事业单位合同档案管理规范

PAGE事业单位合同档案管理规范

目录TOC\o"1-4"\z\u一、总则 3二、术语与定义 9三、管理原则 12四、组织职责 14五、合同档案归集范围 17六、档案形成与收集 18七、档案整理与分类 22八、档案编号与编目 25九、档案移交与接收 28十、档案保管与保护 30十一、档案利用与借阅 33十二、档案数字化管理 35十三、档案安全与保密 38十四、档案鉴定与处置 41十五、监督检查与持续改进 44

总则目的说明为规范事业单位合同档案的制定、收集、整理、保管、更新及利用全流程管理，确保合同档案的准确性、完整性、有效性和安全性，防范档案管理风险，保障事业单位履职合法合规，提升档案管理服务水平，特制定本规范。本规范适用于各类从事事业单位合同的归集、存档及运用活动。适用范围本规范适用于事业单位在订立、履行、变更、解除及终止各类合同过程中，其产生的合同原始档案及相关派生档案的规范化管理。涵盖各类合同签订的存档、合同履行记录的归档、合同变更与终止档案的处置等环节。所有参与事业单位合同管理的部门、人员及相关主体，均需遵循本规范要求开展相关工作。基本原则本规范确立以下核心管理原则，作为合同档案管理的行动依据：1、客观真实原则：档案内容必须严格基于合同订立、履行、变更等实际业务活动的客观事实，严禁篡改、伪造或臆造档案信息，确保档案内容真实可溯。2、完整规范原则：档案体系需覆盖合同全生命周期各环节信息，档案存储形式应符合分类、归档及索引管理的标准要求，确保信息层次清晰、结构合理。3、安全保密原则：档案管理需严格落实安全防护措施，保障档案信息及核心数据的安全，防止泄露、损毁、滥用，确保档案信息长期稳定可用。4、动态更新原则：档案内容需根据合同业务变动、履行实际、后续变更等动态调整，及时更新档案信息，保持档案内容与业务实际情况高度契合。5、分级管控原则：依据档案信息的重要程度及业务敏感度，划分不同管控等级，实行差异化管理，确保重点档案得到妥善保护，普通档案按标准流程管理。档案管理职责1、统筹管理职责事业单位应当设立专门的合同档案管理岗位，明确档案管理负责人，负责制定本规范、统筹档案全流程管理、协调各业务部门落实档案管理要求、监督档案管理落实情况，确保档案管理工作有序开展。2、归集管理职责各业务相关单位负责自身合同档案的归集工作，及时收集各类合同的纸质原件、电子数据（符合安全存储要求）等原始档案材料，按规定及时完成归档提交，确保档案材料来源真实、完整，符合归档标准。3、管理职责档案管理岗位负责档案的存储、整理、保管、检索及日常维护工作，按照规范对档案进行分类整理、分类编码、匹配索引，定期开展档案质量核查，及时处置归档不规范档案，确保档案存储安全、内容合规。4、利用管理职责档案管理岗位负责合同档案的利用服务，根据归档需求向业务使用部门提供档案查询、调阅及查阅服务，确保档案利用符合业务使用需求，保障档案信息有效利用。档案内容构成1、核心基础档案核心基础档案涵盖合同订立、履行、变更、终止全流程的实质性信息，包括合同文本原件、合同签订记录、合同履行明细、履约成果数据、合同变更与终止审批材料等，是档案管理的核心内容，需完整留存。2、辅助支撑档案辅助支撑档案包括合同附件、相关业务佐证材料（如会议纪要、沟通记录、审批文件等），以及档案管理记录（如归档登记、整理流程、质量核查记录等），用于支撑档案的完整性核验及管理溯源，保障档案体系全面完整。3、动态更新档案针对合同履行、业务调整等情况产生的派生档案，包括合同履行进展记录、风险提示材料、后续处置记录等，需随业务活动动态更新，确保档案内容与业务实际实时匹配。档案管理与使用要求1、归档管控要求合同档案归档需严格遵循标准化流程，按业务类型、合同期限、信息属性等维度分类归档，明确档案存储位置及保管权限，确保归档档案在存储、流转过程中符合安全要求，避免归档不规范、缺失信息情况发生。2、使用管理要求合同档案使用需严格匹配业务需求，使用部门获取档案信息时需按规定规范流程申请调阅，使用范围需限定为业务开展必需场景，不得超范围使用；档案使用后需及时归整保存，确保档案长期可查。3、更新维护要求合同档案需根据业务实际动态更新，在合同履行、变更、终止等场景发生变化时，及时更新档案信息，补充最新内容，确保档案信息的时效性与准确性，维护档案管理的有效性。4、管理监督要求事业单位需定期对合同档案管理开展质量核查，检查档案完整性、准确性、规范性等情况，对存在问题的档案及时修订、处置，确保档案管理工作持续符合规范要求，防范档案管理漏洞风险。档案分级分类根据档案的重要程度、内容敏感度及业务关联性，实行差异化管理，划分为不同等级与分类，制定针对性管理要求：1、核心档案分级核心档案包括合同核心文本、履行核心数据及变更终止关键材料，实行最高管控等级，需严格留存、专人管理、全程可查，确保核心信息不可随意变更或丢失。2、一般档案分级一般档案包括辅助支撑材料、常规履行记录等，实行常规管控等级，按标准流程归档、定期核查，确保信息完整合规，可按规定范围使用。3、分类管理按档案类型（合同文本、履行记录、附件材料等）与属性（合同类型、期限、重要程度等）进行分类管理，实现分类存储、分类检索，便于精准匹配对应业务需求。档案存储管理1、存储要求合同档案需按照分类-编码-存位的标准体系存储，编码需精确反映档案类别、内容属性，存位需符合存储安全要求，确保档案存储符合保密、防损标准，存储环境具备安全性。2、保管要求档案存储后需设置相应保管条件，实行专人保管、区域分守，对敏感档案加强防护，确保档案安全；对于重要核心档案，需设置专项保管机制，定期开展安全核查，及时处置存储风险。档案整理与更新要求1、整理要求档案整理需遵循分类精准、内容完整、条理清晰的原则，对归档档案进行系统化梳理，剔除不符合要求内容，补全缺失信息，按照统一标准完成档案整理，确保档案整理结果符合规范要求。