公文流转制度范文

公文流转制度范文1总则1.1为规范本单位内部公文流转程序，提高公文处理效率，保障公文传递的准确性、安全性、时效性，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）、《信访工作条例》及上级单位相关管理要求，结合本单位实际，制定本制度。1.2本制度适用于本单位各职能部门、各下属分支机构（以下统称“各部门”）的公文流转活动，涵盖收文办理、发文办理、公文归档、公文借阅全流程，包括纸质公文、电子公文两类载体的流转，两类载体公文具有同等法律效力。1.3公文流转基本原则（1）统一归口原则。办公室是公文流转的归口管理部门，所有外部来文、内部正式发文必须经办公室统一登记、编号、流转，严禁各部门私自接收、传递应由办公室归口管理的正式公文。（2）及时高效原则。严格按照本制度规定的时限要求完成各环节流转任务，不得拖延、积压，紧急公文优先办理、全程跟踪。（3）安全保密原则。严格遵守国家保密法律法规及本单位保密管理规定，涉密公文按照对应密级管理要求流转，确保公文信息不泄露、不丢失、不被篡改。（4）全程留痕原则。所有流转环节必须登记责任人、办理时间、办理意见，纸质公文留存书面记录，电子公文自动生成操作日志，实现全流程可追溯、可核查。（5）权责对等原则。各环节经办人对本环节办理的质量、时效负责，各级领导对分管范围内公文办理工作承担领导责任。1.4职责划分1.4.1办公室职责（1）负责公文的统一收发、登记、编号、传批、传阅、催办、清退、归档等归口管理工作；（2）负责本单位公文流转系统的日常运维、权限配置、操作培训、安全保障；（3）负责对各部门公文流转工作进行业务指导、监督检查、考核评价；（4）负责公文印制、用印、分发等具体事务，管理单位公章、发文专用章；（5）负责涉密公文的专人专管、专项流转，配合保密管理部门开展涉密公文检查；（6）负责公文处理相关制度的修订、完善及解释工作。1.4.2各部门职责（1）指定1-2名专（兼）职公文联络员（以下简称“公文员”），负责本部门公文的接收、传递、报送、归档对接工作，公文员名单报办公室备案，人员调整需在3个工作日内更新备案信息；（2）严格按照时限要求完成本部门承办的公文办理任务，及时反馈办理结果，对办理内容的真实性、准确性、可行性负责；（3）负责本部门牵头发文的初稿起草、内部审核、意见征集、修改完善等工作；（4）配合办公室做好公文催办、清退、归档等相关工作；（5）定期组织本部门人员学习公文处理相关规定，提升公文办理能力。1.4.3各级领导人员职责（1）按照审批权限及时对公文进行批阅、签发，提出明确、具体的办理意见，不得推诿、拖延；（2）对分管范围内公文办理的质量、时效承担领导责任，定期检查分管部门公文流转情况；（3）不得越权批办、签发公文，不得违规批示涉密公文，不得要求下属部门违反公文流转程序办理事项；（4）外出期间需明确授权代批人员，或通过合规的移动办公终端完成公文批阅，确保公文流转不中断。2收文办理流程2.1收文范围（1）上级单位、监管部门、各级政府职能部门下发的各类正式公文、通知、通报、函件等；（2）兄弟单位、合作单位发来的商洽函、告知函、请示性函件等正式公文；（3）下属单位报送的请示、报告、工作总结、专项申请等正式公文；（4）上级转办的信访件、人大代表建议、政协委员提案等需办理的公文；（5）其他需本单位办理的外部正式公文。私人信件、广告宣传品、未经正式渠道报送的非正式函件不纳入本制度规定的收文范围，由办公室按相关规定处理。2.2收文登记环节2.2.1所有外部来文统一由办公室收文岗人员负责接收，其中：纸质公文通过机要通道、邮政EMS、专人送达等方式接收的，必须当场核验信封密封情况、收件单位、收件人信息，确认无误后签字接收，对密封破损、收件信息不符的公文予以退回；电子公文通过上级单位公文系统、政务邮箱、官方指定加密传输渠道接收的，需核验发文单位身份、电子签章有效性，扫描确认无病毒、无乱码后下载存档。