交接与台账登记标准作业卡V1.2-100528

交接与台账登记标准作业卡摘要本文对交接与台账登记标准作业卡涉及的多岗共写记录时栏位归属的目的、高峰时段加密的秩序巡查方式、跨单元协同下的排班公示口径、纸质与电子双轨并行的记录方式、试点做法与例外适用的授权方式等事项作出规定，明确了相应的适用范围、职责分工、处理要求与记录口径。关键词：台账；归口部门；清点；巡查；班次；管理检查目次一、多岗共写记录时栏位归属的目的二、术语定义三、流程步骤四、管理要求五、检查与考核六、记录与表单一、多岗共写记录时栏位归属的目的一、本节界定多岗位共写同一份记录时栏位归属的目的。一份交接记录常被值守、物资、引导等不同岗位同时填写，若不事先划清谁写哪一栏、谁在哪一栏签认，记录会出现两处重复填写而某一处无人负责的情况。二、本作业卡以栏位归属换取责任归属：每一栏有固定填写岗位与签认岗位，跨栏事项由相邻岗位在签认时当面澄清并留注，不在他人栏内代写；本作业卡不规定栏内所涉内容的专业判断，相关内容按本机构已有口径执行。三、栏位划分随岗位结构确定，岗位合并或拆分时同步调整表式并保留历史条目的原归属，调整动线按记录与表单部分办理。二、术语定义（一）物资与器械登记常见问答一、问：数量与台账不符但当天已找回，还要上报吗。答：要。差异按上报时限报告并回溯记录，结果消除不免除过程登记，免除须归口部门书面确认并在台账续登依据。二、问：封存的件要不要参加日常发放交接。答：不参加。封存期只核对状态标识是否在位，标识缺失按异常上报处理，不得自行补贴标识，启封须审批并在原记录续登。三、问：送检回执迟迟不回怎么处理。答：由登记岗逐次催办并续写时间，两次未回上报归口部门协调，协调结论记入台账，不得以口头催办结束该条记录，回执到位后才登记为已回收。（二）归档与借阅常见问答一、问：完整性检查未通过的卷宗能否先借出。答：不能。检查结论为需补正的卷宗待复验通过后方可开借，急用时由归口部门确认是否以复印件替代，原件不外借，确认结论记入借阅台账。二、问：借阅超期未还能否先注销再借。答：不能。先催还并逐次记载时间，两次未还报归口部门，注销须在归还核对后由归档管理员执行。三、问：保存年限到期的卷宗可以直接处置吗。答：不可以。由归档管理员列清册报归口部门，处置方式与经办签署在清册后续登，任何岗位不得自行处置，处置清册本身一并留存。三、流程步骤跨单元交叉检查的组织方式一、规模相当的若干单元按每月一次组织交叉检查，由甲单元岗位查乙单元记录，检查安排与轮换表由归口部门编制并在检查前公示，轮换表变动须同步通知。二、交叉检查人只查四项管理动作的到位情况，即是否按计划实施、是否逐笔登记、异常是否按口径上报、整改是否有复验记录，不查专业内容也不评技术细节。三、检查结论由被检查单元签注，拒签时检查人记明情况并附现场记载，拒签不影响结论生效；同一问题在两个单元同时出现时由归口部门统一认定口径，避免各按一套说法整改。↓高峰时段加密的秩序巡查方式一、流量集中在少数时段的区域按平峰定频、高峰加密的方式巡查，平峰按每日一次执行，高峰时段在同一路线上加做一轮，加密轮次单独标注时段与人流情况。二、高峰时段的起止由归口部门按台账汇算结果每年确认，确认依据为往年在册条目的时段分布，不以个别岗位的现场感受定档，调整结论记入管理检查台账。三、加密轮次仍由原包干岗位承担，不因此增设计划外岗位，出现现场无法同时兼顾时按增援口径请求支援，增援岗位的分工见管理要求相关规定。↓高峰时段现场引导的加做步骤一、人流集中时段在常规步骤之外加做一轮巡查，加做轮次单独编号并标注时段与人流情况，标注内容由当班岗位填写，不事后补记。二、加做轮次内以分流与通道疏通为主，登记项简化为部位、拥堵情况与是否请求增援三项，其余登记事项顺延到平峰轮次补齐。三、现场超出本岗位承载能力时按增援口径提出请求，增援岗位到场后只承担秩序维护，台账与签认责任仍由本岗位承担，撤出时间在记录两端标注。四、本时段未答复的流程性问题在当班结束前统一列入交接记录，与接班岗位当面核对后签认，不得因高峰繁忙免除登记。↓以现场逐件清点为主的交接方式一、柜位或存放点物品数量需要逐件确认的单元，交接双方提前三十分钟到岗后先现场逐件清点，清点结果当场写入交接记录，台账续登在清点完成后进行，不得先登后清。二、逐件清点以件数与状态标识为限，不核对物品内部内容，发现标识缺失或字迹不清按异常上报口径处理，本班次不得自行补贴或改写标识。三、清点与台账出现差额时，差额件单独列出并在下一班复核，复核结论未出前该件不纳入发放与流转范围，标注与复核时间在记录中续写。