2、更新要求档案信息需根据业务活动动态更新，在合同履行、变更、终止等场景发生时，及时同步更新档案内容，补充最新数据及派生信息，保障档案信息与业务实际持续同步，维护档案的时效性与准确性。档案查询与调阅管理1、查询规则合同档案查询需明确标准流程，查询人员需依据档案类别、业务类型、查询条件等规范要求操作，确保查询范围限定在合规区域内，严禁超范围查询。2、调阅管理档案调阅需遵循合规要求，调阅范围需严格限定为业务必要场景，调阅过程需留存记录，确保调阅过程可追溯，调阅后及时归档保存，保障档案使用合法合规。档案利用与合规要求1、利用要求档案利用需保障信息使用合规，严格限定档案使用场景，确保使用内容符合业务需求，不得用于非业务用途，避免档案信息滥用。2、合规管理档案管理需严格落实合规要求，对档案的调用、处置等行为进行规范管控，确保档案管理工作符合规范要求，防范档案管理违规风险。档案安全与责任追究1、安全要求档案安全管理需落实全方位防护措施，涵盖存储、传输、存储条件等各个环节，加强安全巡检，防范档案泄露、损毁、篡改等风险，确保档案信息安全。2、责任追究对违反档案管理规范要求，造成档案管理缺陷、信息错误或泄露风险的行为，依法依规追究相关责任，确保档案管理责任落实到位，维护档案管理的规范性与安全性。术语与定义档案实体指事业单位在合同签订、履行、履约、归档等过程中形成和载体的各类信息载体，涵盖纸质材料、电子数据、影像资料、声像介质等多种形式，是构成合同档案的核心基础，其完整性、真实性与可追溯性是档案管理的核心前提。合同档案为保障合同全生命周期管理需求，对合同全流程相关信息的系统化、结构化整理与固化保存成果，包括合同主体信息、合同事项内容、签订履行状态、归档流转记录等全部相关要素，是事业单位经营与合作活动的历史记录载体，直接反映事业单位核心业务运行与契约关系状态。归档流转指合同相关信息从原始形成节点，至统一存储载体、审核检验、移交归档，再到后续使用、存储、销毁的全流程衔接过程，包含信息提取、校验、分类编码、存储分配、移交交接、状态核验等关键环节，是确保档案一致性、可追溯性的核心管理机制。归档质量指合同档案在形成、归档、存储全流程中，其内容准确性、完整性、规范性、时效性、安全性等各项属性的综合符合程度，是合同档案管理成效的核心评价维度，直接影响后续使用与管理效率。管理规范指事业单位针对合同档案全流程的操作标准、要求与责任约束，涵盖档案收集、整理、归档、保管、利用、销毁等全环节的要求，是规范合同档案管理的核心依据，确保档案管理符合公共利益需求与长期保存要求。保管条件指合同档案在存储、保存过程中需要匹配的各类客观环境，包括存储载体类型（如纸质载体、电子载体）、存储温度与湿度标准、防潮防火等防护要求、分类储存分区等设置标准，是保障档案长期稳定存续的核心基础要素。定期调阅指事业单位为满足合同业务使用需求，依法从合同档案中调取特定信息开展相关业务核查、决策参考等使用行为的规范，是合同档案管理在应用环节的核心要求，需明确调阅流程、权限设置、信息范围管控等相关规则，保障调阅的合规性与有效性。动态更新指合同档案随合同状态变化、业务需求调整等情形，对原有档案内容、状态、信息进行及时修正或补充的规范要求，确保合同档案始终与合同实际履行情况保持同步一致性，避免历史信息与实际业务脱节。信息分类编码指合同档案相关信息按照固定规则设置的分类维度及对应编码，涵盖合同主体分类、合同事项分类、履约状态分类、业务环节分类等维度，是合同档案标准化管理的基础标识，确保信息对应清晰、检索高效。权责边界指事业单位合同档案管理各参与环节的责任划分标准，包括档案形成环节的编制责任、归档环节的审核责任、保管环节的安全责任、调阅使用环节的合规责任、销毁环节的剩余责任等边界，是保障档案管理各环节规范有序开展的核心约束机制。管理原则全面性原则事业单位合同档案管理需贯彻全面覆盖的核心理念，确保档案体系无死角、无遗漏。从合同全生命周期角度，涵盖合同订立、签订、履行、变更、终止、归档等各环节的所有相关材料，包括但不限于合同文本、签章记录、履行情况说明、风险提示文件等，覆盖范围应达到全面、完整的要求。全面性原则要求针对不同类型合同（如行政合同、业务合同、社团合同、财务合同等）分别建立专属档案管理要求，对不同阶段合同实行差异化归档、分级管理，确保各环节档案内容完整留存，全面反映事业单位合同管理的整体状况。科学性原则科学性的核心在于遵循档案管理的内在规律，实现管理目标的精准达成。在档案收集阶段，需结合合同管理的实际需求，依据合同内容、要素属性匹配归档方式，依据合同流程节点明确各阶段档案的归档时限、责任主体，避免因标准不统一导致档案采集随意、归档滞后，确保归档工作符合管理规律。在档案整理环节，需遵循档案分类、排序、归档的规范流程，依据合同属性、管理需求科学划分档案类别，明确不同类别档案的存放规则，保障档案体系清晰有序，便于后续管理、检索和使用。规范性原则规范性是事业单位合同档案管理的基础要求，需通过标准化规则保障档案管理的有序运行。在档案归档过程中，需严格执行统一的归档标准，明确归档材料的内容要求、格式规范、审核标准，确保归档材料真实、完整、合规。在档案管理过程中，需建立完善的档案管理规则，明确档案保管、存储、调阅、借用的全流程要求，规范档案的保管方式与使用范围，避免档案管理出现混乱、失范，确保档案管理各项工作有章可循、依规开展。优先性原则优先性原则是合同档案管理的重要导向原则，强调重点领域的优先管理、重要内容的优先保障。在档案管理优先级划分上，需优先保障合同核心内容、关键管理要素对应的档案留存，如合同的核心条款、关键决策记录、履约成效相关材料等，确保核心信息留存完整。在档案管理实施层面，需优先聚焦重要合同、高频业务流程相关档案的管理，对常规合同、边缘类合同采取后续补齐管理，避免因管理优先级失衡导致重要档案遗漏、管理滞后，保障核心管理信息的有效留存。