茶会活动策划与管理 课件 项目八 茶会活动总结 任务一 茶会活动收尾

项目八

茶会活动总结项目八茶会活动总结任务目标※掌握茶会活动收尾工作的要点，能够将活动资料归档。※熟悉茶会活动评估的内容，对茶会活动进行评估。素质目标※学习茶会活动收尾工作，培养精益求精的职业精神。※学习茶会活动评估，培养逻辑思维能力。任务一

茶会活动收尾任务提出：茶会活动的谢幕不意味活动完全结束，对执行人员来说，还有一个更系统的工作阶段，即活动收尾工作，收尾工作包含哪些内容？活动结束后，活动资料应该如何处理？哪些资料需要留存？任务导入：用思维导图的形式将活动收尾的内容和总结复盘的工作内容展现出来，并对前期活动进行资料归档。对嘉宾来说，主持人宣布谢幕，茶会活动就算结束了，但是对工作人员来说，谢幕并不是活动的结束，只是活动执行环节的结束。因为活动执行环节结束之后，工作人员还有工作要做，即活动收尾，主要包括清场收工、总结复盘、资料归档等。一、茶会活动清场收工

茶会活动清场收工的主要对象、工作内容及责任人如表所示。茶会活动清场收工表主要对象嘉宾、客人和观众物料费用（场所费用；供应商费用，外包服务费用，外聘人员费用）工作内容责任人退场秩序司机安排短信发送接待人员后勤人员活动总指挥（工作稽核）设备撤展（设备检查）仓库清点统一保管合同依据票据留存费用签字预算复核现场物料管理人员后勤人员（协助清点）活动总指挥（工作稽核）财务人员后勤采办人员活动总指挥（工作稽核）一、茶会活动清场收工茶会活动清场收工工作中，送别客人是一项重要工作内容，活动执行方可以通过短信形式向活动重要嘉宾或观众发送温馨的互动短信，对他们的参与表示感谢，并请其对活动现场参与的感受提出宝贵意见，以便后期改进。这对加深他们对活动的好感度和提高活动的后读影响力非常有用。在清场收工工作中，关键词是"清点"与"撤离"。"清点"是指清点所有物料、人员、费用。点物料是活动现场使用的物料在活动结束时要根据物料清单进行清洗、整理，户外的茶会需要整理打包；清点人员是对活动现场的工作人员包括志愿者，统计工作内容和时长，以便核算报酬或奖励；清点费用可以等到活动现场整理好，物料统一收回后进行，主要包括场地服务费用、外聘人员费用、供应商费用、外包服务费用等，清点工作的每一项内容都不能省。"撤离"是保证所有活动相关人员、物料撤离活动现场并安全抵达返程目的地。清点和撤离工作可以根据活动特点分组执行，由小组负责人确认其人员和物料是否已经全部归位。总结是对已实施的整个活动进行综合性、概括性的回顾、评价、归档、整改的工作过程。复盘思维，则是对过去的事情进行思维演练。二、茶会活动总结复盘茶会活动概述活动的总结与复盘是茶会活动收尾中很重要的一项工作，通过总结活动找出活动成功的经验和失败的教训，通过活动复盘提高主办方活动策划和执行的水平，提高活动承办技巧。只有对过去的工作做出科学、中肯的评价，才有未来更科学、更有效的工作产生。只有经过总结复盘，才能为活动画上圆满的句号。二、茶会活动总结复盘二、茶会活动项目内容总结复盘工作主要包括以下内容：如果是对外承接的茶会，需要得到客户的认可，确认已完成的工作符合需求；移交最终的成果，如约定拍摄的视频或照片等；对外承接的茶会涉及合同终结，包括合同款按时回款；撰写活动总结报告，总结经验教训，更新员工技能；和包含利益相关方的活动项目组成员在内的关键人员一起评估活动的执行过程及最终效果，报告最后的活动绩效；完善活动档案，更新活动信息、数据库等工作。自行组织的茶会需要做的是撰写活动总结报告；总结经验教训，更新员工技能；完善活动档案，更新活动信息等。总结复盘有很多种方法，可以召开活动总结会，可以由每个小组责任人总结在活动中的积极作用和取得的成效，同时分析工作中出现的问题；也可以通过批评和相互批评对活动提出意见，进行总结分析。在总结复盘最后，应由总指挥进行点评和总结，分析优点与不足，为下一次活动积累经验。二.茶会活动总结复盘1．活动资料整理活动结束后需要对活动相关的资料进行整理及归档，为今后的活动提供借鉴，需要整理的资料包括活动全过程收集的各项有关活动的各种资料，包括文字、图片以及影音等活动资料，尤其是活动组织期间的工作记录、执行变动情况等资料。可按活动前期、活动中期、活动后期进行整理，具体内容如表所示。三、茶会活动资料归档活动阶段大型活动小型活动活动前期立项活动立项文件活动可行性分析报告策划活动策划方案活动方案（对外发布）、邀请函活动策划方案活动物料表（对外发布）、邀请函筹备活动执行方案活动物料表活动日程推进表管理制度活动执行方案活动物料表活动日程推进表活动中期执行文档：活动节目单、活动执行日进程安排表影音：现场照片、视频、音频等文档：活动节目单、活动执行日进程安排表影音：现场照片、视频、音频等活动后期总结评估活动总结活动推广资料：新闻稿、推文、影响力数据等活动总结活动推广资料：新闻稿、推文、影响力数据等2.茶会活动资料归档

活动资料格式统一

在活动资料归档时，应做到文字、格式统一规范。整齐、正规的版面，可以使资料条理清晰，不仅方便活动策划文案

对外发布或者提交上级审阅，而且之后参考、翻阅时都会轻松、方便。可以参考表格做一份资料目录，使各类资料一目了然。一.活动基本情况活动名称主办单位承办单位策划者审核人活动总控制定日期二、活动完成情况总结1.时间总结开始时间

计划完成日期实际完成日期时间差异分析茶会活动资料归档表2.活动参与总结计划参与嘉宾人数实际参与嘉宾人数参与人数总结3.成本总结计划费用实际费用成本（差异）分析4.影响力分析活动推广渠