社区传染病排查台账归档细则

社区传染病排查台账归档细则一、总则1.1编制目的与依据社区传染病排查台账是疾病预防控制体系的最基础记录单元，其归档质量直接决定流调溯源速度与密接判定准确率——一份字段缺失的排查表可能使一条传播链追溯延误24~48小时。为规范台账的记录、复核、移交与归档全流程，依据《中华人民共和国传染病防治法》《突发公共卫生事件应急条例》《中华人民共和国档案法》及《社区传染病疫情报告和排查工作规范》（地方卫生健康行政部门现行版本）制定本细则。1.2适用范围适用于本街道（乡镇）所辖各社区居民委员会、网格工作站、社区卫生服务中心（站）在传染病排查工作中形成的全部纸质与电子台账，包括：•日常排查登记表（发热、腹泻、皮疹等症状监测）•重点人员随访记录（密接、次密接、入境人员、重点行业从业人员）•核酸检测/抗原筛查结果登记•排查异常情况报告及处置记录•消毒、转运等配套处置记录1.3基本原则1.谁排查、谁登记、谁签字：排查执行人即记录责任人，禁止代签、补签他人姓名；确需他人代录的，须在备注栏注明代录人及代录时间。2.当日记当日、当日结当日：排查信息当日录入或登记，异常信息当日上报，正常信息48小时内完成归档前整理。3.纸电一致：纸质件与电子台账内容不一致时，以纸质件（含手写签名）为准，电子端在发现后4小时内更正并留存修改日志。二、台账记录标准2.1必填字段排查台账每条记录必须包含以下12项字段，缺任一项即为不合格记录：序号字段填写要求常见错误1排查日期年月日完整填写，不得只写"3/5"日期缺年份2排查时段精确到分钟区间，如14:20—14:45只写"下午"3排查方式电话/入户/卡口/自查申报/系统推送，五选一填"其他"无说明4排查对象姓名与身份证一致；不愿提供者记"某某（拒提供）"并注明原因用昵称、简称5联系方式至少一个可接通号码，当场试拨验证停机号码未备注6住址精确到楼栋单元房号只写到小区7症状/暴露情况有则写明症状名称+起始日期；无则写"无"（禁空项）留白8排查结果正常/异常/无法联系三选一主观描述"还行"9处置情况正常勾"无处置"；异常写明转介去向与时间只写"已处理"10排查人签名手写签名或系统实名电子签工号代替11复核人签名网格长或站长当日复核签字漏签12专属编号格式：社区代码-日期-流水号，如SC03-20250315-0127无编号混放2.2异常记录的附加要求排查结果为"异常"的记录，除12项基础字段外，必须追加：1.症状起始与就诊情况的完整描述（就诊医院名称、时间）；2.转介/上报的具体时间节点：发现异常后30分钟内电话报告社区卫生服务中心值班医生，2小时内完成书面（含电子）报告单填报；3.后续闭环记录：该人员72小时内的复追结果（转诊结果、症状转归），复追信息登记在同一编号下续页，不得另开新记录，保证一条传播链一个编号可追溯。2.3无法联系人员的处理•当日电话联系3次（间隔不少于1小时，覆盖上午、下午、晚间各时段）仍无法接通的，标记"无法联系"，注明各次拨打时间；•次日必须转为入户排查；入户无人应答的，张贴告知单并拍照留存；•连续3日无法联系且为应排查重点对象的，当日上报街道疫情防控专班，由专班协调物业、辖区派出所协助查找，严禁以"电话联系不上"直接关闭记录。三、归档流程与时限3.1归档时限分级记录类型整理时限移交时限保管期限日常排查正常记录当日每周五集中移交社区档案柜2年异常记录及处置闭环材料闭环完成后24小时内闭环后3个工作日内移交不少于10年（重大疫情相关永久保存）密接/次密接随访记录每次随访当日随访结束后48小时内移交不少于10年汇总报表、周报月报报送后3个工作日内随下一周期报表一并移交5年保管期限依据《中华人民共和国档案法》及卫健部门对疫情防制档案的要求设定；涉及重大传染病疫情（按国家公告认定的甲类及按甲类管理的乙类传染病）的台账转为永久保存，销毁审批权在区级疾控机构，社区无权自行销毁。3.2归档操作步骤1.核对（排查执行人）：周五17:00前自查本周记录，对照12项字段清单逐条核对，缺项当场补齐——补记内容须在备注栏注明"补记于X月X日"及补记原因。2.复核（网格长）：收到移交件后2个工作日内抽验不少于20%的记录，异常记录100%复核；核对方式为电子台账与纸质件逐字段比对。3.