企业标准制修订流程V1.11-001437

企业标准制修订流程摘要本文对企业标准制修订流程涉及的制修订流程不适用事项、复审与作废处置流程步骤、宣贯落实检查口径、与上位标准及外部要求的衔接、体系表与实际对不上怎么办等事项作出规定，明确了相应的适用范围、职责分工、处理要求与记录口径。关键词：归口管理部门；复审；起草组；征求意见；宣贯；号段目次一、目的二、起草组与审查组职责划分三、流程步骤四、检查与考核五、记录与表单六、附则一、目的（一）制修订流程不适用事项一、标准文本的个别措辞勘差不适用本流程，由归口管理部门直接发布勘误通知，勘误通知与原标准一并归档。二、标准体系表的结构调整不适用本流程，按体系表维护专项安排执行，调整结果须在下一轮体系表更新中体现。三、引用文件的更新跟踪不适用本流程，由归口管理部门按每半年统一核查，核查结果记入引用文件清单。（二）制修订流程适用文件范围一、本流程适用于企业标准体系内全部管理类、技术类与工作标准类文件的新订、修订与废止，不含临时技术规定。二、外部标准的内部转化适用本流程，但征求意见范围须包含外部标准归口管理部门，转化后的标准编号按内部规则编排。三、紧急修订情形下，归口管理部门可简化征求意见环节，但审查与发布节点不得省略，简化情况须在项目档案中注明。（三）程序撤回与终止办理目的一、本节用以安排制修订任务进行到一半无法办下去时的退出口子，明确撤回与终止各有程序、后果有人收拾。二、撤回由起草部门或需求提出部门书面申请，写明事由；归口管理部门核对事项是否另有文件覆盖、相关流程是否受影响，报分管负责人决定，决定情况通知各方。三、终止办理的任务，其稿件与意见材料一并归档，未赋予的编号留作备用，不得转用于其他事项；终止后同类需求再次出现时，仍从立项环节重新走程序，不得凭旧稿直接转起草。四、本节不允许以撤回代替对反馈所指问题的处理，确有缺陷的事项照常转入修订渠道，防止借终止绕开该改的条款。（四）审查批准发布衔接目的一、本流程用以衔接稿件生效前必须经过的审查、批准与发布三个节点，讲清每个节点接收什么材料、由谁形成结论、结论之后怎样移交下一节点。二、审查关注文件之间的重复覆盖、条款同岗位权限的匹配以及要求是否有对应记录可以证明被执行；批准按既定权限办理；发布环节完成编号、登记与生效日期确定。三、本流程把登记作为发布的前置条件，未进入体系表的文件不受控、不得下发岗位，发放时同步记载新旧衔接关系。四、本流程在这三个节点上的安排止于文件生效，其后的落实交给相应作业规程，不在此重复。（五）修订触发条件与流程边界目的一、本流程用于回答企业标准在什么情况下应当启动制修订程序，以及一轮制修订从提出到收口由谁推动、在哪些环节上收敛。二、触发情形包括复审结论判定需要修改、实施信息反馈反映条款在现场无法执行、作业条件与产品要求发生变化、拟引入的外部标准与现行条款口径不一致，以及因文件编号与版本安排需要重新调整而提出的要求。三、每一轮制修订都应在末端形成明确结论，说明是维持现行版本、局部修改后换版还是整体重新起草，并同步办理编号占用与旧版本退出使用的手续，使流程走完以后体系表上的登记状态与现场状态保持一致。四、本流程不代替技术判断，不对具体技术指标的取值作出决定，也不受理尚未发布的稿件在征求意见阶段的意见处理。五、流程末端与宣贯和有效性核查环节衔接，文件发布后的落实情况由相应作业安排承担，本流程不再重复安排。（六）技术审查组织会与结论形成目的一、本节用以安排技术审查会的召开环节，明确开会前给审查人什么材料、会上聚焦哪些事项、会后结论怎样出。二、归口管理部门会前分发送审稿、意见汇总处理单与修改说明，使参加人员带着准备到会；会上围绕与现行文件的重复矛盾、条款同岗位权限的匹配、要求有无对应记录可证三件事展开讨论。