出纳管理课件

出納管理

現金、銀行存款是企業的貨幣資金，由於它們的特性，因此，管好、用好企業貨幣資金是現代企業管理的一項重要內容。“出納管理”功能是出納人員進行管理的一套工具，它包括現金和銀行存款日記賬的輸出、支票登記簿的管理以及銀行對賬功能。並可對長期未達賬提供審計報告。一、現金、銀行日記賬查詢日記賬輸出的主要格式包括：金額式日記賬和外幣金額式日記賬通過該功能可輸出某一天的現金、銀行存款日記賬，還可以輸出任意一個會計月份的現金、銀行存款日記賬。示例3-20：查詢北京宏遠科技有限公司111賬套2006年1月份現金日記賬。操作步驟：在總賬系統中，選擇“系統菜單/出納/現金日記賬”，彈出“現金日記賬查詢條件”對話框，輸入查詢條件後，單擊〖確認〗按鈕，系統顯示“現金日記賬”資訊，如圖3-36所示。銀行日記賬的查詢與現金日記賬的查詢方法相同，在此不再詳述。二、支票管理支票管理相當於手工做賬時的支票登記簿的功能。為了加強企業的銀行支票管理，出納人員通常需要建立“支票登記簿“，以便詳細登記支票領用人、領用日期、支票用途、是否報銷等情況。只有在總賬系統參數設置中選擇“支票控制”，並在結算方式設置中將相應的結算方式設置為“票據結算”標誌，且在“會計科目設置”中已指定銀行總賬的科目後才能使用支票登記簿。在總賬系統填制憑證的同時已登記支票領用情況時，支票管理功能可用於查詢支票領用的有關資訊；如若在填制憑證的同時沒有登記支票，支票管理功能可用於補錄支票領用的有關資訊。本系統對於不同的銀行帳戶分別登記支票登記簿，所以需先選擇要登記的銀行帳戶，才能進入支票登記簿介面。操作要點：在總賬系統中，選擇“系統菜單/出納/支票登記簿”，系統彈出“銀行科目選擇”對話框，選擇銀行存款科目後，單擊〖確定〗按鈕，系統顯示查詢月份的支票登記情況，如圖3-37所示。支票登記簿中報銷日期為空時，表示該支票未報銷，否則系統認為該支票已報銷。已報銷的支票不能進行修改。若想取消報銷標誌，只要將游標移到報銷日期處，按空格鍵後報銷日期即可。當支票支出後，經辦人持原始發票到財務部門報銷，會計人員據此填制記賬憑證。當在系統中輸入該憑證時，系統要求輸入該支票的結算方式和支票號，在輸入完該憑證後，系統自動在支票登記簿中將該號支票寫上報銷日期，該支票即為已報銷。單擊窗口上方〖批刪〗按鈕，輸入需要刪除已報銷支票的起止日期，即可刪除該期間內所有已報銷支票。三、銀行對賬由於企業與銀行的處理和入賬時間不一致，往往會發生雙方帳面不一致的情況，即所謂“未達賬項”。為了能夠準確掌握銀行存款的實際，瞭解實際可以運用的貨幣資金數額，防止記賬發生差錯，企業必須定期將銀行存款日記賬與銀行出具的對帳單進行核對，並編制銀行存款餘額調節表。在電腦總賬系統中，銀行對賬的科目是指在“會計科目設置”介面“編輯”菜單下“指定科目”中指定為銀行存款的科目。銀行對賬包括輸入銀行對賬期初數據、輸入銀行對帳單、對賬、輸出銀行存款餘額調節表、查詢對賬勾對情況及核銷銀行賬等內容。（一）輸入銀行對賬期初數據為了保證銀行對賬的正確性，在使用“銀行對賬”功能進行對賬之前，必須在開始對賬的月初先將日記賬、銀行對帳單未達項輸入系統中。使用總賬系統處理日常業務後，系統將自動形成銀行日記賬的未達賬項。“銀行對賬期初”功能是用地第一次使用銀行對賬功能前輸入日記賬及對帳單未達項，在開始使用銀行對賬後一般不再使用。示例3-21：北京宏遠科技有限公司111賬套2006年1月1日“100201人民幣戶”科目餘額為4721381.19元，銀行對帳單期初餘額也為4721381.19元，期初無未達賬項。根據上述資料，輸入銀行對賬期初數據。操作步驟：在總賬系統中，選擇“系統菜單/出納/銀行對賬/銀行對賬期初錄入”，系統彈出“銀行科目選擇”對話框，選擇科目“100201人民幣戶”，單擊〖確定〗按鈕，系統彈出“銀行對賬期初”錄入介面，如圖3-38所示。