某制药公司供应商选择条例

某制药公司供应商选择条例一、总则

(一)目的：依据《药品管理法》及相关行业规范，结合公司药品生产特性，解决供应商选择中信息不对称、标准不统一、风险管控不足等问题。规范供应商准入、评估、使用及退出管理，提升药品原料质量稳定性，保障生产连续性，降低供应链风险。

1、确保药品原料符合国家质量标准及企业内控要求；

2、建立供应商绩效评价机制，促进供应商持续改进；

3、明确各部门职责，提高供应商管理效率。

(二)适用范围：适用于公司所有药品原料、辅料、包装材料等物资的供应商选择活动，覆盖采购部、质量部、生产部及仓储部。正式员工及合作供应商均须遵守，特殊情况需总经理批准。

1、采购部负责供应商信息收集与初步筛选；

2、质量部负责供应商资质审核及产品验证；

3、生产部、仓储部参与供应商物料使用反馈。例外场景如应急采购需采购部备案。

(三)核心原则：坚持合规性、质量优先、互利共赢、动态管理原则，结合行业特性补充“风险前置、验证导向”原则。

1、所有供应商必须具备合法的生产资质及认证；

2、优先选择具有药品生产质量管理规范认证的供应商；

3、定期评估供应商绩效，不合格者按规定淘汰。

(四)层级与关联：本制度为专项管理制度，与《公司采购管理办法》《供应商绩效考核办法》等制度配套执行。冲突时以本制度为准，重大事项由总经理决策。

1、供应商选择需符合公司采购流程；

2、质量部评估结果直接影响供应商合作关系。

(五)相关概念说明：

1、药品原料：指用于生产药品的化学、生物、中药等物质；

2、供应商资质：包括营业执照、药品生产许可证、体系认证等文件。

二、组织架构与职责分工

(一)组织架构：公司设立供应商管理小组，由采购部牵头，质量部、生产部、仓储部参与，总经理担任组长，负责重大决策。各部门明确分工，形成协同机制。

1、采购部：主导供应商全流程管理，包括信息收集、评估、合同签订；

2、质量部：负责供应商资质审核、产品验证及日常监督；

3、生产部、仓储部：反馈物料使用情况，参与供应商现场审核。

(二)决策与职责：总经理负责供应商选择、重大合作及争议决策，采购部提供方案支持。采购部每月召开小组会议，讨论供应商绩效及淘汰名单。

1、供应商准入需经小组集体评审通过；

2、重大合作项目需提交总经理办公会审批。

(三)执行与职责：

采购部职责：

1、建立供应商数据库，定期更新信息；

2、制定供应商评估标准，包括质量、价格、交期、服务四项指标；

质量部职责：

1、审核供应商资质文件，每年复核一次；

2、负责供应商产品验证，不合格者禁止供货；

生产部职责：

1、记录物料使用异常，反馈至采购部；

2、参与供应商现场审核，重点检查生产环境及质量控制。

(四)监督与职责：质量部每季度抽查供应商管理执行情况，结果纳入部门绩效考核。采购部需对未按标准执行的供应商发出整改通知，逾期未改善者列入淘汰名单。

1、监督内容包括文件审核、现场检查、产品抽检；

2、监督结果与供应商合作期限挂钩。

(五)协调联动：建立供应商沟通机制，采购部每季度组织供应商会议，通报需求变化及改进要求。生产部、仓储部通过例会反馈物料问题，由采购部协调解决。

1、信息传递以邮件、会议为主，确保时效性；

2、跨部门争议由小组组长协调，重大问题报总经理。

三、供应商准入管理

(一)资质要求：供应商必须具备《药品生产质量管理规范》认证或相应行业资质，提供营业执照、生产许可证、体系认证文件，并承诺符合国家法律法规。

1、首次合作需提供完整资质证明，每年更新一次；

2、境外供应商需符合进口药品管理要求。

(二)信息收集与筛选：采购部通过行业名录、招标平台、同行推荐等渠道收集供应商信息，质量部配合核查资质真实性。筛选标准包括：

1、行业排名前20的供应商优先考虑；

2、有合作案例者优先，新供应商需提供试用样品。

(三)评估与验证：

1、采购部制定评估清单，涵盖质量、价格、交期、服务四项指标，总分100分，60分以上合格；

2、质量部对合格供应商进行产品验证，包括原料检验、稳定性测试，合格后方可供货。

(四)合同签订与入库：采购部与供应商签订供货协议，明确质量标准、交货周期、违约责任。仓储部凭合格证办理入库，生产部使用前核对批号及效期。

1、合同期限原则上不超过一年，到期前一个月续签；

2、首次供货需提供出厂检验报告，后续每批次核对批号。

(五)简易过渡期安排：新供应商首季度提供3批样品，每批间隔1个月，质量部每批出具检验报告，连续2批合格后方可正式合作。

四、供应商绩效评价

(一)管理目标与核心指标：建立供应商年度绩效评价体系，设定质量合格率、交付准时率、价格变动率、服务满意度四项核心指标，采用百分制评分，60分以上为合格供应商。

1、质量合格率：考核连续6个月供货批次检验合格率，低于95%者预警；

2、交付准时率：考核连续3个月供货准时率，低于90%者预警。

(二)专业标准与规范：制定供应商评价细则，明确各指标评分标准及权重，高风险指标包括：

1、原料生物检定不合格，直接判定为不合格；

2、因供应商原因导致生产停线，取消当年评优资格。

(三)管理方法与工具：采用“关键指标监控+年度综合评价”双段式管理，采购部每月统计指标数据，质量部每年组织现场审核。

1、指标数据通过ERP系统自动生成；