安全性原则安全性是合同档案管理的底线要求，需从多重维度防范档案安全风险，确保档案信息完整、安全可查。在归档存储环节，需选择适配的存储方式，对档案采取加密存储、分类存放、标识管理等措施，保障档案内容的安全保密。在管理运营环节，需建立档案安全维护机制，明确档案的防泄露、防篡改、防丢失要求，针对档案保管责任、使用权限制定严格管控规则，避免档案信息因管理疏漏造成泄露、损毁，确保档案管理的本质安全。动态适应性原则动态适应性原则要求合同档案管理需紧跟事业单位管理需求变化，持续优化管理适配性。随着事业单位业务拓展、管理需求升级，合同类型增加、管理事项调整等情况可能出现，档案管理需保持动态适配，及时更新归档标准、调整管理规则，确保档案体系匹配当前管理需求，覆盖新的合同类型与管理场景，保障档案管理始终贴合事业单位发展的实际需求，持续发挥管理支撑作用。组织职责档案管理组织架构与岗位职责本规范所涉及的档案管理工作须依托事业单位内部完善的组织架构开展，构建由总负责人牵头统筹，各业务科室具体承担、协同落实的职责体系。总负责人作为档案管理工作的核心领导节点，全面统筹档案管理的总体方向、关键流程与资源调配，统筹规划档案资源的整体布局，确定档案管理的工作标准、时效要求与质量目标，对档案管理的整体工作成效负总责。下设综合管理岗位负责档案全流程规范化管理，承担档案文件收集、分类整理、保管维护、归档移交、查阅利用等环节的具体执行工作，确保档案管理符合统一规范要求。下设业务管理岗位针对各类合同档案的专业属性，负责合同涉及的资质信息、内容要素、履约要求等关键信息归类、归档、分析，保障合同档案信息的准确性与完整性。下设经办管理岗位负责合同档案日常收发、审核、流转等环节的事务性工作，处理档案收、转、发、调取等环节的衔接事宜，确保档案流转过程合规、顺畅。上述各岗位需明确自身权责边界，按职责清单开展工作，形成权责清晰的职责分工，确保档案管理工作有序推进。各岗位职责的具体执行要求1、档案统筹岗位档案统筹岗位需定期对各类合同档案的归档状态、存储分布、利用情况开展系统性核查，动态更新档案台账信息，排查档案管理过程中存在的分类不当、遗漏缺失、保管不规范等问题。需依据统一的分类标准对合同档案进行规范梳理，按照合同类型、涉事单位、业务属性等维度进行有序归类，清晰标识档案的基本信息、核心内容、归档状态、保存期限等内容，为后续档案管理、开发利用提供标准化依据。2、业务管理岗位业务管理岗位需基于合同档案的核心内容，建立针对性的档案信息维护机制，对合同涉及的权属信息、履约情况、事项进展、变更信息等关键内容进行精准归类归档，确保合同档案内容与合同实际状态保持一致。需定期对归档的合同档案开展校验，及时修正归档过程中出现的记录偏差、内容遗漏等问题，确保档案信息的准确性、真实性，为合同履约监督、争议调解、流程回溯等场景提供可靠支撑。3、经办管理岗位经办管理岗位需严格按照合同档案的收发流转规则开展工作，对各类合同档案的接收、审核、登记、调取、处置等环节全程规范操作，确保档案流转过程可追溯、可核查。需严格遵守档案保存的时效要求，规范完成档案的存放、保管、归档与移交工作，明确档案的保存期限，做好档案的日常防护与状态维护，确保档案管理过程中的各项操作符合规范要求。职责衔接与协同工作机制档案管理工作各岗位职责需形成明确的衔接关系，通过制度化协同机制保障整体工作落地。总负责人需定期对各岗位的职责执行、工作成效开展督导，针对落实不到位、不符合规范要求的问题及时下达纠正指令，协调各岗位调整工作方式，明确工作重点。各岗位需主动与相关协同工作单元对接，及时共享档案管理相关信息，确保各项工作协同推进，避免出现职责衔接空白、工作响应滞后的问题。通过上述多维度职责设置与协同机制，形成覆盖全流程、分工清晰、衔接顺畅的档案管理工作体系，保障事业单位合同档案管理规范有效落地，满足档案管理工作的各项要求。合同档案归集范围合同基本信息范畴合同档案归集的范围覆盖事业单位在开展各类核心业务过程中，涉及的全部书面契约载体及相关配套信息。具体包括但不限于以下几类内容：一是合同主体的法定要件信息，包含合同发起方、接收方及参与方的身份信息、资质证明及法定代表信息等基础资料；二是合同核心条款内容，涵盖业务委托、资金调配、履约要求、权责划分、期限约定等全部实质性条款；三是合同签署与流转全流程信息，涵盖各阶段签署、审批、备案、变更、终止等全过程操作记录；四是合同履行相关的佐证资料，包括过程性工作记录、履约成果证明、效能评估数据等支撑性材料。合同归集业务范畴合同档案归集的范围严格限定于事业单位履行法定职责、开展核心业务过程中所产生的各类合同相关资料。具体涵盖所有与行政服务供给、公共资源配置、专项项目实施、特定业务协作等场景下的合同内容，以及上述场景对应的操作全流程记录。包括但不限于：以行政事务委托、公共服务授权、项目资源调配等场景为依据形成的各类协议类合同；以合作开发、资源流转、效能共享等场景为依据形成的各类合同；以及上述各类合同开展实施、管控、收尾的全周期业务活动记录。合同档案归集边界范畴合同档案归集的范围明确划定对外业务关联类资料的边界，不属于归集范畴的合同相关材料不予纳入管理。具体边界如下：一是与事业单位外部社会主体开展的不涉及公共事务协作、非公共业务场景、非履约服务的非必要合同类资料；二是因非公共业务需求产生的各类非标准化临时合同，其内容不包含核心业务要求、权责划分、履约标准等实质性要素；三是关联外部社会主体仅用于非业务场景留存的预留、意向类书面内容，不涉及具体业务落地相关的合同要求与执行记录。档案形成与收集档案形成的核心原则与基础规范档案形成是事业单位合同档案管理的首要环节，其核心遵循依法依规、客观真实、完整合规的基本原则。针对合同档案的特性，需建立系统化的形成机制，确保档案内容准确反映合同法律本质与业务实质。具体而言，形成过程应严格遵循标准化流程，以保障档案的可追溯性与法律效力。