收发文电子归档规范课件

收发文电子归档规范收发文登记·归档范围·归档流程·保管期限·电子档案管理汇报时间：2026课程导览收发文电子归档规范·学习路径一收发文登记规范掌握登记要素与办理程序二电子文件归档范围界定应归尽归范围三电子文件归档流程梳理归档全流程四保管期限划分明确永久与定期标准五电子档案管理要求落实四性检测与长期保存依

章

循

序·把

握

全

局收发文登记规范登记是公文全流程管理的第一道关口01制度依据收发文管理有法可依一、制度依据收发文管理须依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》及国家公文处理规定，机关应制定收发文管理办法，将收发、登记、分办、传递、催办、归档全过程纳入制度管理。二、四项原则统一领导分级负责准确及时安全保密三、责任分工机关领导：对收发文管理工作负总责公文处理机构：负责组织、协调、监督相关部门与人员：按职责分工履行处理职责制度先行，是收发文规范化的第一步，也是后续归档质量的基础保障。收发文电子归档规范课件04/30规范要点收文登记要素须齐全一、七项要素缺一不可逐项记录，确保信息准确完整。来文单位文号标题密级收文日期接收人处理意见二、专人负责，统一登记簿登记工作实行专人负责，统一使用收文登记簿，及时、准确录入，避免漏登、错登；办理人、归档日期同步登记。三、重要与紧急文件即时报告收发人员应立即报告相关负责人，按文件内容和性质及时分类整理、传递。〖要素齐全，归档才有据可查〗收发文电子归档规范课件05/30收文办理收文办理按程序流转一签收→二编号→三登记→四拟办→五分送→六签批→七分办→八保管→九归档一传阅件拟定传阅人↓领导阅示↓收回存档二办理件领导签批↓分办涉及部门↓原件归档三涉密文件专人办理↓归档保密柜时限红线传阅公文当天返送办公室，注明传阅时间；随时掌握去向，不得漏传、误传、延误。收发文电子归档规范课件06/30规范要点发文登记信息要完整一、登记时机拟稿、会签、核稿、签发后立即登记，不积压、不补登。二、七项要素文号标题密级发文日期发送单位接收人归档日期七项要素统一记入发文登记簿。三、发送管控专职人员确定发文字号、分送范围、印制份数；通过纸质、工作群PDF或OA系统发送并通知签收。四、涉密与底线涉密文件专人传送、签字确认。不得超范围发文。收发文电子归档规范课件07/30发文办理发文办理防逆向流转一起草环节经办人在发文稿纸上写明文件标题、发文时间、发文类型、拟稿单位和拟稿人；正文须符合国家法律法规及有关规定。二逐级审核拟稿科室科长任第一责任人，初核内容与格式并签署意见；经科室负责人核稿、办公室主任把关后，送分管领导审核签字。三签发与校对由相应科室送主要领导签发；印制完成后，拟稿人须逐字逐句校对，保证内容准确无误。经办人不得将起草的公文直接送主要领导签发，杜绝文稿逆向流转。收发文电子归档规范课件08/30电子文件归档范围应归尽归，是归档工作的前提02规范依据归档范围有标准依据GB/T18894-2016电子文件归档范围界定的直接依据一、适用对象机关、团体、企事业单位及其他组织公务活动中产生的电子文件二、覆盖环节收集、整理、归档、编目、管理、处置全程覆盖三、专项要求对业务系统与电子档案管理系统的功能提出明确规范范围有据可依，应归尽归才有前提。收发文电子归档规范课件10/30归档范围应归尽归覆盖全过程「应归尽归」，是划定归档范围的唯一标尺。一修改过程记录重要文件主要修改过程、有查考价值的电子文件，保留。二政务服务办理全过程中形成和调用的证据性、程序性、结果性材料，纳入归档。三登记备份收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明，与对应电子公文一同归档保存。登记要求每份电子文件均须在登记表中登记；登记表与备份文件一同保存。制成电子表格的，与备份文件一同保存，并附纸张打印件。全过程覆盖，归档不留死角。收发文电子归档规范课件11/30归档界定归档边界要清晰界定判断标准凭证价值

