中医馆运行管理制度总纲与岗位授权通则V1.1

PAGE1中医馆运行管理制度总纲与岗位授权通则摘要本文对中医馆运行管理制度总纲与岗位授权通则涉及的台账归口先定的道理、封存与归档各归哪一册、替诊生效前的三处同步、抽查与全查的切换条件、试运行条款等事项作出规定，明确了相应的适用范围、职责分工、处理要求与记录口径。关键词：交底；归口部门；台账；养护；复核；验收目次一、目的二、适用范围三、术语定义四、职责分工五、管理要求六、流程步骤七、检查与考核八、记录与表单九、附则一、目的（一）台账归口先定的道理一、同一件事在两本册子上记成两个数，月度汇总就无从取舍，归口不明的台账到最后都变成谁都不认的纸，本条把谁归口、谁落笔先定下来。二、归口部门负责册页的启用、停用与编号，文本份数为两份，启用与停用的履行时限为次日，期满未续的册页就地封存并留启封条件。三、双轨并行的台账每月做一次栏目对照，核查周期为六个月，对照结果随当月汇总一并留存，留存期限两年。（二）随访按计划分档安排的理由一、全部按同一频次拨打，人手不够就整批落空，本条按计划分档排开，让每一通电话有人负责、每一个未接通有下一步。二、分档口径由本机构自设并在计划表注明，回访的记录时限为次日，记录栏含接通情况与下一次安排两项。三、未接通的重拨次数与终止条件写在同页下方，重拨的补报时限为当日，终止的注明理由不留空白，空白条目不计入当期完成率。（三）投诉受理分两级办理的用意一、现场的不满拖到次日就变成一桩查不清的事，说的人记着情绪，查的人只剩时间，把即刻答复与限期办结分成两级，受理人才有可照的办法。二、能当场讲清口径的即时答复并逐条登记，答复时限为十个工作日；需要回看记录的在三个工作日内书面回复，回复文本份数为两份。三、涉及施术过程的投诉先封存相关记录页再查，封存与启封由不少于两人共同签认，签认栏与原页同存不拆分。（四）一次性用物三段分开的用意一、领了多少、用了多少、销毁多少三个数凑不上，问题就被压回当天的忙乱里，事后只能靠猜，本条要求三段各自落账。二、领用按班次登记，销毁按批登记，两账核对的核查周期为六个月，差值逐条注明原因与责任岗位，注明不了的整批退回复核。三、销毁由不少于两人共同执行并签认，签认页随台账归档，归档周期为三个月，归档后不再拆页补记。（五）施术前核对先于铺巾的用意一、器具、体位与禁忌三项里只要有一项没看，操作就开始靠现场判断顶替手续，出事之后再补就补不齐，本条把这三项钉在铺巾之前。二、核对项目按技术类别固定成一张单页，逐项打点后不开台，单页随记录页归档，交底频次为每周一次，当日新增类别的先补页再作业。三、单页缺项的操作一律退回准备环节，缺项原因在当日台账写明，由不少于两人共同确认后补录，补录不得由操作人自填。二、适用范围（一）代煎承接的两口锅界线凡在馆内起锅、封碗、贴签的三段归本页管，碗进了承接方那口锅之后的事不归，那一段归委托协议。为什么要分开？两处火候判定用的不是同一本册，混在一页上写就会出现同一碗药有两个到期时刻。本页覆盖自煎与受托代煎两类，两类在登记方式上分列，自煎记到台面，代煎记到交接单，交接单要在次日之内收回根联。超出这两类的临时熬制一律先按新增事项走论证，论证结论没落纸就不起锅，起了锅也按不在册处理；在不在册只看协议页上有没有当日那一条批次号，号缺的整趟退回柜面重走交接。（二）养护覆盖两处库区一、养护覆盖常温库区与阴凉库区两处，两处共用一张轮查表但分栏记录，栏目合并填写的整表重做，重做表另号。二、需冷藏的品类不进本条，其保存另按设备用电口径执行，设备记录每日一份，两份记录在同一部位处互索引。三、临期与到期档位由本机构自设，档位表更新后旧表留存两年，更新前已入库的按入库当日所挂档位处理，处理结果逐批登记。（三）未列入清册的器具不进台面一、不在在册清册里的器具不得摆上台面，摆了的当次停排该点位，停排时刻写在点位台账。二、在册与否只看柜位卡与清册两处，两处不一致的以严的一方为准，准的一方另页记校正行。