物资采购管理制度

1、物资采购管理制度 物资采购管理办法 第一章 总则 第一条 为规范公司物资管理工作，发挥职能管理作用，提高物资采购的效率和采购资金的使用效益，保证物资质量，根据国家法律和有关规定，并结合公司的实际情况制定本办法。 第二条 本办法涉及物资管理内容有：计划管理、采购管理、合同管理、仓储管理、备品备件管理、供应商库管理和物资管理工作的检查与考核等。 第三条 本办法适用于公司总部及所属单位的物资管理工作 第二章 管理模式与职责 第四条 公司实行物资管理职能和经营、服务业务相分离的管理模式；公司的物资管理职能由公司的物资部门履行。 第五条 物资供应科是公司的物资职能管理部门，归口管理公司物资工作。 第六条

2、 公司物资管理工作分两级管理，物资供应科为一级管理机构，公司所属各单位为二级管理机构。 第七条 公司所属各单位设置物资管理岗位，安排物资专职人员负责本单位的物资管理工作。 第八条 物资供应科职责 （一）贯彻落实国家、地方有关物资管理的法律法规和公司有关政策、标准和规章制度，组织拟订、完善相关的物资管理标准和制度； （二）指导、协调、监督、检查和考核公司所属各单位的物资管理工作； （三）负责公司本部及各煤矿基本建设和生产经营所需物资的采购、监造、催交、仓储、使用和综合利用等管理工作，协调物资运输过程中的有关问题； （四）编制物资采购和物资服务合同范本，对公司物资招标采购合同进行鉴证；负责管理公司

3、物资服务合同； （五）按照所属单位以及项目建设管理单位的一级管理设备材料需求计划组织采购工作； （六）组织建立和管理公司设备材料供应商库和设备材料评标专家库； （七）负责公司物资管理信息系统、物资管理设施的规划和管理工作； （八）负责规范公司及所属单位的仓储管理；按规定负责公司矿山设备备品备件和报废物资的管理工作； （九）参与公司的相关项目的审查和竣工验收。 第十条 公司所属各单位的主要职责 （一）贯彻落实国家、地方有关物资管理的法律法规，执行公司物资管理有关标准和制度，组织制订本单位相应的物资管理制度； （二）编制及上报本单位属一级管理范围的设备材料需求计划及技术规范书； （三）负责本单位物

4、资管理和下属二级管理范围的设备材料招标采购及合同管理工作，并将二级采购结果上报物资公司备案； （五）组织编制备品定额，合理控制库存物资储备和使用； （六）负责对本单位固定资产、存货的报废物资按有关规定进行处理； 第四章 物资采购、保管 第十一条 物资采购管理人员必须认真执行有关法规,遵纪守法,努力钻研业务,熟悉各种材料,建立供货渠道,及时、准确、保质保量完成采购任务。 第十二条 推行合同管理制度，物资采购原则上要与供货方签订合同，详细注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等；否则，造成的损失由采购人员负责。 第十三条 大型或专项物资的采购必须由公司领导或

5、相关部门人员和采购员一起对市场进行考察后，根据性价比来确定采购何种材料，不得随意购入；合同完善后，采购人员负责材料的到货监督，货到后必须请相关部门人员一起验收质量并做好入库工作，完善相关手续。 第十四条 每月月计划由生产科汇总各部门计划后在25日前交供销科采购人员，采购人员及时将计划交供应商进行报价，在三日内 报价回传后，交生产科长、供销科长及生产副总审阅，做到货比三家，根据性价比定点采购，采购人员负责材料的到货监督，货到后必须请相关部门人员一起验收质量并做好入库工作，完善相关手续。 第十五条 日常零星材料由通过审查的供应商送货，做到及时、准确、保质保量并做好入库工作，完善相关手续。 第十六条

6、 采购人员负责日常材料的出库管理工作，督促库管员及时做好出库记录；管理各种常用工具，做好工具的领用、借用记录；对特殊要求的材料必须做到以旧换新。 第十七条 采购人员督促库管员在每月28前做好材料月报表，上报公司财务科；及时清理单据报销，帐物相符，凭证齐备。 第十八条 采购人员对煤矿井下使用的相关设备的采购，必须验明相关资质（即煤安资质、防爆资质、抗静电阻燃资质等），并且要求供应商随货提供资质证明。采购人员对资质证明分类存档备查。 第十九条 采购人员必须严把质量关，价格关，经常到市场考察材料的价格情况、货源情况，做到进货时心中有数；并将市场上了解到的新产品、新情况及时向相关部门通报，做到采购时有

