交接与台账登记标准作业卡V1.5

交接与台账登记标准作业卡摘要本文对交接与台账登记标准作业卡涉及的多岗共写记录时栏位归属的目的、以书面台账为主的交接方式、班次调整与顶替的审批要求、巡查与增援的时效考核、口径解释的分层归口安排等事项作出规定，明确了相应的适用范围、职责分工、处理要求与记录口径。关键词：台账；归口部门；班次；值守岗；巡查；排班表目次一、多岗共写记录时栏位归属的目的二、术语定义三、流程步骤四、管理要求五、检查与考核六、记录与表单一、多岗共写记录时栏位归属的目的一、本节界定多岗位共写同一份记录时栏位归属的目的。一份交接记录常被值守、物资、引导等不同岗位同时填写，若不事先划清谁写哪一栏、谁在哪一栏签认，记录会出现两处重复填写而某一处无人负责的情况。二、本作业卡以栏位归属换取责任归属：每一栏有固定填写岗位与签认岗位，跨栏事项由相邻岗位在签认时当面澄清并留注，不在他人栏内代写；本作业卡不规定栏内所涉内容的专业判断，相关内容按本机构已有口径执行。三、栏位划分随岗位结构确定，岗位合并或拆分时同步调整表式并保留历史条目的原归属，调整动线按记录与表单部分办理。二、术语定义（一）物资与器械登记常见问答一、问：数量与台账不符但当天已找回，还要上报吗。答：要。差异按上报时限报告并回溯记录，结果消除不免除过程登记，免除须归口部门书面确认并在台账续登依据。二、问：封存的件要不要参加日常发放交接。答：不参加。封存期只核对状态标识是否在位，标识缺失按异常上报处理，不得自行补贴标识，启封须审批并在原记录续登。三、问：送检回执迟迟不回怎么处理。答：由登记岗逐次催办并续写时间，两次未回上报归口部门协调，协调结论记入台账，不得以口头催办结束该条记录，回执到位后才登记为已回收。（二）台账登记常见问答一、问：当班忘记登记，能否在下一班补写。答：可以补记但须标注补记时间与原因，补记条目在原序号后续登，不得覆盖他人已签认的记录，补记次数纳入周期核对。二、问：纸质与电子两份记录不一致以哪份为准。答：以归口部门在表式附注中确认的那一份为核对基准，另一份作副本，不一致按异常上报口径处理，不由两岗各留各的版本。三、问：栏目不够用能否自行加栏。答：不能。栏目增删须经归口部门确认并更新版本与启用日期，旧版表格用完整册归档，不得跨版本混用。三、流程步骤以备案名单方式管理入区一、外来人员规模可控的区域改用备案名单方式，名单由接待岗位提前送交，值守岗按每班一次核对名单与实际到场情况，到场未在名单内时登记后通知接待岗位确认，确认结果续写。二、名单与现场记录分列两处，两处出现矛盾时以接待岗位送交的原件为准，原件随记录一并留存，抄送件不作核对基准。三、本方式不发凭证，因此不设凭证挂失与补发环节，进出时间的记录责任转由值守岗在核对表上逐条签注，签注缺项按异常上报口径处理。↓以书面台账为主的交接方式一、交接条目多而现场核对量小的单元，以书面台账逐条核对为主，双方提前二十分钟到岗，先在台账上连续签注，再就未办结事项作口头复述，复述不作为完成依据。二、口头复述与台账记载不一致时以台账为准，不一致项由接班人在当班开始前列明并要求交班人补记，补记与原记录并列留存。三、本方式下物品数量核对改为按日汇总一次，汇总记录与交接记录分列两栏，两栏时间不一致时以较早一次为准并在备注中标明差异原因。↓候诊区秩序巡查的组织要求一、候诊区与主要通行部位按每半天一次巡查一遍，巡查按固定路线进行，逐轮连续编号，记录内容包括人流集中部位、通道占用情况、标识缺失情况与现场处置方式。二、巡查由就诊引导岗与巡查岗按班次分工承担，两岗在同一部位重复发现的问题只由先发现一方登记，后到一方在记录上标注已知悉，不重复立项。三、现场无法即时解决的秩序问题按口径上报归口部门并记入待办事项，待办事项在交接时列入逐条核对范围，不得随班次结束而消失。↓防控管理检查的组织方式一、防控管理检查按每两周一次组织，检查对象为管理动作与登记本身，包括检查是否按计划实施、台账是否逐笔登记、异常是否按口径上报、整改是否有复验记录四项，不对技术细节作评价。二、检查由归口部门派专人实施，实施人不得检查本人填写的台账，检查记录须由被检查岗位签注知悉，拒签时由实施人记明情况并附现场记载。三、检查结果按周期汇算，连续两轮出现同一未整改项时升级列入考核通报，升级口径由归口部门统一掌握，不由被检查单元自行认定。