分別在單位日記賬和銀行對帳單“調整前餘額”欄輸入期初數據後，直接退出即可。主要欄目說明：1．〖對帳單期初未達項〗和〖日記賬期初未達項〗按鈕。單擊兩按鈕，可分別輸入銀行對帳單及單位日記賬未達賬期初未達項。“期初未達項”指從上次手工勾對截止日期到首次啟用銀行對賬前的未達賬項。2．調整前餘額。單位日記賬與銀行對帳單的“調整前餘額”應分別為銀行對賬首次啟用時該銀行科目的科目餘額（企業角度）及銀行存款的實有餘額（銀行角度）。3．調整後餘額。指上次手工勾對截止日期的該銀行科目的科目餘額及銀行存款餘額，系統將根據調整前餘額及期初未達項自動計算出銀行對帳單與單位日記賬的調整後餘額。若輸入正確，則單位日記賬與銀行對帳單的調整後餘額應平衡。（二）輸入銀行對帳單本功能用於平時輸入、查詢和引入銀行對帳單，在此功能中顯示的銀行對帳單為啟用銀行對賬後的對帳單。要實現電腦自動進行銀行對賬，在每月月末對賬前，必須將銀行開出的銀行對帳單輸入電腦，存入“對帳單檔”。銀行對帳單餘額方向為借方時，借方發生表示銀行存款增加，貸方發生表示銀行存款減少；反之，借方發生表示銀行存款減少，貸方發生表示銀行存款的增加。系統默認銀行對帳單餘額方向為借方，在“銀行對帳單期初”介面，單擊上方〖方向〗按鈕可調整銀行對帳單餘額方向。但已進行過銀行對賬勾對的銀行科目不能調整銀行對帳單餘額的方向。操作要點：在總賬系統中，選擇“系統菜單/出納/銀行對賬/銀行對帳單”，系統彈出“銀行科目選擇”對話框；選擇銀行科目及日期後，單擊〖確定〗按鈕，系統彈出銀行對帳單錄入介面；單擊窗口上方〖增加〗按鈕，依次輸入銀行對帳單的內容，如圖3-39所示。輸入完畢後，單擊〖保存〗按鈕予以保存。（三）對賬銀行對賬有自動對賬和手工對賬兩種方式。銀行對賬是企業出納人員的最基本工作之一。企業的結算業務大部分要通過銀行進行結算，但由於企業與銀行的處理和入賬時間不一致，往往會發生雙方帳面不一致的情況，即所謂“未達賬項”。為了能夠準確掌握銀行存款的實際，瞭解實際可以運用的貨幣資金數額，防止記賬發生差錯，企業必須定期將銀行存款日記賬與銀行出具的對帳單進行核對，並編制銀行存款餘額調節表。1.自動對賬自動對賬是電腦根據用戶設定的對賬條件自動進行核對、勾銷。對賬自動對賬是電腦根據用戶設定的對賬條件自動進行核對、勾銷。對賬條件一般是指“結算方式相同＋結算號相同＋方向＋金額相同”。對於已核對上的銀行業務，系統將自動在銀行存款日記賬和銀行對帳單雙方寫上兩清標誌“○”，並視為已達賬項，對於在兩清欄未寫上兩清符號的記錄，系統則視其為未達賬項。操作要點：在總賬系統中，選擇“系統菜單/出納/銀行對賬/銀行對賬”，系統彈出“銀行科目選擇”對話框，選擇銀行科目及日期後，單擊〖確定〗按鈕，進入銀行對賬介面。單擊上方〖對賬〗按鈕，系統彈出自動對賬的條件設定窗口，如圖3-40所示。設定條件後，單擊〖確定〗按鈕，系統執行自動對賬，並顯示自動對賬結果。友情提示：若在“銀行對賬期初”中定義“銀行對帳單餘額方向”為借方，則對賬條件為方向相同、金額相同的日記賬與對帳單進行勾對；若將“銀行對帳單餘額方向”定義為貸方，則對賬條件為方向相反、金額相同的日記賬與對帳單進行勾對。2.手工對賬手工對賬是對自動對賬的補充。採用自動對賬後，由於系統中的銀行未達賬項是通過憑證處理自動形成的。期間有人工輸入過程，可能存在不規範輸入的情況，造成一些特殊的已達賬項尚未勾對出來而被視作未達賬項。為了保證對賬更徹底準確，可通過手工對賬進行調整勾銷。手工對賬兩清的記錄標記為“Y”，友情提示：系統提供兩種取消對賬標誌的方法：自動取消對賬及手工取消對賬。自動取消對賬：在銀行對賬介面，單擊上方〖取消〗按鈕，選擇要進行反對賬的期間，系統將自動對此期間已兩清的銀行賬取消兩清標誌；手工取消對賬：在銀行對賬介面，雙擊要取消對賬標誌業務的“兩清