2.2.2收文岗人员接收公文后，需在2小时内完成收文登记，登记内容包括：收文编号（格式为“X收〔YYYY〕NN号”，其中X为单位简称首字，YYYY为公元纪年全称，NN为3位流水号，如“东收〔2024〕001号”，流水号按年度统一编排）、来文单位、来文字号、公文标题、密级、紧急程度、份数、接收时间、经办人信息。2.2.3涉密公文接收必须由2名具备保密资质的工作人员共同核验，核对密级、份数、密封标识无误后，双人签字登记，立即存入保密保险柜，严禁通过普通传真、非涉密邮箱、即时通讯工具传输、处理涉密公文。2.2.4对未标注密级但内容可能涉及敏感信息的公文，由办公室保密岗进行密级初判，确需定密的，报本单位定密责任人确定密级和保密期限后，按照涉密公文流转要求办理。2.3拟办环节2.3.1收文登记完成后，办公室主任（或授权的文秘主管）需根据公文内容、业务归属、部门职责分工，在规定时限内提出拟办意见，明确牵头承办部门、协办部门、办理时限、传阅范围、反馈要求。2.3.2拟办时限要求：特急公文（标注“特急”且需立即办理的）需在1小时内提出拟办意见；加急公文（标注“加急”的）需在4小时内提出拟办意见；普通平件需在24小时内提出拟办意见。2.3.3拟办意见需符合以下要求：（1）对上级单位部署的工作任务，需明确牵头部门、配合部门、完成时限、反馈形式及报送渠道；（2）对下级单位报送的请示事项，需明确承办部门、是否需征求相关部门意见、反馈时限；（3）对商洽类、告知类函件，需明确对接部门、回复要求及时间节点；（4）对涉及多个部门职责的事项，需明确1个牵头部门，避免责任交叉、无人负责；（5）对内容重大、涉及面广、难以直接明确承办部门的公文，需附相关背景材料，报单位主要领导批示后确定承办部门。2.4批办环节2.4.1拟办意见提出后，需按照公文层级和批办权限报送相关领导批办，严禁越级批办、越权批办。2.4.2批办权限划分：（1）普通业务类、常规性工作的公文，报送分管领导批办即可；（2）涉及重大决策、重要部署、大额资金使用（单笔金额10万元及以上）、人事任免、制度修订等重大事项的公文，需报送单位主要领导批办，必要时提交领导班子集体研究决定；（3）已明确办理规则、属于办公室职权范围内的常规性公文，可由办公室直接批转承办部门办理，事后向分管领导报备。2.4.3批办时限要求：特急公文需在1小时内完成批办；加急公文需在2小时内完成批办；普通平件需在12小时内完成批办。领导外出无法及时批办的，需由其授权的代批人员履行批办职责，或通过单位移动办公终端进行远程批办，不得因领导外出延误公文办理。2.4.4批办意见要求：必须明确、具体，不得仅圈阅或签署“已阅”“同意”等模糊意见，需明确办理方向、责任主体、时限要求；对有明确拟办意见的公文，同意拟办意见的需签署“同意拟办意见”并签字署明日期，不同意的需说明具体理由并提出调整方向。2.5承办环节2.5.1办公室文秘岗根据批办意见，需在30分钟内将公文转至承办部门公文员，涉密公文需由保密专员专人送达，不得通过普通渠道传递。2.5.2承办部门收到公文后，公文员需立即登记，报部门负责人安排具体经办人办理。2.5.3承办时限要求：（1）特急公文：有明确办理时限的严格按要求完成，无明确时限的需在24小时内反馈办理结果；（2）加急公文：有明确办理时限的严格按要求完成，无明确时限的需在3个工作日内反馈办理结果；（3）普通平件：有明确办理时限的严格按要求完成，无明确时限的需在7个工作日内反馈办理结果；（4）需要征求多个部门意见、开展实地调研、履行上级审批程序的复杂事项，承办部门需在收到公文后1个工作日内提出延期申请，说明延期理由和预计完成时间，经办公室审核、分管领导批准后可适当延期，延期最长不得超过15个工作日；延期超过15个工作日的，需报单位主要领导批准，且需同步向发文单位说明延期原因。