中医馆诊室与门诊运行秩序管理流程

PAGE1中医馆诊室与门诊运行秩序管理流程摘要本文对中医馆诊室与门诊运行秩序管理流程涉及的记录可倒查的编写指向、权限降档的两处通知、线路与通道同表巡查的隐患、不留编号的登记表不并册、休馆与断电期间的时限等事项作出规定，明确了相应的适用范围、职责分工、处理要求与记录口径。关键词：台账；归口部门；复核；准入目次一、目的二、职责分工三、流程步骤四、检查与考核五、记录与表单六、附则一、目的（一）记录可倒查的编写指向。一、留痕的作用不是把每天写满，而是三个月后还能把一件事的先后顺序还原出来。本条按可倒查来定栏目。栏目少了就倒查不出。倒查不出的等于没记，缺栏的当日由原经办岗补，补栏页与原页分号并存。二、逐案记录含时刻、岗位、动作与异常四项，缺项按当日补齐，补齐在当日之内完成，补齐页与原页分栏标注补齐时刻，两栏时刻相同的再核一遍。三、跨日接续的记录在页首注明承接页号。页号断链的由不少于两人共同核对后重编，重编结果在汇总页单列一条，原页不销毁也不覆盖。四、四项里有两栏时刻互相顶冲的，以先落笔的那栏为准并在旁边标出疑点，认定由归口部门给出，未认定前该条不进月度倒查，也不作为对外说明的依据，认定结论写在该条页脚并注明认定日期与认定人。（二）先把口径写清再谈执行。一、口径没落成书面就不谈执行，口头口径无法回查，回查不到的只剩印象，印象撑不到下一个汇总周期，先成文后动手。二、成文与否以版本页为准，版本页缺生效日的当轮退回，退回之后重走公示，公示满一日才生效，生效日空着的那一版一律不引用。退回轮次与公示日期写在版本页页脚，页脚不留空格。三、生效之后提出的口径问题先按现行文本处理，处理情形写成一条线索，线索不进现行文本，只进下一轮修订输入页；输入页按季归集一次，归集结果同版本页一并公示一遍，公示之外不另发口头解释。四、版本页之外不收临时说法，临时说法出现在记录页当日划除，划除留两人署名；两处说法不一时以版本页定案，定案由归口岗位记入台账续行，续行不覆盖原页那一条。谁口头改的口径谁补书面。（三）技术准入论证的用意。一、外治类项目看着相近，器具、体位与异常反应却各有一套，未经论证就铺开，等于把补手续的压力挪到营业日里，现场一边接待一边翻材料，本条把论证定在铺开之前。二、新列项目从论证、试用到列入授权名录的全过程都归本条管。论证材料按两份备齐，各方签署在三个工作日内走完，齐不齐由归口部门逐页核对。材料不齐不上会。缺页的退回经办岗位，补齐当日重新起算会签日。三、论证未过的项目在名录上留空档并注明原因，下一轮复查隔一年安排。空档里不排班次也不做对外宣传，已经排出的先撤再排，撤排时刻记入排班台账。四、材料写的口径与名录登记的状态对不上时，以名录状态为准，由归口部门定案，空档期临时顶上的人员按名录外处理，不认作已准入。（四）班次中途换人当日改注的由头。一、台面做到一半换了手而名录上仍挂着原岗，断的不是人手而是两处记载，断掉那一截隔一天就回不到当时的在岗口径，事后只能靠经办人回忆，回忆出来的排法不进考核。所以改注压回当日办完。当日不办即空白。二、改注只由带班岗提出，提出时写清原岗、替岗与生效时刻，三项缺一项不予受理，受理号另编一号而不借用他人人号，借用的作废重编并在原号后面加注一笔，加注不另起新行，新编的号在名录页可追。三、名录页改动之后由第二人校核，校核在三个工作日之内走完，走完原页留在册里不许撕，撕掉的按记载缺失处理，处理结果在当月汇总单列一段，段内写明缺失时段、补记人与补记时刻，下一轮换版时再核这一段有无增加。