《公证案卷规范》关键条款解读

公证业务内部培训公证案卷整理规范关键条款解读关键条款·实操要点·注意事项汇报时间：2026公证案卷整理规范培训课程导览全课四大板块01制度框架与立卷原则明确依据与核心原则02材料排列与编目装订掌握排列顺序与装订规范03保管期限与档案利用区分期限并规范利用04管理职责与质量评查落实职责与评查闭环公证案卷整理规范·课程导览02/30制度框架与立卷原则依据明确，原则先行01制度背景新办法出台：制度依据全面更新上位法依据《公证法》《档案法》《档案法实施条例》《公证程序规则》共同构成制度根基。新办法落地2025年5月21日

印发

2025年6月20日

起施行司法部、国家档案局印发司发〔2025〕1号文件。首次修订1988年3月18日，原办法以（88）司发公字第062号文发布，此次为首次修订；配套《公证文书立卷归档办法》同期存在。实操提醒立卷前先核对本处执行文本是否已更新至2025年新版，避免沿用旧版保管期限与利用规则。公证案卷整理规范·关键条款解读04/30条文解读公证档案的定义与性质公证档案是公证机构在公证活动中直接形成的、具有保存价值的历史记录。载体涵盖文字、图表、数据、图像、音频、视频等。两个归档判断维度直接形成公证活动过程中产生，非事后补制具有保存价值非所有过程文件一律入卷双重属性公证执业监督与质量管理的主要依据国家档案的重要组成部分新型载体：音频、视频、图像已明确纳入档案范围，为卷宗整理的范围判断提供直接依据。公证案卷整理规范·关键条款解读05/30条文解读一证一卷、一卷一号原则核心原则一个公证事项独立成卷，每卷唯一编号三条红线严禁触碰不得多证混卷不同公证事项的材料不得合并装入同一卷不得一号多卷同一编号不得重复用于两卷及以上案卷卷号与公证书编号必须对应可查凭编号即可双向追溯、核验对应关系实操要求01办结后按公证事项逐项清点材料02封面、卷内目录、档案登记簿编号保持一致03同时办理多项公证：分别立卷、分别编号04仅符合合并条件时方可合并处理公证案卷整理规范·关键条款解读06/30条文解读合并立卷的例外情形「同一目的」是合并立卷的唯一判断标准。不同目的、无内在关联分别立卷同一笔不动产交易下的委托、声明、合同可合并一卷受理时预判是否属于同一目的合并卷内须用卷内目录逐项列明公证书确保卷内材料清晰可查、可单独核对公证案卷整理规范·关键条款解读07/30条文解读·归档时限归档时限：三个月内完成移交两个硬节点一个月

内办结卷宗装订成册三个月

内汇总整理、分类立卷移交归档适用情形公证业务办结不予办理公证终止公证操作要点承办公证员及时整理立卷，定期移交建立个人台账，按办结日期倒排时间未出具公证书的事项同样适用三个月时限，不得拖延立卷公证案卷整理规范·关键条款解读08/30条文解读责任主体与禁止据为己有离岗前硬要求完成已办结卷宗的立卷移交，防止卷宗随人员流动积压或散失公证案卷整理规范·关键条款解读09/30第一责任人：承办公证员责任归属·亲自立卷按立卷归档要求及时整理立卷，定期向档案工作人员移交不得拒绝立卷归档，或将归档材料据为己有协助不转移责任分工边界·责任仍在承办人其他工作人员协助立卷，须在承办公证员授权范围内工作最终由承办公证员审查并签名或盖章确认，质量责任仍归承办人材料排列与编目装订顺序规范，装订严谨02条文解读正卷归档范围十二类归档材料一般应当为原件。承办人可对照以下清单逐项勾稽，做到材料齐全、不重不漏。核心文书三类主体材料三类程序记录三类收尾凭证三类公证案卷整理规范·关键条款解读11/30公证书正本公证书原本（审批稿、签发稿）公证申请表当事人身份证明当事人提供的有关证明材料申请证明的文书原件或底稿（遗嘱、合同、委托书等）告知书询问笔录审查核实取得的证明材料公证书领取回执发送记录公证费收费凭证、减免申请与审批意见其他需要归档的文书材料条文解读卷内排列顺序：前半段排列顺序统一，逐项依次放置：1卷宗封面2卷内目录3公证书正文4公证书签发稿5公证书译文6公证申请表7当事人的身份证明8当事人提供的有关证明材料9当事人申请证明的文书材料原件目录与实物须完全对应卷内目录须与实物排列顺序完全对应，否则评查认定为排列不规范。译文单独放置并标注公证书译文有涉外情形时，须单独放置并标注。顺序统一，查阅才有一致性公证案卷整理规范·关键条款解读12/30条文解读卷内排列顺序：后半段卷内排列顺序·后半段依次为受理通知单、告知书询问笔录审查调查取得的证明材料其他有关材料报批表送达回证收费收据或减免申请与审批意见备考表附件袋（证物袋）卷底两个固定位置送达回证、收费凭证等程序性材料排在靠后位置备考表固定置于附件袋之前备考表记载范围公证复查、公证协会投诉处理、民事诉讼结果的说明公证质量检查情况公证案卷整理规范·关键条款解读13/30条文解读终止公证案卷的排列要求终止卷≠正常卷归档时限承办公证员在决定作出后

三个月内

完成汇总整理、分类立卷、移交归档排列依据按公证活动时间先后顺序排列，不照搬正常办结卷的固定顺序末位材料终止原因记录或当事人撤回申请书面材料，排在全部文书之后实操要点终止卷同样需要完整程序痕迹，能还原公证活动全过程为后续复查、投诉处理提供依据公证案卷整理规范·关键条款解读14/30条文解读剔除与不归档材料剔除原则内容相同的文书材料一般只存一份，重份材料一律剔除。但有领导同志批示的除外。承办人操作立卷时主动剔除。确需备查的，可保留