一方面，须在合同签订前明确档案形成的初始要求，确保档案内容完整涵盖合同基本要素，包括合同主体、交易内容、期限约定、权利义务等核心维度，杜绝缺失或模糊表述，为后续档案归档奠定基础。另一方面，对档案形成过程实施全过程管控，需明确责任分工，明确各环节操作标准，要求档案形成者严格按照规范要求完成录入、审核、确认等操作，避免因主观偏差或流程疏漏导致档案内容失真，确保档案形成的严肃性与准确性，为后续档案管理提供可靠基础。合同形成时的规范要求与要素建构合同作为事业单位履行合同义务的法定凭证，是档案形成过程的核心载体，其形成需严格契合合同规范要求，系统构建档案内容要素，充分反映合同的核心法律属性与业务内涵。首先，需严格依托合同本身的法定属性开展内容建构，全面覆盖合同的关键信息维度，确保档案内容完整契合合同效力要求。具体涵盖以下核心要素：一是主体信息要素，清晰载明合同当事人（含事业单位、承办方、服务对象等）的身份资质、联系方式、主要责任人员等基本信息，明确合同主体权责边界，保障档案主体信息清晰可查，避免主体信息混淆；二是交易内容要素，完整记录合同约定的核心交易事项，包括服务范围、内容细则、质量标准、结算规则等具体条款，准确反映业务实际，避免交易内容模糊、歧义，保障档案内容对交易全流程可追溯；三是期限约定要素，明确合同履行期限、履行节点、起止时间及特殊情况调整规则等时间相关内容，清晰界定合同履行期间的权利义务时序，避免期限认定模糊，保障档案期限信息准确；四是权利义务要素，全面载明合同双方的权利义务内容、责任承担方式、履行责任界定等核心条款，清晰映射合同核心法律关系，避免权利义务表述缺失或失衡，保障档案核心权益内容完整准确。需通过规范的流程实现要素建构的可控性，在合同签订的协作机制下，明确各方参与档案形成的责任，确保合同相关要素同步、准确构建，避免信息分散遗漏，为后续档案归档提供完整内容支撑。档案形成过程中的管控机制与质量把控合同档案形成的质量管控是保障档案效力与业务可查性的关键环节，需构建全流程管控体系，强化各环节质量监督，严格把控档案形成质量，杜绝内容偏差或失真问题。首先，建立全流程管控机制，明确档案形成的各环节操作标准与责任划分，针对合同形成的初始准备、内容撰写、审核确认、归档报送等环节，明确各环节的操作要求，要求相关责任主体严格按照规范标准完成操作，确保形成过程的全流程可控。其次，强化形成过程的质量监督，需建立动态审核机制，对合同形成内容进行多维度审查，重点核查内容完整性、准确性、合规性，如核实要素覆盖是否全面、条款表述是否清晰、权利义务内容是否精准对应，针对存在偏差的内容及时予以修正，避免因形成过程中疏漏导致档案质量不达标。需强化形成成果的归档把关，在档案形成完成后，严格执行归档审核流程，要求对形成的合同档案开展内容复核、格式合规性校验，确保归档档案内容、格式符合档案管理要求，为后续档案保管、利用提供合格基础，保障档案形成质量有效落地。档案形成形式的适配性与规范化针对事业单位合同档案形成的载体形式差异，需建立适配性档案形成形式体系，确保档案形成形式符合管理要求，适配不同场景的档案管理需求。一方面，需明确不同场景下的形成形式适配要求：针对正式合同归档场景，需采用规范的纸质档案形式，清晰呈现档案内容，符合传统纸质档案的物理保存要求；针对电子档案形成场景，需采用符合标准化的电子档案形式，确保档案数据完整、可检索，满足数字化管理的需求；针对动态更新场景，需建立档案更新机制，在合同履行过程中出现条款调整、信息变更等情况时，及时更新档案内容，保障档案动态与合同动态同步，避免档案内容与业务不一致。另一方面，需通过形式规范统一，对各类档案形成形式实施标准统一，明确不同形式的录入、存储、保存要求，确保档案形成形式的规范性，保障档案形式符合管理要求，为后续档案保管、利用提供形式支撑，实现档案形成形式与业务需求的适配性。档案形成的动态优化与补正机制合同档案形成过程中需建立动态优化与补正机制，确保档案形成过程符合不断发展的合同业务需求与规范要求，保障档案质量持续提升。首先，构建动态优化机制，针对合同履行过程中合同条款调整、业务需求变化、信息更新等情况，建立动态调整流程，明确档案更新的触发条件、更新规则、变更处理要求，在合同相关内容发生调整、信息发生变更时，及时对档案内容进行同步修正，确保档案内容始终贴合合同实际与业务需求，避免档案内容因历史信息滞后出现偏差。其次，建立补正机制，针对档案形成过程中发现的缺失内容、表述偏差、信息遗漏等问题，建立补正流程，明确补正的范围、责任、时间要求，对不符合规范要求的档案内容及时进行补正，避免问题累积导致档案质量下降。需强化优化监管，定期对档案形成过程开展合规性核查，对优化后的档案内容进行复核，确保动态优化符合规范要求，保障档案形成过程的可控性，持续提升档案质量，适配事业单位合同管理的实际发展需求。档案整理与分类档案收集与入库管理档案收集环节是档案整理与分类的基础环节，需系统性开展全流程管理。针对事业单位合同档案，应制定明确的收集标准，涵盖合同签订的全流程节点，包括立项审批、方案制定、协议签署、执行反馈等关键阶段形成的原始文件。收集过程中，需严格遵循保密合规要求，对涉密合同、敏感数据合同等实行单独分类、单独归档，确保档案内容的真实性与完整性。入库前，需进行多重核验，通过信息比对、内容校验等方式，确认档案与合同记录一致，剔除错误、缺失或过期资料，为后续整理分类提供准确依据。需建立动态更新机制，随着合同履行、变更、终止等情况的持续出现，及时对存量档案进行补充采集，保障档案与业务实际需求的匹配性，避免档案积压或更新滞后问题。档案整理规范与流程控制档案整理是落实分类管理前提的关键环节，需遵循标准化、规范化流程开展。整理工作需按照合同形成的逻辑顺序，由原始材料逐步梳理、归集，形成系统化的档案链条，涵盖合同封面、文本原件、附件、签章文件、履行记录等核心要素，确保档案内容具备完整性和关联性。