（五）一次交接要留下的三处痕迹。一、替诊交接要留三处痕迹，排班页的改注、名录页的续期、交底页的补签，一处不落才算交接走完，走完之前现场责任仍归原岗位，原岗不因人走了就把责任交出去。三处不齐不算交接。责任落定的界线以三处落齐那一刻为准，界线之前的现场问题记在原岗名下。二、三处各写时刻与署名，署名不许借用别人的格位，借了就算那一处空白，空白由提出人当日补齐，补齐时不沿用他人笔迹，沿用的整页重走一遍，格位空着的一律由本人补写。三、空白没补上的下一个班次不再排台面，等三处补齐再排，排班页当日回看一次，回看结论写在页脚那一格，页脚以外不贴条也不加签，贴了的当日撕下并留撕下时刻，撕下的条子随台账归档，回看由提出人与接手人一起做。二、职责分工岗位或事项职责与要求巡查两条线的责任人一、线路与加热类器具由后勤岗位按每月一次查看，查看结果记入汇总页的线路栏，栏内不留空白格。二、通道与出口由开馆前的当班岗位查看，查看结果记入同一页的通道栏，两栏之间的合计不作为完成依据。三、隐患整改由发现人提报、归口部门派单，整改时限为十个工作日，未按期完成的条目自动进入下一期跟踪。异常情形的描述写到现象为止，成因判断留给归口部门，正文中不写因果句。凡封存记录页须两人同场一、凡要封存某页记载的，一律先由提出岗写明事由类别，再由归口岗派人同场点数，点数齐了才落封条，落条即停改。二、封存与启封分由两人承担，承担人不得互为签署对手，互为对手的本轮重走一次核对。三、凡涉及个人信息的栏目，查阅一律逐次登记查阅人与时刻，时刻之外不写用途，用途由受理岗另行归类，类别不对外。封条与台账两处时刻须相差在同一个班次之内，超出该档的当日重走一次核对并写明重走缘由。外来物品进门先过谁的手一、外单位送来的物件要落进库位的，先由收发文岗验封签，封签不全的当场退回，退回理由写在收文页，收文页当日编号。二、交接双方各出一人清点，清点结果两人同签，签字时限为当日，时限之外不再补签，缺签的记例外一条。三、外来物件若供内部判断使用，接口核对由第三人承担，承担人不得是签署双方之一，之一若重合本轮重核，重核结果另页保存。核对结论写在收文页续行，续行不另起新号，编号沿用一次到底，到底之后再并进当月统计一段。权限降档的两处通知一、权限到期未续的降档判断由归口部门作出，作出当日同步名录与排班两张表，两处通知时限为次日。二、当事人对降档有异议的在三个工作日内提交书面说明，说明不改名录原始条目，只附在条目之后。三、降档期间的人员不安排独立台面，台面安排由带班人员负责，安排错误的当日撤销并留记。记录用笔与用纸由本机构统一，其他用笔写入的页面视为待补页，须当日重写。三、流程步骤登记到归档的信息流转一、采集栏在到馆当时填写，填写完由本人核对基本情况与联系方式两栏，两栏核对无误才签署。签署之后不再回改，要改的另起一条并写明改动时刻与改动人，改动人以本人签名为准，签注之后原条目继续保留。二、备注区的自述内容当条录入，录入人不做归纳，归纳在出诊环节完成并另成一段，两段并存而互不覆盖。两段都归档才算条目完整。三、当日条目在三个月之内并入档案，归档之后的借阅逐次登记，登记页按两年保存，借阅超期未还的当日催一次，催记与登记同页存放。档案之外的复印件一律不外发，外发需归口岗位在台账上签注事由。四、抽查结果不写进对外材料，只作为内部流程修订的线索，线索要落地得另开一条并写明经办岗位与核对周期。