专项检查与整改闭环管理制度V1.2

PAGE1专项检查与整改闭环管理制度摘要本文对专项检查与整改闭环管理制度涉及的现场责任界定流程目的、窗口与现场执行岗责任分界、投保材料交回与到期核对、拆除顺序颠倒造成结构失稳、本规程解释与版本更替等事项作出规定，明确了相应的适用范围、职责分工、处理要求与记录口径。关键词：撤展交接单目次一、目的二、适用范围三、职责分工四、检查与考核五、管理要求六、风险提示七、记录与表单八、附则一、目的（一）现场责任界定流程目的。展馆方同主办方、参展商以及搭建商这四方的现场起了争议，拖下去各说各话，本办法按四段串起来走：先查勘，再认定，然后告知，最后结案，全程只认落在纸面上的证据，口头说法不进案卷。三类地点进本办法，即展期内的公共区域、展位内部以及装卸地段；展品内容本身引起的意见分歧不在此列，改按展项内容审查程序办，两套流程不许互相套用，套用的退回原渠道重走。认定结果要在二十四小时之内告知到位，结案文书按六十个月保存，期限内再来同类争议的，新案与旧案摆在一起对照办理，对照所得反馈各责任区岗位参照执行，参照时发现口径变化的回报展务综合组定案。四段各留一处凭证，查勘有现场记录、认定有结论页、告知有送达回执、结案有文书编号，缺哪段凭证就回那一段补办，补办期间不对外答复。（二）展务投保登记管理意图。展务投保这件事最怕出事时没人接，条款把收材料、核材料、启动报案三件事分别钉在岗位上，登记与留存之外还要管住出险之后的报案衔接，免得临时找人顶缸。登记分两类，搭建施工期的财产一类、展期公众责任一类，口径统一由展务综合组掌握，材料受理放到展前办完，报审的提前量不得少于两个工作日，缺项要在三个工作日内之内补齐。没办登记就进场的单位单列一行进案卷，列行之后交给窗口岗位跟踪补录，补录没齐之前，这家单位签不了撤展交接单，跟踪结果并进当期考核，考核按每个展期一次走一次，考核件抄送展务综合组备查，备查期间不再改动。报案衔接也要留凭证，窗口受理岗在案卷里写明材料收讫时刻与核对人，核对人一栏空着的退回重核，重核完成才得出登记结论。（三）特装搭建审批规程目的。一、特装展台出事多半在图纸与现场对不上，本规程把送审、搭建到结构自查三段手续串成可逐条查验的路径，审批顺序、现场核对口径与退件情形一并写清，路径之外的口头放行不作依据。二、适用参展商委托搭建商施工的特装展位与光地展场，图纸报审提前期不少于两个工作日，会签环节总时限不超过十二小时，两项都按受理登记的时刻计算。三、会签意见在审批单上逐栏落字，审批单随卷宗留存，卷面缺栏的退回补签，补签不得抹去原先的退回次数标注，标注数继续累计，累计到两次的卷宗由展务综合组回看会签环节。四、结构尺寸没有批准就自行加大的，当场停工并按原图恢复，恢复完成前不得申领用电；停工与复工两处时刻由现场执行岗分次登记，复工前须复核恢复结果。（四）活动区彩排与演出切换目的。一、本条款管住现场活动区从彩排、候场、正式切换到散场清台四个阶段，把舞台区、观众区与技术区三块的责任岗位和交接时刻固定下来，避免切换时无人发令、无人收场。二、适用馆内临时搭建的活动舞台与室外小型演出场地，彩排与正式场次之间的切换确认由现场执行岗组织，组织前的交底频次为进场首日一次，切换指令只准一人下达；展项陈列与内容本身的效果评审不在本条之内，纳入的按口径混用处理并退回原渠道。三、未经确认擅自开始切换造成观众区与技术区交叉的，当场停工并重新划定作业次序，重新划定结果书面通知三块岗位，通知时限为开展前四小时，通知不齐的不得恢复作业，恢复前逐岗点名确认到位并记入日志。