三、校正行次日并入轮查统计，统计只列类别与件数，件数之外不写品质评价，评价归下一轮判定处理。校正行当日并入轮查，并入之后不追溯既往笔数，笔数只在回看时查阅，查阅逐次登记查阅人。两处编号一致的当次免除重复登记，重复登记只在替换器位之后重新起一笔。三、术语定义术语释义交底与班前会的写法区分一、交底专指作业前把当日任务、岗位边界与异常口径当面讲清并留签的动作，讲清与留签两项缺一即为未交底，未交底当日不安排独立台面。二、班前会是组织形式，可以承载交底也可以只作事务通知，通知性会议不写交底字样，字样使用错误按台账不实处理并当日更正。三、交底记录含参加人、讲的条目与签认三栏，栏目缺项当日补齐，补报时限为当日，补齐页与原页同号并存不覆盖。封存与归档各归哪一册一、封封存进待核卷，归归档进周期册，两册存放处相邻但格位不共用，共用即混，混后要整册重查。二、两词在页面上各写一行，行内不合并，合并的当次退回重写，重写沿用原编号不另起新号。三、尚未办结的页面暂不销毁，未销毁的原由落在清册末格，末格写明办结之后再排入下一轮点数。重查之前两处格位互不通用，通用即视作混放，混放整册回炉点数，点数由两人同场完成并签名。两册的格位每月校一次，校不合的当轮重查，重查结果写进核对行末格并留两人署名。所谓待核指的是哪一段一、待核指的是名录格与考核格两处暂时对不上的那一段区间，区间内当事人不单独上台，单独上台即记例外。二、区间结束以第三人确认为准，确认之前不得改写原格，改写按记载缺失处理。三、处理结果与确认页并存一卷，卷内不追加责任判断，判断只在归口岗书面结论里出现，出现即归档。区间结束时在原格加一注记，注记只写解除时刻与确认人，确认人不得为提出人本人，本人换岗的重新确认。注记之外不再追加说明，追加说明须书面申请，申请由归口岗位当日批复处理。叫号断档之后怎么算时段一、说断档那一段的，指叫号屏停显到恢复之间的区间，区间起止各记一时刻，时刻之外不写等待人数估算。二、断档之后补打号序的，补打只顺延不插队，插队情形记一条秩序线索，线索当日送带班岗。三、两词在记录里各占一栏，栏内不互相顶替，顶替的整页重来，重来次数计入当月不符项一段，段内不写姓名。线索成立时改由秩序岗当场调整队列，调整结果写在异常行，异常行当日汇总，汇总不逐条复述。四、职责分工岗位或事项职责与要求消毒记录与领用的对口人一、消毒动作由施术岗位按人次执行并即时记录，记录滞后超过一个班次的按漏记处理，处理结果在日查中单列。二、用品领用由库房岗位凭单据发放，发放数量与当期记录在六个月内对照一次，对照差异逐条注明。三、抽查由第三人执行，抽查频次为每月一次，抽查结论不改写原记录，只附在抽查页。本条的执行由岗位自己安排先后，先后顺序变动不必报批，变动后在页上改一行。巡查两条线的责任人一、线路与加热类器具由后勤岗位按每月一次查看，查看结果记入汇总页的线路栏，栏内不留空白格。二、通道与出口由开馆前的当班岗位查看，查看结果记入同一页的通道栏，两栏之间的合计不作为完成依据。三、隐患整改由发现人提报、归口部门派单，整改时限为十个工作日，未按期完成的条目自动进入下一期跟踪。异常情形的描述写到现象为止，成因判断留给归口部门，正文中不写因果句。论证材料的三方签署顺序一、技术项目的论证材料由提出岗位起草，起草内容限项目过程、器具条件与异常情形三段，三段之外不写承诺性表述。二、归口部门组织内部核对并汇总意见，会签时限为三个工作日，会签不足人数的材料不进入批准环节。三、批准后由名录维护岗录入，录入人不得同时为起草人，同一人承担两岗的整批退回重走。本条所指的当场指同一班次之内，跨班次的视为补做，补做要在页眉注明缘由。讲解改由谁来讲第二遍一、材料口径改动之后，讲解改由受训过新口径的人承担，承担人名单由培训岗确认，确认结果写在交底页。二、原讲解人未听过新一遍的，当次不再开口讲解，开口的情形记一条口径不符，不符当日回看。三、第二遍讲解完成后由听者签认，签认时限为当日，签认页随三个月并进学期册一类的周期册。