四、管理要求（一）高值耗材按件登记的清点方式一、高值耗材按每周一次逐件清点，每件赋一个登记号，登记号与批次、存放位置、交接责任岗位一并记入台账，交接时按件核对而非按总额核对。二、清点出现账件不符时当日冻结该件的领用，按差异口径上报并逐件追溯交接链条，追溯到哪一班次未完成签认，责任即落在该班次的交接记录上。三、本制度只登记件数与交接状态，不登记用途与使用条件，相关内容转交对应条线按其既有口径记录，转交时间在台账续写并与原条目挂接。（二）跨单元协同下的排班公示口径一、多个单元共用同一批岗位时，排班表由归口部门统一编制，公示按两档并行：对内公示在生效前两个自然周完成，对外协作单元的知悉公示再提前一档，两档时间分别登记，不以对内时间代替对外时间。二、跨单元调整须经相关单元会签，会签意见在调整记录后续登，未会签的调整不进入排班表，公示期起算日以最后一份会签时间为准。三、两档公示的内容须完全一致，出现文字差异时以张贴版本为准并在台账标注修订号，修订号沿用至该表生效期结束，供事后核对使用。（三）后勤与安全巡查的覆盖要求一、后勤与安全巡查按每周两次覆盖全部重点部位，重点部位清单由归口部门每年确认一次，清单调整须同步更新巡查路线并在台账标注启用日期。二、巡查发现的问题按可否现场处置分两类登记，可现场处置的当场处理并记处置方式与完成时间，不可现场处置的按口径上报并列入待办，待办在交接时逐条核对。三、本制度不涉及专业检测与技术评定，巡查只看通道、标识、门禁与登记状态等管理可见项，其余情形转交对应条线并登记转交时间与承接人。（四）通知记录岗的职责一、通知记录岗负责按口径发出管理通知、接收回读确认并把确认结果登记，负责在确认未按时返回时重复发送并记录时间与方式，负责把确认记录按周期移交归档。二、本岗位只负责传递与记录，不解释通知涉及的专业内容，接到询问时把问题转登记至对应条线并记录转达时间，答复不由本岗位作出。三、确认时限档位由本机构按办公距离自设并在表式中固化，超出时限的未确认记录须单独列出供周期考核使用，不得删除或补填。五、检查与考核检查项检查与考核要求防控管理检查结果的运用一、防控管理检查结果按每半年一次汇算，汇算只统计检查是否按计划实施、缺项是否在时限内补正、上报是否按时三类管理动作，不涉及任何技术内容评价。二、连续两轮出现同一未整改项的岗位列入通报，通报口径由归口部门统一，同一事项在两个单元同时出现时合并认定，不分别按两套说法整改。三、结果运用限于改进排班、检查安排与表式修订三类动作，任何岗位不得以检查结果为由自行变更登记方式或缩减必登要素。（一）纸质与电子双轨并行的记录方式一、双轨并行的单元以纸质当日登记、电子次日录入为基本顺序，两份记录以同一序号挂接，序号由纸质登记时赋予，电子录入不得另编一套号。二、两份内容出现不一致时，以纸质签认件为核对基准，电子件在当日修正并保留修改痕迹，修改时间与修改人在备注栏续写，不得直接覆盖原记录。三、双轨的记录量按周期汇总，重复录入造成的差异单独统计并作为表式修订依据，统计口径一致，留存期限按五年统一执行，两套载体不得各按一档留存。（二）时限档位定得过紧造成的执行失真一、把时限与频次档位定得过紧会带来两类失真，一是现场来不及登记而事后集中补记，二是为达标而把未完成事项提前写为已办结，两种失真都比不达标更难发现。二、档位设定应先看现有岗位数量与路线跨度，再取一个多数班次能稳定达标的档，稳定达标两季度后再考虑收紧，收紧须同步调整人力或路线，否则档位只是纸面数字。三、本文件给出的档位均为本机构自设参数，不构成对外承诺，也不作为评价专业质量的尺度，采用方按自身条件取值并在评估时复核取值是否仍然适用，不适用的按修订程序改档。六、记录与表单（一）与上位文本不一致时的从属约定一、本制度条文与上位文本对同一事项说法不一致时，以上位文本为准，本制度相应部分在下一轮修订中改齐，改齐之前相关岗位按上位文本办理并在台账注明所依口径，注明内容与办理动作同条留存。二、不一致的认定由归口部门作出，岗位不得自行判断两处说法是否冲突，判断请求一律书面转归口，转送时间与回告时间逐条登记，口头转述不作为认定依据。三、本制度未被上位文本覆盖的事项继续有效，上位文本另作规定的事项自规定生效之日起停止适用，停止适用不追溯既往已办条目，也不免除当时应留的记载。（二）试点做法与例外适用的授权方式一、个别单元需要试行不同做法时，由该单元书面提出方案，写明试行范围、期限与回退条件，经归口部门确认后生效，未经确认的试行按擅自改口径处理并列入周期通报