2.5.4承办工作要求：（1）承办部门需对办理结果负总责，确保办理内容符合国家法律法规、上级政策要求及本单位实际，数据准确、措施可行、答复严谨；（2）涉及多个协办部门的，牵头部门需主动协调对接，协办部门需积极配合，在2个工作日内反馈书面意见（加盖部门公章或部门负责人签字确认），逾期未反馈的视为同意，需承担相应责任；（3）办理结果需形成书面材料，经部门负责人审核签字后报送办公室，需向上级单位回复的，要按发文流程形成正式发文报送；（4）承办部门认为公文不属于本部门职责范围的，需在收到公文后1小时内退回办公室，并书面说明退回理由及建议承办部门，不得自行转递其他部门，办公室需在2小时内重新核定承办部门。2.6传阅环节2.6.1对需要相关领导、部门知晓但无需具体办理的公文，由办公室文秘岗按照传阅范围组织传阅。2.6.2传阅范围确定原则：（1）上级单位下发的普发性公文，传阅至单位领导班子成员、各部门主要负责人；（2）涉及特定业务的公文，传阅至分管领导、相关业务部门负责人及具体经办人；（3）涉密公文严格按照发文单位明确的知悉范围传阅，不得擅自扩大传阅范围。2.6.3传阅方式：（1）纸质公文传阅采用“专人送传、阅后退回、不得横传”的方式，文秘岗填写《公文传阅单》，明确传阅顺序、阅文要求，阅文人需在传阅单上签署姓名和阅文日期，不得将公文私自转给其他人员阅看；（2）电子公文传阅通过内部OA公文系统进行，系统自动记录阅文人、阅文时间、阅文状态，阅文人需在收到传阅提醒后24小时内完成阅文，出差在外的需通过单位授权的移动办公终端完成阅文；（3）涉密公文传阅必须由保密专员专人送达，阅文在指定保密会议室进行，不得带出指定场所，阅后当场退回保密保险柜，阅文人需签署《涉密公文阅知确认书》。2.6.4传阅时限：普通公文传阅周期不超过5个工作日，特急、加急公文传阅周期不超过2个工作日，对逾期未阅的，文秘岗需进行1次提醒，提醒后24小时仍未阅的，予以通报。2.7催办环节2.7.1办公室建立公文催办机制，指定专人负责催办工作，对临近办理时限、超出办理时限的公文进行分级催办。2.7.2催办范围：（1）距办理时限不足1个工作日的特急、加急公文；（2）超出办理时限未反馈办理结果的所有公文；（3）领导批示要求尽快办理的公文；（4）上级单位督办的公文。2.7.3催办方式：（1）普通公文采用OA系统自动提醒、电话提醒的方式；（2）紧急公文采用当面提醒、电话+短信双提醒的方式；（3）逾期3个工作日以上的，下发《公文催办通知书》，加盖办公室公章，抄送部门分管领导；（4）逾期5个工作日以上的，纳入月度公文通报，扣减部门绩效考核分数。2.7.4催办频率：特急公文每2小时催办1次，加急公文每日催办1次，普通平件每3日催办1次，直至公文办结。2.7.5各部门收到催办通知后，需在1小时内反馈办理进展及预计完成时间，不得推诿、拖延、隐瞒真实情况。2.8公文借阅与查阅2.8.1各部门因工作需要查阅未归档的公文，需经办公室主任批准，办理查阅登记手续，查阅地点仅限办公室文印室，不得将公文带出办公场所。2.8.2借阅已归档的公文，需提交《公文借阅申请表》，经部门负责人签字、办公室主任批准后办理借阅手续，借阅期限不超过7个工作日，到期需按时归还，确需延长的需办理续借手续，续借期限不超过7个工作日。2.8.3涉密公文一律不得外借，确需查阅的，需经单位保密委员会主任批准，在指定保密场所查阅，不得摘抄、复制、拍摄。2.8.4借阅人需妥善保管借阅的公文，不得涂改、损毁、转借、丢失，归还时需当面核验完好性。2.9办结归档与清退2.9.1公文办理完成后，承办部门需将办理结果、相关支撑材料、征求意见记录等一并报送办公室文秘岗，文秘岗核对办理结果与公文要求一致后，标注“办结”状态。2.9.2办结的公文需按照本单位档案管理相关规定，在每年3月底前完成上一年度所有公文的归档工作。