机关文书档案管理规章制度3篇

1、机关文书档案管理规章制度3篇 一、综合档案室工作职责 二、文件材料归档制度 三、档案库房管理制度 四、档案保密制度 五、档案保管制度 六、档案查（借）阅制度 七、档案利用制度 八、档案的统计、鉴定和移交制度 综合档案室工作职责 1、宣传、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，并努力完成上级主管机关下达的有关档案业务工作。 2、制订和组织实施机关档案工作的规章制度，加强档案工作的规范化、标准化建设，提高档案的综合管理水平。 3、负责规划、协调全镇档案工作，并负责对镇属各部门档案工作进行业务指导、监督和检查。 4、负责接收（征集）、分类、鉴定、统计和保管本镇各类档案及有关资料。 5、组织实

2、施档案信息化建设和电子文件归档工作； 6、严格执行国家保密法和机关保密制度，组织做好档案的密级调整工作，对已超过保管或保密期限的档案，提出存毁和解密、降密处理意见。 7、开展档案的开放和利用工作，做好档案的借阅查阅工作；编制检索工具，编写档案参考资料。积极开发档案信息资源，为机关各项工作服务，为社会服务。 8、维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范和技术保护工作；对损坏、偷窃、擅自销毁、遗失档案和泄密者，将予以处理；对保护档案有功者，将给予表扬、奖励。 9、负责组织机关专兼职档案人员的业务学习与培训。 10、开展档案学术研究和交流活动。 11、完成领导交办的其他任务。 文件材料归档制度 根据

3、档案法和市、区档案局关于档案立卷归档的要求，为及时、正确地做好本机关各类档案材料归档工作，提高案卷质量，特作如下规定： 一、 机关文件材料归档范围是： 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和 _具有利用价值的文件材料； 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 二、 机关文件材料不归档范围： 1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考

4、的抄件等； 2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、 电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料； 三、档案归档时间： 1本机关各部门应在次年第一个月按要求把本部门上年应归的文件材料，进行清退。然后，由档案人员按照文件的内容和性质，进行、分类、立卷、归档，向档

5、案室移交。 2机关文书档案应在第二年的六月底以前结束，然后归档。 四、立卷归档要求： 本机关领导和各部门文件办理完毕，应将具有保存价值的来文、复文，包括领导的签发的底稿、批示等材料（本机关发文、联合发文各一式两份），以及归档范围内其它性质的归档材料，收集齐全，及时送交办公室归档。外出参加会议带回的重要文件，一份送档案室归档，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 档案库房管理制度 1、库房必须保持清洁、门窗坚固，并设有防光、防火、防盗、防高温、防潮、防尘、 防 鼠、防虫等安全措施。 2、库房内不准存放易燃易爆物品、堆积其它杂物，进入库房不准吸烟。 3、非库房管理人员严禁入内，禁止擅自进入库房翻阅档案

6、资料。 4、做好库房的温湿度记录，及时采取措施控制和调节温湿度。 5、经常检查库房，发现问题及时解决，并作好记录。 一、本单位行政、后勤管理工作 1 本单位负责人办公会，本辖区内工作会议，工作专题会议等 文件材料 1.1 请示、批复、通知、 _、日程、报告、领导讲话、总结、 决定、决议、纪要、记录 永久 1.2 典型材料、代表发言材料、经验交流材料 30年 2 本单位与其他机关联合召开会议的文件材料 2.1 本单位主办的 2.1.1 请示、批复、通知、 _、日程、报告、讲话、总结、 决议、决定、纪要的原件 永久 2.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 2.2 本单位协办的

7、2.2.1 请示、批复、通知、 _、日程、报告、讲话、总结、 决议、决定、纪要的复制件或副本 30年 2.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或 副本 30年 3 上级领导检查、视察本单位工作时形成的文件材料 3.1 上级领导讲话、指示、工作部署或上述领导机关派人督办 永久 3.2 _以下领导一般性检查、视察工作的文件材料 30年 3.3 本单位专项或综合工作汇报材料 30年 4 本单位业务文件材料 4.1 本单位制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件、中 4.2 本单位的请示与上级有关单位的批复、批示、通知 4.2.1 方针政策性业务问题的 永久 事件、处理专项业务问题形

8、成的记录、纪要、总结等材料 长期规划、纲要等文件材料 永久 4.2.2 一般业务问题的 30年 4.2.3 其他具有参考价值的10年 4.3 上级机关制发的文件材料 4.3.1上级机关制发的属于本单位主管业务的文件材料 4.3.1.1 重要的 永久 4.3.1.2 一般的 10年 4.3.2 上级机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年 4.4 同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年 4.5 下级单位的文件材料 4.5.1 重大问题的来函、请示与本单位的复函、批复等30年 4.5.2 其他的10年 4.6 本单位联合行文的文件材料 4.6.1 本单位为主办