签认页之外不留手抄要点，要点一律以受控材料为准，为准的材料按岗位借阅并逐次登记时刻。五、管理要求（一）信息采集的完整性核查一、四项采集栏在到馆当日核查完整性，缺项当日补齐，补报时限为当日，补齐处标注补录时刻与补录人。二、备注区的自述内容不参与完整性判定，自述与采集栏冲突时在汇总页单列一条并留回看标记。三、查阅行为逐次登记，登记内容含查阅人、时刻与事由，查阅记录留存两年，期满由档案岗位统一清退。本条所列时限遇节假日不顺延，顺延由归口部门书面通知，通知与条目同存。（二）不留时刻就等于没做一、不做不记，做了不记时刻就等于没做，没做的单元次日重清一轮，重清另占一行不并原行。二、时刻与执行岗两格齐了才算完成，同人的本轮重记，重记结果由院感岗验证一次。三、验证不合的当日改由第三人确认，确认时限为一小时，确认之后原勾作废但不撕页，撕页按缺失处理。验证不合的当日通知带班岗，通知以书面为凭，凭据随当日记录同存，同存一季后统一封存归档。重记行与原行两处时刻相邻可追，追不到的当班次重验，重验由院感岗派人执行。（三）替诊生效前的三处同步一、替诊确定后排班表、授权名录与交底记录三处同步改，三处之中任一处未改即不生效，生效时刻以最后改齐的一处为准。二、同步改的履行时限为次日，超时未齐的按原班执行并单列一条说明未齐之处，说明不得留空。三、替诊人员到场后先接洽待办事项再接台，接洽内容由承接人复述并签认，签认页随当日记录归档。涉及人员的处理意见只写岗位与事项，涉及个人评价的文字在本条里不出现。（四）抽样件数与留样的对应一、抽案件数按批量分档执行，分档表固定在验收页下方，档内数量不临时加减，加减须由归口部门在表上另行改档。二、留样份数为三份，每份标注品名、批号与抽取时刻，标注不全的留样不作判定凭据。三、留样保存期限为两年，期满处理由库房岗位按批登记处理时刻，处理单据随验收页归档。每次检查之后当场回看上一条的整改情况，未改的在原条后续写一行，不新开。（五）体位变更前的重新确认一、体位在操作中途变更的，变更后重新确认器具状态与台面稳定，两项确认未完成不继续动作，继续动作的当条按无效记录处理。二、变更缘由只写现场可见现象与当事人当场表述两种，其余推断不进缘由栏，缘由栏另附时刻。三、变更与确认两个时刻分别记录，两时刻之间超过一小时的当日回看并说明滞留原因。本条的执行痕迹保留至期满，期满销毁由两人同时在场，销毁清单单独成页。（六）说明页三段之外不加字一、说明页要留痕：事项段、异常段、意见段，三段缺一不成页，成页之后由见证人签在末页左下，左下之外不签。二、三段只写既定口径，口径之外不写承诺，也不写与个体安排有关的表述，写了的当日删改留痕。三、未签的页面不排台面，补签须当面重走一遍讲解，讲解次数记入交底页，交底页按班次归卷。删改由复核人执行，执行时刻与删改人同写一格，格内空缺的当次不算完成，不算的当日重走。六、流程步骤第一步对名录第二步对清册一、先对名录那一行，再对清册那一张，两笔一致才排台面，一致不上先停排，停排情形当日写在交底页。二、停排之后由带班岗查缺在哪一笔，缺的那一笔按一个工作日补齐，补齐之前不恢复排期。三、恢复排期须第三人确认，确认时刻与确认人同页写明，写明之后原停排行不撕也不改写。恢复之前该点位不排台面，排了也按未授权处理，处理记录另册另号，号与当日汇总之间只做对应。两册并看时以名录行为主，主行有空的当日停排，停排行由带班岗填写并留署名。↓量表发放与回收的两次点数一、发与收两头都要留痕：发放时的份数与领取人，回收时的张数与页码情形，两头各占一行，行内不合并。二、差额当日查清，查不清的按外流登记，登记行含时刻与类别，类别之外不写推测。三、外流件次日补印须走换版手续，手续份数为三份，份数之外不留底，留底页由归口岗收回封存。两头行数按周汇总一次，汇总不追溯上期差额，差额延续两期的改由归口岗位单独安排一次回收。↓暴露发生后的处理次序一、本人即刻做现场处理并离开台面，处理动作完成后报告带班人员，报告的到场处置时限为一小时，超时未报当日补记缘由。