一至三份

多余公证书，夹在已装订好的卷内。五类不归档材料以下材料不入卷，防止卷宗臃肿办理公证前的询问信件、电文、电话记录、谈话笔录及复函没有参考价值的信封其他公证处委托代查证明材料的草稿未经签发的文电草稿及历次修改草稿（定稿除外）不属于公证业务范围的人民来信公证案卷整理规范·关键条款解读15/30条文解读实物证据的留存方式实物证据不能附卷归档时，不得简单丢弃或单独存放。留存方式拍摄照片附卷记载证物名称、数量、重量、规格、特征注明保管处所、质量检查证明核心作用照片+描述以「照片+描述」建立卷内可追溯索引，卷宗不装实物仍能完整反映证据全貌。实操要点描述须具体，写明唯一识别特征与实际保管地点，便于日后调取核对。公证案卷整理规范·关键条款解读16/30条文解读卷宗封面与卷内目录填写封面填写可打印或书写；书写须用钢笔、毛笔或碳素笔证明材料、谈话笔录、往来公文须用钢笔或毛笔书写签发字体整齐清晰，保证长期保存不褪色目录填写按卷内文件排列顺序逐项填写清楚材料名称、页码与卷内实际内容逐一对应封面必填项四项信息，必须完整准确卷宗编号当事人信息案由保管期限目录即索引，索引即实物公证案卷整理规范·关键条款解读17/30条文解读档号编制结构六段依次编制01全宗号02档案门类代码03年度04保管期限05业务类别代码06案卷号填写要点保管期限与业务类别代码须准确，直接决定归档定位与鉴定销毁承办人应掌握本处档号各段含义，逐项核对稳定性要求不得随意变更档号一经编制统一编号，检索有据公证案卷整理规范·关键条款解读18/30条文解读·整理与装订封签条、归档章与密卷章盖章顺序01承办员封签条封住装订线，两边加盖承办人员名章02档案管理员验收合格后，封签条中间加盖公证处封签章03封面左上角加盖“归档”章04密卷·封面右上角加盖“密卷”章，妥善保管三层责任闭环名章

整理责任封签章

验收责任归档章

入库确认任一层缺失，即装订或验收程序不完整，质量评查退回补正。公证案卷整理规范·关键条款解读19/30条文解读正副卷的区分与保管正卷对外利用公证文书与证明材料副卷内部留存讨论意见、请示、批复两者分开装订，配套保管内部讨论、请示批复一律入副卷，不得混入正卷公证书正本不得放入副卷「

正卷对外可查，副卷对内保密

」公证案卷整理规范·关键条款解读20/30保管期限与档案利用期限清晰，利用合规03条文解读三级保管期限：新版调整期限体系整体下调原三级永久60年20年新三级永久30年10年配套变化制作《公证档案保管期限表》，以附件形式附后期限自公证档案形成之日起算立卷操作要求承办人立卷时依据期限表，在封面标注保管期限为后续鉴定销毁奠定基础公证案卷整理规范·关键条款解读22/30条文解读保管十年的事项与范围委托、声明、保证等即时性公证，保管期限一律为10年身份与状态类生存住所及居住地无犯罪记录财产权收入状况纳税状况文书与事实类票据拒绝选票不可抗力意外事件查无档案记载证书执照签名印鉴文本相符程序与代理类现场监督代书代办终止的公证事项事务这些事项证据价值随时间衰减，十年期限与使用周期基本匹配。承办人对常见委托、声明类公证，应特别注意标注十年期限，避免沿用旧版长期概念。公证案卷整理规范·关键条款解读23/30条文解读保管三十年的事项与范围30年三十年期限覆盖

17类事项此类事项多涉及人身关系或长期民事权利义务，证据价值存续时间长。赠与受赠公司章程出生死亡身份曾用名学历学位职务职称资格婚姻状况保全证据合同协议具有强制执行效力的债权文书公证书及执行证书出具法律意见书高频实务项具有强制执行效力的债权文书、保全证据

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三十年易混对照项委托、声明

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十年承办人务必在封面标注环节区分，避免错标期限。公证案卷整理规范·关键条款解读24/30条文解读永久保管的事项与范围12类事项永久保存，不可销毁01声明放弃继承权02遗嘱03认领亲子04经历05亲属关系06收养07抚养事实08指纹印鉴09继承受遗赠10公证登记11公证提存12公证保管为何永久涉及身份关系、继承权益与重要权利处分，证据价值不可替代。实操要点办结即标注永久期限于醒目位置遗嘱类卷宗同步落实密卷管理公证案卷整理规范·关键条款解读25/30条文解读保管期限告知与责任界限告知方式书面告知、办公场所公示两种方式并举。告知时点在出具公证书或办结公证时，将对应保管期限告知当事人。超期后果超过保管期限，公证机构不再承担保管责任。实操留痕在领取回执或告知书中载明保管期限，形成可查证记录，避免销毁争议。公证案卷整理规范·关键条款解读26/30密级管理密卷范围与遗嘱卷转换三类密卷涉及国家秘密的案卷涉及个人隐私的案卷当事人要求保密的档案遗嘱卷动态转换遗嘱公证事项列为密卷保管立遗嘱人死亡死亡之后转为普通卷保存管理动作建立密卷台账对符合转换条件的遗嘱卷，及时变更密级标注并履行审批手续生前保隐私，身后便利用公证案卷整理规范·关键条款解读27/30条文解读档案利用：外部的登记规则三类机关主体，手续各不相同按主体类型对应差异化登记手续司法行政机关、公证