不动产登记材料归档规范课件

2026/11/03不动产登记材料归档规范汇报人：XXXX课程导览01归档规范与范围明确档案定义与归档边界02立卷归档流程按环节掌握操作步骤03整理质量与保管落实卷内规范与库房要求04档案利用与纠错掌握查询与更正规则05新规与岗位责任对标2026年新规要求归档规范与范围01登记档案登记档案是登记工作的真实记录档案定义登记过程中形成的、有保存价值的文字、图表、声像等纸质与电子资料。01登记结果不动产登记簿等02申请材料申请书身份证明权属来源材料登记原因文件权籍调查表等03审核材料查验询问实地查看公告记录机关复函与意见窗口人员每天经手的每一份申请材料，都可能成为档案的一部分。归档不是登记结束后的附加动作，而是登记工作的法定延续——材料从受理那一刻起就应当按归档标准对待。02/23归档管理归档管理有明确的法规依据五部法规构成归档管理的直接依据法定职责01《档案法》02《物权法》03《不动产登记暂行条例》04《实施细则》05《不动产登记操作规范（试行）》机构保障纳入单位工作计划档案工作须纳入单位工作计划，四项保障到位：人员库房查阅室经费个人义务任何单位和个人都有保护档案完整与安全的义务。把归档当额外负担受理环节不留痕，源头即缺漏以法规为判断标准受理时预判必归材料与留痕环节，争议有据可依资料来源：归档管理法规依据梳理0503/23归档分类·登记结果登记簿与权籍图永久保存归档第一类登记结果是归档的第一类内容，保管要求最高。永久保存不可销毁不动产登记簿及权籍图保管期限：永久窗口责任登簿信息准确，后续归档才有可靠基础。纪律红线任何单位和个人不得随意损毁登记资料、不得泄露登记信息。不动产登记资料归档·登记结果类保管要求04/23宗地图权籍图·宗地宗海图宗海位置图·界址图房屋平面图权籍图·房屋归档范围·第二类登记原始资料申请材料是归档的主体内容登记原始资料是第二类归档内容，构成登记行为的事实基础。核心申请材料5类不动产登记申请书申请人身份证明不动产权属来源材料登记原因文件不动产权籍调查表历史规范扩展范围6类建设工程规划许可证、建设用地规划许可证土地使用权证书或土地来源证明房屋拆迁批件及补偿安置协议书竣工验收有关材料房地产买卖合同书、继承书、赠与书、析产协议书、交换协议书判决裁定仲裁文书及公证文书受理时多核对一遍材料清单，归档时就少一次补正。不动产登记资料归档范围·登记原始资料（申请材料）05/23归档范围·第三、四类材料审核留痕材料同样必须归档三第三类：审核过程材料查验、询问、实地查看、调查、公告等环节形成的记录，证明登记机构已履行审核职责。四第四类：其他应保存材料有关机关出具的复函、意见，以及登记过程中依法应保存的其他材料。常见误区