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查考价值

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保存价值——三者居其一，即归档三类直接不归档不属归档范围的文件一、重份文件二、无保存价值的临时文件三、普发性不需办理的文件三类易漏必收容易遗漏、务必收集的情形一、与定稿内容相同的草稿性电子文件全文处理转换后应当保留二、非标准压缩算法的图像电子文件相关软件一并收集三、专用软件产生的电子文件连同专用软件一并收集边界清晰，归档才能既完整又高效。收发文电子归档规范课件12/30归档与期限归档范围联动保管期限一、范围定进档电子公文参照纸质文件归档范围执行，同步划定保管期限。二、期限定存留永久保管反映机关主要职能与历史面貌、有长远利用价值定期保管一定时期内有查考利用价值归档范围决定哪些文件进入档案体系，保管期限决定存留多久；两项工作同步推进，归档体系才完整、期限划分才科学。收发文电子归档规范课件13/30电子文件归档流程流程规范，归档才有质量03规范要点归档流程四环节十二步GB/T39362—2020将电子公文归档划分为

4个环节、12个步骤，环环相扣构成完整闭环。一、收集捕获→录入→转换按归档范围完成电子公文及其元数据收集二、整理组件→编号→封装完成组件、编号与封装三、移交移交检测→移交登记→提交进行检测、登记与提交四、接收接收检测→接收登记→接收确认由档案部门完成检测、登记与确认收发文电子归档规范课件15/30归档流程·起点收集环节抓捕获录入一捕获电子公文形成与办理过程中随时捕获，元数据与内容数据同步捕获，确保齐全完整、保持有机联系，内容数据与形成时一致。二录入未进入电子公文系统流转的公文，人工录入相关信息。三转换不符合归档格式要求的电子公文，进行格式转换，以满足长期保存需要。捕获及时、录入完整、转换合规，是收集环节的三项基本要求。收发文电子归档规范课件16/30归档流程整理移交重组件封装整理三步骤组成保管单位·形成数字对象一、组件按规则组成保管单位，保持文件间有机联系二、编号确定数字对象标识，确保可识别、可检索三、封装公文与元数据整体打包，形成归档信息包移交三步骤检测合格·正式移交一、移交检测确认真实、完整、可用、安全二、移交登记检测合格后办理登记手续三、提交向档案部门正式移交

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整理规范、移交有序，归档信息包才能完整入库

——收发文电子归档规范课件17/30接收环节接收环节把检测关口一接收检测对归档信息包核验真实性、完整性、可用性、安全性，不合格不接收。二接收登记检测合格后办理登记，记录接收时间、数量、来源等信息。三接收确认完成归档交接，电子公文办理完毕后即时归档。归档信息包由内容数据与保存描述信息构成，元数据描述内容、背景、结构及管理过程，是检测重点对象。收发文电子归档规范课件18/30实施路径归档实施先制度后系统一、现状盘点列记录清单、载体与系统，梳理保管期限表与分级分类二、制度设计定义立卷、鉴定、移交流程与职责，固化触发节点与复核机制三、系统准备配置档案管理、元数据标准、检索规则与权限模型四、数据治理规范命名、去重、脱敏，完成历史数据清洗与迁移试点五、实施归档对接流程、公文、合同、项目等业务系统，按办结或签收自动触发归档六、交付运维建立