编号装订（档案管理员）：按编号顺序排列，每周一册，加装封面（封面样式见附表2），左侧装订，禁用订书钉（保存期内锈蚀损毁纸张）。4.登记上架：录入《台账归档登记簿》（附表3），登记册号、起止编号、页数、移交人、接收人双签字后入柜。5.电子备份：每周五归档完成后，由档案管理员将电子台账导出为只读PDF存入专用文件夹，命名格式归档_社区代码_年月日_册号，同时在移动硬盘做第二份备份，硬盘与纸质柜分处存放。3.3移交与销毁•保管期满2年的日常正常记录，由社区提出销毁申请，经街道审核、区疾控备案后统一监督销毁，销毁清册永久留存；•异常记录、密接随访记录及重大疫情材料严禁自行销毁——销毁后一旦发生追溯诉求（法律诉讼、流调回溯、审计核查），社区将承担记录灭失的全部举证不能责任；期满后移交街道综合档案室代管；•社区档案管理员岗位变动时，必须办理书面交接：逐册清点、双方签字，交接清单报街道备案。四、查阅、借阅与信息安全4.1分级查阅权限级别可查阅内容权限人一级匿名化汇总数据街道工作人员（工作需要）二级正常排查记录网格长、社区疫情防控专干三级异常记录、密接信息社区书记/主任、社区卫生服务中心指定人员、疾控流调人员（持介绍信或系统工单）4.2借阅规则1.二级以上信息借阅须填写借阅登记单，注明用途、归还日期（原则上不超过3个工作日）；2.疾控机构调阅须出示工作函或流调任务工单号，社区留存复印件；3.严禁拍照外传密接人员姓名、住址、电话等个人信息——个人信息通过微信群、朋友圈扩散后无法撤回，将导致当事人遭受骚扰歧视，且社区及相关责任人依《中华人民共和国个人信息保护法》承担法律责任；确需向第三方提供时，只提供排查结论（如"该户已完成排查，结果正常"），不提供个人明细；4.电子台账存放电脑必须设置开机密码与文件密码，禁止存入个人网盘、私人邮箱。五、质量检查与问题处置5.1三级检查机制检查层级频次检查人内容抽样比例日查每日网格长当日记录字段完整性100%异常记录周查每周五社区专干纸电一致性、编号连续性不少于20%月查每月5日前街道专班全流程合规、时限达标率不少于2个社区全量检查5.2质量缺陷分级与处置•一般缺陷（单条记录缺非关键字段、签名漏签）：3个工作日内补正，月度累计超过5条的，责任人在周例会作情况说明并重新培训；•严重缺陷（异常记录缺闭环材料、时限超期48小时以上、编号断档）：立即启动补录与情况报告，2个工作日内向街道专班书面说明原因，责任网格当月绩效考核扣分；•重大缺陷（台账灭失、信息外泄、伪造记录）：当日上报街道及区疾控；信息外泄的同步报区网信与公安部门；伪造排查记录的，依《中华人民共和国传染病防治法》追究责任人员法律与行政责任。5.3持续改进（PDCA）每月质量检查结果形成《台账质量月报》，内容包括：各社区合格率、缺陷类型分布、整改情况复查结论；街道专班每季度根据缺陷分布修订一次字段清单或培训重点，修订版下发后组织1次专项培训并签到留痕。六、保障措施6.1岗位与培训•各社区明确1名专干为台账第一责任人、1名档案管理员（可兼任），名单报街道备案，人员变动3个工作日内完成变更备案；•新任人员上岗前必须完成2学时台账规范培训+1次带教实操（独立完成5条记录并通过复核方可上岗）；•全体排查人员每年复训不少于1次，培训记录纳入归档。6.2硬件与物资每社区配置：专用档案柜1组（带锁、防潮剂每月更换）、专用电脑1台（不入公网域、安装杀毒软件并每周更新病毒库）、移动备份硬盘1只、排查登记表及封面纸库存不少于1个月用量，每月末清点一次。七、附表1：排查台账记录样表编号排查日期/时段方式姓名联系电话住址症状/暴露结果处置排查人复核人备注SC03-20250315-01272025-03-1514:20—14:45入户张某某138******X小区3栋2单元501无正常无处置签名签名SC03-20250315-01282025-03-1515:10—15:30电话李某某139******X小区3栋2单元502发热（3月14日起），已赴X医院就诊异常15:40电话报社区卫生服务中心；2小时内交书面报告签名签名续页：3月18日复追，症状消退，闭环八、附表2：归档册封面样式项目填写内容社区名称册号起止编号起止日期总页数整理人/日期复核人/日期接收档案员/日期九、附表3：台账归档登记簿（样表）册号社区起止编号页数移交人接收人移交日期存放位置