企业标准制修订流程V1.16

企业标准制修订流程摘要本文对企业标准制修订流程涉及的草案版本管理与草稿标识目的、审查至发布流程步骤、宣贯落实检查口径、制修订流程生效与过渡安排、作废文件仍在现场怎么办等事项作出规定，明确了相应的适用范围、职责分工、处理要求与记录口径。关键词：归口管理部门；复审；宣贯；起草组；征求意见；标准体系表目次一、目的二、起草组与审查组职责划分三、流程步骤四、检查与考核五、记录与表单六、附则一、目的（一）草案版本管理与草稿标识目的一、本节用以管住制修订期间稿件乱飞的局面，明确草稿处在什么阶段、能到达谁手里、该怎样标注。二、各阶段草稿一律带草稿标识，与受控文本在外观上区分，只在起草组与征求意见范围内传递，严禁把草稿当作依据下发岗位。三、轮次之间的稿件修改以版本注记留痕，使归口管理部门受理时看得出每处修改因何意见而来，避免同一稿未经改动就重复送征；版本注记随稿件归档，成为过程追溯的凭据。四、本节不判断稿件内容的优劣，草稿经审查批准即摘除标识转入受控发布程序，此前各稿按归档要求处理，不在岗位留存。（二）制修订流程不适用事项一、标准文本的个别措辞勘差不适用本流程，由归口管理部门直接发布勘误通知，勘误通知与原标准一并归档。二、标准体系表的结构调整不适用本流程，按体系表维护专项安排执行，调整结果须在下一轮体系表更新中体现。三、引用文件的更新跟踪不适用本流程，由归口管理部门按每两年统一核查，核查结果记入引用文件清单。（三）制修订流程适用文件范围一、本流程适用于企业标准体系内全部管理类、技术类与工作标准类文件的新订、修订与废止，不含临时技术规定。二、外部标准的内部转化适用本流程，但征求意见范围须包含外部标准归口管理部门，转化后的标准编号按内部规则编排。三、紧急修订情形下，归口管理部门可简化征求意见环节，但审查与发布节点不得省略，简化情况须在项目档案中注明。（四）程序撤回与终止办理目的一、本节用以安排制修订任务进行到一半无法办下去时的退出口子，明确撤回与终止各有程序、后果有人收拾。二、撤回由起草部门或需求提出部门书面申请，写明事由；归口管理部门核对事项是否另有文件覆盖、相关流程是否受影响，报分管负责人决定，决定情况通知各方。三、终止办理的任务，其稿件与意见材料一并归档，未赋予的编号留作备用，不得转用于其他事项；终止后同类需求再次出现时，仍从立项环节重新走程序，不得凭旧稿直接转起草。四、本节不允许以撤回代替对反馈所指问题的处理，确有缺陷的事项照常转入修订渠道，防止借终止绕开该改的条款。（五）审查批准发布衔接目的一、本流程用以衔接稿件生效前必须经过的审查、批准与发布三个节点，讲清每个节点接收什么材料、由谁形成结论、结论之后怎样移交下一节点。二、审查关注文件之间的重复覆盖、条款同岗位权限的匹配以及要求是否有对应记录可以证明被执行；批准按既定权限办理；发布环节完成编号、登记与生效日期确定。三、本流程把登记作为发布的前置条件，未进入体系表的文件不受控、不得下发岗位，发放时同步记载新旧衔接关系。四、本流程在这三个节点上的安排止于文件生效，其后的落实交给相应作业规程，不在此重复。（六）修订触发条件与流程边界目的一、本流程用于回答企业标准在什么情况下应当启动制修订程序，以及一轮制修订从提出到收口由谁推动、在哪些环节上收敛。二、触发情形包括复审结论判定需要修改、实施信息反馈反映条款在现场无法执行、作业条件与产品要求发生变化、拟引入的外部标准与现行条款口径不一致，以及因文件编号与版本安排需要重新调整而提出的要求。三、每一轮制修订都应在末端形成明确结论，说明是维持现行版本、局部修改后换版还是整体重新起草，并同步办理编号占用与旧版本退出使用的手续，使流程走完以后体系表上的登记状态与现场状态保持一致。