会议筹备阶段的会务操作课件

1、第三章会议准备阶段会议运行，制定第一节会议计划第二节会议议程、日程和程序第三节y会议通知第四节准备会议资料第五节y会议文件第六节部署地点，1，PPT学习交流，本章要点和要求，(a)本章要点会议计划制定会议议程、日程和程序开发会议通知准备会议资料编写会议文件部署地点， (2)本章了解会议计划的制定，了解会议议程、日程和程序，了解会议通知的基本措辞，了解会议文件的编写类型和基本制作方法，熟悉中小会议场所的部署，2、PPT学习交流，第一节制定会议计划，第一，制定会议计划的意义“一切都是事前、无原则的”，虽然会议有很多种，但任何会议都需要适当的计划、3、PPT学习通信、2、会议计划的主要内容、(a)创

2、建会议的基本元素，如名称、主题、时间、地点和参与者。(b)建立会议机构，必要时可将员工分组。(c)制定会议预算，4、PPT学习交流，(a)建立负责会议组织和协调工作的会务机关，如会务组织、会场布置、会议受理和签名。秘书组：负责编写会议程序，准备各种会议文件和资料，制作会议记录，会议记录，简报等。接待组：负责生活服务、交通安排、医疗服务等。宣传组：负责会议录像、娱乐活动、照片服务及对外宣传报道。财务组：负责会议资金的整体使用和索赔、支付工作。保卫组：负责防火、防盗、个人安全和财务安全、保密工作。5，PPT学习交流，(2)制定会议预算，1 .会议资金构成(1)交通费(2)会议室费用(3)住宿费(4

3、)餐饮费(5)旅行费(6)设备视听费用(7)年费和演出费(8)教育费或演讲费(9)会议资金预算原则，(1)科学合理的(2)总量管理，(3)集中(4)精心计划，(5)预留空间，(7)PPT学习交流，(3)。会议筹资方法，(1)行政事业经费分配，(2)组织者缴费，(3)参与者个人费用分配，(4)社会赞助，(5)无形资产使用权转让，(8)PPT学习交流，(1)案例分析。介绍案例：“HSBC冠军杯高尔夫比赛”上海记者招待会2。课堂练习示例：(1) 2005年全国热点信息工作会议预算(2)政协嘉兴市第五委员会第三届会议秘书处各小组的工作职责，9，PPT学习交流，第二节会议议程，日程，程序制定，第一，会议

4、议程ii，会议日程iii，会议日程，11，PPT学习交流，2，会议日程，会议日程，按单位时间具体实施会议议程上确定的各项活动，不仅具体化围绕会议主题的整体活动，还包括会餐、参观、视察、娱乐等会议过程中的其他辅助活动。日程是显示会议进程的同时，为了提高会议效率，完成各种议程可能需要时间的预测和必要的限制。12，PPT学习交流，会议程序是指在一次特定会议上按时间顺序整理的详细活动阶段。会议程序可让与会者了解每个特定会议活动的内容和顺序，并让会议主持人掌握会议的工作。以颁奖仪式、选举、揭发等为主轴的会议活动通常只制定会议程序。第三，会议程序、13、PPT学习交流、会议议程、日程和程序、会议议程、会议

5、日程和会议程序都是关于会议活动的顺序。其差异在于会议议程是对整个会议活动顺序的总体准备，但不包括会议期间的辅助活动，其特点是总结和明确。会议日程是以单位时间实施包括辅助活动在内的各种会议活动，所有到期的会议都必须安排会议日程。会议程序是特定会议活动的详细顺序和步骤，期限短，主题少，更灵活的会议只需制定一个会议议程。以颁奖仪式、选举、揭发等为主轴的会议活动通常只制定会议程序。14，PPT学习交流，案例分析，1 .简介案例：2005年福建省旅游工作会议议程2。课堂练习示例：(1)美国一家公司董事会会议议程(2) 2005中国市场营销领导人会议议程(3)大学“终身教授奖”颁奖典礼计划，15，PPT学

6、习交流，第三节会议通知，1，会议通知的概念会议通知，用于会议组织者和与会者之间的事前会议交流发送会议通知是会议前准备的重要部分。第二，会议通知的内容有主题、通知对象、正文、报价单和日期4种。本文主要包括会议的背景、主题、时间、地点、参加对象等。16，PPT学习通信，1。可以分为通知形式：口头通知和书面通知2。根据通知的性质可以分为：准备通知和正式通知3 .可以按通知名称分类：会议通知、邀请函(信、书)、请帖、海报、公告等，3、会议通知的种类和方式，17、PPT学习交流，4、会议通知的内容，1 .标题。一、主办机构名称10次会议名称10“通知”。二是只写“会议通知”或“通知”。2.通知对象。通知