整理过程中，需严格遵循凭证对应原则，将每一份合同材料与合同本身精准匹配，避免资料交叉混乱、信息不匹配问题，保障档案的准确性。整理完成后，需开展复核工作，对档案的完整性、准确性、规范性进行逐项核查，及时修正偏差，确保归档档案符合统一管理要求。针对整理过程中发现的异常情况，如内容冗余、格式不规范等问题，需明确处置标准，依循规范流程进行调整修正，确保归档档案符合管理要求，为后续分类利用奠定基础。档案分类体系构建与逻辑划分档案分类是实现有序管理、便于检索利用的核心基础，需构建科学、合理的分类体系，明确分类维度与逻辑规则。分类维度上，可结合合同的核心属性划分大类，例如以合同主体属性划分涉事单位合同档案、服务项目合同档案、公益项目合同档案等类别，以合同内容属性划分涉事业务合同档案、资源采购合同档案、信息化建设合同档案等类别，以合同时间属性划分近期合同档案、中期合同档案、远期合同档案等类别，确保分类维度全面覆盖合同全周期信息。分类逻辑上，需遵循逻辑统一、互斥明确、层次清晰的原则，对各类别内部设置细分维度，如按合同权利义务划分责任类、履约类、保障类内容，按合同关联对象划分参与单位类、服务内容类、成果产出类，通过清晰分类逻辑，实现档案内容的分层梳理，便于后续按维度精准检索，提升档案利用效率。需制定分类标准细则，明确各类别、子类别的归档要求、标识规则，确保分类体系的标准化、可操作性，保障分类结果具备一致性，为后续归档、管理、利用提供统一依据。档案整理质量监督与持续优化档案整理的质量监督是保障分类效果、提升管理效能的关键保障，需建立全流程质量管控机制，保障整理工作符合要求。监督环节应贯穿整理全流程，对每个整理环节设置可量化标准，涵盖资料采集的完整性、整理流程的规范性、分类逻辑的合理性、归档结果的准确性等维度，通过定期抽查、动态核查等方式，及时发现整理过程中存在的偏差，明确整改要求，确保整理工作符合规范。针对监督中发现的普遍性问题，需组织开展专项优化工作，对分类体系、整理流程、质量标准等进行迭代完善，动态调整分类维度与规则，优化整理规范，提升档案整理的标准化水平，推动档案管理向更高效、更精准方向发展。需建立档案整理质量评估机制，定期对归档档案的完整性、准确性、规范性进行综合评估，将评估结果与档案管理考核、利用效率提升挂钩，持续推动档案整理质量与管理的协同提升，保障档案档案的长期合规管理。档案编号与编目档案编号的构成要素与合理性档案编号是标识事业单位合同档案唯一、准确、可溯的法定凭证，其构成需兼顾规范性与明确性，确保各要素协同作用、逻辑清晰，具体可包含以下核心要素：1、档案基本信息要素该要素用于明确档案所属的特定领域与档案属性，一般由固定类别标识、所属机构标识、档案类型标识组成。例如机构类-xx级单位-合同管理档案，既明确档案属性为机构类合同管理范畴，又限定所属单位层级与档案类型属性，实现基本档案身份的清晰界定。2、档案编号生成规则要素该要素用于约束编号的生成逻辑，确保编号格式统一、生成合规，避免不同单位、不同档案类型编号混淆。例如规定编号采用固定前缀-年度-序号的通用格式，前缀统一标识档案类别，年度标识对应档案对应的业务周期，序号标识该年度内对应档案的排序顺序，所有要素严格遵循统一规则生成，保障编号的规范性与可验证性。3、档案属性关联要素该要素用于将编号与具体档案内容建立映射关系，避免编号与档案信息脱节。一般包含档案所属业务领域标识、合同核心信息关联字段标识，例如将编号与合同所属业务类型（如项目合同、服务合同、合作协议等）、核心业务要素（如标的金额、合作对象、执行周期等）的编码信息绑定，确保编号可清晰对应对应档案的核心内容，实现编号与档案信息的精准匹配。档案编号的规范性要求为确保档案编号合规性，保障编号的可检索性与准确性，需遵循以下通用规范：1、格式统一性要求所有事业单位合同档案编号需严格遵循统一的格式规则，禁止自定义非通用编号，避免因格式差异导致档案编号混淆、检索困难。例如明确编号整体结构不可随意调整，前缀、年度、序号的各要素组合格式需与通用规则完全一致，确保不同年份、不同类型的档案编号格式统一，符合档案管理的通用标准。2、有效性校验要求档案编号需具备明确的唯一性与有效性，同一档案仅对应一个有效编号，禁止出现重复、错配、无效编号。例如要求编号生成完成后需进行唯一性校验，确保同一时间段内不存在重复编号，且编号编码与档案对应关系经校验后无冲突，保障编号的有效性与唯一性，避免因编号错误导致档案检索混乱。3、要素完整性要求档案编号需包含全部核心要素，不得因要素缺失导致编号无效。例如要求编号必须覆盖基本信息、生成规则、属性关联三类核心要素，缺项编号不予认可，确保编号具备完整的编码信息，满足档案的标识、定位、检索要求，避免出现信息模糊的无效编号。档案编号的准确性要求档案编号的准确性是档案管理的核心基础，需从生成、匹配、校验全流程保障编号精准，具体规范如下：1、生成准确性要求档案编号的生成过程需严格遵循统一规则，杜绝手工输入错误、规则错误导致的编号不准确。例如所有编号生成均需依托专用系统或标准化流程，禁止人工随意修改编码内容，确保编号由规则自动生成或标准化输入，保证编号生成逻辑与规则完全一致，避免生成偏差。2、匹配准确性要求档案编号需与具体档案内容精准对应，禁止出现编号与档案信息错配的情况。例如要求编号的编码内容需与档案所属业务、核心内容完全匹配，如编号中的业务类型、核心要素编码与档案内容一致，确保编号可清晰指向对应档案，避免因信息错配导致档案检索失效。3、校验准确性要求档案编号的校验环节需严格完成，确保编号与档案信息的匹配准确性。例如需定期校验编号与档案内容的对应关系，对错配、缺失的编号进行修正，确保编号的有效性与匹配性完全符合档案要求，保障编号与档案信息的精准对应，为后续档案管理、检索提供可靠依据。