2.9.3归档要求：（1）纸质公文需归档原件，包括来文原件、批办意见、办理结果、相关附件等，装订整齐，目录清晰，符合档案管理规范；（2）电子公文需归档电子原件及办理过程中的所有电子痕迹，包括拟办意见、批办记录、办理回复、操作日志等，存储格式为PDF/A格式，备份至专用档案服务器，确保不可篡改；（3）涉密公文归档需按照保密档案管理规定，存入保密档案库，由保密专员专人管理，建立涉密档案台账。2.9.4上级单位要求清退的公文，办公室需在规定时限内完成清退工作，做好清退登记，留存清退凭证，任何部门和个人不得私自留存应清退的公文。3发文办理流程3.1发文范围与形式3.1.1发文范围包括：（1）向上级单位、监管部门报送的请示、报告、汇报材料、专项申请等；（2）向下属单位、各部门下发的通知、决定、制度、批复、通报等；（3）向兄弟单位、合作单位发出的函件、商洽函、告知函、复函等；（4）其他以本单位名义制发的正式公文。3.1.2发文形式包括正式红头文件、单位便函、电子公文三类：（1）正式红头文件用于涉及重大事项、制度规定、向上级报送的重要公文，按照《党政机关公文格式》标准制发；（2）单位便函用于一般性业务商洽、常规性事项告知，由办公室统一编号，加盖单位公章或业务专用章；（3）电子公文与纸质公文具有同等法律效力，可通过内部系统、官方指定渠道发送。3.1.3部门之间商洽一般性事务、告知常规性事项的，可使用部门便函，由部门负责人签发，报办公室统一编号登记，无需单位领导签发；但涉及资金、人事、制度、对外承诺等重要事项的，必须以单位正式发文制发，不得以部门便函代替。3.2拟稿环节3.2.1发文由牵头承办部门负责拟稿，拟稿人需具备相应的公文写作能力，熟悉相关业务和政策要求。3.2.2拟稿需符合以下要求：（1）内容合规：符合国家法律法规、上级政策要求及本单位相关制度规定，不得与上级规定相抵触；（2）文种正确：请示、报告、函、通知、批复等文种不得混用，请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项；（3）数据准确：公文中的人名、地名、时间、数字、引文等必须准确无误，引用公文应当先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明中文含义；（4）格式规范：结构层次序数清晰，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”；数字使用符合规范，公历世纪、年代、年、月、日、时刻、计数与计量等均使用阿拉伯数字，定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语等使用汉字数字；（5）表述严谨：语言简洁、逻辑清晰、文风平实，避免空话、套话，不得出现歧义、错别字、语病。3.3部门审核环节3.3.1拟稿完成后，需经部门负责人审核签字，重点审核以下内容：（1）行文必要性：是否确需发文，是否属于本部门职责范围；（2）内容准确性：数据是否真实可靠，措施是否具体可行，是否符合政策要求和本单位实际；（3）格式规范性：文种、格式、用字、标点是否符合规范；（4）意见一致性：涉及其他部门职责的，是否已征求相关部门意见并达成一致；（5）密级准确性：是否需要定密，密级标注是否准确。3.3.2涉及多个部门职责的发文，拟稿部门需主动征求相关部门意见，被征求意见部门需在3个工作日内反馈书面意见（加盖部门公章或部门负责人签字），逾期未反馈的视为同意，需承担相应责任。对意见分歧较大的，拟稿部门需牵头召开协调会，达成一致意见后方可报送。3.3.3部门审核时限：普通发文部门审核需在2个工作日内完成，紧急发文需在4小时内完成。3.4办公室核稿环节3.4.1部门审核通过后的发文稿件，连同征求意见情况、相关支撑材料、部门审核签字单一并报送办公室文秘岗核稿。