三、审查结论当场形成并写明理由，持不同意见如实记录，回避要求照章执行，结论限于批准、修改后批准、退回重新起草三类，结论不明的视为审查未完成。四、本节不重复讨论会前已逐一答复过的个别事项，也不以会后通信方式改动已经形成的审查结论。二、起草组与审查组职责划分岗位或事项职责与要求起草组与审查组职责划分一、起草组由提出需求的部门牵头组建，负责调研论证、框架确定与条文编写，起草组负责人对正文质量负首要责任。二、审查组由归口管理部门组建，独立于起草组，负责技术审查与合规性核查，审查组成员不得与起草组成员重叠。三、起草组完成征求意见稿后须在每半年内收集完毕各方意见并逐条整理形成意见处理表。四、审查组召开审查会须形成书面结论，结论分为通过、修改后通过或退回重拟三类，结论由审查组组长签字确认。三、流程步骤立项至征求意见流程步骤一、需求部门提交立项建议书，内容包括制定背景、适用范围与主要技术要点，归口管理部门在十个工作日内完成形式审查并答复是否受理。二、受理后组建起草组，起草组开展调研并完成征求意见稿初稿，调研记录随项目档案保存。三、归口管理部门确定征求意见范围，发放征求意见稿，征集周期不少于三轮轮，每轮间隔不少于十个工作日。四、起草组在每半年内汇总意见，逐条形成采纳或不采纳说明，不采纳的须附理由。↓复审与作废处置流程步骤一、归口管理部门按三年组织定期复审，复审范围覆盖全部现行有效标准，复审计划提前通知各使用部门。二、复审结论分为继续有效、修订后重新发布或废止三类，结论须书面记录并由复审负责人签字。三、废止标准由归口管理部门发布废止通知，各使用部门在五个工作日内交回全部纸质与电子文本，回收清单随通知存档。四、新版标准发布后，旧版自动作废，归口管理部门须在三年内保留作废记录备查，记录包含替代关系说明。↓审查至发布流程步骤一、起草组将送审稿连同意见处理表提交归口管理部门，申请技术审查，提交时须确认意见处理表已逐条回应。二、归口管理部门在每三年内组织审查会，审查组出具书面审查结论，结论当场宣读并由全体审查人员签字。三、审查结论为修改后通过的，起草组在一个月内完成修改并报送复核，修改对照表须标注每处改动对应的审查意见编号。四、复核通过后，归口管理部门办理编号登记，在两个月内发布并通知各使用部门，发布通知须注明替代关系。↓受控范围失控风险标准化管理中较常见的失控，是文件实际使用范围超出登记的发放范围。跨部门借用的文本未登记、复印件在岗位流转、外单位人员按本机构文件作业而不留记录，都会使发放范围与实际情况脱节，导致有效性核查的结论失真，也使岗位使用的版本是否现行有效无法确认。防范做法是把发放范围核定与授权调整作为强制环节，超范围使用须书面申请并核准后补发，同时按每季度一次比对在用文件清单与授权清单，出现无法说明来源的文本立即停用并追查发放链条。↓宣贯组织实施部门口径在文件使用范围局限于单个部门或少数岗位的场合，宣贯由起草部门会同使用部门在部门内部组织，归口管理部门只提供文本与要点说明，不统一排班。部门内部宣贯应在两个月内完成，记录形式可以简化为参加签到与要点记录两项，但应保留岗位人员提问与答复内容。部门自行组织的宣贯记录应在完成后报归口管理部门备案汇总，作为该文件第一次有效性核查时的参考材料，备案不得延后至核查结束。↓编号规则随意变更风险层级代号与号段规则被临时改动，是体系表失真的重要原因。常见做法是部门为省事自设代号、作废文件释放号段重复使用、顺序号跳号以图归类整齐，这些行为使编号不再能反映层级与类别，也使发放、核查、回收三个环节的核对失去共同依据。控制办法是把层级字母表与号段分配表作为受控附件由归口管理部门统一掌握，任何改动须与体系表一并评审并按每半年集中刷新，改动历史留档说明；号段一经占用不因作废而释放，顺序号连续使用，不得跳号或重号。