四、本流程不代替技术判断，不对具体技术指标的取值作出决定，也不受理尚未发布的稿件在征求意见阶段的意见处理。五、流程末端与宣贯和有效性核查环节衔接，文件发布后的落实情况由相应作业安排承担，本流程不再重复安排。二、起草组与审查组职责划分岗位或事项职责与要求起草组与审查组职责划分一、起草组由提出需求的部门牵头组建，负责调研论证、框架确定与条文编写，起草组负责人对正文质量负首要责任。二、审查组由归口管理部门组建，独立于起草组，负责技术审查与合规性核查，审查组成员不得与起草组成员重叠。三、起草组完成征求意见稿后须在每季度内收集完毕各方意见并逐条整理形成意见处理表。四、审查组召开审查会须形成书面结论，结论分为通过、修改后通过或退回重拟三类，结论由审查组组长签字确认。三、流程步骤复审与作废处置流程步骤一、归口管理部门按一年组织定期复审，复审范围覆盖全部现行有效标准，复审计划提前通知各使用部门。二、复审结论分为继续有效、修订后重新发布或废止三类，结论须书面记录并由复审负责人签字。三、废止标准由归口管理部门发布废止通知，各使用部门在十五个工作日内交回全部纸质与电子文本，回收清单随通知存档。四、新版标准发布后，旧版自动作废，归口管理部门须在长期内保留作废记录备查，记录包含替代关系说明。↓审查至发布流程步骤一、起草组将送审稿连同意见处理表提交归口管理部门，申请技术审查，提交时须确认意见处理表已逐条回应。二、归口管理部门在每两年内组织审查会，审查组出具书面审查结论，结论当场宣读并由全体审查人员签字。三、审查结论为修改后通过的，起草组在十个工作日内完成修改并报送复核，修改对照表须标注每处改动对应的审查意见编号。四、复核通过后，归口管理部门办理编号登记，在十五个工作日内发布并通知各使用部门，发布通知须注明替代关系。↓立项至征求意见流程步骤一、需求部门提交立项建议书，内容包括制定背景、适用范围与主要技术要点，归口管理部门在五个工作日内完成形式审查并答复是否受理。二、受理后组建起草组，起草组开展调研并完成征求意见稿初稿，调研记录随项目档案保存。三、归口管理部门确定征求意见范围，发放征求意见稿，征集周期不少于两轮轮，每轮间隔不少于十个工作日。四、起草组在每季度内汇总意见，逐条形成采纳或不采纳说明，不采纳的须附理由。↓作废替换与回收步骤文件作废替换按四步执行。替换生效日前，归口管理部门书面通知使用部门停止使用旧版并说明承接关系；替换生效日起，旧版退出使用，岗位只保留新版；随后由文件管理员在十五个工作日内收回旧版，逐份清点并登记收回编号；最后对确需留用的历史版本加盖留用标识、单独存放并在体系表标注留用状态。逾期未收回的由归口管理部门书面催办，催办记录作为考核依据。未完成回收前，新旧版本不得同时留在岗位操作面上。↓宣贯实施作业步骤宣贯按准备、讲解、确认、归档四个步骤实施。准备阶段由归口管理部门提供文本与讲解要点，明确参加范围与时间安排；讲解阶段按岗位差异突出执行要点与常见偏差，不得以宣读代替讲解；确认阶段由岗位人员复述本岗位应做的动作与应填的记录，确认理解到位；归档阶段形成宣贯记录并纳入体系表相关材料。宣贯应在发布后十五个工作日内完成，未参加人员由部门安排补讲。确认不合格的应当次重新讲解，不得仅记录结果而不重讲。↓批准发布与编号登记审查通过的文件按权限报批后发布。发布动作包括赋予内部编号、在标准体系表登记名称与层级代号、确定发放范围与生效日期、组织受控印制或电子授权。编号登记完成后文件方为受控状态，未完成登记的发布不视为交付，不得提前下发岗位。发布通知应写明被替换文件的编号与停止使用时间，使岗位人员能够同时获知新旧衔接关系。