3.4.2核稿重点内容包括：（1）程序合规性：行文审批程序是否符合规定，征求意见是否到位；（2）内容合规性：是否符合国家法律法规、上级政策及本单位制度规定，是否与现有制度衔接；（3）格式规范性：文种、格式、体例、用字是否符合公文管理要求，层次序数、数字用法、标点符号是否规范；（4）表述准确性：文字表述是否准确、简洁、规范，有无错别字、语病、歧义；（5）密级准确性：对应当定密的公文及时提出定密意见，密级、保密期限标注是否准确；（6）紧急程度：紧急程度标注是否合理，是否符合实际工作需要。3.4.3核稿时限：普通发文核稿需在1个工作日内完成，加急发文需在2小时内完成，特急发文需在30分钟内完成。3.4.4核稿发现问题的，需填写《退文修改通知书》，明确修改意见，退回拟稿部门修改，修改后重新报送核稿；对内容有重大调整的，需说明调整理由，与拟稿部门沟通一致后修改。对连续2次被退回修改的发文，予以通报批评。3.5签发环节3.5.1核稿通过后的发文，按照签发权限报送相关领导签发，未经签发的公文不得印制、用印、分发。3.5.2签发权限划分：（1）以本单位名义制发的上行文（请示、报告等）、涉及重大决策、重要制度、人事任免、单笔金额10万元及以上资金安排的下行文和平行文，由单位主要领导签发；（2）属于分管领导职责范围内的常规性业务发文、一般性通知，由分管领导签发；（3）办公室职权范围内的发文（如内部事务通知、公文流转通报等），由办公室主任签发；（4）领导班子集体研究决定的事项发文，可由主要领导授权分管领导签发，需在正文或附注中注明“经XXXX年第X次领导班子会议研究同意”。3.5.3签发时限：特急发文需在30分钟内完成签发，加急发文需在1小时内完成签发，普通发文需在2个工作日内完成签发。领导外出的，由其授权的代签人签发，或通过电子签章系统远程签发。3.5.4签发要求：签发人需签署明确意见、姓名、完整日期，不得仅圈阅，圈阅或者签名的视为同意。签发人对签发的公文内容负总责。3.6缮印环节3.6.1经签发的公文，由办公室文印岗负责印制，涉密公文由指定保密印制点印制，严禁在非保密场所印制涉密公文。3.6.2印制要求：（1）严格按照签发的定稿印制，不得擅自修改内容，确需修改的需报签发人批准；（2）排版格式符合GB/T9704-2012标准，纸张规格为A4型纸，左侧装订，不掉页、不倒页、无重影；（3）印制份数与签发份数一致，多余的废页、错印页需当场销毁，不得私自留存；（4）涉密公文印制过程中产生的废页、残页，需由2名工作人员共同销毁，做好销毁记录。3.6.3印制时限：特急公文需在1小时内印制完成，加急公文需在3小时内印制完成，普通公文需在1个工作日内印制完成。3.7用印环节3.7.1公文印制完成后，需加盖单位公章或发文专用章方为有效，电子公文需加盖符合《电子签名法》规定的电子签章。3.7.2用印要求：（1）凭领导签发的定稿用印，无签发记录、未经核稿的公文不得用印；（2）用印位置符合规范，印章加盖在成文日期中间，上不压正文，下压成文日期，印迹清晰、端正；（3）用印份数与签发份数一致，多余的空白页、错印页需及时销毁，不得私自留存；（4）涉密公文用印需在保密场所进行，由保密专员全程监督。3.7.3办公室需建立用印登记台账，登记用印时间、公文标题、发文字号、份数、经办人、批准人等信息，台账永久留存。3.8分发环节3.8.1用印完成的公文，由办公室文秘岗负责分发，分发范围严格按照发文要求确定，不得擅自扩大或缩小分发范围。3.8.2分发范围：（1）下行文分发至各相关部门、下属单位；（2）上行文报送至上级单位相关对口部门；（3）平行文发送至相关合作单位、业务对接单位。3.8.3分发方式：（1）纸质公文：内部分发通过各部门公文员领取，签字确认；外部发送通过机要通道、邮政EMS、专人送达等方式，留存寄送凭证（机要回执、快递单号、送达签收单等）；（2）电子公文：通过内部OA系统、上级公文系统、官方指定加密邮箱发送，系统自动记录发送时间、接收人、接收状态，发送记录留存不少于10年；（3）涉密公文必须通过机要渠道或专人送达，不得通过普通邮寄、非涉密网络、即时通讯工具发送。