7、更好的比较。 第二十条 采购人员必须经常与生产部门联系，及时供应材料，确保安全生产工作的正常进行。 第二十一条 采购人员必须按以上规定进行采购和库房管理工作，如有违反规定现象，按企业相关制度进行处罚。 第二十一条 实行采购质量责任制。采购人员对所采购物品的质 量负有全面责任。如因失职而采购伪劣产品，采购人员应负经济责任。 禁止采购人员收受供货商（单位）回扣。如有收受回扣，一经查证，除全额追缴回扣款项外，将视情节轻重进行严肃处理。构成犯罪的由司法部门追究刑事责任。 第三章 发票入账及付款程序 第二十二条 采购物资进厂后，采购人员必须严格按照要求办理物资入库手续，具体要求如下： （一）原料入厂，由

8、磅房办理入库手续，打印电子入库单，入库信息录入电脑。 （二）辅助材料由仓库保管办理收库手续，填制一式三联入库单，一联交客户办理发票入账手续。 （三）五金电器、修理用备件由五金库保管办理入库手续。 （四）采购经办人要认真填写采购物资发票入账单，详细填写所购物资名称、数量、金额、供货单位等要素。程序如下： 经办人填制发票入账单保管员根据收货情况签字确认部门经理审核会计审核发票合法性总经理签字准予入账财务挂账作为日后付款的依据。 第二十三条 物资采购付款原则上采取先入账后付款的制度，特殊情况下需预付款的单位，经董事长或总经理批准，可以办理采购预付款手续。 第二十四条 采购付款实行 _度，执行两条线管

9、理形式，即发票入账和签批付款两条线分步进行的形式。具体程序如下： 第一章 总 则 第一条为了加强【 】公司（以下简称公司）的工程物资采购管理，规范工程物资采购工作的程序和标准，防范和降低工程物资采购中的风险，保障公司经营的效率和效益，根据内部会计控制规范-采购与付款等法规的相关规定，特制定本制度。 第二条本制度中的工程物资是指公司开发项目所需要的、由公司采购的材料和设备，包括：工程材料、工程用设备、工程用施工设备。公司购买的管理用固定资产和低值易耗品不包含在本制度管理范围内。 第三条 本制度适用于公司开发的所有项目。 第二章 部门设置与职责分工 第四条需求部门 负责各工程项目开发、建设和后期管

10、理的部门是工程物资的需求部门，负责审核确认施工单位提出的物资需求长期规划和物资需求申请、及时提交物资长期需求规划和近期需求申请、审核供应商、与供应商技术交流、物资验收和物资后续管理等工作。 第五条采购执行部门 物资部是工程物资采购的执行部门，负责按照需求部门的计划组织采购、采购合同管理、监督供应商执行状况、工程物资采购信息传递、物资验收和交接、建立采购台账、建立合格供应商档案、提出采购付款申请等工作。 第六条采购审核部门 集团供应公司是工程材料采购价格的审核部门，负责收集并依据公司采购的历史价格、外部市场价格、专业机构提供的价格等可比较信息对采购价格进行独立审核。 第七条采购审批部门 按照集团

11、公司的采购审批程序执行。 第八条 采购监督部门 签证部是工程物资采购工作的监督部门，负责对采购内部控制、采购工作执行情况进行监督。 合同部、财务部对采购付款情况进行监督。 第三章 采购程序与工作标准 第九条月度采购计划 需求部门每月根据工程设计和施工进度编制月度物资需求计划，每月按时将计划提交给物资部。物资部根据上报的计划，进行汇总，形成月度采购计划，报公司计划会议审阅。审阅通过后，物资部根据月度物资采购计划套用计划或定额价格提出资金支付计划，提交资金管理部落实采购资金，并统筹做好 _、时间安排等采购准备工作。 第十条需求申请 2）单类产品采购金额在10万元以下的，物资部根据集团公司的有关规定

12、进行采购。 第十二条 寻找供应商 物资部、各部门应寻找不少于5家供应商(采购金额在10万元以下的不少于3家)。供应商少于规定数量的，物资部应向集团供应公司书面报告原因，集团供应公司审核批准后进行采购。 需求部门应向物资部推荐供应商。特别是首次购买和技术复杂的项目，推荐的供应商应不少于3家。 物资部寻找供应商应遵循以下原则： 1、应根据成本效益原则，尽量多寻找供应商参与洽谈； 2、重复采购的，应在公司的合格供应商数据库中优先选择供应商； 3、同类产品采购中，应不断更新采购供应商，不得长期保持不变。 第十三条 供应商评定 物资部收集寻找供应商的资质、资格等能够表明供应商实力和水平的资料，与需求部门

13、、审计部、分管领导、公司领导共同对供应商进行资格评定，筛选出符合要求的供应商。物资部将符合要求的新增供应商添加到公司的供应商数据库中。 第十四条 信息传递与沟通 物资部负责收集、采购信息，传递给评定合格的供应商，并接受和回答供应商提出的疑问。采购信息一般包含以下内容： 1、产品信息：包括产品名称、数量、规格、型号、标准、品牌要求、产地要求等关于产品的信息，由物资部根据需求部门的需求计划编制。 2、商务信息：包括付款方式、付款期限、要求的供货时间、对供应商违约的制约条款等除价格之外的信息，由物资部根据集团公司的采购政策编制。 3、技术信息：包括产品采用的生产标准、技术指标、运行要求等技术信息，由