四、管理要求（一）排班表编制与公示的时限要求一、排班表由值守岗负责人按班次结构编制，编制完成后应在生效前五个工作日公示到各岗位与相关协作单元，公示方式为岗位可见的固定张贴位置与电子台账同步发布，两种载体内容须一致。二、公示期内收到的岗位冲突由编制人协调并重新公示，重新公示仍须满足同一提前期，不得以临时通知替代公示。三、未经公示的排班表不得作为交接班核对与考核的依据；公示起始日以张贴与发布中较早的一个登记在台账上，登记人与时间须可追溯。（二）班次调整与顶替的审批要求一、班次临时对替、加开与合并由当事人提出，按值守岗负责人与科室负责人两级审定后生效，审定结果在排班表原格续登，不覆盖原记录，以便事后核对调整轨迹。二、当日临时顶替须同时确认顶替岗位已具备本单元的交接条件，未完成交接条件确认的顶替不得进入排班表，改由值守岗负责人另行安排。三、一个月内同一岗位连续调整达到三次时，由值守岗负责人汇总调整原因报归口部门，归口部门据此评估班次结构是否需修订，评估结论记入管理检查台账。（三）班次覆盖与交接前提要求一、每个班次开始时必须有已签认的交接记录在场，无上一班签认记录的，本班不得单独开始台账核对，由值守岗负责人先组织补行核对并登记补行原因。二、岗位在班次内临时离岗超过半小时的，须在台账标注离岗时段与代行岗位，代行岗位对其代行时段内的登记完整性负责，责任不回流到离岗人。三、班次覆盖情况按周期汇总，出现连续两轮以上无签认记录的情况时，作为考核事项列入通报，不以事后补签消除缺项，补签一律单独标注补签时间。（四）就诊流程引导的组织要求一、门诊区域按区域设置就诊引导岗，公布流向指引与顺序答复口径，指引内容只涉及前往哪个区域、需要什么材料、在何处登记三项，不涉及任何专业事项的顺序判断。二、涉及专业顺序的询问，引导岗登记后转交对应条线答复，转交与答复时间在台账续写，答复口径不由引导岗自行确定。三、指引标识与口头答复的口径由归口部门按季度统一核对，两者表述不一致时以标识为准并限期修订口头口径，核对结果记入管理检查台账。五、检查与考核检查项检查与考核要求巡查与增援的时效考核一、巡查与增援的时效按每季度一次汇算，统计巡查轮次完成数与应有轮次之比、增援请求到场时间与规定时限之比，两项比值只以台账标注时间计算。二、缺轮次时以值守岗负责人的说明与签注为判断依据，无说明的缺轮次直接计为未完成，说明补写超过一个周期的不计为有效说明。三、汇算结果在通报中区分常规轮次与加密轮次两类，两类不合并计算，合并计算须在通报中另行标注合并口径，供本机构确认时参考。（一）时限档位定得过紧造成的执行失真一、把时限与频次档位定得过紧会带来两类失真，一是现场来不及登记而事后集中补记，二是为达标而把未完成事项提前写为已办结，两种失真都比不达标更难发现。二、档位设定应先看现有岗位数量与路线跨度，再取一个多数班次能稳定达标的档，稳定达标两季度后再考虑收紧，收紧须同步调整人力或路线，否则档位只是纸面数字。三、本文件给出的档位均为本机构自设参数，不构成对外承诺，也不作为评价专业质量的尺度，采用方按自身条件取值并在评估时复核取值是否仍然适用，不适用的按修订程序改档。（二）出入库单据的效期栏与签认栏一、出入库单据按笔填开，效期栏只写批次标注的起止字样，不写推算说明，发放顺序按登记时间先后与批次标注确定，签认人核对时只看这两栏是否与实物相符。二、签认栏分两级，两级签署不得为同一人，缺任一级时单据退回补签，补签在原栏加注补签日期与原日期，不得擦改原栏字迹，加注行随本笔单据留存。三、单据存根联随台账装订，领用联交承接岗位，两套联次以单据编号对应，编号出现断号时由归口部门按季度查明原因并登记，查明结论回注存根。六、记录与表单表单或记录填写与使用要求值守日志的分段填写方式一、值守日志按日成页，页内以时段分段，值守岗在每个时段结束时补记该段的进出核对数、待办变化与异常提示，空白段一律写无，不得整段留白交由下一班代填。二、日志段落由本人签署，交班当日由接班人在段落末加注到岗时间，加注即视为对上一段记载无异议，异议须在加注前列明并要求交班人当场补记，补记另起一行不覆盖原行。三、日志以薄册形式全天存放于值守点，周期核对时由归口部门收取上一周期册次，收讫前不得撕页，缺页册次按记载不完整处理并追溯缺页时段。（一）口径解释的分层归口安排一、本制度各部分的口径解释归口于归口部门，解释请求先由值守岗负责人答复，答复不了的事项书面转归口部门，两级答复均在解释登记台账留一行，注明问句、答复要点与