《办公软件教程》PPT课件

1、常用电脑知识,电 脑 小 常 识,做表小技巧,Excel 基 础 知 识,Powerpoint 基 础 知 识,word 基 础 知 识,常用办公软件知识,文档的编辑,Ctrl键+光标键 用键盘上的几个光标键配合Ctrl键进行定位：事实上使用Ctrl加任意一个方向键有另一种效果：按Ctrl+左方向键，光标向左移动了一个词的距离；再按一下Ctrl+右方向键，光标向右移动了一个词的距离。现在按Ctrl+上方向键，光标到了段落的开始位置，再按一下，光标到了上一个段落的开始；现在按Ctrl+下方向键，光标到了下一个段落的首行首字前面。 3.Ctrl键+翻页键 使用Ctrl键配合Page Up和Page

2、 Down键的作用是浏览。 按Ctrl+Page Up键，光标到了整个页面的首行首字前面，再按一下，光标到了前一页的首行首字前面。 按Ctrl+Page Down键，光标到了下一页的首行首字前面。,光标的定位,Word是微软公司的Office系列办公组件之一，是目前世界上最流行的文字编辑软件。使用它我们可以编排出精美的文档，方便地编辑和发送电子邮件，编辑和处理网页等等。,Word是什么?,文字的选取,1.用鼠标选取 在要选定文字的开始位置，按住鼠标左键移动到在要选定文字的结束位置松开；或者按 住Shift键，在要选定文字的结束位置单击，就选中了这些文字。这个方法对连续的字、句、行、段的选取都适

3、用。 2.行的选取 把鼠标移动到行的左边，鼠标就变成了一个斜向右上方的箭头，单击，就可以选中这一行了。或者把光标定位在要选定文字的开始位置，按住Shift键按End键（或Home键），可以选中光标所在位置到行尾（首）的文字。你可以试试用Shift键配合其它的光标键进行选取，挺好吧！ 在文档中按下左键上下进行拖动可以选定多行文字；配合Shift键，在开始行的左边单击选中该行，按住Shift键，在结束行的左边单击，同样可以选中多行。 3句的选取,按住Ctrl键，单击文档中的一个地方，鼠标单击处的整个句子就被选取。 选中多句：按住Ctrl键，在第一个要选中句子的任意位置按下左键，松开Ctrl键，拖动

4、鼠标到最后一个句子的任意位置松开左键，就可以选中多句。配合Shift键的用法就是按住Ctrl键，在第一个要选中句子的任意位置单击，松开Ctrl键，按下Shift键，单击最后一个句子的任意位置。 4段的选取 在第一段中的任意位置三击鼠标左键，选定整个一段。 选中多段：在左边的选定区双击选中第一个段落，然后按住Shift键，在最后一个段落中任意位置单击，一样可以选中多个段落。,文字的选取,5矩形选取 按住Alt键，在要选取的开始位置按下左键，拖动鼠标可以拉出一个矩形的选择区域。配合Shift键：先把光标定位在要选定区域的开始位置，同时按住Shift键和Alt键，鼠标单击要选定区域的结束位置，同样可

5、以选择一个矩形区域(如图2)。,6全文选取 使用快捷键Ctrl+A可以选中全文；或先将光标定位到文档的开始位置，再按Shift+Ctrl+End键选取全文；按住Ctrl键在左边的选定区中单击，同样可以可以选取全文。 7扩展选取 此外，Word还有一种扩展的选取状态，按下F8键，状态栏上的“扩展”两个字由灰色变成了黑色，表明现在进入了扩展状态；再按一下F8键，则选择了光标所在处的一个词；再按一下，选区扩展到了整句；再按一下，就成了一段了；再按一下，就成全文了；再按，没反应了，按一下Esc键，状态栏的扩展两字变成了灰色的，表明现在退出了扩展状态。这就是扩展状态的选取。用鼠标在“扩展”两个字上双击也

6、可以切换扩展状态。 扩展状态也可以同其它的选择方式结合起来使用，进入扩展状态，然后按住Alt键单击，可以选定一个矩形区域的范围。 选取文字的目的是为了对它进行复制、删除、拖动、加格式等操作。,复制和粘贴,对重复输入的文字，利用复制和粘贴功能比较方便，方法是：先选定要重复输入的文字，使用“编辑”菜单中的“复制”命令或右键菜单中的“复制”命令或快捷键Ctrl+C命令对文字进行复制；然后在要输入的地方插入光标，使用“编辑”菜单中的“粘贴”命令或右键菜单中的“粘贴”命令或快捷键Ctrl+V可以实现粘贴，这样可以免去很多输入的麻烦(如图3-4)。,移动和剪切,先说移动：先选中要移动的文字，然后在选中的文

7、字上按下鼠标左键拖动鼠标，一直拖动到要插入的地方松开，那儿的文字就跑到这儿了，这常用于字句位置的调换。 你也可以这样做：先选定要移动的文字，按F2键，光标变成了虚短线，现在用键盘把光标定位到要插入文字的位置，按一下回车键，文字就移动过来了。 剪切跟复制差不多，所不同的只是复制只将选定的部分拷贝到剪贴板中，而剪切在拷贝到剪贴板的同时将原来的选中部分也从原位置删除了。,文字的删除,文字的删除 Delete键通常只是在删除数目不多的文字时使用，如果你要删除的文字很多，那就很麻烦了。 当我们删除一整段的内容时，先选中这个段落，然后按一下Delete键或使用“编辑”菜单中的“清除”命令，就可以把选中的这