9、的 4.6.1.1 重要业务问题永久 4.6.1.2 一般业务问题30年 4.6.2 本单位协办的 4.6.2.1 重要业务问题 30年 4.6.2.2 一般业务问题 10年 4.7 计划、总结、统计、调研等方面的材料 4.7.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 永久 4.7.2 年度以下的计划、总结、统计材料 10年 4.7.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久 4.7.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年 4.8 出guo或出境访问考查等外事活动的文件材料 4.8.1 发表的公报，签订的协议，重要会谈纪录纪要等 永久 4.8.2 出guo审批手续、执行日程、考查

10、报告、一般性会谈记录 30年 4.9 本单位编写的文件材料 4.9.1 大事记、组织沿革 永久 4.9.2 本单位、编写的制度、文件汇编、报告汇编、工作目标汇编、统计分析汇编、信息汇编和工作手册 30年 4.9.3 简报、情况反映、工作信息等 10年 5 本单位各种规章制度 永久 6 本单位事务管理文件材料 6.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久 6.2 与有关单位签订的合同、协议等文件材料 6.2.1 重要的永久 6.2.2 一般的10年 6.3本单位物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料、机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料30年 6.4

11、国有资产管理（登记、统计、核查清算、交换）文件材料 6.4.1 重要的永久 6.4.2 一般的10年 6.5 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续 永久 6.6 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请30年 6.7 职工住房公积金资料 30年 二、人事党务与工会工作 1 本单位党员大会、党支部支委会议 1.1 请示、批复、通知、 _、日程、报告、领导讲话、总结、决议、选举结果、讨论通过的文件材料 永久 1.2 民主生活会、领导成员民主评议产生的文件材料10年 2 计划、总结等方面的材料 2.1 年度和年度以上的计划、总结材料 永久 2.2 年度和

12、年度以下的计划、总结材料 10年 3 党、团、工会工作活动中形成的文件材料 3.1 工作报告、总结、换届选举结果 永久 3.2 重要专项活动的报告、总结等永久 3.3 党团员名册、工会会员名册、批准加入党团、工会的文件材料 永久 4 表彰先进集体、先进个人、优秀党员、党务工作者等文件材料 永久 5 本单位党、团员组织关系介绍信及存根 永久 6 本单位党员、干部、职工违法违纪等文件材料 6.1 案件调查、处理受警告以上处分的有关文件材料 永久 6.2 受到警告的30年 6.3 查无实据的文件材料 10年 6.4 受到通报批评的 10年 6.5 本单位党支部组织开展的各项教育活动30年 6.6 情

13、况反映、一般的工作总结、汇报等文件材料10年 6.7 职工住房公积金材料在职工退休后移交30年 7 本单位精神文明建设方案 7.1 本单位精神文明建设方案永久 7.2 本单位精神文明单位检查评比实施细则永久 7.3 本单位精神文明单位责任书 永久 7.4 本单位精神文明建设发展规划 永久 8 统计机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料10年 9 本单位机构编制、干部人事文件材料 9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久 9.2 本单位的人事工作制度、规定、办法等文件材料 30年 9.3 本单位干部职工的任免文件 永久 9.4 本单位职工

14、名册及年度统计报表永久 9.5 本单位干部、职工的录用、转正、聘任、调资、定级、辞职、离退休、死亡、抚恤等有关文件材料永久 9.6 人事考核、职称评审等有关文件材料 永久 9.7 本单位职工调入、调出的行政关系介绍信及存根 永久 文书档案管理制度 一、档案管理制度 （一）公司档案管理制度 依据中华人民 _档案法，结合公司实际情况，制订本办法： 一、公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。即公司文书档案由办公室集中统一管理，科技档案（已交办公室的除外）分别由有关处室管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。公司各处、室在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承

15、办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。 二、公司办公室设立档案工作，受上级部门档案处的业务指导、监督和检查，负责管理公司的文书、科技（部门）档案。其任务是： （一）收集、立卷、鉴定、保管公司的文书档案； （二）积极开展档案的提供利用工作； （三）进行档案鉴定； （四）进行档案统计； （五）保管部分科技档案； （六）认真学习中华人民 _档案法有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握立卷的基本方法，保证档案质量。 三、立卷范围： （一）上级机关颁发的法规命令、指示、决定、决议、通知、任免、计划、统计年报、预决算、规章制度、国家部委局颁布的各种标准、工作总结、报告等文件。 （二）公