3.8.4分发时限：特急公文需在印制完成后30分钟内分发到位，加急公文需在1小时内分发，普通公文需在2个工作日内分发。3.9公文的撤销与废止3.9.1公文有下列情形之一的，予以撤销：（1）内容违反国家法律法规、上级政策规定的；（2）制发程序不符合规定，存在越权签发、未核稿签发等问题的；（3）内容严重失实，造成不良影响的；（4）其他应当撤销的情形。3.9.2公文的撤销由原拟稿部门或办公室提出申请，说明撤销理由，报原签发领导批准后，由办公室印发《公文撤销通知》，告知所有相关单位和部门，被撤销的公文自始无效。3.9.3公文因政策调整、任务完成、有效期届满等原因需要废止的，由相关业务部门提出废止建议，报分管领导批准后，由办公室每季度集中公布一次废止公文目录，被废止的公文自废止之日起失效。3.10发文归档3.10.1发文办理完成后，办公室文秘岗需将发文定稿、正式印制件2份、签发记录、征求意见材料、核稿修改记录等一并整理归档。3.10.2归档要求与收文归档要求一致，每年3月底前完成上一年度发文归档工作。4电子公文流转管理4.1本单位电子公文流转统一使用经安全检测的内部OA公文系统，由办公室负责系统管理，信息管理部门负责技术支持，确保系统安全、稳定、高效运行。4.2电子公文的格式、内容要求与纸质公文完全一致，具有同等法律效力，电子签章与实物印章具有同等效力。4.3系统权限管理4.3.1各部门的用户权限由办公室根据部门职责、岗位权限统一配置，实行“最小必要”原则，不得超权限配置。4.3.2人员岗位调整时，所在部门需在1个工作日内报办公室调整系统权限，人员离职时需先注销系统权限，再办理离职手续。4.3.3所有用户需使用本人账号登录系统，妥善保管账号密码，定期更换密码（至少每90天更换一次），不得转借、共用账号，因账号转借、密码泄露造成的后果由账号所有人承担。4.4电子公文流转全程留痕，系统自动记录每个环节的操作人、操作时间、操作内容、办理意见、修改痕迹，任何人不得篡改、删除系统日志，日志保存期限不少于10年，涉密电子公文日志永久保存。4.5电子公文的收文登记、拟办、批办、承办、传阅、催办、签发、用印、分发等环节均通过系统完成，各环节操作人员需在规定时限内完成操作，系统自动计时、自动提醒。4.6涉密电子公文管理4.6.1涉密电子公文不得在非涉密公文系统中流转、存储、处理，需使用涉密专用信息设备和涉密网络进行传输、处理，存储在涉密专用载体中。4.6.2涉密电子公文的流转严格遵守保密管理规定，全程双人经办，知悉范围严格控制，不得擅自复制、摘抄、转发。4.7系统运维与安全保障4.7.1信息管理部门安排专人负责公文系统的日常运维，每日检查系统运行状态，及时处理系统故障，确保系统7×24小时稳定运行，系统年可用率不低于99.9%。4.7.2实行每日增量备份、每月全量备份制度，备份数据异地存储，备份介质专人保管，数据恢复时间不超过4小时，确保数据不丢失。4.7.3每季度开展一次系统安全漏洞扫描，每年开展一次网络安全等级保护测评（不低于等保2.0三级标准），及时修复安全漏洞，确保系统数据安全。4.7.4系统升级、维护需提前24小时发布通知，避开工作日高峰时段，尽量减少对正常公文流转的影响。4.8移动办公终端使用规范4.8.1确需通过移动办公终端处理公文的，需使用单位统一配置的加密移动终端，安装安全管控软件，不得使用个人移动设备处理涉密、敏感公文。4.8.2移动终端仅可处理普通平件和加急非涉密公文，特急公文、涉密公文不得通过移动终端处理。4.8.3移动终端丢失或被盗的，需立即向办公室和信息管理部门报告，及时远程注销账号、清除终端数据，防止信息泄露。5特殊公文流转管理5.1涉密公文流转5.1.1涉密公文分为绝密、机密、秘密三个密级，严格按照“谁主管、谁负责，谁运行、谁负责”的原则管理，确保涉密信息绝对安全。