↓投诉从登记到销项受理岗位登记来路、时刻与事由并给出条目号，条目号当场交给提出人，没给的按未受理处理并重新登记。重新登记另起号并写原号作废缘由。承办岗位回看记录并在十个工作日内出具书面答复，答复只写查到的栏目事实与下一步安排，不写处理结果的承诺。承诺字样删掉重写。当事人签收之后条目转入销项，销项要归口部门确认，确认时刻晚于答复时刻达三个工作日的重新回看，回看一遍另记一行。涉及数量的栏目一律填实际数，不填估计数，估数要标注估字并另附取数方法，方法页与条目同存并在期满前一并回看。取数方法一页由承办岗位自报，自报之后不追改实际数，实际数与栏目事实对不上的重新回看一遍，回看结论写在答复页续栏。↓闭馆后的收尾次序一、最后一名离开之后由诊室岗位清台，清台动作包括用物归位、台面处理与记录收尾三项，三项完成后在当日台账上签一次，末栏由诊室岗位当日填清。三项不齐就不签。二、秩序岗位把当日用过的单页与顺序表一并交带班人员核对，核对不符的当日回看，回看仍然对不上的条目单列一行并写明差在哪一份，单列行由带班人员在月末数一次，核对清单由秩序岗位另附一份。三、后勤岗位查看电源与通道两处，查看时刻在汇总页单独占一栏，栏内不合并其他部位，两处都查完才算收尾，漏查一处的当日补查并写明补查人。四、本条时限口径以工作日计，改用自然日的要另写说明，说明落在池表的附注格里并由当日带班人员签注，口头改口径不作为依据。↓登记之后才轮到分流一、叫号队列起争执时先登记再分流，顺序颠倒的当次记一条秩序线索，线索当日送带班岗。送不达就不叫号。登记行当日归进秩序册一栏。一栏一争执。二、恢复叫号以分流口径落地为前提，前提没落地时屏显保持原序，原序不改动也不插队，插队的写进当日异常行，行内只记时段与点位。屏显序位同登记序位不一致的按登记行走。三、异常行满每日一次并一次，并完之后不再逐条复述争执经过，经过之外的说法不落册，并入之后原行仍留册供查阅。四、秩序线索由带班岗当日处理，处理结论落在裁定行，裁定行不进对外文字，对外文字只写类别与次数。周汇总与异常行两处次数对不上时以登记时间早的一行为准，为准那行由复核人画线留记，画线之外不涂改原号。↓凡受理投诉即给编号一、台前或电话里提出的不满先收进登记册给编号，再判断能不能当场讲清，讲清的即刻答复并记两行，讲清用的时间不占办结时限，当日没给编号的按漏登回看，回看由归口岗当日做。先编号再答复。二、需要限期办结的事项在十个工作日之内回话，回话方式写进编号行，行内不留空白格，留了格的当日补齐，补不进的转记到下一行并注明原因类别，写的回话方式与实情不合的改行并署改行人。三、同一件事被几个人分别提出的，各提各记，答复时合并口径而不合并编号，编号在卷内要能追溯，追溯不到的当日重新校对登记行。四、答复一类与办结一类各占一栏数，两栏不互相顶数，顶了数的在回看时按记载缺失处理并当日补齐，补齐行写明缺失发生在哪一天，两栏的数到月末再并一次。四、检查与考核检查项检查与考核要求检查人员的回避安排一、检查人本人任职的岗位列入本轮检查范围时，该岗位改由他人检查，改派情况在检查页注明，不注明的本轮结论不计入汇总。二、回避关系由被检查岗位在开检前提出，提出时限为三个工作日，逾期提出的在本轮记录里说明而不改派。三、改派之后的检查与原检查标准一致，标准由同一套条目清单控制，清单不临时改动。两处描述不一致时以原始页为准，以准之处当日改写。