当时未发现问题，就不留痕正确做法

询问、实地查看记录完整归入卷内审核留痕与申请材料相互印证，共同构成完整登记档案，是日后应对查询、诉讼的关键依据。不动产登记资料归档要点·审核留痕材料范围与常见误区06/23组织与责任统一领导分级负责AB岗不断档管理架构统一领导·分级负责省级指导监督市县机构具体承担收集整理保管利用岗位保障人岗不断档专职人员·相对稳定制作档案专用章，配备专职人员并保持相对稳定实行AB岗设置做到不断岗、不脱岗人员调动·交接到位人员调动时做好业务交接登记机构责任对档案五个方面负责：连续性完整性真实性合法性安全性共同把关归档不是档案室一家的事，各环节共同把关：受理审核登簿管理架构·岗位保障·责任边界07/23立卷归档流程02归档意识·流程定位归档是登记流程的法定终点登记流程共六步：申请→受理→审查→公告（特定类型）→登簿发证→立卷归档01申请02受理03审查04公告特定类型05登簿发证06立卷归档法定终点归档是流程的法定环节，不是可做可不做的收尾。现状问题办结业务后才想起补材料，案卷缺漏频发对策做法窗口人员在受理环节同步考虑案卷完整性，归档意识前置归档意识前置，是减少档案缺漏的治本之策登记流程六步·立卷归档为法定环节08/23资料归档·移交环节登簿后及时整理并填写移交清单登簿即整理登记事项登簿后，登记人员应当整理登记资料，收集不动产登记原始资料和具有保存价值的其他材料，及时、完整地移交至资料管理部门。清单是核对基础填写统一制式的移交清单，确保清单所列材料与实际移交内容一致；清单留存备查，作为归档责任的凭证。两条红线任何单位和个人不得将登记文件材料据为己有或者拒不归档国家规定不得归档的材料，禁止归档办结即整理，可避免材料积压、散失，减少移交时的反复清点。资料移交·登簿后整理与移交清单填写要点09/23档案移交·接收审查档案管理人员逐项比对检查验收档案移交接收审查要点10/23STEP01比对移交清单逐项核对材料是否齐全、完整、准确，符合要求即签收。符合要求·签收STEP02退回补正不符合要求的予以退回，补充完整后再接收归档。不符合·退回补正STEP03当面清点窗口人员与档案管理人员现场核对，第一时间发现问题；签收后保管责任随之转移。签收·责任转移立卷方法每办理一件登记立一个卷核心原则1件=1卷每办理1件登记所形成的材料立1个卷，与登记业务一一对应，便于按宗查找、按件管理。卷内固定结构卷首文件目录卷中卷内文件卷尾备考表卷内文件须排列顺序、编页码，制作卷内文件目录和备考表——目录放卷首，备考表放卷尾。分类排列不同年度、不同类别的案卷分别排列、分别编号。受理即归集窗口受理时按一件归集材料，立卷时自然形成完整一卷，避免多件材料混装。数字化基础每卷对应一个电子目录，检索效率更高。登记档案管理·立卷工作要求11/23档案编号·关键操作归档流水号统一编号规则编号样式0051-2024-BD-01-00001卷内封皮机打填写以下信息权利人证号全宗号年度目录号分类号案卷号档案盒侧面盖印以下信息全宗号年度目录号分类号案卷号统一执行编号规则一旦确定，全库统一，避免重号、错号。移交前核对编号信息与卷内材料一一对应，减少上架后返工；编号是台账登记基础与查询调档入口。编号规则确定后全库统一执行，作为台账登记与查询调档依据12/23排序录目录打码三步准备第一步

排序整理按卷内目录要求排列散乱档案图纸折叠、过小过薄纸张裱糊第二步

编制目录核对档号、题名、责任者、起止页号与页数修正不规范、错误著录，确认目录与实体一致第三步

机打页码对未编写页码的档案进行机打编码修正页号错编、漏编三步是装订前的质量预检，也是档案数字化的前置工序。整理质量与保管03立卷操作卷内材料按七步顺序排列排列骨架卷首01目录02结论性审核材料03过程性审核材料04申请材料05图纸06其他卷尾07备考表逻辑层次审核结论过程记录申请依据附图附表逐份核对，不得凭个人习惯调换装订前按序清点，避免漏装、错装顺序错了，后续检索与利用都会受影响。要点：逐份核对·按序清点·先排列后装订14/23组卷整理要点每页一个页号，从"1"开始编写位置按书写方式定位单面书写页号编写在右上角双面书写正面编右上角、背面编左上角图表、照片编在相应位置空白处或背面起号与例外连续编号·一页一号1起号规则使用阿拉伯数字，从"1"开始连续编写例外情形卷内目录、备考表可不编页号核对要求逐页核对，避免跳号、重号页号是卷内材料顺序的固化标记，也是卷内目录页次填写的依据，两者必须对应。装订后修改成本成倍增加，务必在装订前核对到位。卷内文件页号编写与核对要求15/23档案整理·卷内目录顺序号

