模块二 场景Ⅰ 费用智控：开启高效费用共享之旅

智能财务共享服务·模块二解锁财务共享多元场景场景Ⅰ费用智控

开启高效费用共享之旅

差旅无忧差旅费报销业务处理商旅新体验智能商旅服务业务处理

01

02

CONTANTS目录专项精准控

03专项费用报销业务处理

差旅无忧■

费用报销概述■

共享流程实操01

费用报销的内容与四大场景一、费用报销的内容构成人员费用：差旅费、业务招待费、日常费用、福利费等办公费用：会务费、会议培训费、咨询费等二、四大报销业务场景①员工直接报销员工垫资→业务发生后报销→企业付款给员工②员工借款报销事前借款→业务发生→事后报账冲抵借款③跨组织报销分摊报销人与费用承担单位不同，多组织分摊费用④先申请再报销事前申请额度→预算控制→审批后支出报销核心要点：费用报销是财务共享服务中心最基础、最高频的业务场景，流程标准化是共享的前提费用报销的内控要点费用报销的内部控制主要依据报销相关制度，重点从权限、制度说明、审批流程、报销标准、业务规则等方面进行控制。

费用报销的管理层次二、费用管理层级与目标第一层：优化报销过程（效率提升层，见效最快）提高报销效率、提升员工满意度，管理程度浅第二层：强化费用管理（预算管控层，管理提升）实现预算管控、按受益对象分摊费用，支撑内部考核第三层：实现费用共享服务（战略管控层，难度最大）提高集团整体效率、降低运营成本，适用于大型集团

集团费用报销的痛点01标准不统一各公司报销标准各自为政，缺乏统一规范02信息共享差审批与财务处理信息孤岛，协同效率低03手工核算量大人工处理多、差错频出，核算质量待提升04自动化程度低人工核算为主，标准化程度有待加强05处理不一致不同时间、不同人员处理方式差异较大员工嫌审批慢、财务嫌单据乱、领导嫌信息晚——这正是费用共享服务要解决的核心问题

费用共享的四大目标与流程设计费用共享四大目标①标准化—全集团费用报销制度流程化②自动化—会计核算自动化与标准化③三流同步—信息流、实物流、价值流同步④管理转型—创新财务管理模式差旅费报销共享后七步流程1.员工填单—销售员提交差旅费报销单并上传影像2.销售经理审批—业务部门负责人审核3.总经理审批—超出额度需总经理审批4.业务财务初审—业务财务角色审核单据5.共享费用初审—FSSC作业岗审核并生成凭证6.共享复核—费用复核岗复核单据7.出纳付款—共享中心出纳网银支付报销款差旅费用报销流程现状集团/部分分子公司差旅费用报销现状实操准备：现状分析系统配置业务实操第一次使用NCC流程平台时，需要进行工作流与审批流配置。下面以应付单工作流设置为例，进行工作流配置操作。1.以系统管理员身份进入NCC平台重量端,选择“动态建模平台——流程管理——工作流定义（集团）/审批流定义（集团）”进行相关设置，如图所示。工作流定义中设定FSSC共享审核、复核，确定影像采集点以及根据案例企业的费用管理制度设定审批权限。系统配置2.进入工作流定义（集团）窗口，选择“应付管理—应付单”，点击“新增—手工新增”菜单，进入新建工作流程窗口，点击“图元库”、“属性编辑器”可以展开响应内容。系统配置3.将新建人工活动命名为“业务财务角色”，在属性编辑器“基本设置”选项卡中设置参与者类型为“角色”，人工活动配置选择“业务类型—无分组—业务财务角色”，选择后确定保存，详见图示。选择属性编辑器中“其他设置”选项卡，将“流程活动”设置为“SSC制单”，将“业务参数”设置通过“增行”进行工作流相关数据定义，详见图示。系统配置系统配置4.新建人工活动“财务经理角色”，在属性编辑器“基本设置”选项卡中设置参与者类型为“角色”，人工活动配置选择“业务类型—无分组—财务经理角色”，将“抢占模式”设置为“抢占”，选择后确定保存，详见图示。选择属性编辑器中“其他设置”选项卡，将“流程活动”设置为“SSC会计初审”，将“业务参数”设置通过“增行”进行工作流相关数据定义5.新建人工活动“共享服务用户<初审>”，在属性编辑器“基本设置”选项卡中设置参与者类型为“共享服务中心”，人工活动配置选择“共享服务用户”，择后确定保存，详见图示。选择属性编辑器中“其他设置”选项卡，将“流程活动”设置为“SSC审核”，将“业务参数”设置通过“增行”进行工作流相关数据定义。系统配置6.新建人工活动“共享服务用户<复核>”，在属性编辑器“基本设置”选项卡中设置参与者类型为“共享服务中心”，人工活动配置选择“共享服务用户”，择后确定保存。选择属性编辑器中“其他设置”选项卡，将“流程活动”设置为“SSC复核”，将“业务参数”设置通过“增行”进行工作流相关数据定义，需要增加“点审核后生成凭证”这一业务参数，详见图示。系统配置