WORM与异地副本，制定抽检、审计与销毁机制六个阶段形成闭环，归档流程才能真正落地。收发文电子归档规范课件19/30保管期限划分期限划分，决定档案的存留年限04保管期限保管期限分永久定期依据国家档案局令第8号，机关文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。电子公文参照纸质文件归档范围划定保管期限。永久存核心、30年管常规、10年清临时收发文电子归档规范课件21/30永久长远利用价值对国家、社会、本机关具有长远利用价值与历史凭证价值，是机关历史的活化石。定期30年10年一定时期内有查考利用价值，到期经鉴定后可按规定销毁。保管期限永久保管护核心凭证一、法规政策本机关制定的法规政策性文件二、重大活动重要会议、重大活动形成的主要文件三、重要业务职能活动中形成的重要业务文件四、凭证文件房屋买卖、土地征用、重要合同协议、资产登记请示批复与机构人事同样永久：重要问题请示与上级批复批示、重要报告总结、综合统计报表、机构演变与人事任免文件。上级机关制发的本机关主管业务重要文件、同级与下级机关重要业务来函请示及本机关复函批复，也划永久。关乎全局·记录核心·凭证永久·影响长远收发文电子归档规范课件22/30定期保管定期三十年、十年各司其职30年档业务常规一、职能活动中形成的一般性业务文件材料二、会议、活动形成的一般性文件材料三、人事管理工作形成的一般性文件材料四、一般性事务管理文件材料五、一般性问题请示与上级批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表10年档事务临时一、临时性、事务性文件二、短期专项工作通知三、普发性、不需长期办理的参考性文件四、下级机关报送的一般性简报、情况反映「30年管业务常规，10年管事务临时」收发文电子归档规范课件23/30期限划分期限划分防机械判定一、看联系，不孤立请示与批复要成套判断，只有请示没有批复，请示的保存价值大打折扣。二、看内容，不唯形式不能机械规定上级文件永久、本级和下级定期，须考察文件实际内容。三、看作用，不搞等同正本与副本、草稿与定稿作用不同，划定期限不可等同。四、看长远，不静止房产所有权、职工承租或购置住房合同等涉及切身利益的文件，应列入永久保存。定期档案到期须组织鉴定：确无价值经批准销毁，有延续价值可延期。收发文电子归档规范课件24/30电子档案管理要求四性检测，是电子档案的合规红线05基本要求电子档案须要素合规电子档案管理的基本要求，概括为三项：来源可靠、程序规范、要素合规。一、来源可靠由合法、明确的形成者在履行法定职责或处理事务活动中产生形成者、形成活动、形成时间可确认形成、办理、整理、归档、保管、移交等系统安全可靠二、程序规范全过程管理符合国家相关法律法规及标准规范，准确记录、可追溯。三、要素合规内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素，符合国家相关标准规范要求。传统档案同等效力符合上述要求的电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以电子形式作为凭证使用。仅以电子形式归档来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件，可以仅以电子形式归档，不再以纸质形式归档和移交。收发文电子归档规范课件26/30规范要点四性检测守合规红线四性检测是电子档案真实性、完整性、可用性、安全性检验的简称，是电子档案管理的核心合规红线。一真实性是不是真的内容、逻辑结构、背景与形成时原始状况一致。二完整性有没有少内容、结构、背景信息齐全且未遭破坏。三可用性能不能用可被检索、呈现、理解。四安全性安不安全管理过程可控、存储可靠、未被破坏与非法访问。合规依据《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T70-2018）明确四性检测具体要求，是归档、移交、长期保存环节必须执行的技术规范。收发文电子归档规范课件27/30规范要点四性检测贯穿三环节三个环节，同一道关口一归档环节符合要求

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归档并统一管理不符合要求

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连同检测报告退回业务部门重新整理二移交与接收环节移交方检测合格

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正式移交接收方检测合格

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正式接收不合格

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信息包与检测报告一并退回移交单位三长期保存环节对保存信息包定期、不定期检测检测周期依据数据规模、基础设施、人员配备设置检测实现方式真实性加密算法生成认证码并比对完整性归档文件与应有构成要素、元数据与定义项比对收发文电子归档规范课件28/30长期保存长期保存靠格式与备份一、格式定版保可读采用

PDF/A或OFD

定版；图片类用

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