题名

页次

逐项规范顺序号编号规则按卷内材料排列顺序，每份材料编1个号，不得重复、遗漏。题名填写规则用材料自身标题，不得随意更改、省略；无标题的，根据内容拟写。页次填写规则填写该材料起始页；最后一份材料填起止页号。备注填写规则填写需注明的内容。目录是卷内材料的索引。目录与实体不一致，利用时就可能找不到关键材料。移交前应抽检目录与实体是否对应，重点核对题名与页次。卷内目录编制要求：顺序号、题名、页次、备注逐项规范填写16/23案卷归档·备考表立卷人、检查人、日期缺一不可备考表置于卷尾，记录案卷形成与检查的责任信息。立卷人负责归档材料立卷装订的人员检查人负责检查立卷装订质量的人员日期归档材料立卷装订完毕的日期责任分离，形成内部监督立卷人与检查人分离，避免自查自签；日期填写装订完毕之日，便于追溯案卷形成时间。备考表是案卷质量责任的书面凭证，也是档案检查时追溯责任的依据。窗口人员参与立卷时，应如实填写，不得代签、漏签。备考表·记录案卷形成与检查的责任信息17/23档案整理规范三孔一线装订孔距12.5mm装订前处理金属物全部剔除，不得损坏或剪裁材料破损、幅面过小：A4白衬纸托裱，1页衬1张，不得托2张及以上字迹扩散：复制件与原件一起存档，原件在前，复制件在后幅面大于A4：按A4折叠整齐，预留装订边际装订参数12.5mm孔中心线距材料左边际左侧线绳装订，三孔一线折叠后过厚：装订线位置加垫片保持平整档案装订标准操作要求·窗口人员按标准执行18/2312.5mm卷内材料向左下角对齐卷皮填写规范卷皮信息机打填写不得涂改填写方式计算机打印打印填写均可，推荐机打保证信息清晰手工填写须用黑色墨水或墨汁，字体工整，不得涂改机打内容权利人证号全宗号年度目录号分类号案卷号一致性要求卷内目录题名

＝

卷内材料题名卷皮姓名或名称

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卷内材料姓名或名称禁用同音字或随意简化字代替卷皮信息是档案的身份证，不一致就检索困难。填写前核对登记信息与申请材料，确保权利人姓名、证号准确无误19/23归档书写规范字迹工整使用耐久书写材料书写要求字迹工整、内容规范、图形清晰、数据准确，符合立卷归档要求。材料选择手工填写须用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久材料。禁用铅笔、圆珠笔现实依据50页/卷（宗）不动产登记档案平均规模窗口受理、审核环节形成的记录均须以耐久工具书写。字迹耐久，档案才能长久书写材料耐久性决定档案长期保存质量，源头规范须从严落实20/23档案安全管理专用库房落实十防要求档案须存放于专用库房，配置密集架等保管设施十防要求保持标准温湿度防火防水防盗防尘防光防霉防潮防虫防高温防有害气体出入管理非档案人员未经批准不得进入严禁吸烟，禁带易燃、易爆、易腐蚀品库房内不得堆放杂物日常检查定期检查保管情况，发现问题及时报告离开时关闭门窗、加锁21/23电子档案管理电子档案实时备份异质保存备份双轨并行实时备份+异地保存重要档案异质备份登记簿身份证明权属来源材料权籍调查图件平台统一管理电子登记资料通过不动产登记信息管理基础平台统一管理、开发、利用。存量数据整合住建、林草、农业农村等部门移交档案，按数据整合要求规范化整理，建立数据间有效关联。台账全程留痕档案接收、移出、保管数量、销毁等情况，及时准确登记。电子档案管理：平台统一管理·备份双轨并行·存量数据整合·台账全程留痕22/