核：行文方向、文种使用是否正确，是否符合行文规则。对核稿不合格的公文，退回草拟部门修改，修改后重新报送，退文次数纳入部门公文工作考核。对内容复杂、涉及重大政策调整的公文，办公室可商请相关业务部门、法务部门共同审核。（三）征求意见涉及多个部门职责的公文，由办公室协调牵头部门开展正式征求意见工作：1.普通公文征求意见时限为3个工作日，紧急公文为1个工作日；2.各部门反馈意见须加盖部门公章或由主要负责人签字，明确说明同意、不同意或修改意见及理由，逾期未反馈视为同意；3.对意见分歧较大的，由分管领导组织召开协调会，形成一致意见后再报审，协调情况须形成书面记录。（四）签发公文经审核通过后，按权限分级签发：1.上行文、重要规范性文件、重大事项决定、人事任免文件，由单位主要负责人签发；2.分管领域的一般性下行文、平行文、业务类通知，由分管领导签发；3.以办公室名义印发的事务性文件、内部通知，由办公室主任签发。签发时限要求：特提件2小时内完成签发，加急件1个工作日内完成，平件2个工作日内完成。领导出差的，由办公室协调远程签发或授权代签，做好登记备案，领导返回后5个工作日内补签。（五）复核与编号签发后的公文，印制前由公文管理岗进行最终复核，核对签发手续是否齐全、内容是否有修改、格式是否规范，无误后编制正式文号，登记《发文登记簿》。文号编制规则为：1.上行文：X〔XXXX〕X号（X为单位代字，下同）；2.下行普发文件：X发〔XXXX〕X号；3.业务类专项文件：X业〔XXXX〕X号；4.办公室文件：X办〔XXXX〕X号；5.内部请示：X请〔XXXX〕X号。（六）印制与用印1.普通公文由单位文印室统一印制，印制要求为排版美观、字迹清晰、纸张符合标准，印制时限：特提件当日印制完成，加急件1个工作日内完成，平件2个工作日内完成。2.用印须凭领导签发的原稿，严格核对印制份数，不得擅自多印、私印。用印时须登记用印日期、文件名称、文号、份数、经办人，用印位置符合规范。3.涉密公文须在定点涉密印制单位印制，或在单位内部涉密打印机上印制，印制过程中产生的废页、校样当场销毁，不得带出印制场所。绝密级公文印制须由2名涉密人员全程监督。（七）分发1.外部发文：主送、抄送单位为上级机关或涉密单位的，通过机要渠道寄送；为同级或下级单位的，通过政务交换渠道或邮政EMS寄送，寄送后跟踪签收情况，10个工作日内未收到签收反馈的，主动核实。2.内部发文：通过OA系统推送至各部门联络员账号，纸质文件按需印发，各部门联络员在3个工作日内领取。3.发文后2个工作日内，公文管理岗须将正式电子公文（PDF格式）上传至OA系统公文库，便于全单位查阅。五、内部公文流转管理内部公文是指本单位各部门之间、部门与单位领导之间流转的非对外正式印发的公务文书，包括内部请示、工作联系单、内部传阅件等，须严格按规则流转，提高内部办事效率。（一）内部请示1.各部门向单位领导请示事项，须使用统一格式的内部请示，一事一请，不得多头报送，不得在报告中夹带请示事项。2.内部请示由办公室统一登记、拟办、呈批，除领导直接交办的特殊事项外，不得直接报送领导个人。涉及经费、人事、重大项目的内部请示，须附预算清单、人事调整方案、项目可行性报告等支撑材料，否则办公室可不予受理。3.内部请示办理时限：一般业务事项5个工作日内答复，重大决策事项10个工作日内答复，紧急事项2个工作日内答复。（二）内部平行文部门之间协调工作、商洽事项可使用内部工作联系单，由主办部门直接发送至协办部门，抄送办公室备案。协办部门须在3个工作日内反馈意见，逾期未反馈视为同意。涉及重大事项、跨分管领域的工作联系单，须报相关分管领导阅知。（三）内部传阅件各类阅知性公文、简报、信息、内部资料等，由办公室按传阅范围统一流转，传阅人员须在3个工作日内阅毕并签署意见，阅毕后退回办公室，不得横传，不得擅自留存涉密或敏感传阅件。六、涉密公文流转特殊规定涉密公文包括绝密、机密、秘密三个密级的公务文书，以及标注“内部敏感”“工作秘密”的内部资料，流转过程须严格执行保密规定，确保不发生失泄密事件。（一）流转渠道涉密公文一律通过涉密计算机、涉密移动存储介质、涉密传输系统、机要交通渠道流转，不得通过互联网、普通OA系统、微信、QQ、个人邮箱等非涉密渠道传输，不得使用普通传真机、普通复印机处理涉密公文。（二）传阅要求1.绝密级公文只能在单位指定的涉密阅览室阅读，不得带出涉密场所，阅读人员不得超过限定知悉范围，传阅时由涉密岗位人员专人送阅，阅毕当场收回，登记阅文人员、时间；2.机密、秘密级公文传阅范围严格按拟办意见执行，任何人不得擅自扩大传阅范围，不得擅自复制、摘抄涉密内容；3.涉密公文阅办完毕后，须及时退回办公室涉密档案柜，不得存放在普通办公场所或个人手中。（三）携带与销毁1.确因工作需要携带涉密公文外出的，须经单位主要领导批准，使用涉密载体专用包，由2名以上涉密人员同行，不得乘坐公共交通工具，不得在公共场所办理涉密公文；2.涉密公文办理完毕后，除按规定归档的外，需要销毁的由办公室统一收集、登记造册，经单位保密委员会主任批准后，送定点涉密载体销毁单位销毁，个人不得私自销毁涉密公文；3.涉密公文的密级调整、解密，由办文部门提出意见，经单位保密委员会审核后按规定程序办理，任何个人不得擅自调整密级或解密。七、公文归档管理所有办结的公文须按规定归档，任何个人不得留存正式公文原件。（一）归档范围1.本单位制发的正式文件、内部请示、会议纪要、重要工作联系单；2.上级机关、同级单位、下级单位发来的正式公文及领导批示件；3.公文办理过程中形成的相关支撑材料、协调记录、反馈意见；4.涉密公文及相关涉密材料。（二）归档时限1.当年办结的普通公文，须在次年3月底前完成归档；2.涉密公文办结后1个月内完成归档，存入涉密档案柜；3.电子公文与纸质公文同步归档，电子公文归档格式包括PDF格式和可编辑格式，涉密电子公文归档至涉密存储介质。（三）归档要求1.纸质公文须保证原件完整，领导签发原稿、批示件须齐全，不得用复印件代替原件；2.档案保管期限分为永久、30年、10年，严格按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行，永久保管的档案须制作异地备份；3.档案须分类存放、标识清晰，便于检索，每年进行1次档案清查，确保账实相符。（四）查阅管理1.查阅本部门职责范围内的普通公文，由部门负责人批准后，到档案管理员处登记查阅；2.查阅其他部门的公文或涉密公文，须经办公室主任及以上领导批准，涉密公文须在指定涉密场所查阅，不得摘抄、复制，确需复制的须经批准并