岗位履职与保密承诺书V1.3

岗位履职与保密承诺书摘要本文对岗位履职与保密承诺书涉及的离岗时事项收尾与资料销号的目的、岗位事项完成动作的条款写法、联系方式变更未通知的提示、异常报告超时的提示、权限授予与回收登记栏的设置等事项作出规定，明确了相应的适用范围、职责分工、处理要求与记录口径。关键词：台账；内部讲师；课件目次一、目的二、管理要求三、风险提示四、记录与表单一、目的（一）离岗时事项收尾与资料销号的目的一、本人在离岗离职时出具本承诺，是为了把岗位事项的收尾动作与受控资料的交回销号放在同一份文书里确认，避免只办交接不办销号。二、承诺写明本人交回的资料由四人共同清点复核，交回动作在离岗手续办结后五个工作日内完成，清点结果与本人持有的清单逐项对应。三、写明销号的目的是让本人名下的资料与权限台账归零，销号完成后本人不再以原岗位名义调取资料，遗留事项以书面形式移交接收人。（二）内部讲师承担授课任务时出具承诺书的目的一、内部讲师在承担课程讲授任务之前，须向培训归口岗出具岗位履职与保密承诺书，把备课、授课、课件保管、学员资料使用和课后交回写成个人条款。二、出具的目的是使课程资料在授课前有明确的责任人，使讲师对未公开课程内容的处理方式有事先约定，不以口头说明代替。三、承诺内容写明课件更新的报送时点、学员资料的归还要求和不外传的处理路径，不写授课效果方面的表述。四、承担新课程讲授任务的，另行出具对应承诺书。（三）承诺事项变更备注与重签的目的一、本人对承诺事项的变化作书面备注并重新签署，是为了让文本记载与本人实际承担的岗位事项保持一致，避免沿用旧文本应对新情况。二、承诺写明本人在岗位职责、接触范围或保管方式发生变化后三个工作日内告知归口管理部门，变更条目按每半年一次集中核对并换发新文本。三、备注与重签的目的是留下可对照的版本记录，本人在新文本签署前仍按原文本履行，旧文本由归口管理部门收回并注明作废。（四）上岗前确认本人可完成动作的目的一、本人在新入职上岗前签署承诺，是为了确认哪些岗位动作已经能够独立完成、哪些仍需在带教人陪同下完成，避免上岗后职责边界含糊。二、承诺写明本人可独立完成的动作条目，本人签署的承诺适用期间为二十四个月，本人持有副本三份用于日常对照。三、确认的目的是让上岗安排与本人实际能力对应，本人对尚不能独立完成的动作不单独操作，并在具备条件后申请更新条目。（五）履行情况检查对照有据可依的目的一、本人把履行情况的检查对照方式写入承诺，是为了让承诺不止于签署动作，而能在后续时点被逐项验证。二、承诺写明本人按每年一次对照承诺条目自查，自查覆盖岗位事项完成情况与受控资料保管状态，自查结果以书面形式提交用人部门。三、写明对照方式的目的是让检查有固定条目与口径，本人对自查中发现的不一致项当场记录并提出纠正动作，纠正情况在下一次对照时一并说明。（六）临时代理岗位职责人员出具承诺书的目的一、由他人临时代理履行某一岗位职责的人员，在接受代理安排之前须向用人部门出具岗位履职与保密承诺书，把代理期间的职责事项、交接节点和报告对象逐条写明。二、出具的目的是使代理期间的职责边界和起止时间有书面依据，在代理结束或者岗位恢复时便于核对交接内容。三、承诺内容区分本人代理期间应当履行的职责与不在代理范围的事项，遇到范围外事项先报告后处置，不自行决定。四、代理安排变化时按变化后的职责重新出具承诺书。（七）岗位事项完成动作写入承诺的目的一、本人出具本承诺，是为了把岗位事项逐项落到可以核对的完成动作上，避免只写职责名称而无从判断是否做完。二、承诺中写明每项动作的交付物与提交对象，本人接到岗位任务后在十个工作日内完成属于本人职责范围的部分，并把完成情况记入岗位事项清单。三、写明动作的目的是让用人部门能够按同一份清单对照检查，本人对已签认的条目承担继续跟进义务，未签认的条目不视为完成。二、管理要求（一）岗位事项完成动作的条款写法一、承诺条款须把岗位事项拆成可以核对的完成动作，逐项写明动作名称、交付物与提交对象，不采用负责相关工作一类无法核查的表述。二、条款写明本人自任务下达时起在十个工作日内完成职责范围内的动作，跨岗位配合的事项写明本人承担的接口动作与配合方式。三、条款同时写明完成动作的确认方式，由接收人在岗位事项清单上签认，未签认的条目本人继续跟进并在下一次报告时说明进展。