四、检查与考核检查项检查与考核要求制修订质量核查办法一、审查会结束后，归口管理部门在每三年内对审查结论的执行情况进行核查，核查人员不得为起草组成员。二、核查内容包括修改项是否全部落实、意见处理表是否逐条回应、格式是否符合编写规范，核查结果填写核查记录表。三、核查发现偏差的，起草组须在一个月内完成补充修改并重新报送，重新报送须经起草负责人复核签字。四、年度有效性核查中，制修订质量作为单独维度纳入标准体系整体评估，评估结果在年度评审活动上报告。制修订进度考核口径一、归口管理部门按每年统计各起草项目的计划完成率与阶段时限达标率，统计结果在部门例会上通报。二、立项至征求意见阶段超期的，由归口管理部门发出书面催办通知，催办通知抄送分管负责人。三、审查至发布阶段超期的，纳入起草部门季度考核指标，超期原因由起草部门负责人书面说明。四、年度考核将标准制修订按时完成率作为部门绩效参考项，结果向分管负责人报告并作为下一年度立项优先级参考。宣贯落实检查口径一、标准发布后，归口管理部门在两个月内检查各使用部门的宣贯落实情况，检查方式包括现场抽查与记录核查。二、检查内容包括培训签到记录、岗位人员知晓率抽测结果与现场执行对照表，抽测比例不低于在岗人员的三成。三、宣贯落实不到位的部门，由归口管理部门发出整改通知，整改期限为每半年，整改期间相关岗位加强现场巡查。四、整改结果纳入当期每年考核，连续两次不达标的部门由分管负责人约谈部门负责人。标准化管理检查组织方式标准化管理检查按每年组织，由归口管理部门编制检查安排并通知相关部门。检查采取查记录与看现场相结合的方式，查记录包括宣贯记录、发放登记、核查差异清单与整改记录，看现场包括岗位在用版本、受控标识与记录表单填写情况。检查应形成检查记录，写明检查对象、发现事实、判定结论与责任部门，判定结论分为符合、需改进、不符合三种。检查人员不得检查本人起草或本人负责发放的文件，检查结论不得以口头反馈代替书面记录。（一）标准复审组织要求标准发布实施后每隔三年应组织一次复审，复审由归口管理部门编制计划并征求使用部门意见后报分管负责人批准。复审工作应结合实施信息反馈的归集结果、有效性核查中发现的执行偏差以及在用版本核对情况作出判断，不得只依据文件的发布日期长短决定去留。复审结论分为继续有效、需要修订、应当作废三种，结论应写明理由并逐项登记。使用部门在执行中发现条款与现场条件明显不符的，可以不受复审周期限制随时提请复审，提请应说明事实与影响范围，由归口管理部门在十个工作日内答复是否受理。（二）复审结论处置要求复审结论为继续有效的，由文件管理员在体系表状态栏更新复审日期并保留原编号，不发新文件也不换版，避免岗位出现同一内容两个编号。复审结论为需要修订的，转入制修订流程，原文件在修订期间仍为现行有效版本，不得停发或口头废止。复审结论为应当作废的，按作废替换条款执行回收与标识，凡有后续文件承接其内容的，应在体系表中标明替换关系；无后续文件承接而事项仍需规定的，由归口管理部门在十个工作日内立项补编，不得形成空档。处置记录留存期限为三年。五、记录与表单表单或记录填写与使用要求征求意见与审查记录表单一、征求意见须使用统一格式的征求意见表，逐条登记意见来源、内容与起草组回应，意见表按轮次分册装订。二、审查会须形成审查结论表，记录出席人员、审查意见与结论分类，结论表由审查组组长签字后归入项目档案。三、修改对照表须标注每处修改对应的审查意见编号，未标注对应编号的修改项视为未回应。四、上述表单按三年归档，归档完整率纳入每年考核，缺失表单须限期补交。