线路与通道同表巡查的隐患一、把加热器具与疏散通道写在同一张巡查表上的，看似省事，实则两处频次不同，频次不同的两项一旦并栏就漏查。二、表页按部位分格，格内写明查看时刻与查看人，查看人签在自格，自格之外不代签。三、漏查发现的在十个工作日之内补一轮，补查记录单列，单列行并入月度不符项统计，统计不追溯旧页，旧页只附不重订。补查轮次与原频次之间不留空日，空日一旦出现当日补走，补走页由两人同签，同签时刻各写一格。检查结论的分档与用词一、结论分通过、限期改、不通过三档，写法只描述现象与条目号，不写评价性词语，出现评价性词语的由复核人划掉重写并留改动时刻。二、限期改的条目在十个工作日之内回看一次，回看由原检查人以外的第二人完成，完成后在原页续写一行，续写不另起新页。三、三档结论在汇总页按类别排开，类别之间不合并计数，合并计数的页当日退回重算，重算页与原页并存。查台账时先数笔数再对栏一、查台账先数笔数，笔数与登记行不合的当日回看原始页，原始页找不到的记一条存疑，存疑不进分子。二、再逐栏对署名与时刻，两格同人的视为该栏空白，空白栏在本轮整改，整改时限为十个工作日。三、存疑与空白两类条数按季统计，统计只列类别与次数，次数之外不作人员比较也不张贴到台面前。重查结果另页与原页并存，并存页码连续，连续断开的当日补齐，补不齐的记一条存疑不进分子。巡查页要能回答三问一、巡查留痕要回答三问：谁走过这一处、什么时刻走过、看到的情形归哪一类，三问答不全这页就视作未巡。二、未巡的柜位与部位当日补走一轮，补走行注明与原定频次的差别，差别情况并入月度不符项。三、不符项的整改在十个工作日之内回查，回查须换人执行，执行人与上一轮相同的，本轮重查一次。补走轮次与原计划之间不得留空日，空日出现当日补记，补记行写明空日缘由类别，类别之外不解释。检查与考核文本的换版一、文本按一年评一次，评的结论是沿用还是改动，改动达到三处以上的走换版，换版之后旧版即时收回并在台账上写停用日。二、换版要同时改条目清单、检查页与汇总页三处，三处不同步的以最晚一处为生效日，生效日在页眉标明。三、旧版收回数量与发放数量对账，对不上的当日回看并写一行说明，说明不并入正文。需要复核的总数由两人分别计算，两数一致才算完成。五、记录与表单表单或记录填写与使用要求空栏先划掉再签字例外只有一条：需要次日续写的栏目允许暂空，暂空时在栏角写一个续字并注明次日时刻，时刻到了仍空的按漏填认定。除这一条以外，当日收页时所有栏目不得留白，留白的整行按未填处理，未填的那一行不进当期笔数，不进笔数的单列一行说明。说明由登记岗自写，写完由第二人划一道斜线，斜线之外不加涂改，涂过的整页停用重抄，抄时行次照原页走，新页与原页同日装订，装订时限为三个月，期满未装订的由归口岗当周催办。两处栏目同名才能并排一、册页栏目与系统栏目以同名为前提，名不同就并不到一行，并不到一行的两笔在月末必然差出一截。二、改名要走换版手续，手续份数为两份，份数之外的手改一律无效，无效页封存。三、封存旧页按三个月保存，保存期内不外借，查阅到归口岗看原件并逐次登记时刻与查阅人。逐次登记之外不留手抄索引，索引一律以受控对照表为准，为准的对照表按岗位借阅并登记时刻。不留编号的登记表不并册一、临时登记表没有编号就不并主册，不并册的整张封存，封存页写启用日期与活动类别，类别之外不写详情。二、编号缺失要补的须书面申请，申请在一个工作日之内批复，批复之后按补号并册。三、并册完成后按三个月保存，保存期内不外借，查阅须逐次登记查阅人与时刻两格。