发布后归口管理部门应在十五个工作日内启动宣贯与首次发放，并把发放记录与宣贯记录关联归档。四、检查与考核检查项检查与考核要求制修订质量核查办法一、审查会结束后，归口管理部门在每两年内对审查结论的执行情况进行核查，核查人员不得为起草组成员。二、核查内容包括修改项是否全部落实、意见处理表是否逐条回应、格式是否符合编写规范，核查结果填写核查记录表。三、核查发现偏差的，起草组须在十个工作日内完成补充修改并重新报送，重新报送须经起草负责人复核签字。四、年度有效性核查中，制修订质量作为单独维度纳入标准体系整体评估，评估结果在年度评审活动上报告。制修订进度考核口径一、归口管理部门按每季度统计各起草项目的计划完成率与阶段时限达标率，统计结果在部门例会上通报。二、立项至征求意见阶段超期的，由归口管理部门发出书面催办通知，催办通知抄送分管负责人。三、审查至发布阶段超期的，纳入起草部门季度考核指标，超期原因由起草部门负责人书面说明。四、年度考核将标准制修订按时完成率作为部门绩效参考项，结果向分管负责人报告并作为下一年度立项优先级参考。宣贯落实检查口径一、标准发布后，归口管理部门在十五个工作日内检查各使用部门的宣贯落实情况，检查方式包括现场抽查与记录核查。二、检查内容包括培训签到记录、岗位人员知晓率抽测结果与现场执行对照表，抽测比例不低于在岗人员的三成。三、宣贯落实不到位的部门，由归口管理部门发出整改通知，整改期限为每季度，整改期间相关岗位加强现场巡查。四、整改结果纳入当期每季度考核，连续两次不达标的部门由分管负责人约谈部门负责人。（一）标准体系表编制总体要求标准体系表应按层级、类别与相互关系三层排列编制。层级排列从体系表、企业标准与技术文件到作业文件，类别排列按本机构业务活动划分，相互关系排列标明每份文件的上位依据与配套记录表单。体系表应登记内部编号、名称、层级代号、编制部门、发布日期、复审结论与当前状态，状态分为现行有效、在修订、已作废三种，缺一不得视为登记完成。体系表由归口管理部门维护，按每两年集中刷新一次，日常发生发布、修订或作废时随时补录。（二）标准体系表维护更新要求标准体系表是维护性文件，不是一次性成果。维护工作包括新增文件的登记入册、换版文件的版本更新、作废文件的状态调整与替换关系标注、层级代号号段的占用记录。维护按每两年集中刷新一次，刷新时应核对清单与在用文件是否一致、发放范围是否有失效岗位。任何文件的发布、修订与作废，均应在体系表完成登记后方视为生效，登记滞后视为该次发布未完成。刷新后的体系表按受控文件管理，旧版按作废替换条款处理。（三）宣贯组织管理要求标准发布后应组织宣贯，宣贯应在发布后十五个工作日内完成。宣贯内容包括出台背景、主要变化、执行要点、责任岗位与常见问题，应针对岗位差异安排讲解重点，不得以简单转发文本代替讲解。宣贯应留存记录，记录参加人员、讲解要点、提出的疑问与答复意见，未参加人员由所在部门安排补讲并登记。宣贯完成后，归口管理部门应抽取部分岗位确认理解是否到位，确认结果与有效性核查记录一并归档，发现理解偏差的应重新讲解而不是仅在记录上补签。五、记录与表单表单或记录填写与使用要求征求意见与审查记录表单一、征求意见须使用统一格式的征求意见表，逐条登记意见来源、内容与起草组回应，意见表按轮次分册装订。二、审查会须形成审查结论表，记录出席人员、审查意见与结论分类，结论表由审查组组长签字后归入项目档案。三、修改对照表须标注每处修改对应的审查意见编号，未标注对应编号的修改项视为未回应。四、上述表单按长期归档，归档完整率纳入每季度考核，缺失表单须限期补交。制修订项目档案记录一、每个制修订项目须建立专项档案，包含立项建议书、起草组组建记录、征求意见稿及意见汇总表，档案目录由归口管理部门统一编制。