二、适用范围（一）登记与界定覆盖对象边界。哪些对象进登记与界定这套办法，看的是身份与作业时段。持证进场的参展单位、搭建单位以及馆方作业岗位都在覆盖之内，凭票入场的普通观众之间起纠纷不在其中，观众那头的琐事按服务与突发处置条款走。受托做保洁、清运的进场服务单位，在自己的作业时段里视同搭建单位来管，管的口径归展务综合组统一拿，拿定的结果书面知会各窗口，窗口执行的通知时限为开展前四小时，超期未发按未通知论。跨展期连续合作的单位要按展期分别建档，一档一号，同一个号不许重复用，重复用了在稽核里判为案卷混乱，判了之后重新赋号、旧号入册封存起来备查，封存的件不再对外引用，引用了也不作依据，依据缺失的退回补录。身份与时段由窗口受理岗在进场时确认，确认不了的标注待核，结论在下个展期前给出并回写编号。（二）报案受理与查勘分工界限。争议事件从受理到取证的岗位界限要划清。窗口受理岗只管三件事，把事件经过登记下来、知会查勘岗位、盯住答复有没有按时，现场证据的固定与事实描述归查勘岗位办，两个岗位不代签也不互签，签了也不认。碰到结构构件、临时用电或者吊装设备的争议，查勘要叫上设备保障组一起到场，到场处置时限按五分钟内掌握，三方共同署认的记录才进得了认定环节，少一方署认就退回补勘，补勘完成后另起一行登记时刻。事发在闭馆时段的，当班值守岗先保护现场并把时刻记下，次班到岗后两小时之内办完移交，移交时限按两小时执行，办好的移交记录要两班都签认才入案卷，少签一方的按未移交论，现场仍由原班守住。两岗分工的边界每个展期校核一次，发现互相代签的退回重走登记与取证两段。（三）动线管控覆盖空间划分。一、主场馆内通行通道、入口外的等候缓冲区以及连接两处的过渡段同在本条空间范围内，三段由值班经理统一调度，展区内供观众停留洽谈的桌椅不在此列，摆放归展项管理另计。二、跨馆连廊与地下车库出口处的人流衔接按本条办，车辆通行部分另归车辆管理条款管辖，一段空间里两种判定并存时以人流部分优先落表，车辆部分不落此表。三、室外展场遇雨天需借用室内通道时，借用方案由属地展务组提出，提出时限为五个工作日，未批先占的按擅用通道处理并当日恢复原状，恢复时刻回写借用登记行。四、批准之后同步更新单向通行段的启用清单，清单逐日校核，校核由巡逻岗落字，清单与现场指示不一致的当场以清单为准改正并回写时刻，改正由两处岗位签字。三、职责分工岗位或事项职责与要求窗口受理岗与档案岗分工一、窗口受理岗负责登记事件要素、通知查勘岗位并逐案跟踪是否按时答复；档案岗负责封存件入册、借阅登记与到期处置，两岗以报案编号为串联线索，线索不断则案不乱。二、受理岗对材料不齐的当场列明缺项并一次说清，一次说清后补齐时限为三个工作日内，逾期不补的按撤回处理，撤回后再提的重新登记并另给编号，编号旧卷不注销只标注撤回原因。三、档案岗发现封存件与清单不符的立即回传受理岗核对，核对到场处置时限为五分钟内，核对结果书面记行，记行缺项的按未核对处理，未核对的案卷不得销项，销项申请一律退回原岗。窗口与现场执行岗责任分界一、报馆窗口负责资料受理、编号发放与回执归档；现场执行岗负责进场核验、条件确认与停工处置，两段以展位号交付那一刻为界。二、窗口发现登记内容与现场实物不符时不直接判定责任，须移交现场执行岗比对后回写结论，移交时限为两小时。