差旅费报销实操案例：销售员小王的出差之旅案例背景：小王是A集团江苏销售公司销售员，因业务需要到上海出差3天，需报销交通费、住宿费、餐费等合计3200元。1员工填单上传影像2销售经理业务审批3总经理额度审批4业务财务单据初审5共享费用作业审核6共享复核单据复核7出纳付款网银支付关键控制点：①报销标准：住宿费按上海一线城市标准450元/天，餐补100元/天②审批层级：3200元在销售经理权限内，无需总经理审批③共享价值：员工只需在系统提交一次，后续审核核算全部由共享中心完成进入财务共享服务平台，在已经启用差旅费报销工作流的前提下，选择相应岗位角色进行差旅费报销业务处理。协作处理

如何避免虚报费用"千里之堤，溃于蚁穴"——费用虽小，诚信是大。财务人员不仅要会算账，更要守底线。①加强制度学习熟悉公司报销制度，明确什么能报、什么不能报②严格票据审核核对发票真实性、合理性，拒绝不合规票据③费用标准核对对照职级和城市标准，超标部分不予报销④业务真实性核查确认费用与真实业务相关，拒绝虚列费用⑤强化系统管控利用费控系统自动校验，减少人为漏洞⑥坚守职业道德诚信为本，不徇私情，守住财务人员底线

商旅新体验■

智能商旅模式■

前后对比价值02

1.费用报销速度慢，效率低

（１）填报不规范、报销不及时；（２）审批环节多、审批周期长；（３）审批责任不明确；（４）人工校验单据，手工编制凭证。

2.费用管控落后，力度弱（１）费用管控依靠人工；（２）预算无法实现事前管控。

3.数据信息不对称，风险高

（１）业务数据真实性难以验证，增加财务风险；（２）报表数据不及时、不准确，增加管理风险。

4.信息不对称，难以及时管理

（１）无法及时、准确了解费用具体支出细节；（２）难以对费用发生过程进行管控。

规划设计流程图见教材

传统模式下企业费用管控的问题二、智能商旅的价值分析层级采用前采用后企业企业差旅费用居高不下，费用管控力度低企业的差旅报销制度不能很好落实企业的报销流程繁琐，员工满意度低移动互联网时代的智能商旅及报账服务连接社会化服务资源，企业可以自行设置差旅规则，对差旅申请、审批、预订、支付和报销等差旅全流程进行自动化管理员工报销差旅费用时，每次都要填写厚厚一沓的报销单据完成一次费用报销，需要拿着单据逐个找领导审批，审批领导经常出差、会议中个人垫付资金，报销不及时员工管理个人商务旅行，随时随地进行出差申请、商旅及出行预订、差旅费用报销等全线上应用，提高工作效率员工免除垫付资金，不需要贴票报销、商旅报账方便快捷，提高员工满意度部门经理不能及时了解费用预算执行情况及剩余额度审核待财务费用时，不能及时获得合法数据或相关材料支持及时审批员工差旅申请，实时掌握费用预算达成情况提升管理水平，提高部门管理满意度，实现管理升级财务人员员工单据填写不规范报销审核工作占用大量时间，票据审核困难无法掌控各项目、各部门以及异地分公司的费用发生情况企业财务制度难以落实，员工出差商旅预订五花八门，缺少费用报销制度的监管简化财务核算，极大提升财务效率有效管理员工差旅行为和差旅费用帮助企业优化差旅管理规范和流程，将差旅管理规范化、信息化，提高企业的专业形象提高差旅透明度和合规性，更好地进行预算规划、费用管控CEO不清楚公司的费用支出是否合理，是否带来相匹配的效益费用管理中肯定有疏漏现象，费用居高不下，成本难以降低不能按照企业内部管理的要求获取准确的费用分析数据有效地了解员工差旅行为、企业费用支出情况为企业优化差旅制度、预算规划、员工行为管理、费用控制等提供决策依据