档案移交与接收档案移交的基本概念与目的档案移交是事业单位合同档案管理流程中至关重要的环节，旨在实现合同档案从产生、形成到归档、流转的系统性过渡。其核心目的在于保障档案资源的安全性、完整性和时效性，确保不同阶段的合同档案能够准确对应合同内容，精准反映事业单位的合同管理全貌，为后续的法律审查、责任追溯、审计分析等管理及决策活动提供坚实的档案依据，保障档案工作在事业单位管理体系中高效、规范、合规地发挥支撑作用。档案移交的范围界定与要求档案移交的范围需严格依据合同管理的实际需要明确划分，涵盖合同签署时形成的纸质档案、电子化形成的数字档案、合同修订与调整相关的补充档案，以及涉及合同履约、归档归档等业务相关的全量相关档案。移交要求各环节档案均需完整、准确、清晰，不得缺失关键信息，如合同主体、签订时间、核心条款、签署流转记录等关键要素，同时需符合档案管理的标准化要求，确保档案内容与合同实际情况高度契合，便于后续归档整理与复用利用。档案移交的操作流程与规范档案移交操作需遵循标准化、规范化的流程开展，首先，双方需共同核对档案的完整性与准确性，对归档档案进行逐项核对确认，确保档案内容与合同原文、业务流程完全匹配，涉及修改的档案需同步标注修改背景、依据等说明信息；其次，进行档案交接前的准备工作，明确交接双方档案清单、交接时限、交接方式等约定内容，保障交接过程可追溯、可核查；最终完成交接后，需履行交接确认程序，明确档案交付责任，确保档案移交过程的合规性与有效性，防范档案流失、损坏等风险，保障移交档案的有效留存与可利用。档案接收的要求与核查机制档案接收需建立严格的质量核查机制，接收方需对移交档案进行全面、细致的核查，重点核查档案内容的完整性、准确性、规范性，同时核查档案的技术存储状态，如电子档案的存储环境安全性、数据完整性、系统可访问性，纸质档案的版本完整性、版本记录清晰性等；对核查过程中发现的档案缺失、内容错误等问题，需及时提出整改要求，明确整改责任与时间节点，确保档案接收后符合归档要求，保障接收档案的质量，为后续档案管理工作奠定基础。档案移交与接收的协同管理档案移交与接收并非独立的环节，需形成协同管理的机制，各环节需密切配合、相互衔接，一方面，移交环节需依据接收方档案管理规范开展，确保移交档案内容符合接收要求，接收方需及时对接归档；另一方面，接收环节需按照档案管理规范开展核查与归档处理，确保接收档案符合管理要求，双方需建立协同沟通渠道，及时解决档案交接、接收过程中的各类问题，保障档案移交与接收工作的高效协同，提升整体档案管理的规范性与合规性。档案移交与接收的保障措施为确保档案移交与接收工作的规范开展，需建立相应的保障机制，从档案管理责任、技术支撑、人员管理等维度强化保障。责任保障方面，明确各相关环节的责任主体，压实档案移交与接收各环节的责任，保障责任落实到位；技术保障方面，完善档案的存储、管理、安全防护等技术体系，保障档案的存储安全、安全访问、稳定更新，防范档案丢失、损坏、篡改等风险；人员保障方面，加强档案管理相关人员的能力培训，提升人员的档案管理意识与操作规范性，保障各环节工作符合管理要求，保障档案移交与接收工作的高质量开展。档案保管与保护档案存储环境搭建为保障事业单位合同档案的长期稳定保存，需依据档案管理的通用性原则，结合档案实体属性特点，科学构建存储环境。存储环境宜选择具备恒温、恒湿及遮光条件的专用空间，温度应控制在稳定且适宜的区间，湿度需维持贴合档案保存需求的数值范围，同时确保环境遮光性能良好，以抑制光照、温度波动及物理环境因素对档案的潜在破坏。存储空间需具备足够的空间容量与有序的布局规划，能够按照档案内容类别、年代属性等因素进行分类归档，确保不同档案批次、不同历史时期的资料清晰、独立存放，避免因空间混杂导致归档混乱，影响档案检索与查阅效率。档案管理流程规范建立严谨、规范的档案保管流程，从档案收集到保管全环节实施管控。档案收集阶段需严格对接合同订立的实际需求，对合规性合同、关键专项合同等进行分类整理、系统录入，确保归档信息与实际业务内容准确对应，清晰标识合同基本信息、内容摘要及归档时间等关键要素，杜绝信息缺失、篡改问题。保管阶段需落实分类、封存、保管等管控措施，按保管要求对档案进行封存存放，通过加密防护、防潮防湿等保护手段，避免档案受外界物理、环境及人为因素损害。建立档案定期核查机制，对存储档案的完好性开展常态化检测，及时排查潜在风险隐患，落实管理动态调整要求，确保保管工作符合档案管理规范要求。档案安全防护措施针对档案潜在防护风险，需制定多维度、多层次的安全防护体系。物理防护层面，除常规存储环境管控外，需配置相应的物理防护设施，如防撞击、防震动、防潮防爆等防护设备，对档案存储区域实施多重防护，降低物理损伤风险。技术防护层面，运用先进的数字化、信息化管理技术，通过档案数字化加工、数据加密存储、智能预警识别等手段，提升档案安全防护能力，防范技术层面的损毁风险。管理防护层面，建立档案保管责任到人、责任明确的管理机制，严格规范保管操作流程，对保管人员开展日常资质与操作规范培训，强化责任意识，通过流程管控、责任落实从根源规避人为风险，保障档案完整留存。档案动态管理优化建立科学的档案动态管理机制，及时适配保管需求与档案管理要求。依据档案的存储状态、使用频次、保存年限等指标，对档案保管实施动态调整，对已到期、使用完毕或出现损毁风险的档案，及时有序转移存储位置或按规定流程处置，避免档案长期闲置占用空间或埋存风险。定期梳理档案保管相关内容，结合档案内容演变、业务场景调整，优化保管流程与管控措施，确保档案保管工作匹配实际需求，持续提升档案管理效能，满足事业单位各类业务档案管理要求。档案保存等级划分根据档案的重要程度与保存需求，划分档案保存等级，分级实施保管措施。对于核心重要合同档案，需配置高等级保管环境与强化防护措施，通过严格的管控措施保障其长期完整留存，确保在重要价值、管理功能层面发挥应有作用；对于普通合同档案，采取常规保管管理，在符合基础保管要求的前提下维持合理存储状态，避免过度管控影响档案使用便利性，实现保管效率与保管安全的高度适配。