三、两岗对同一家参展商的处置意见相左的，由展务值班经理当场指定，指定理由写入值班日志，日志留存期限为六十个月。三方各签各名的责任分段一、搭建商负责作业票申请与监护岗设置；展务现场执行岗负责区段秩序与围挡确认；设备保障组负责吊点状态确认与机械到位核查，三方各签各名，不代签不补签，补签一律另开票。二、监护岗有权在发现异常时当场叫停，叫停即报现场执行岗，接报后的到场处置时限为五分钟内，处置结果回写原票并写明可否复工，回写缺项的按未处置认定。三、三方对可否复工意见不一致时由展务值班经理裁定，裁定理由书面记行，裁定件副本份数为两份，一份交施工方收执，一份归入作业票台账，台账按展期装订成册。图纸签认三级责任一、图纸受理岗核对要件完整性与技术口径一致性，结构工程师复核主体受力做法，展务值班经理批准放行，三级各签各名，不代签不并签。二、受理岗对缺件图纸当场退件并写明缺项；复核发现的疑点退回受理岗补充说明，退回补充以两轮为限，第三轮转入值班经理裁定，裁定答复时限为四十八小时。三、三级签认时刻全部入台账，事后查明存在跳签的，该张图纸作废重走流程，重走所要求的报审提前期按两个工作日另计。四、检查与考核检查项检查与考核要求案卷质量逐案串查一、串查以报案编号为线索逐案贯通，核对登记、查勘记录、封存清单与结论签认四处时刻能否对上，串查频次为每日一次，对不上的逐案列明差异段落，段落不清的退回原岗补写。二、方法取台账比对与当事方回访相互印证，回访答复时限为四十八小时，两处印证不上的按记录不实认定，认定同时追溯承办岗与复核岗，两岗责任档次不同，档次在考核表里分列，分列口径一季一改。三、认定结果计入窗口与档案岗的当期评价，评价周期为每个展期一次，连续两期出现同类问题的案卷转入重点盯守清单，盯守解除须展务值班经理书面确认，确认件文本份数为一式三份，分发岗位逐处签收。求助受理及时率考核一、及时率以接到时刻与首次答复时刻之差计算，计算口径只认台账记载的时刻，口头答应不计入，计入口径由展务综合组统一发布并在每期末重申一次。二、考核按岗位不按个人排名，结果反馈到班组，反馈周期为每个展期一次，反馈件副本份数为两份，班组留存一份并签收，签收不齐的视为未反馈，未反馈期次的分数不计入汇总。三、观众现场不满而台账显示已按时答复的，两种记录并存不删不改，并存情况在评价时单独说明，说明由带班与受理人分别署名，署名结果作为下期交底材料使用，使用场合限于内部培训而不对外提供。演练与响应到位情况评估一、演练评估覆盖响应档启动、岗位到位、广播口径与解除确认四项，四项逐项打分，打分结果记入评估表，评估表随演练记录归档，归档周期为每季度一次，归档后不再改动，改动另案处理并写明缘由。二、演练暴露的路线与交接问题当场指出并当日记录，整改时限为二十四小时，整改完成前不计入通过；演练脚本与签到名单缺失的按无方案演练处理，处理结果纳入班组当期评价并作为下期人力配置建议依据，建议口径每季度校核一次。三、评估结论进入考核并与人力配置建议挂钩，考核周期为每个展期一次，评估发现的口径不统一问题限期改写，改写时限为十二小时；改写后的记录与原记录并存不覆盖，并存的对照关系在台账中注明，注明位置由档案岗维护，维护不清的按目录不实认定。恢复原状核实到位情况评价一、评价看两处，一处是核实记录是否逐点填写，一处是地面与墙面的损坏认定有无影像对应，两处缺一即记不完整，不完整不以是否造成争议为前提。二、核实记录按展位逐份抽查，抽查频次为每日一次，抽到的不符项当日退回补做，补做时限为十二小时，补做后重抽仍不符的该区段计入当期考核，考核周期为每个展期一次。