（二）签署方式与承诺生效的要件一、承诺书采用本人签署与部门见证相结合的方式，签署栏包含承诺人签名、签署日期、归口管理部门盖章或者签字与见证人栏，各栏须填写完整。二、承诺书一式两份，承诺人与归口管理部门各执一份，份数与编号在末页写明，编号按年度顺序编排。三、签署日期与生效日期不一致的以签署日期为准，未完成签署的文本不产生效力。四、见证人由承诺人所在部门指定，签署过程不得代签、不得事后补签。（三）履行自查与履行情况报告条款一、承诺条款须写明本人对履行情况的自查与报告安排，自查条目与承诺条目一一对应，不另设与承诺无关的检查内容。二、条款写明本人按每季度一次向用人部门提交履行情况报告，报告写明已完成动作、未完成事项与下一步安排，自查结果在报告中逐项列明。三、条款同时写明报告的处理方式，用人部门提出核对意见的本人逐项答复，需要纠正的事项写明纠正动作与完成时点，纠正结果记入下一次报告。（四）义务载体交回与处置的时限要求一、承诺条款须写明义务性载体的交回范围、交回时点与接收人，交回时点与岗位变动、合同到期或者项目结束的节点对应，不使用笼统说法。二、交回采用逐项清点方式，清点结果由交回人与接收人共同签字确认，清点不通过时当场记录缺失项并按约定路径报告。三、条款写明经批准销毁的处理方式与见证要求，未经批准的不得自行处置。四、交回与清点完成的确认记录作为承诺事项履行完毕的凭证留存。（五）承诺有效期与到期重签条款一、承诺条款须写明本承诺的适用期间与到期后的处理方式，承诺有效期为二十四个月，起算时点以签署栏记载的本人签署日期为准。二、条款写明本人在有效期届满前配合归口管理部门核对承诺条目，条目无变化的办理续签，条目有变化的先作变更备注再重新签署。三、条款同时写明有效期内的履行义务不因文本换发而中断，本人在新文本签署前继续按原文本履行，换发记录与旧文本一并留存备查。（六）受控信息查询登记与授权要求一、承诺条款须写明受控信息查询登记的义务，查询申请、审批与结果均须登记，登记内容包含查询人、查询事由、时间范围与调阅范围。二、条款写明未经审批的查询不予受理，承诺人不得以口头请托替代审批流程，也不得把查询结果转交他人使用。三、登记台账由归口管理部门统一维护，查询记录的保存期限与档案管理规定保持一致，期限到期后的处理按档案管理规定办理。四、条款写明拒绝违规查询并报告的义务与报告路径。（七）岗位变动后承诺终止与移交要求一、承诺条款须写明承诺的终止情形，包括岗位变动、合同到期、离职与任务结束，终止以后不再产生新的履职动作义务。二、终止前须完成的移交事项逐项列出，包括在办事项、资料载体、未结记录与需要说明的异常情况，移交采用清单方式并由接收人签收。三、终止后仍然有效的事项另行列出，主要是已接触受控信息的查询登记与交回确认义务，保留至对应事项办结。四、终止与移交的确认情况记入交接记录。三、风险提示（一）联系方式变更未通知的提示一、本人提示，联系方式发生变化后未在三个工作日内书面通知用人部门，岗位事项通知与核对意见可能送达到本人已经不再使用的渠道，本人因此错过办理节点。二、送达不畅还会使报告回执与考核反馈滞留在原渠道，本人名下记录显示未答复，实际是通知未到达，事后需要额外说明。三、本人在变更发生时同步更新本人持有的联络登记，更新后请用人部门试发通知确认渠道可用，并保留更新记录备查。（二）交回逾期导致账实不符的提示一、本人提示，受控资料未在离岗手续办结后五个工作日内交回，本人名下台账与实物会出现不一致，后续清点需要回溯去向，交回凭证也难以对应到具体条目。二、逾期交回还可能使资料在无人保管的状态下流转，载体清单记载的存放位置与实际位置不符，本人对这段期间的保管状态无法作出说明。三、本人在手续办理时同步安排交回，交回前逐项核对清单，确有缺项的当场书面注明并约定补齐时点。（三）载体未按约定交回的风险提示一、承诺条款涉及的资料交回义务在检查环节以清点结果核对，发现载体未按约定交回的，由归口管理部门当场登记缺失项并要求限期补交。二、未交回载体由承诺人说明用途与去向，说明后按约定方式处置，处置结果记入清点记录。三、资料仍由本人保管期间发生遗失或者非授权使用的，按承诺条款中的报告路径先行报告，再由归口管理部门组织核对。四、提示只写责任与处理路径，不写处理结果与责任比例。（四）承诺有效期届满未重签的提示一、本人提示，本承诺届满时点按二十四个月推算，届满后未办理续签或重新签署，本人履行义务的依据会出现空档，用人部门对照检查时缺少现行文本。