7、对象可以是单位或个人。3.正文。包括会议目的(1) (2)名称和主题；(3)会议时间；(4)会议地点，必要时为了方便与会者，画出地理位置和到达巴士路线的交通图；(五)参加对象；(6)其他事项。4.汇款和日期。注明主办单位全名，注明发送通知的日期。18，PPT学习交流，5，会议通知的发出，(1)发送时间要适当把握，参加者接到通知后，要做好会面准备，按时到达会议地点。(2)需要回复的会议通知或准备通知可以包括写有公司地址、邮政编码、电话、发件人姓名的明信片，这样对方就能思考，及时回复。(3)重要会议的通知发送后，要及时打电话联系对方，询问对方是否在开会。19，PPT学习交流，案例分析，1 .介绍事

8、例：尴尬的总经理秘书2。课堂练习示例：(1)中国信息经济学会2005次通知，(2)山东鲁西化学有限公司2006年召开第一次临时股东大会的通知，(3)备忘录会议通知，请帖会议通知，发布仪式会议通知，(20)PPT学习交流，准备第四节会议资料，(2)会议的主题文件。领导人演讲稿、代表演讲资料、经验介绍资料等。(3)会议程序文件。其中包括议程文件、日程、选举程序、投票程序等。(4)会议参考文件。统计报告、技术资料、与会代表的信以及各种访问等书面资料。(5)会议管理文件。包括会议通知、会议笔记、议事规则、文件、保密系统、工作时间、生活管理等。21，PPT学习交换，二，会议项目和设施准备，1 .一般短语

9、。钢笔、墨水、纸、簿记等常用短语。2.印刷设备。打字机、打印机、扫描仪、复印机等。会场基本设施。桌椅、照明设备、通风机、卫生设备、安全通道、消防设施等。4.会场装饰品。花、旗、徽、肖像画、标语口号。5.视听器材。麦克风、幻灯机、投影仪、黑色(白色)板、电子书籍、相机、磁带录音机、磁带、软盘、光盘、同步翻译系统等。22、PPT学习交流，第三，准备领导讲话，1 .开幕词是各级党政机关、社会团体、企业事业单位在会议开始时会议主持人或主要领导人向大会发表的重要讲话。开场白由以下内容组成：题目：在会议名称上加上“开幕词”或只写“开幕词”。日期：显示在标题正下方的括号中。称呼：“女士们、先生们”、“同志们

10、”、“女士们、先生们”等。正文：宣布会议开幕，简述会议的背景、目的、主要任务等。请对参加者提出希望和要求。最后是祝词。23，PPT学习交流，2 .祝酒词祝酒词是在重大庆典、友好往来的宴会席上发表的演讲。祝酒词的西方开头或表欢迎、问候或表感谢。主要部分是根据宴会对象、宴会性质，简述主人需要的想法、观点、立场和意见，追踪已经取得的成就、友谊发展的历史，也可以看到未来。在结尾，我们会说：“为了我们，可以用“干杯”或“为我们干杯”来表达礼节性的祝愿。24，PPT学习交流，3 .演讲稿是领导人在会议上所做的演讲稿，显示领导人对会议的指示和关心，往往是会议的补充报告。写演讲稿，内容上，要注意以下事项：明确

11、会议的重要性；评价过去的工作。请指出目前值得注意的问题。请指明未来的方向和目标。会议中心问题评价；提出原则意见，向大会提出希望。形态上应分为标题、正文、最后三部分。25、PPT学习交流，4 .闭幕词：闭幕词是在党政机关、群众团体、企业事业单位举行盛大会议时，关系指导部对会议进行的总结演说。一般来说，闭幕词主要包括以下内容：对会议完成任务的一般会议评估服务部门和人员的审计，26，PPT学习交流，会议报告通常是指领导代表机构或组织根据法律规定或惯例对权力机构或其代表会议所做的工作进行报告。会议报告的主要内容如下：(1)标题：正面和副标题(正面标题概括报告的中心内容，副标题标记会议名称，作者姓名放在

