某钢铁厂采购管理准则

某钢铁厂采购管理准则一、总则

(一)目的：依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国合同法》及相关行业标准，结合本厂生产特点，规范采购行为，防范采购风险，提升采购效率，保障生产稳定运行。解决当前采购流程不清晰、供应商管理不规范、采购成本较高等问题，实现采购工作制度化、规范化管理。

1、明确采购权限与流程，减少随意性；

2、建立供应商评价机制，优化供应链质量与成本。

(二)适用范围：适用于本厂所有部门及员工涉及的原材料、备品备件、辅料、燃料等采购活动。涵盖采购计划提报、供应商选择、合同签订、到货验收、付款等全流程。采购金额低于人民币伍仟元的，由部门负责人审批；高于人民币伍仟元的，由总经理审批。紧急采购需经总经理特批。

1、生产部负责提出采购需求，提供技术参数；

2、采购部负责执行采购程序，管理供应商。

(三)核心原则：坚持质量优先、成本控制、公开透明、互利共赢原则。

1、优先选择质量合格、价格合理的供应商；

2、重大采购项目通过比价或招标方式实施。

(四)层级与关联：本制度为专项管理制度，与《财务报销制度》《合同管理制度》等关联。采购活动涉及财务支付，按《财务报销制度》执行；采购合同签订，按《合同管理制度》执行。制度冲突时，以本制度为准，特殊情况报总经理审批。