智能商旅服务（TMC）的四种模式背景：传统差旅模式员工垫付报销流程长、审批慢、合规难。智能商旅通过TMC平台实现"先服务后结算"。模式一传统代理模式人工电话订票，线下确认，员工垫付后报销模式二电商平台模式携程/飞猪等OTA平台，员工自选自付，事后报销模式三企业商旅平台专属TMC平台，企业月结，员工免垫付免报销模式四一体化共享模式TMC+费控系统直连，申请-预订-结算全流程自动化核心价值：员工免垫付、财务免审核、企业控成本——从"人找票"到"票找人"的范式转变

智能商旅服务的建设方向是打通“差旅申请—行程预定—自动报账—对账开票—付款结算—核算—报告”企业商旅报账全流程，实现费用可视可控。差旅申请：多端接入，预算控制前置，审批效率提升。行程预定：嵌入差旅费用标准，管控行程预定过程，自动甄别价格，选择报价最低供应商。自动报账：自动传回消费记录，自动读取发票信息并将其作为报账依据，自动识别发票真伪。对账开票：线上实时对账，月末集中开票。付款结算：日常由供应商垫付款，月末统一结算，避免了员工垫付款。核算：多维度核算，自动生成凭证。报告：月度、季度、年度报告，进行内部管理分析。智能商旅服务的建设方向

智能商旅：从"垫付报销"到"免垫免报"的转变对比维度传统差旅模式智能商旅模式预订方式人工电话/自行OTA，无统一标准TMC平台统一预订，自动匹配差标费用支付员工全额垫付，周期长企业月结统一结算，员工免垫付报销流程贴票、填单、多级审批、财务审核免报销，系统自动对账开票合规管控事后审核，超标难管控事前管控，预订即校验差标行业数据：智能商旅可降低差旅成本10%-20%，报销效率提升60%以上

步骤见教材

平台实操

专项精准控■

专项费用概述■

审批与分摊案例03

专项费用概述与审批权限矩阵什么是专项费用？定义：因特定项目或活动产生的、需要事前申请、单独审批的大额费用。常见类型：•会议费/培训费•业务招待费•咨询服务费•市场推广费•活动策划费审批权限矩阵（示例）费用金额区间审批层级预算控制5,000元以下部门经理部门预算内5,000-50,000元分管副总部门预算内50,000-200,000元总经理公司预算内200,000元以上董事会审批专项预算

专项费用申请与报销流程特点：专项费用必须"先申请、后使用、再报销"，三步缺一不可第一步事前申请•填写专项费用申请单•说明费用事由、预算、明细•提交部门经理初审•按金额层级逐级审批•审批通过后锁定预算第二步事中管控•在批准预算范围内执行•大额支出需招标或比价•签订合同并归档•进度跟踪与节点验收•超预算需追加审批第三步事后报销•凭发票和验收报告报销•关联事前申请单号•共享中心审核三单一致•费用按受益对象分摊•生成凭证并付款

案例：跨部门会务费的分摊处理案例背景：A集团市场部主办年度客户答谢会，参会人员来自销售一部（30人）、销售二部（20人）、市场部（10人），总费用12万元。分摊原则：按参会人数比例分摊总人数：30+20+10=60人人均费用：120,000÷60=2,000元/人销售一部：30人×2,000=60,000元销售二部：20人×2,000=40,000元市场部：10人×2,000=20,000元共享中心账务处理借：销售费用-会务费（销售一部）60,000销售费用-会务费（销售二部）40,000销售费用-会务费（市