三、当事人对认定有异议的按十二小时书面提出，提出后由两名未参与原核实的岗位复查，复查结论与原件并存不删不改，并存情况在结算时一并说明，说明副本份数为两份，两份同时归档。五、管理要求（一）现场证据固定要求。界定程序一启动，现场必须留下四类材料，原始的描述记录，责任区岗位的交接内容，事发时段的通道状态说明，再加上在场人员的署名，四类少一类就算证据不齐，不齐的不下认定结论。封存动作压到事发当班办，查勘岗与档案岗两名一起签认才封，只认两名都签的，封存时限按两小时执行，超时没封的论为保管不到位，论处结果计入当期评价并知会原岗位，通知一旦发出就不再撤记，要撤记得另立一案。原件按六十个月保存，副本一式两份分送争议双方，各自签收回执；到期要销毁得书面批准并写明监销人，没批准就自行处置的论为重大记录差错，结论另抄展务综合组备案留痕，留痕缺一即退回补齐。四类材料齐不齐在案卷首页列成一栏，栏里打勾要写日期，不写日期的视为没列。（二）投保材料交回与到期核对。投保登记材料的交回节奏要在开放之前收口。参展单位与搭建单位都得在开放前交回，齐不齐由窗口受理岗逐案核对，频次按每日一次走，核对结果一家记一行，行里要有交回时刻和缺项描述两项内容，只写时刻不写描述的算没记完，退回补记。跨展期连续合作的单位允许分段交回，分段口径归展务综合组统一拿定，拿定以后书面知会各窗口，执行时限按开展前四小时掌握，窗口自己不许放宽也不许收紧，放宽了的按越权处理并即刻纠正，纠正情况另起一行登记。到期没交的单位，开放当天不让进场作业，作业受阻的责任由这家自负，受阻情况落进时段台账，台账走每周一次归拢一次，汇总件拿来作下回排期与登记提示用，这条依据不外传。记行情况每月对一次，对不上时段台账的以台账为准。（三）禁火范围与点位用火管理。一、展区、通道、卸货区三处都在禁火范围之内，餐饮点位只能在批准的独立区域内动火，区域与其他点位之间要隔开并配相应器材，器材点检按每日一次执行，点检结果记入巡查表。二、点位用火的当班责任人必须在岗，人离岗就把火停掉，停火的情况写进交接班，交接记录一式两份，责任人和带班各持一份，少一份按交接不完整处理，处理结果并入当期考核。三、违了禁火规定的先停工再走复核，复核通过才复工，复核办理走五个工作日，逾期未复的仍按停工执行，不得自行开工，开工记录当日由带班作废并另页说明缘由。四、拒不配合的取消该点位本期作业资格，取消同时告知主办方与责任方，告知按二十四小时送出且以书面为准，回执不齐的告知不算送到，送到与否在台账上逐日勾对。（四）观众身体不适的现场协助要求。一、现场岗位不碰医学判断，也不代为翻动观众随身物品，只挡出视线、留住通道、呼叫驻场专业力量、陪着转移，四件事的先后固定，任何一环不许插到前面去做，做完逐件回报。二、看到倒地或明显不适，巡逻岗要在五分钟内内到位并把周边围观的人清空，清空结果同步给服务台，服务台随后在开展前四小时内播疏导提示，提示只讲通道怎么走，不讲这位观众的情况。三、涉个人情况的描述只写在专用册里，专用册单独装订并由专人保管，保管与调阅的权限有效期为十二个月，期满自动收回，收回情况由综合组在换期清单上逐名核销。四、名单核销不齐即按台账不完整退回，补正要在当日完成，四件事顺序临时改动须由带班在处置记录里写明缘由，未写缘由的当次不记办结，办结情况并入次日回看。（五）突发事件信息报送要求。