1、采购部与生产部、财务部为直接关联部门；

2、质量部参与供应商评价与到货验收。

(五)相关概念说明：

1、原材料指直接用于生产的铁矿石、焦炭等；

2、备品备件指设备维修所需轴承、阀门等。

二、组织架构与职责分工

(一)组织架构：本厂采购管理实行总经理领导下的采购部负责制。采购部设采购员、质量联络员各一名，分别负责日常采购与质量跟进。生产部、质量部、财务部协同配合。

1、总经理负责采购战略与重大事项决策；

2、采购部负责采购执行与供应商管理。

(二)决策与职责：总经理负责采购预算审批、供应商准入决策及合同重大条款审定。采购部负责制定采购计划、执行采购流程、管理供应商档案。

1、总经理每月听取采购部工作汇报；

2、采购部每周向生产部通报需求满足情况。

(三)执行与职责：

采购员职责：

1、每月汇总生产部需求，编制采购计划；

2、实施供应商比价，签订采购合同；

3、跟进到货验收，传递付款信息至财务部。

质量联络员职责：

1、参与供应商初选，审核资质文件；

2、监督到货验收，记录质量异常；

3、每月向质量部提交供应商评价初稿。

生产部职责：

1、每月初提交需求清单，明确技术参数；

2、参与重大设备采购的技术论证。

(四)监督与职责：质量部负责采购产品的质量抽查，每年至少开展二次供应商现场审核。采购部每月自查采购流程合规性。

1、质量部发现不合格产品，要求采购部暂停该供应商供货；

2、采购部自查问题由总经理约谈整改。

(五)协调联动：

1、采购需求每月初由生产部提交，采购部当月内完成比价；

2、财务部每月伍号前完成采购款项支付，采购部同步更新付款凭证。

三、采购流程

(一)需求提报与计划制定：生产部每月伍日前根据生产计划提交采购需求表，明确物料名称、规格、数量、用途。采购部汇总后编制采购计划，报部门负责人审批。

1、需求表需经车间主任签字确认；

2、计划表需列明供应商备选名单及预估价格。

(二)供应商选择与评价：

采购部根据采购计划，通过以下方式选择供应商：

1、金额低于人民币壹万元的，至少联系两家供应商比价；

2、金额高于人民币壹万元的，组织相关部门召开评审会，综合评估质量、价格、交期等因素。

供应商评价每年开展一次，主要指标包括：

1、产品质量合格率；

2、供货准时率；

3、价格竞争力；

4、服务配合度。

(三)合同签订与执行：采购合同一式三份，由采购部与供应商、财务部、使用部门各执一份。合同主要条款包括：

1、产品规格型号；

2、数量与单价；

3、交货时间与地点；

4、质量标准与验收方式；

5、违约责任。

合同签订后，采购部及时通知财务部准备付款，同时通知质量部准备验收。

1、合同签订需总经理审批；

2、重大合同需法律顾问参与审核。

(四)到货验收与入库：

1、采购产品到厂后，由采购部、质量部、使用部门联合验收。质量部重点检查产品合格证、检验报告，必要时进行抽检；

2、验收合格后，由仓管员办理入库手续，并签发验收单。验收单由三方签字确认，作为付款依据。

3、验收不合格的，采购部要求供应商限期整改或退货，并记录在案，作为后续评价依据。

(五)付款管理：采购部凭验收单、发票、合同等资料，向财务部提交付款申请。财务部审核无误后，按合同约定支付款项。

1、付款周期不超过伍个工作日；

2、逾期付款需经总经理批准。

四、采购标准与规范

(一)管理目标与核心指标：

1、采购成本控制在年度预算范围内，低于行业平均水平；

2、供应商合格率达到95%以上，重大质量问题发生次数为零。

(二)专业标准与规范：

原材料采购执行国家标准或行业标准，备品备件采购参考设备制造商推荐规格。

1、铁矿石采购要求硫含量低于0.5%，品位不低于58%；

2、焦炭采购要求灰分低于12%，挥发分不低于28%。

风险控制点及防控措施：

1、供应商资质审核风险：要求提供营业执照、生产许可证，每年复审一次；

2、价格波动风险：建立价格监控机制，每月对比市场价格。

(三)管理方法与工具：

采用“比价法”选择供应商，重大采购使用“评分法”综合评价。

1、比价法：至少联系三家供应商，取最低价中标；

2、评分法：设置质量（40分）、价格（30分）、交期（30分）指标。

五、采购业务流程

(一)主流程设计：

采购需求提报→采购计划编制→供应商选择→合同签订→到货验收→付款申请→付款执行。

1、需求提报：生产部每月初提交，采购部当月内完成比价；

2、付款执行：财务部每月伍号前完成，采购部同步更新台账。

(二)子流程说明：

供应商初选流程：采购部根据需求清单，发布招标公告，收集供应商报价，组织评审会确定中标者。

1、招标公告发布需在厂内公告栏及至少两家行业媒体发布；

2、评审会由采购部、生产部、质量部组成。

到货验收流程：采购产品到厂后，由采购部、质量部、使用部门联合检查，合格后由仓管员签收。

1、验收不合格的，要求供应商48小时内整改；

2、整改不合格的，取消该供应商合作资格。

(三)流程关键控制点：

采购计划审批：采购部编制的计划需经部门负责人签字，金额超过伍万元的需总经理审批。

1、计划需列明供应商备选名单及预估价格；

2、审批不合格的不得执行。

合同签订：采购合同签订前，由质量部审核技术条款，财务部审核价格。

1、合同需明确违约责任，如延迟交货按每天千分之一扣款；

2、签订后报总经理备案。

(四)流程优化机制：

每年年底开展流程复盘，简化审批环节。

1、金额低于壹万元的采购，可由采购部直接审批；

2、优化建议由各部门提出，采购部汇总后报总经理审批。

六、权限与审批管理

(一)权限设计：

采购员负责日常采购执行，金额低于壹万元的可直接操作；超过壹万元的需部门负责人审批。

1、采购员权限：签订金额不超过伍万元的合同；

2、部门负责人权限：审批金额不超过壹万元的采购。

(二)审批权限标准：

采购审批按金额分级：

1、伍千元以下：采购部内部审批；

2、壹万元以上：采购部提出申请，总经理审批。

紧急采购需经总经理特批，但金额不超过伍万元。

1、紧急采购需提供书面说明，说明生产急需性；

2、审批记录由采购部留存。

(三)授权与代理：

总经理可授权采购部负责人处理金额不超过拾万元的采购事项，授权期限不超过一年。

1、授权需书面形式，报总经理签字；

2、代理期间出现重大问题，授权人承担连带责任。

(四)异常审批流程：

金额超过审批权限的，采购部需提交书面说明，总经理在贰个工作日内审批。

1、说明需含采购理由、备选方案、预计影响；

2、审批不合格的，需重新调整方案。

七、执行与监督管理

(一)执行要求与标准：

采购计划须按月完成，逾期完成率不超过10%。

1、采购部每月底提交执行报告，含完成率、超期数；

2、超期采购需说明原因，并提出改进措施。

(二)监督机制设计：

质量部每月抽查采购记录，重点检查供应商资质、验收流程。

1、抽查比例不低于当月采购项目的20%；

2、发现问题需形成书面通知，采购部限期整改。

财务部每季度审核采购付款，关注价格异常。

1、审核内容含发票、合同、验收单；

2、发现问题的，要求采购部重新执行流程。

(三)检查与审计：

总经理每年组织一次采购审计，重点关注价格合规性、流程完整性。

1、审计内容含采购台账、合同、验收记录；

2、审计结果与部门绩效考核挂钩。

(四)执行情况报告：

采购部每月底提交报告，含采购金额、供应商评价、存在问题。

1、报告需含主要数据，如平均采购价格、超期率；

2、问题需提出改进建议，如优化供应商名单。

八、考核与改进管理

(一)绩效考核指标：

采购部考核指标包括采购及时率、价格达成率、供应商合格率。

1、采购及时率：需求满足率达到90%以上；

2、价格达成率：实际采购价格低于预算价格的95%。

考核对象为采购部全体员工，权重分配为及时率40%、价格达成率40%、合格率20%。

(二)评估周期与方法：

每月开展考核，由总经理组织相关部门进行评分。

1、评估方法采用百分制，90分以上为优秀；

2、考核结果与绩效奖金挂钩。

(三)问题整改机制：

对采购流程中发现的问题，实行“发现-整改-复核-销号”管理。

1、一般问题需在伍个工作日内整改；

2、重大问题需制定专项整改方案，总经理审批。

(四)持续改进流程：

每年年底收集各部门对采购制度的改进建议，采购部汇总后提出优化方案。

1、建议需明确改进内容、预期效果；

2、方案经总经理批准后执行。

九、奖惩管理办法

(一)奖励标准与程序：

对采购成本降低超过5%、重大质量问题零发生等情形予以奖励。

1、奖励类型包括奖金、通报表扬；

2、奖励程序为部门推荐，总经理审批。

违规行为分类：一般违规如采购记录不完整，较重违规如超权限采购，严重违规如泄露价格信息。

1、一般违规需通报批评；

2、严重违规取消年度评优资格。

(二)处罚标准与程序：

对违规行为设定分级处罚：

1、一般违规罚款伍百元；

2、严重违规罚款伍仟元并降级。

处罚程序为调查取证，告知当事人，当事人可陈述申辩，最终由总经理审批。

1、调查需形成书面记录；

2、处罚结果在厂内公告。

(三)申诉与复议：

当事人对处罚不服的，可在收到通知后伍个工作日内