5.1.2涉密公文的接收、登记、拟办、批办、传阅、承办、印制、归档、清退等所有环节均需由具备保密资质的人员负责，全程双人经办，严禁单人处理涉密公文。5.1.3涉密公文传递必须使用涉密载体，通过机要交通、机要通信或者派专人递送，不得通过普通邮政、快递、非涉密网络、即时通讯工具传递。5.1.4涉密公文的知悉范围严格按照发文单位要求确定，不得擅自扩大；确需扩大知悉范围的，需经发文单位或本单位保密委员会主任批准。5.1.5涉密公文办理完成后，需及时清退、归档，任何部门和个人不得私自留存、复制、摘抄、拍摄；确需复制的，需经密级确定单位批准，复制件按照原件密级管理。5.1.6办公室每季度开展一次涉密公文清查，核对账实是否相符，每年开展一次涉密公文专项检查，发现丢失、泄露的，立即启动保密应急预案，按照规定上报处理。5.2紧急公文流转5.2.1紧急公文分为特急、加急两个等级，由发文单位标注，本单位制发的紧急公文由拟稿部门提出申请，办公室审核，分管领导批准后标注。5.2.2紧急公文实行“优先办理、全程跟踪、限时办结”的原则，所有环节优先于普通公文办理，办公室指定专人全程跟踪督办。5.2.3办公室收文岗收到紧急公文后，需立即报告办公室主任，同步启动紧急流转程序，在10分钟内完成初步登记，直接报相关领导批办，待紧急事项处理后补录完整登记信息。5.2.4紧急公文的承办部门需安排专人负责，倒排工期、挂图作战，确保按时办结，遇重大问题或无法推进的情况，需第一时间向分管领导和办公室反馈，不得拖延隐瞒。5.2.5因特殊情况确实无法按时办结的，承办部门需提前2小时向办公室说明理由，经办公室审核、分管领导批准后可适当延期，同时由办公室负责向发文单位说明情况，争取理解。5.3信访类公文流转5.3.1信访类公文（包括群众来信、来访登记材料、上级转办的信访件、12345政务服务热线转办件等）统一由办公室信访岗接收、登记，按照“属地管理、分级负责，谁主管、谁负责”的原则转办。5.3.2信访公文登记内容包括：信访人姓名、联系方式、信访事项摘要、收到时间、转办部门、办理时限、反馈要求。5.3.3办理时限要求：（1）一般信访事项需在15日内书面告知信访人是否受理，60日内办结并书面答复信访人；（2）情况复杂的，经单位主要领导批准，可适当延长办理期限，延长期限不得超过30日，并书面告知信访人延期理由；（3）上级转办的信访件，需按照转办要求的时限办结反馈，不得超时。5.3.4信访事项办理完成后，需将办理结果、答复意见、相关支撑材料、送达凭证等一并归档，上级转办的信访件需及时向上级反馈办理结果。5.4人大代表建议、政协委员提案类公文流转5.4.1人大代表建议、政协委员提案（以下简称“建议提案”）统一由办公室接收、登记，明确主办部门、协办部门、办理时限和要求。5.4.2办理要求：（1）主办部门负责牵头办理，协办部门需在收到建议提案后5个工作日内反馈协办意见，由主办部门统一汇总形成答复意见；（2）办理过程中需主动与代表、委员沟通，充分听取意见建议，对合理的建议充分采纳，对难以解决的问题耐心做好解释说明；（3）答复内容要实事求是、明确具体，避免空话、套话，做到件件有回音、事事有着落；（4）办理时限按照上级单位要求执行，一般需在大会闭会后6个月内办结并正式答复代表、委员。5.4.3答复函需经单位主要领导签发后，正式印发给代表、委员，并抄送上级人大、政协相关部门和政府督查部门。5.4.4办理完成后，所有材料统一归档，建立建议提案办理台账，办公室每季度向领导班子汇报一次办理进展。6责任追究与监督考核6.1监督检查6.1.1办公室每月对各部门公文流转情况进行一次全面检查，检查内容包括：办理时效、办理质量、流程合规性、归档情况、保密管理等。6.1.2每季度印发《公文流转情况通报》，对各部门的办结率、按时办结率、退文率、催办次数等核心指标进行排名，在单位内部公示。6.1.3核心指标定义：（1）办结率=当期办结公文数量/当期应办结公文数量×1