制修订项目档案记录一、每个制修订项目须建立专项档案，包含立项建议书、起草组组建记录、征求意见稿及意见汇总表，档案目录由归口管理部门统一编制。二、审查会记录、审查结论表、送审稿修改对照表须归入档案，审查结论原件由归口管理部门保管。三、发布通知、编号登记记录与宣贯签到表一并归档，归档时须核对档案完整性并填写归档核对表。四、档案保存期限按三年执行，电子档案与纸质档案同步归档，保存期满后按销毁程序处理。复审与作废处置记录表单一、复审须填写复审结论登记表，记录每项标准的复审结论与依据，登记表由复审负责人签字后交归口管理部门存档。二、废止标准须填写作废处置单，记录旧版回收与新版替代关系，处置单须注明废止日期与替代标准编号。三、作废处置单经归口管理部门负责人签字后生效，副本存入项目档案，原件由归口管理部门统一保管。四、复审与作废记录保存期限按三年执行，保存期满后按五个工作日销毁，销毁记录单独归档。（一）与上位标准及外部要求的衔接一、本企业标准制修订流程须符合国家标准化法律法规及外部监管要求，归口管理部门负责跟踪外部法规变化。二、当上位规定发生修订时，归口管理部门须在每半年内完成内部流程的对应修订，修订内容报分管负责人批准。三、外部认证或审核中涉及的制修订程序性要求，由归口管理部门统一对接并转化为内部操作口径。四、衔接差异由每三年内召开的专题会议审议确定，会议纪要归入制修订档案管理。（二）制修订流程解释与修订归口一、本流程由归口管理部门负责解释，日常咨询与例外申请均向归口管理部门提出，归口管理部门须在五个工作日内答复。二、流程修订由归口管理部门根据每季度一次核查结果与业务变化需要提出修订建议，修订建议须附修订理由与影响分析。三、修订草案须经分管负责人批准后纳入下一轮每半年统一安排，未经批准的修订建议暂缓执行。（三）制修订流程生效与过渡安排一、本流程自发布之日起施行，此前已立项但尚未发布的制修订项目须在两个月内按本流程补办手续，逾期未补办的由归口管理部门书面通知。二、过渡期内新旧流程并行，以发布节点为准切换，过渡期间的争议由归口管理部门裁定并记录备案。三、过渡期结束后，未按新流程补办的项目自动终止，由归口管理部门书面通知需求部门并说明终止原因与后续处理建议。六、附则（一）本办法的定期评估本办法按每三年评估一次，评估由归口管理部门组织，内容覆盖程序环节是否过多或过少、时限要求是否与实际相符、记录表单是否被真实使用、层级代号与号段设置是否够用。评估发现条款与运行实际不符的，应提出修订建议并列入计划，不得以口头共识代替条款修改。评估结论应形成书面记录并归档，归档期限为三年。评估期间本办法继续有效，各项时限要求不因评估而未完成即中止，逾期未完成的工作应在评估记录中说明原因与补救安排。（二）配套表单与清单附件本办法配套表单包括立项建议表、征求意见汇总处理单、技术审查结论表、宣贯记录表、有效性核查表、复审结论登记表与作废回收单，配套清单包括层级字母表、号段分配表与发放范围表。附件与正文同时纳入受控文件管理，附件的换版须与正文的修订一并批准，不得单独改动附件栏目。附件的使用范围与填写要求在正文相关条款中指明，正文未指向附件的，附件不作为执行依据。附件的空白版本由归口管理部门统一提供，部门自行加栏或减栏的表格不得使用。（三）层级优先与冲突处理规则同一事项在不同层级文件中均有规定时，按层级高低确定适用顺序，上位文件的规定优先，下位文件不得缩减或加重上位文件的要求；同一层级的文件之间发生冲突，以归口管理部门书面协调结论为准。岗位人员在未获书面结论前，按较严格的要求执行并如实记录执行情况。作废替换关系以标准体系表登记为准，任何口头说明、便条式补充不得改变文件状态。层级代号的取舍与号段的分配规则由归口管理部门统一掌握，部门不得自行设定代号或调整号段划分