二、带班人员记录发生部位、经过与已做动作三段，三段之外不写对他人操作的认定，认定另按检查渠道。三、后续办理由归口部门按类别登记，登记的办理时限为一个工作日，登记页随人员档案保存。与外部的交接以签收为界，签收之前的责任在交出方，签收之后在接收方。↓混装容器的退回路线一、暂存点发现两类混装时不打开也不转运，转运岗位当场退回产生点并留退回时刻，退回单据由双方各签一次。二、产生点岗位在十个工作日内改正分类并重新交接，重新交接以新单据为准，原单据不涂改也不复用。三、同一容器连续两次退回的由归口部门派回检查分类动作，检查结论附在暂存登记之后一并归档。本条的口径变动需要两人在场确认，确认之后同步改两处文本，改后各留一份。七、检查与考核检查项检查与考核要求回访笔数与计划笔数之差一、计划那一笔与实拨那一笔按月并排看一次，差额当日查，查不清的按空白登记，空白条数单列一段。二、段落里只写类别与时段，时段之外不写个人比较也不写原因推测，推测不落册。三、连续两期差额扩大的计划页重排，重排在一年之内完成，完成后原页附在背面供回看。回看不改计划页原文，原文与回看结论并存两页，两页页码连续，连续断开当日补齐缺行。差额条数当月并入空白段，空白段不写当事人身份，身份只在原始登记页出现。抽查与全查的切换条件一、施术类条目平时按每月一次抽查，连续两轮发现问题集中在同一类别时改为全查，改查决定由归口部门作出并写明起始日。二、全查覆盖该类别的全部在册人员与台面，查完在汇总页写覆盖人数与台面数，覆盖不足的当日补足。三、补足之后连续两轮无同类问题再回抽查，回查切换的时刻在台账上单列一条，不并入上一轮。本页与末页之间的引用写行号，行号缺失的当日补上。查页码也查栏次一、只数张数不核页码的，等于未查，未查的本轮重做，重做由归口岗派人执行，执行人不重复原人。二、页码与栏次两处都齐才算合格，一处不合整捆回炉，回炉捆当日不再发放，发放顺延。三、顺延次数按季统计一次，统计只列类别与捆数，捆数之外不写推测也不写责任，责任另由书面结论承担。回炉捆次日重发，重发之前由归口岗位核一次手续，手续不齐的继续停发，停发情况记一条待发。检查人员的回避安排一、检查人本人任职的岗位列入本轮检查范围时，该岗位改由他人检查，改派情况在检查页注明，不注明的本轮结论不计入汇总。二、回避关系由被检查岗位在开检前提出，提出时限为三个工作日，逾期提出的在本轮记录里说明而不改派。三、改派之后的检查与原检查标准一致，标准由同一套条目清单控制，清单不临时改动。两处描述不一致时以原始页为准，以准之处当日改写。八、记录与表单表单或记录填写与使用要求一次性用物的领用登记一、领用登记写品名、批次、数量、领用岗位与领用时刻五项，批次一项不得省略，省略的当次退回补写后再发。二、当日领用数与台面用数、销毁数三者在交班时各核一次，核不上的一律在汇总页单列一条待查。三、登记页按三个月装订，装订后的存根归口保管，保管期不少于两年，期满按条款销毁。本条所指的当日办结以签收为凭，签收缺失的当日重送。空栏先划掉再签字例外只有一条：需要次日续写的栏目允许暂空，暂空时在栏角写一个续字并注明次日时刻，时刻到了仍空的按漏填认定。除这一条以外，当日收页时所有栏目不得留白，留白的整行按未填处理，未填的那一行不进当期笔数，不进笔数的单列一行说明。说明由登记岗自写，写完由第二人划一道斜线，斜线之外不加涂改，涂过的整页停用重抄，抄时行次照原页走，新页与原页同日装订，装订时限为三个月，期满未装订的由归口岗当周催办。两处栏目同名才能并排一、册页栏目与系统栏目以同名为前提，名不同就并不到一行，并不到一行的两笔在月末必然差出一截。二、改名要走换版手续，手续份数为两份，份数之外的手改一律无效，无效页封存。三、封存旧页按三个月保存，保存期内不外借，查阅到归口岗看原件并逐次登记时刻与查阅人。逐次登记之外不留手抄索引，索引一律以受控对照表为准，为准的对照表按岗位借阅并登记时刻。开封即算