12、下面)。或者写着“工作会议上写的报告”。(2)创建日期：在标题下显示括号(例如，“作者”单列，“作者”列下显示)。(3)称呼：“各位代表”、“同志们”等。(4)正文：描述会议的性质、任务和意义。总结过去的工作，提出当前和未来的任务和方法措施，提出会议要讨论的问题，并附上自己的初步意见。一般来说，全文以召唤结束。四、会议报告草稿、决议草案、27、PPT学习交流、5、会议资料准备要求、1。秘书列出会议所需的文件，向领导确认后，开始准备。2.仔细校对会议文件。3 .根据参加者名单，每人准备一个公文包，在公文包里填写参加者的名字，并标明“会议文件”等字。把所有资料一齐放进公文包，分发给与会者。化妆文件

13、要认真细致，不能有泄漏或重新安装的情况。分发重要文档通常需要编号和注册。5.如果意见草案或部分机密文件需要在会议后返回，则应附上文件清算列表或清算要求的说明。，28，PPT学习交流，案例分析，1 .简介案例：秘书李婷的困惑2。课堂练习示例：(1)日Rui公司混乱的会议资料，(2)中国国际展览会开幕式致辞，(3)贺词，(4)市人民代表大会闭幕词，(29)PPT学习交流，(v)准备会议文件，(30)PPT学习交流，(1)一般来说，文件制作仅限于大型会议或重要会议，一般的小型会议不需要签发文件。31、PPT学习交流，第二，会议文件的作用，(1)在会议期间，便于管理各种人的身份、招待会和场所。(2)代

14、表之间的相互识别和联系，沟通容易。(3)为保证会议安全，出入会场凭证。(4)容易做出勤统计。(5)给参加者留个纪念。32、PPT学习交换、会议文档是会议期间参与者、员工和其他相关人员可以佩戴的文档。出席证、预石证、旁听证、来宾证(或嘉宾证)、记者证、工作许可证、亲信证、保安证、配偶证、签名证等。第三，会议记录的种类，33，PPT学习交流，1 .会议名称，全名2。mblum 3。名称4 .照片5。文件类型6。集团或代表团名称7。文件编号8。会议日期，4，会议记录的内容，34，PPT学习交流，1。佩戴参加者的文件2。台湾签字仪式姓名卡(“支票签名”)3。签字仪式姓名卡(“速记簿”)，5，文件的样式

15、和制作，35，PPT学习交流，6，文件设计注意事项，内容设计上会议的名称，参加者姓名，称呼(教师，小姐等)，身份(职位，小姐等)设计上要区分正式代表、出席者、职员、特邀嘉宾等出席者的身份。重要的大型会议上，要在文件上贴本人的照片，盖章。为了方便识别会场里不同人的身份，同一个会议文件要用不同的颜色和字体区分。姓名卡的大小样式要经济适用美观大方。姓名卡由会议接待处发放给与会者，并在讲台等需要的地方布置了签名式姓名卡。会议文件的设计格式要符合会议的性质和气氛。例如，庆祝会、代表大会代表证书可以采用红色基板，活跃庆典气氛，学术会议可以采用蓝色基板。外国会议证明可以用汉语和外语，外语可以列在汉语下面。3

16、6、PPT学习交流，6节会场布置，37、PPT学习交流，1、会场布置的意义，会场布置是否妥当，对会议是否成功有很大影响。会场的位置和大小是否适当，设施是否完备，会场的布置是否适当，会场营造的气氛是否与会议主题内容一致，都会直接影响会议效果。因此，组织会议的秘书们要重视会场的布置。38，PPT学习交流，2，会场布置内容，1 .会场布置形式：相对、全、伴奏、分散2。会议安排座位：水平、垂直、左右排列3。布置环境：色调、光、花、旗帜、标语、气味等。4.讲台布置：讲台座、讲台、麦克风、休息室、讲台背景(会标、徽等)、39、PPT学习交流、3、会场布置形式、1。对方讲台和代表席采取上下面对面的形式。突出了讲台的地位。整个会场的气氛显得比较严肃严肃。2.前怀会议的领导和主持人与其他参加者围坐在一起。这种部署形式容易形成和谐合作的氛围，体现了平等和相互尊重的精神。3 .半宽式在讲台的正面和两侧放置了代表席，形成了半宽式，突出了讲台的地位，增添了和谐的气氛。4.会场分布在多个中心，每个中心都布置了餐桌。这种座位模式在一定程度上凸显了主餐桌的地位和作用。与会者被赋予