14、需要部门负责编制后交给物资部。 第十五条 技术交流 需要技术交流的，物资部组织需求部门与供应商以合适的方式进行技术交流，物资部对技术交流的组织工作负责，需求部门对技术交流的效果负责。技术交流后形成技术交流记录，物资部、需求部门、供应商在记录上签字后交物资部存档。 在技术交流过程中，需求部门应会同物资部对参与的供应商进行进一步的了解和审查，评估供应商的能力和水平，筛选出参与商务报价的供应商。 第十六条 商务报价 在供应商充分了解和明确采购信息的基础上，物资部组织供应商进行商务报价。物资部可以采取以下方式取得供应商的商务报价： 1、协商定价 物资部与供应商一一进行协商议价，供应商确定报价后向公司提

15、供书面的报价表。物资部根据供应商的报价编制报价汇总表，并注明拟选择的供应商和价格。 2、集中竞价 由公司相关部门共同组成竞价小组，负责召集供应商参与集中竞价，取得供应商的书面报价文件。集中竞价过程如下： 1）组成竞价小组：竞价小组一般由物资部、需求部门、审计部派员组成，是负责集中竞价的临时组织，由物资部牵头组织开展工作； 2）发放集中竞价通知：物资部在确定集中竞价时间、地点、 _后，通知供应商参与集中竞价； 3）确认采购信息：供应商按照要求参加集中竞价，竞价小组负责召集。供应商现场确认对产品信息、商务条款、技术条款已经知晓，并在响应函上签字确认。 4）竞价准备：竞价小组宣布竞价规则，发放报价表

16、。 5）竞价：供应商现场填写发放的报价表，交给集中竞价小组。 集中竞价小组可以根据实际情况公布集中竞价最低价格，安排供应商进行竞价，竞价轮数由集中竞价小组确定。 6）签署集中竞价结果文件：最后一轮竞价结束后，集中竞价小组根据最后一轮的报价表编制报价汇总表，并注明拟选择的供应商和价格。集中竞价小组参与人员在报价汇总表上签字，连同供货商填写的原始报价表交物资部存档。 第十七条 价格审核 物资部将报价汇总表报集团供应公司，集团供应公司对采购价格进行审核并签批意见。 第十八条 价格审批 价格审核完毕后，物资部将报价汇总表及相应资料报给公司分管领导、总经理审批。 第十九条 通知供应商 公司领导审批后，物

17、资部编制连续编号的采购订单，报物资部经理审核批准后，将采购订单发给供应商，通知供应商按照约定送货。 第二十条 签订合同 公司原则上应与供应商就每一笔采购签订供销合同。根据实际情况不能签订合同的，应由公司分管领导和总经理批准。 物资部合同管理员根据采购审批结果，起草合同。需求部门负责提供合同的技术条款，技术条款应与相关方签字的技术交流记录一致。 合同起草完毕，合同管理员报物资部经理、公司分管领导、公司总经理审核批准后，办公室签章，合同正式签署。合同管理详见公司的合同管理办法。 第二十一条 通知收货 物资采购管理制度 一、目的： 为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常

18、持续供应，降低采购成本，特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购（以下统称为采购物品）。 三、职责权限 1、总经理负责采购管理制度的审批； 2、分管副总、财务负责人负责采购管理制度的审核； 3、人力资源行政部负责采购管理制度的制定。 4、经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）的采购由采购部负责；非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源行政部负责。 四、采购原则 1、询价比价原则 物品采购必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合

19、评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。 2、一致性原则 采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的510%。 3、低价搜索原则 采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。 4、廉洁原则 （1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。 （2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。 （3）严格按采购

20、制度和程序办事，自觉接受监督。 （4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。 （5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。 5、招标采购原则 凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由采购、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。 6、审计监督原则： 采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照

21、公司员工奖惩制度等进行处罚直至追究其法律责任。 五、采购流程 1、采购申请： 经营性物品采购,（物资）需求部门根据生产或经营的实际需要，由采购部负责采购物品，非经营性物品采购, 每月25日前由人力资源行政部负责采购物品。 每月25日前，需求部门提出采购申请，填写请购单，请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程，由各相关部门审批，经总经理批准后交采购部门采购。各审核环节对采购申请提出议异者，应于2个工作日内将意见反馈给采购申请部门。 2、询价比价议价： （1）每一种物品（物资）原则上需三家以上的供应商进行报价。 （2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写询价记录表，按低价原则进行采购。 （3）属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、 原厂零配件无代用品