一、突发事件信息按事实经过、影响范围、已采取措施三段书写，三段齐全方可上报，缺段退回补正，补正时限为三个工作日内，补正后原编号不变，编号在报送序列内不重复使用，重复使用的按卷宗混乱处理。二、上报采用逐级一次方式，首报在事件研判完成后即时发出，发出时限为二十四小时；续报按现场进展滚动，滚动频次为闭馆后一份，续报与首报矛盾之处单列说明，说明不得涂抹修改，需要更正的重新出具并注明替代关系，替代关系两卷互标。三、报送内容对外一律不引用，对外信息由主办方统一发布，发布件副本份数为三份，分发岗位与接收人逐一签收，签收记录随事件卷保存，保存期限至结案后按六十个月归档，归档位置在借阅台账可查。六、风险提示（一）证据缺失引发定责挂账风险。一、风险集中在事发当班未固定描述与标签，事后各方陈述相互矛盾，案卷长期挂账而无法签认，同岗位下一批事件也失去参照，参照缺失使争议反复出现。二、挂账案卷每日汇总一次并逐案催办，催办汇总周期为每周一次，汇总件报展务值班经理；挂账超过两个核查周期的转入重点盯守，盯守起止时刻单独登记，登记情况纳入当期评价，评价口径不因当事方规模差异改动，改动须经展务综合组批准后方可施行。三、封存件与清单不符的即时回传核对，核对到场处置时限为五分钟内，核对未完成的案卷不得销项；擅自销项的按结案不实处理并重新打开案卷，重新打开沿用原编号不另赋新号，另赋新号的注销并说明对应关系。（二）证据不全导致定责僵局。事发之后记录和实物都没及时固定，两头描述各执一词，文书没法定，案卷一挂就是很久，后面的同类事件也丢了参照，同一件事反复吵。管控把封存这一环压到事发当班做完，签认要两个人一起，缺项要在二十四小时之内补齐，补齐的记录得附上原因说明，说明不实就按记录差错论处，还要追溯原签认人，追溯结论一并入卷不另存。挂起的案卷每月清理一次，逐案销号，销号没有展务综合组的书面确认不生效，确认的办理时限按五个工作日掌握，没确认的继续挂账并进盯守清单，清单同步给窗口受理岗，免得同一岗位重复挂案子，重复挂起的论为岗位履职缺位，论处结果反馈责任班组并留档。清理与销号在盯守清单上留下经办人与日期，缺日期的不计入销号进度，滞后的按周催办并知会原办案岗位。（三）寄存件错拿与漏拿风险。一、错拿多发生在高峰时段凭一句口头描述就开柜，柜号和签名都没核，事后想复原几乎做不到，复原不了责任就压回展务一方，这一环上没有免责的说法，说法也写不进记录。二、交付前把柜号、签名、封袋状态三项过一遍，少一项不交，交付记录由双方当场同签，签字的核查周期为每日一次，一发现代签就停当班寄存并重新交底，交底按进场首日一次走。三、到期没取的按册逐件催领，催领的答复时限是四十八小时，答复之前不拆袋、不挪位、也不数里头，真要清点内部物品得双方到场并全程留记录，记录当场写完。四、记录不齐的按流程缺失处理并回查保管岗位，回查结论当日给出，清点中途离场的另起一页写明中断时刻，中断前的记载不作废，恢复之后由在场一方接着往下记，另页由保管岗位留存。（四）拆除顺序颠倒造成结构失稳。一、隐患在拆除与搭建互为逆序这条常识没人理，工人图快先把斜撑拆掉再放面板，架体就在没人察觉时丢了侧向约束，约束一丢往往整片失稳，而不是只塌下一个点。二、拆除顺序要写进交底并一段一段确认，确认按进场首日一次走，交底记录由带队人签认，签认不齐不开拆，开拆之前还要复查一次，复查到场按五分钟内，两处时刻差开的按程序倒挂退回重做。三、留下的连接件和卡具也算失稳来源，闭馆后逐段清查，清查按每日一次安排，结果当日进台账并标出区段，区段没标的不给通过验收，通过之前重走一遍确认。