2、现场审核重点检查生产记录与质量控制文件。

五、供应商关系管理

(一)主流程设计：供应商关系管理流程包括“日常沟通-定期评估-动态调整”三阶段，明确各环节责任主体及操作标准。

1、日常沟通：采购部每月与供应商确认下月需求，质量部每季度反馈物料使用情况；

2、定期评估：采购部牵头，质量部、生产部参与，每年4月完成绩效评价。

(二)子流程说明：针对特殊物料建立专项管理流程，如：

1、关键原料需签订保密协议，采购部每半年审核一次；

2、进口原料需额外提供海关查验报告，仓储部核对后归档。

(三)流程关键控制点：设立三个核心控制点，并对应防控措施：

1、供应商资质变更：采购部发现变更需立即通知质量部复核，逾期未复者暂停供货；

2、产品异常反馈：生产部发现异常需24小时内通知采购部，采购部48小时内确认处理方案；

3、年度评价结果：采购部组织会议，供应商需提供改进计划，质量部跟踪落实。

(四)流程优化机制：建立简易优化机制，每年6月评估流程执行效果，采购部提出改进建议，部门负责人审批。

1、优化建议需经小组讨论，重大变更需总经理批准；

2、优化效果通过指标数据对比验证。

六、供应商动态管理

(一)权限设计：采购部负责供应商信息管理权限，质量部负责资质审核权限，生产部、仓储部为反馈权限，权限调整需部门负责人审批。

1、采购部可查看所有供应商数据；

2、质量部仅可查看资质审核记录。

(二)审批权限标准：供应商准入需采购部、质量部联合审批，重大合作项目需总经理批准，审批时限原则上不超过5个工作日。

1、常规准入审批流程为：采购部提交资料→质量部审核→采购部决策；

2、特殊审批需书面说明紧急原因，加急流程审批时限不超过3个工作日。

(三)授权与代理：采购部授权仓储部处理日常对账事务，授权期限不超过1年，代理权限仅限单次交易，代理单需采购部备案。

1、授权需明确代理范围，如仅限对账权限；

2、代理单需附采购部签字确认。

(四)异常审批流程：紧急订单需采购部加急审批，重大质量问题需质量部出具报告，总经理最终决策。

1、加急订单需提供生产需求说明；

2、异常审批需留存书面记录。

七、供应商淘汰管理

(一)执行要求与标准：供应商淘汰需符合“预警→整改→再评估”三步法，明确淘汰触发条件及操作标准。

1、预警条件：连续两次绩效评价低于60分；

2、整改要求：不合格供应商需60日内提交改进方案，采购部、质量部联合验收。

(二)监督机制设计：建立“季度抽查+年度专项”双重监督，采购部每月抽查20%供应商沟通记录，质量部每年组织现场审核。

1、抽查内容包括供货记录、资质文件、整改落实情况；

2、专项审核需覆盖所有不合格供应商。

(三)检查与审计：检查内容包括资质合规性、产品合格率、交期稳定性，检查结果形成书面报告，明确淘汰供应商名单及后续处理方案。

1、报告需包含数据对比、风险分析；

2、淘汰供应商需完成库存清退或封存。

(四)执行情况报告：采购部每季度提交供应商管理报告，含淘汰供应商数量、原因分析、改进建议，总经理审批后存档。

1、报告需附核心数据图表；

2、改进建议需明确责任部门及完成时限。

八、考核与改进管理

(一)绩效考核指标：针对供应商管理设定年度考核指标，包括质量合格率（权重40%）、交付准时率（权重30%）、价格变动率（权重20%）、服务满意度（权重10%），采用百分制评分，70分以上为优秀。

1、质量合格率：考核连续12个月供货批次检验合格率，低于98%者预警；

2、服务满意度：通过采购部、生产部匿名评分，低于80分者预警。

(二)评估周期与方法：每年3月进行上年度绩效评估，采用“数据统计+现场审核”双段式方法。

1、数据统计由采购部通过ERP系统完成；

2、现场审核由质量部牵头，随机抽查10%供应商。

(三)问题整改机制：建立“发现-整改-复核-销号”闭环，一般问题整改期限30天，重大问题60天，由采购部跟踪落实。

1、整改方案需包含具体措施、责任人和完成时限；

2、复核不合格者需重新整改，并追究供应商违约责任。

(四)持续改进流程：每年10月评估制度执行效果，采购部提出改进建议，总经理审批后实施。

1、改进建议需经小组讨论，重大变更需总经理批准；

2、改进效果通过指标数据对比验证。

九、奖惩管理办法

(一)奖励标准与程序：对优秀供应商给予年度评优，包括“质量标兵”“准时交付奖”等类型，奖励标准为考核得分前10%，流程为申报→采购部审核→总经理批准→公示→财务发放。

1、奖励形式包括现金奖励、优先供货权；

2、违规行为按“一般/较重/严重”分类：一般违规如资料过期，较重违规如交期延误，严重违规如产品不合格。

(二)处罚标准与程序：对应违规行为设定分级处罚，一般违规罚款1000元，较重违规取消下年度评优，严重违规终止合作，流程为采购部调查→质量部取证→告知→总经理审批→执行。

1、处罚金额上限不超过5万元；

2、员工有权陈述申辩，公司需在5个工作日内作出处理决定。

(三)申诉与复议：员工对处罚不服可向人力资源部申诉，提交书面申请，人力资源部3个工作日内受理，7个工作日内复议完毕。

1、申诉需附相关证据；

2、复议结果需书面通知申诉人。

十、附则

(一)制度解释权：本制度由采购部负责解释。

1、涉及专业问题由质量部协助解释；

2、解释结果需存档备查。

(二)相关索引：

1、《药