暂缓期间不再启新表，新表启用须书面申请，申请由归口岗位受理并在当期之内批复处理意见。批复之后按补号并册，并册时限按一档执行，执行结果写进季度统计一段。临时登记表何时并册一、临时活动登记表要留痕：活动名称类别、启用日期、汇总完成日期，三样缺一不进主册，不进者单独封存。二、并册之前该表的栏目不得改动，改动须书面申请，申请在一个工作日之内批复，批复结果与原表并卷。三、封存表按三个月保存，期满处理由归口岗安排，安排情况写在清册，清册不外借。封存表之外不留手抄件，手抄件一律当日收回销毁，销毁数量写在清册一行，行内不写表的正文。表单的启用与停用登记一、新表启用前在台账上写启用日与版本页眉，两项齐备才发放，发放份数为三份，超出份数的复制件一律收回。二、旧表停用当日停止填写，已填部分继续有效并装订，装订时在首页写停用日与装订人。三、启停记录由归口岗位集中保管，保管期限不少于两年，期满销毁按两人在场条款执行。本条的检查不含对外说法，对外文字由归口部门统一出。双轨并行还是电子为主一、把电子册当主册、纸质册当辅册的，月末对平只看电子一边的流水，纸质那页空着也不算缺，这种记法在追数时最费工。二、两轨并行的写法是每笔各落两处，两处时刻相差超过一个班次即记例外，例外条数按季统计，统计口径不换。三、册别选择按每日一次评一次，评由归口岗出结论，结论进换版输入页，输入页不外发。主辅之别的判定写在核对页首页，首页之外不加手写补充，补充文字出现即视同未批准的临时口径。六、附则（一）人员称谓与岗位代号。文中涉及的人员一律以岗位称谓表述，需要落到具体个人的以代号表示，代号对照表只在归口页保存，保存页不外抄，外抄的当日收回并记一条例外。代号怎么编排的规则在页首注明，规则改动时整册重编，重编对照表与旧对照表并存一个期限，期限之内两表都不得抽走。涉及对外文字时，代号与姓名都不出现，不出现的口径由归口部门统一掌握，其他岗位不改，改了也按无效回看。需要更新的对照表按月改一次，改完的旧表封存并写封存日期。归口页与在用页两处代号不一致时以归口页为准，另一处当日改正并留一行痕迹。对外文字发出之前由归口部门再把代号对一遍，对不上的当日退回重写，重写页与旧表并存一个期限，期限之内两表都不得抽走。代号不带出归口页。（二）记录与页面的保存期限。各类记录自装订成册之日起算，按两年保存，保存期内的页面不外借，需要查数的到归口岗位看原件并登记三栏，三栏含日期、岗位与查阅时刻，缺一栏当日补。期满时的销毁由两人同时在场完成，完成之后销毁清单单独成页，成页之后归口岗位签一次，签后再存一次期限，期限不重写。涉及未结事项的页面先暂停销毁，暂停情况在清单上注明，注明之后事项办结再排入下一轮，不排入的当期记一条例外。需要通报的事项只写条目与现象，现象之外一律不写姓名，写了姓名的当日收回改回。台账登记起算日与清单两处不一致时以起算日为准，另一处注明校正。销毁清单按年归拢一次，归拢情况交归口岗位签认，签认缺失的那一批暂缓下一次销毁，暂缓理由写在清单行末，查数登记当日不涂改。没有签名就不销毁。（三）试运行条款。新增类别在列入名录之后先按试运行执行一个周期，周期时长在六个月之内由本机构自设档位，档位写在台账首页，首页不写第二档。试运行期间每轮各汇总一次问题，问题按栏目与流程两类分开统计，分开之后不合并计数，合并计数的当期重算一遍。试运行结束由归口部门给出沿用或者改动的结论，结论按一个工作日之内书面给出，给出之日起执行，执行行