四、确认结论抄送搭建方与责任区岗位两处，两处回执都到才算走完，走完之前该段拆除暂停，暂停时刻记进台账，恢复拆除要带队人重新签认并把签认页留下备查。（五）影像资料外传引发的纠纷风险。一、风险在现场拍下来的画面被人随手转出去，画面里既有当事人也有相邻展位，一流出，展务方就从记录那一方变成传播那一方，身份一变，本来清楚的定责跟着含糊起来，含糊难解释。二、影像只在专用账号里流转，流转要书面申请并写清用途，用途不具体的不予授权，授权的答复时限为四十八小时，授权之后的权限有效期是十二个月，期满自动收回而不必催。三、收回情况由综合组在换期名单上逐名销掉，销名不齐的视为台账不完整退回补正，补正当日完成，完成之前账号只读不转发，转发记录另页封存而不删除原来那一行。四、对外提供的画面一律经综合组审定，审定两人同看并分别签署，一人签的按越权外传处理，处理时一并回查保管岗位，结论并入当期考核而不折进个人分数里头。七、记录与表单表单或记录填写与使用要求定责案卷封面要素一、案卷封面设案号、事发时段、涉及单位、事件类型、承办岗位与结案日期六栏，六栏逐填不留空，留空的退回补齐，补齐不得改动事发时段与案号，改动的按记录篡改认定并另案登记，登记后旧卷封存。二、结案日期以最后一处签认完成时刻为准，签认不齐的不写结案，只标注待补状态，待补状态在二十四小时内消除，逾期未消除的转入催办清单，清单上写明催办理由与催办时刻，两项缺一视为未催办。三、案卷装订后交档案岗封存，封存件留存期限为六十个月，到期销毁须书面批准并列明监销人，批准件与处置记录一并归档，归档周期为每季度一次，归档位置在借阅台账可查，查不到的按归档不实认定。客流高峰处置记录表字段一、处置记录表设时段编号、启动档位、加开岗位数、广播次数、解除时刻与确认人六栏，六栏逐班填齐，不留空白格。二、表中时刻统一取本场时钟读数，手工填写不得涂改，更正须在原值旁加注并签名，涂改且无签名的栏位在稽核中视为无效记录，无效记录当班补查重填。三、记录表按展期装订成册，装订后的留存期限为六十个月，跨展期调阅须经展务综合组登记同意，调阅事由与归还时刻一并记入调阅台账。撤展交接单栏项设置一、交接单设展位编号、拆除完成时刻、恢复情况描述、遗留物品记载、双方签认人与签认时刻六栏，逐栏填写不留空，留空视为单据不成立，不成立的当日重新出具。二、遗留物品只登记名称与数量，不估价也不作处理承诺，处理口径由展务综合组统一确定，确定结果在备注栏引用，引用时写明确定日期与承办岗位，两样缺一按引用无效。三、单据当日交回窗口归档，归档周期为每季度一次，未交回的在次班追缴，追缴情况记入窗口台账，展期结束后仍未交齐的按未完成交接处理并书面通知参展商。服务工单栏项与填写规矩一、工单设编号、提出单位、需求类别、受理时刻、派出岗位、完成时刻、复签人与备注八栏，八栏逐填不留空，留空的退回补齐，补齐不改原受理时刻，改动时刻的按记录不实认定并追溯到填写岗位，岗位责任与批准责任分开认定。二、需求类别只在增设点位、器材调用、清洁保障与临时维修四档中选取，自造类别不认，不认的退回重新归类；备注栏只记待核事项与异常情况，不作完成凭据，以备注代替复签的按未确认处理，处理结果另记一行不并入原行，原行保持可读。三、工单按展期装订成册，装订后的留存期限为六十个月，到期处置走台账管理程序；处置前需调阅的由展务综合组登记同意并记明归还时刻，未