档案利用与借阅档案利用管理1、档案开放管理对事业单位合同档案进行系统化整理与分类，依据合同性质、内容重要程度及管理需求，划分为常规使用档案、重点保护档案与长期留存档案等类别。通过数字化手段对档案进行存储、标注，明确各类档案的使用范围，确保档案资源的清晰识别与高效运用，降低因信息模糊带来的管理损耗。2、利用范围界定依据单位实际业务场景，确定档案利用的通用场景。例如，明确常规使用场景包括业务日常查询、流程复盘等；重点保护场景涉及涉及重大权益保障、合规性验证等特殊需求；长期留存场景用于历史资料追溯、经验总结分析等，清晰界定各场景的使用规则，保障档案利用与业务需求匹配。3、利用模式规范制定标准化利用模式，涵盖主动查询利用、被动查阅利用与专项调取利用。主动查询利用通过档案开放权限，支撑常规业务流程；被动查阅利用以授权查阅为基础，满足特定临时需求；专项调取利用针对特殊事项，依法依规调取，明确各模式的使用流程、审批要求及内容范围，确保利用过程规范有序。档案借阅管理1、借阅申请流程建立明确的借阅申请机制，申请方需提交具体的业务用途、查阅内容、预计时限等材料，经档案管理部门审核后，确认符合借阅条件方可启动申请流程。申请需清晰说明借阅目的、使用范围及预期使用方式，明确申请人的责任边界，确保申请精准性。2、借阅权限设定依据档案类别、保管状况及使用风险，设定不同等级的借阅权限。常规使用档案可由具备对应权限人员申请借阅，重点保护档案需严格限制申请范围，仅经授权专门流程审批方可借阅，长期留存档案以内部调阅为主，避免非必要对外借阅，保障档案安全。3、借阅期限约束明确各类档案的借阅期限，常规使用档案借阅期限一般不超过xx个工作日，重点保护档案在特定情况下可依审批要求延长，但延长时限受严格限制，单一档案最长借阅期限不超过xx个工作日，定期梳理期限执行情况，动态调整借阅规则，确保期限合规，防范档案滥用风险。4、借阅流程管控规范借阅全流程管控，包含申请受理、资料审核、借阅登记、借阅跟踪、归还核查等环节。每个环节均设定明确标准，申请受理需核对材料真实性，资料审核严格校验合规性，借阅登记需准确记录借阅信息，借阅跟踪通过定期核查确保使用合规，归还核查确认资料完整归位，全程留痕可追溯，保障借阅过程透明规范。5、借阅费用管理针对借阅业务，制定清晰的费用核算规则，按档案类别、使用时长等确定对应费用标准，明确费用计提方式、核算范围及支付方式，规范费用核算流程，确保借阅费用合理、合规，同时明确费用扣除与档案保管、调取等其他费用的界定，避免费用纠纷，保障管理成本合理控制。6、借阅成效评估建立借阅成效评估机制，通过记录借阅频次、需求匹配度、使用规范性等指标，对档案利用效率、管理适配性进行动态评估，总结借阅过程中的问题，优化借阅权限、流程及规则，持续提升档案利用效果，保障档案利用工作高效、合规运行。档案数字化管理档案数字化前的需求评估与现状分析在此阶段，首要任务是针对事业单位合同档案开展全面的需求评估。需通过系统性调研，梳理现有档案资源的总量、分布状态、保存现状及核心问题，包括档案完整性、可读性、检索效率及存储稳定性等方面。对现行档案管理流程进行深入剖析，明确数字化过程中需解决的关键痛点，例如数据重复录入、存储分散导致查找不便、手工操作效率低以及新旧版本管理冲突等，从而精准确定数字化目标，制定与之相匹配的系统化策略。档案数字化平台的建设与选型针对建设场景，需结合事业单位合同档案的属性与运用需求，构建适配性强的档案数字化平台。在选择平台时，应着重考量平台的技术架构稳定性、数据存储安全性、检索功能完备性以及拓展性，确保平台能够支持合同的长期存储、高效检索与多维度整合。需明确平台的技术选型标准，合理评估各类数字化技术方案的适用场景，选择契合事业单位档案管理规范与技术发展趋势的平台，保障后续数字化进程具备可靠性与可延续性。档案数字化过程中的内容处理在内容处理环节，需依据合同档案的专业属性，采取精准有效的处理措施。对合同文本进行规范化整理，包括文字纠偏、格式统一、语法校验，确保数据准确性；针对合同中的结构化信息，采用标准化标识与编码，构建可检索的数据架构；同时，对扫描后的图像及原始电子数据进行无损预处理，去除干扰像素与噪点，优化图片清晰度与色彩表现，保障后续处理效率与质量。需建立内容溯源机制，在数据存储中保留原始信息标识，实现档案内容的可追溯与可定位。档案数字化过程中的技术实现方案在技术实现层面，需针对数字化过程制定精细化方案。在文本处理方面，运用专业的文档解析技术，实现合同文本的精准提取与结构化生成，通过算法优化提升解析准确率；在图像处理方面，综合运用图像预处理技术、智能裁剪与格式化技术，提升档案图像质量，优化呈现效果；在数据存储与交互层面，构建完善的数字化存储体系，采用多格式混合存储技术，兼顾数据兼容性，同时设计高效的检索逻辑，支持按合同类型、时间、主体等多维度快速检索，提升档案查询效率。档案数字化管理的质量管控机制为确保档案数字化质量，需建立系统的管控机制。在内容质量管控方面，建立多维校验体系，对数字化后的文本、图像、数据等进行逐项校验，核查数据准确性与完整性，及时修正偏差；在技术质量管控方面，对平台运行状态、处理流程及存储数据开展常态化监测，排查潜在技术风险，确保数字化过程稳定高效；在质量评估方面，制定量化评估标准，从数据准确性、存储稳定性、检索效率及呈现质量等多维度进行评价，动态优化数字化方案，保障档案数字化成果符合管理规范要求。档案数字化管理的迭代更新机制针对档案数字化管理的后续发展，需建立迭代更新机制。在需求变化时，结合事业单位档案管理动态需求，及时对数字化方案进行调整优化，更新处理技术与存储体系；在技术升级背景下，定期评估数字化平台的技术性能，引入先进数字化技术，提升数字化处理能力与用户体验，持续优化档案数字化管理效能，保障档案数字化工作与业务发展适配，实现档案管理的与时俱进。