二、审查会记录、审查结论表、送审稿修改对照表须归入档案，审查结论原件由归口管理部门保管。三、发布通知、编号登记记录与宣贯签到表一并归档，归档时须核对档案完整性并填写归档核对表。四、档案保存期限按长期执行，电子档案与纸质档案同步归档，保存期满后按销毁程序处理。复审与作废处置记录表单一、复审须填写复审结论登记表，记录每项标准的复审结论与依据，登记表由复审负责人签字后交归口管理部门存档。二、废止标准须填写作废处置单，记录旧版回收与新版替代关系，处置单须注明废止日期与替代标准编号。三、作废处置单经归口管理部门负责人签字后生效，副本存入项目档案，原件由归口管理部门统一保管。四、复审与作废记录保存期限按长期执行，保存期满后按十五个工作日销毁，销毁记录单独归档。（一）制修订流程生效与过渡安排一、本流程自发布之日起施行，此前已立项但尚未发布的制修订项目须在十五个工作日内按本流程补办手续，逾期未补办的由归口管理部门书面通知。二、过渡期内新旧流程并行，以发布节点为准切换，过渡期间的争议由归口管理部门裁定并记录备案。三、过渡期结束后，未按新流程补办的项目自动终止，由归口管理部门书面通知需求部门并说明终止原因与后续处理建议。（二）与上位标准及外部要求的衔接一、本企业标准制修订流程须符合国家标准化法律法规及外部监管要求，归口管理部门负责跟踪外部法规变化。二、当上位规定发生修订时，归口管理部门须在每两年内完成内部流程的对应修订，修订内容报分管负责人批准。三、外部认证或审核中涉及的制修订程序性要求，由归口管理部门统一对接并转化为内部操作口径。四、衔接差异由每两年内召开的专题会议审议确定，会议纪要归入制修订档案管理。（三）制修订流程解释与修订归口一、本流程由归口管理部门负责解释，日常咨询与例外申请均向归口管理部门提出，归口管理部门须在五个工作日内答复。二、流程修订由归口管理部门根据每年一次核查结果与业务变化需要提出修订建议，修订建议须附修订理由与影响分析。三、修订草案须经分管负责人批准后纳入下一轮每两年统一安排，未经批准的修订建议暂缓执行。六、附则（一）两份文件要求不一致怎么办问：岗位上同时拿到一份技术文件和一份作业文件，两处对同一事项写法不同，该按哪一份执行？答：先按层级判断，技术要求以技术文件为准，操作动作以作业文件为准，两者不相互改写对方的内容。岗位人员不应自行选择或者折中执行，应把两份文件的名称、编号与不一致之处书面报本部门兼职管理人员，由归口管理部门协调处理并在两轮内完成统一。协调期间，岗位按较严格的一项执行并把情况记录在当班记录里，待归口管理部门给出书面答复后按答复调整。（二）岗位人员说不清本岗要求怎么办问：检查时问岗位人员本岗位该做什么、填哪张表，答不上来，该怎么处理？答：先区分是文件没讲到还是人没听到。若同一文件在多个岗位出现相同答复缺失，通常说明文件表述偏原则、缺少岗位动作，或者作业文件与技术文件混在一起写，应通过实施信息反馈渠道提出，由归口管理部门按每季度汇总后决定是补讲还是转修订。若仅是个别人员未参加宣贯，由所在部门在十五个工作日内安排补讲并另行记录，检查人员应记录原话而不写概括性评语。（三）体系表与实际对不上怎么办问：标准体系表登记的名称、编号或状态与现场实际不一致，先改哪一边？答：先核实事实，不以方便为准。若现场文件是经批准发布的正式文本而体系表漏登，属登记滞后，应补办登记并注明补登日期；若现场文本未经批准发布或编号不在号段内，属非受控文本，应停止使用并按回收处理；若状态栏滞后于实际换版，应以批准发布日期为准更新状态，并在差异清单中记录一次差异成因。体系表按每两年集中刷新，刷新时的核对结论必须书面留存，不得只在系统里改字段而