16、司向上级机关的请示报告、工作计划及对下级机关的批复。 （三）公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。 （四）公司党政会议原始记录、纪要和决定（包括发布 _、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。 （五）公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。 （六）公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要，以及参加上级和外单位召开的会议带回需要贯彻执行的文件材料。 （七）国际交流和合资企业来往文件、协议，报告和会谈纪要等文件材料。 （八）重要的人民来信、来访及其处理结果。 （九）有关人大政协提案处理结果。 （十）公司各处室以上级管理部门名义的发文。 （十一）其他具有保存价

17、值的文件材料、重要的工作经验材料。 （十二）外单位直接发送给公司各处室的主、抄送信件，如和公司以往办的函件有关， 为了保持文件的完整，应交办公室保存立卷。 （十三）根据公司现有人员和工作的实际情况，已立卷归档的科技档案由文书档案人员兼保管，其余的不再统一归档，仍然由各处收集、鉴定、保管，以便利用、查找，更好地为本部 _。 四、立卷要求： （一）立卷的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。 （二）在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。 （三）拟定案卷标题要简明准确，好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下

18、）三种。 （四）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。 （五）全部案卷组成后，要对案卷统一排列编写全档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。 五、档案借阅： （一）借阅档案，要登记履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅，不能带出，必须带出档案室查阅的，要经过办公室主管主任批准。 （二）借阅时间，一般档案最长不超过十天，密级档案最长不超过一周。 （三）借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印档案。 （四）外单位借阅档案，应持单位介绍信，并由有关处室陪同。 （五）调卷入确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需经办公室主管主任批准。 （二）公司重要文

19、件保管处理规定 第一条 目的 重要文件的收藏、保管、处理按本规定实行。 第二条 种类 重要文件分为以下四种,分别处理。最重要文件是指该文件的丢失将给工作造成重大影 响的文件；一般重要文件是指其重要程度轻于前者的文件。 （一）最重要文件（日常用） （二）最重要文件（非日常用） （三）一般重要文件（日常用） （四）一般重要文件（非日常用） 日常用文件是指工作人员在日常业务中需经常查考、放在办公桌近旁的文件，非日常用文件是指除特殊情况外不必经常查考的文件。 第三条 保管场所 在紧急情况下，重要文件的收藏、保管场所应按照如下规定加以保管，但根据文件的性质、数量及处理方法的不同亦可作适当变更。 （一）地

20、下室仓库内贵重物品库存放最重要文件中对于公司特别重要的材料。 （二）各业务处室保险柜存放各部、处、室的最重要文件。 （三）地下室仓库存放以下文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。 （四）分社保险柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。 （五）现场保管（在各部、处、室的办公地点以适当的方法保管）。上级对现场保管有特别指示的时候，保管人员应根据上级指示采用相应的方法保管。 第四条 分类保管期限 各种重要文件的分类保管期限及保管场所可另行规定。 对前项文件进行保管时，同一内容的系统文件必须按地区加以区分后保管，最重要的文件尤应如此。 第五条 重要文件的另行保管 重要的帐票或文件，在没

21、有其他材料可以替代时，即在确认除原件外没有其他可以反映其内容的文件，该件如发生丢失将给工作造成重大障碍时，需将该件做出表示其内容的特别标记，办理另置安全场所保管的有关手续。 第六条保管的主管部门 重要文件的搬出及收藏，由各业务主管处室负责实施，仓库内文件的保管由庶务处承担。各业务主管处室应对各自保管的文件内容及保管位置加以记录，并提交庶务处。庶务处在安置文件时应考虑到平时的使用。 第七条 搬运、收藏时间 将各业务科室文件搬出加以收藏时须按如下规定执行。但在公司有特别指示时须遵照执行。 （一）正常情况下文件处理完结时； （二）在特别紧急危险时； （三）在发表紧急状态宣言时。 第八条 仓库内的保管

22、位置 收藏文件仓库的位置，根据文件的数量等由庶务处决定。在搬运、收藏文件时要注意准确无误地置于各自位置。当确认文件数量大，保管场所不足时，应预先与庶务处协商，要求给予增加或变更保管场所。 第九条 销毁处理 对于保管期满的文件，庶务处在征求业务主管处室领导意见后可予以销毁。 第十条 向公司外转移 对于重要文件，在公司没有特别命令时，原则上不允许携带、搬运至公司以外。分社及工厂的文件，在无特别命令时除第三条之外可参照以上条款执行，并将期满文件处理方案呈报本公司庶务处。 （三）公司文书帐票的保管及处理规定 第一条 规定的目的 本规定以合理地保存和处置文书，进而提高办公效率为目的。 第二条 适用文书的范围 本规定适用文书、帐票包括：政府主管机关的有关文件、各种