档案安全与保密档案保管环境安全管控事业单位合同档案的保管需依托具备稳定、可控的物理环境开展。无论档案保管场所位于林区、矿区或闲置文化场地，均须确保环境具备持续的防尘、防腐蚀、防虫害防护能力，避免因环境波动导致档案载体受损或数据丢失。库房周边应保持通风顺畅，监控设备需覆盖全区域，保障环境状态可实时监测，实现风险隐患的早期识别与及时响应。保管场地应定期开展环境检测，针对温湿度、气体成分等关键参数进行动态评估，当检测到环境指标超出适宜范围时，立即启动预警机制并执行修正措施，确保保管环境始终处于合规状态，为档案安全提供稳定的物理基础。信息安全防护体系建设合同档案涉及事项涵盖多方主体信息、项目实施动态、管理相关数据等，信息安全防护是保障档案价值的核心举措。信息安全防护体系需建立分级防护机制，针对不同档案密级明确专属防护规则，高密级档案须采用加密存储、物理隔离等方式进行管控，低密级档案可按常规存储规范管理。存储载体需选用具备抗破坏、防损毁属性的介质，确保在外部冲击、介质老化等场景下数据不丢失、不损坏。需构建全流程信息安全管控机制，从档案入库、流转、调取等环节明确权限界定，非授权人员无法获取对应档案信息，不同职责人员调取档案时严格执行权限校验，防止信息泄露。还需强化安全监测能力，依托信息化技术搭建档案安全监测平台，对存储、传输、访问等全链路数据状态进行实时监控，一旦发现异常访问、安全漏洞等隐患，第一时间预警并溯源处置，实现信息安全风险的动态管控。人员安全防护与责任落实档案安全与保密工作需依托完备的人员管理体系落地，人员行为规范是保障档案安全的核心要求。相关人员须树立严格保密意识，在接触档案信息时严格遵守保密要求，禁止违规存储、流转、查阅违规档案内容，不得通过非保密渠道泄露档案相关信息。管理人员需明确档案管理岗位职责，落实逐级权限管控要求，对档案的存储、流转、归档等环节实行全流程监督，禁止私自调取、擅自修改档案内容。归档环节需严格核验档案凭证的完整性、合规性，对不符合归档标准的档案及时退回整改，杜绝不符合要求档案进入档案管理环节。需建立人员考核机制，将档案安全责任纳入人员管理考核范畴，对违规操作、保密不当等行为严肃追责，从管理层面保障档案安全与保密责任的落实。档案存储与流转全链路安全档案存储与流转是整个档案安全体系的核心执行环节，全链路管控需覆盖各关键节点，保障档案在整个管理周期内始终处于安全状态。存储环节需严格执行标准化管理要求，不同密级档案存放于独立存储区域，存储介质严格按照保管规范使用，定期检查存储状态，及时处置损坏、丢失的载体。流转环节需依托明确规范管理，档案调取、转赠、移交等操作需经审批流程确认，调取人员需查验档案信息完整性，调取范围严格限定在业务需要范围内，严禁超范围调取、违规跨区域流转。需配套安全追踪机制，通过加密标识、电子溯源等手段对档案流转轨迹全程留存，实现流转过程的可追溯、可监管，从源头上防范档案流转中的安全风险。安全漏洞排查与应急处置档案安全与保密的动态管控需依托常态化的安全排查与应急响应机制，确保风险隐患早发现、早处置。常态化排查机制需定期对档案存储环境、信息安全防护体系、人员管理、流转流程等全维度开展评估，排查各类潜在安全漏洞，针对排查发现的隐患及时制定整改方案并落地落实，实现风险防控前置。应急响应机制需明确处置流程，当档案发生安全风险事件时，第一时间启动应急处置流程，依据风险等级采取对应处置措施，包括立即终止相关操作、排查潜在风险、临时转移档案、上报相关主管部门等措施，确保风险事件不扩大、不扩散。需建立安全事件复盘机制，对已处置安全事件开展深入分析，总结管理漏洞，完善管控机制，持续提升档案安全与保密管理的规范性与有效性。档案鉴定与处置鉴定范围的界定与考量标准在开展档案鉴定工作时，需首先明确档案鉴定范畴。事业单位合同档案鉴定，主要围绕合同履行全流程所形成的核心资料开展，涵盖合同起草、签署、执行、变更、终止等全周期关键环节形成的各类原始文件，以及经审核确认的配套支撑材料，如合同签署记录、履行台账、变更审批单等。鉴定过程中，需综合考量档案资料的实际价值，重点判定其是否具有连续性与完整性，是否完整记录合同具体条款、权利义务界定、执行依据等信息，能否有效支撑档案后续管理、核查及利用工作需求。需兼顾档案资料的时效性，对于已过时效、信息不完整的档案，需评估其整理与鉴定的必要性，从价值优劣维度进行分层划分，确定后续处理路径。鉴定程序与环节规范档案鉴定工作应遵循有序、规范的程序开展，确保鉴定过程严谨透明。首先，由负责档案管理的专项管理部门牵头，组织档案管理人员、业务经办人员共同开展鉴定，明确鉴定工作的具体责任主体与分工。鉴定启动前，需完成档案资料清单梳理，逐一核查资料完整性、可用性，明确鉴定涉及的档案范围，建立初步鉴定台账，对档案价值与适用性进行初步研判，明确鉴定方向与重点内容。在鉴定实施过程中，需对档案资料逐一进行核验，核查内容涵盖档案内容准确性、表述规范性、信息有效性等方面，对存在缺失、错误、重复等问题的档案，需详细说明问题成因及修正方案，经专业审核确认后再开展后续处理。对于明确不具备鉴定价值的资料，需说明理由，做好初步分类处置准备，为后续鉴定结论提供基础依据。鉴定结论的生成与分级应用依据鉴定工作实际结果，需生成具有针对性、可操作性的鉴定结论，明确档案的最终处理方向，有效指导后续管理流程。鉴定结论应涵盖档案的核心属性判定，包括档案价值等级、适用场景、整理要求等维度，明确不同等级档案的处置指引。针对价值较高的档案，需界定其管理优先级，明确后续保管、定期复核等要求；针对适用场景有限的档案，需说明其处置必要性，明确清理流程与时间节点；对于需淘汰或废弃的档案，需明确处置方式，包括销毁、封存、转移等对应处置措施，明确具体实施要求与操作规范，确保处置过程可追溯、可管控。鉴定结论需形成完整书面记录，留存归档，作为后续