二、文本空档期间本人的岗位事项与接触范围可能已经变化，沿用旧文本记载的条目与实际做法不一致，事后追溯需要另行举证。三、本人在届满前主动提请核对条目，条目变化的先作变更备注，续签或重签完成后取回本人持有的文本并核对签署日期。（五）临时权限到期未回收的提示一、本人提示，临时查阅权限自授予时起仅在一周内可用，届满后若未办理回收，本人名下会留存与当前岗位事项不相称的查询能力，后续核对时难以说明查询事由。二、权限未回收还可能使他人借用本人账号调取资料，查询记录记载的责任人仍是本人，本人需要就非本人操作的记录作出说明。三、本人在权限届满前主动核对账号状态，届满后停止使用并提请登记岗回收，回收结果由本人签认后记入权限登记。（六）承诺条款不可核查的风险提示一、承诺条款过多或者相互矛盾时，检查与考核环节难以逐条对照，属于条款可核查性不足的情形，须在抽查时记录并反馈归口管理部门修订。二、可核查性的判断以每条是否写明具体动作与具体时间点为准，无法指认对应动作的条款列入待修订清单。三、待修订条款在重新出具承诺书时改写，改写后重新计算条款数量并逐条编号。四、修订情况记入条款修订记录，作为下一年集中签署时的更新依据。（七）异常报告超时的提示一、本人提示，岗位事项出现异常后未在三个工作日内报告，用人部门失去先行处置的时间窗口，异常影响范围可能从单个事项扩展到相邻岗位事项。二、超时报告还会使报告内容与现场状态脱节，本人已经采取的动作无法与后续处置衔接，事后核对时难以还原时间顺序。三、本人在发现异常时先作简要书面告知，随后补充完整内容，报告留取接收回执，未收到回执时向上一级岗位补报并说明原因。四、记录与表单表单或记录填写与使用要求异常报告接收与答复栏的设置一、本人在异常报告登记表上填写报告事项，登记栏记载发现时点、涉及范围与本人已经采取的动作，本人确认报告在发现后三个工作日内提交并索取接收签认。二、答复栏记载用人部门的核对意见与答复时点，本人在两个工作日内逐项答复并把答复内容记入同一行，不另起脱离原报告的新记录。三、本人核对接收栏与答复栏时点是否衔接，事项关闭时在关闭栏注明关闭依据，本人签认后登记表随岗位事项记录留存。变更备注与重新签署记录栏一、本人在承诺事项变更登记表上填写变更事由与变更前后条目对照，备注栏记载生效时点，本人在接到变更通知后十个工作日内完成备注签认并重新签署文本。二、重新签署记录栏记载新文本的印制份数为三份，本人核对份数与编号后签认，旧文本交回栏注明作废与交回时点。三、本人核对变更条目与新文本记载是否一致，不一致的当即提请登记岗更正，更正过程在备注栏留痕并由本人确认。承诺事项变更登记表的设置一、承诺事项发生变更的，由归口管理部门填写承诺书变更登记表，登记变更事项、变更依据、生效时间、重新签署日期与旧文本作废情况。二、登记表按文书编号关联原承诺书，变更原因按职责调整、资料范围调整与归口管理部门调整三类归入，便于按类别回看变更集中出现的环节。三、变更登记与重新出具的承诺书一并留存二十四个月，编号与原编号建立对应关系。四、未完成重新签署的，登记中注明临时执行口径与预计办结时间。承诺文本份数与副本领用栏一、本人在承诺书签署页核对文本份数栏，文本按三份准备，份数栏记载与签署页骑缝编号一致，本人在领用栏签认本人持有的份数。二、副本领用栏记载领用时点与本人领用的副本数量，副本数量为三份，副本用于本人日常对照承诺条目，内容与正本一致，本人在副本首页注明领用日期。三、本人核对份数栏与领用栏记载是否相符，文本换发时交回原持有份数并重新签认，交回与领用记录在同一栏内衔接记载。承诺书份数与归档要求一、承诺书签署后一式两份，承诺人与归口管理部门各执一份，两份的签署栏内容与编号一致，末页写明份数。二、归口管理部门留存的文本按年度与部门分类归档，与承诺事项的变更记录、作废记录一并保存，保存期限按档案管理规定执行。三、承诺人所持一份在承诺事项终止时按交回要求处理，是否交回由归口管理部门在交接记录中写明。四、份数在签署栏之外不作口头补充说明，以末页记载为准。报告事项接收登记的设置一、承诺人按条款作出的阶段报告与异常报告，由归口管理部门在报告事项接收登记中登记，登记项包括报告人、报告时间、报告事项类别、涉及环节、受理人与处理意见。二、登记以收到的书面或者补充书面说明为依据，口头报告先登记