8、个段落全部删除了，很快吧！ 删除文字还可以使用Backspace键，它的作用是删除光标前面的字符。对于输入错误的字可以用它来直接删除。,其他输入技巧,如果在选定文字的状态下输入文字的话，那么输入的文字就替代掉了选定的文字。 Word还有一种改写的输入方式。按一下Insert键，状态栏上灰色的“改写”两个字变成了黑色。输入文字，那么光标右边的文字就被输入的文字代替了；再按一下Insert键，就可以退出改写状态了。 把改写也可以变成Word默认的输入方式：打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”选项卡，选中改写模式，单击“确定”按钮，我们就把文档的默认输入方式改为了改写

9、方式(如图5)。,还可以重复输入同样的文字：输入一个“晓宇”，按一下F4键，在文档中就又出现一个“晓宇”，这对我们要在多个地方输入相同的内容时特别有用。,插入日期和时间,打开“插入”菜单，选择“日期和时间”命令，打开“日期和时间”对话框，使用默认的格式，在“语言”下拉列表框中选择“中文”，单击“确定”按钮，在文档中就出现了Windows系统的中文日期(如图9)。,插入日期和时间,如果在“语言”下拉列表框中选择“英文”，可以看到左边的列表框中日期和时间的格式就都变成了英文的了，还是使用它默认的格式，单击“确定”按钮，文档中就插入了一个这种格式的“英文”日期和时间(如图10)。 不过用这种方法加到

10、文档中的日期和时间是根据Windows系统中的时间来确定的，如果系统时间不正确的话，插入的时间和日期也不正确。,插入日期和时间,使用插入域的方法也可以用来插入日期和时间：打开“插入”菜单，单击“域”命令，打开“域”对话框，在左边的“类别”列表中选择“日期和时间”项，右边的“域名”列表中选择Date，单击“选项”按钮，打开“域选项”对话框，从“日期/时间”列表中选择一种日期格式，单击“添加到域”按钮，给要插入的日期和时间设置一个固定的格式；单击“确定”按钮，回到“域”对话框，单击“确定”按钮，我们在文档中就添加了一个日期（如图11）。 还可以使插入的日期和时间自动更新：打开“日期和时间”对话框，

11、选中“自动更新”复选框，单击“确定”按钮。实际上它的作用是当你的系统日期改变时，插入的这个日期和时间会跟着改变，这样在你需要用几天时间编辑一个文档时，里面的日期和时间就不用再一一手动去改了。,查找和替换,如果想把稿件中所有的“编排”要替换成“排版”，我们不必一个一个去替换。可以使用替换来做：打开“编辑”菜单，单击“替换”命令，就出现这样一个“替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入要替换的内容“编排”，在下面输入要替换成的内容“排版”，单击“查找下一处”按钮，Word就自动在文档中找到下一处使用这个词的地方，这时单击“替换”按钮，Word会把选中的词替换掉并自动选中下一个词。如果确定了文档中这

12、个词肯定都要被替换掉，那就直接单击“全部替换”按钮，完成后Word会告诉替换的结果(如图16)。,如果不是想替换什么，而只是想查找的话，可以使用“查找”项。单击“查找”选项卡，在“查找内容”输入框中输入要查找的内容，单击“查找下一处”按钮，就可以找到文档中下一处使用这个字的位置了。 这里这个“区分全/半角”是表示在查找时应该区分全/半角，单击“高级”按钮，在下面就出现了查找的高级选项，看这个区分全/半角前面的复选框已经被选中了。我们的汉字系统对标点、数字以及一些符号的处理有全角和半角的分别，在输入法中对这些都是有设置的。当然有些标点是只有在全角状态下才有的。这是两个逗号，其中一个是全角，另一个

13、是半角，全角这个字符占的位置要比这个半角的大一些(如图17)。,查找和替换,从前面我们注意到查找、替换和定位其实是在同一个对话框中的三个选项卡，在Word中对应着三个功能都有其各自的快捷键：查找是Ctrl+F；替换是Ctrl+H；定位是Ctrl+G。 打开这个对话框还可以这样做：单击垂直滚动条上的这个按钮，单击面板中的望远镜图标，就打开了查找和替换对话框。,基础排版知识 -文字的格式,在文档中如何输入一个X的平方：先输入“X2”，然后将2选中，打开“格式”菜单，单击“字体”命令，打开“字体”对话框，在下面的“效果”栏中选择“上标”，单击“确定”按钮，这样就可以了(如图1)。,这个上标是文字格式

14、的一种，在Word里，有关字的特殊效果基本上是用文字格式来实现的。下面说一下文字的格式： .常用文字格式 文字的格式可以说就是文字的外观，文字的字体和字号是最常用的文字格式。此外在Word里面可以设置的文字格式还有很多。我们来看一下：选中这里第一段的文字，单击工具栏上的这个“加粗”按钮，选中文字的笔画就变粗了；再单击这个按钮，让按钮弹起来，文字又恢复原状了；单击这个“倾斜”按钮，可以把文字变成斜体显示；单击“下划线”按钮，选中的文字下面就出现了下划线。想把这个下划线设置成红色的波浪线，单击“下划线”按钮中的下拉箭头，选择这种波浪线，下划线变成波浪线了；再单击这个箭头，这次选择“下划线颜色”项，

15、从弹出的颜色面板中选择“红色”，在文档中单击取消选择状态，它就变成你要的样子了。,.添加边框和底纹 选中文字，单击工具栏上的“字符边框”按钮，选中的文字周围就出现了一个边框，再单击这个“字符底纹”按钮，文字又添加上了底纹。 给文字添加边框和底纹不但能够使这些文字更引人注目，而且可以使文档更美观。当然，让文字以不同的颜色显示，也能起到突出显示的作用。选中文字，单击“格式”工具栏上的“字体颜色”按钮中的下拉箭头，从弹出的面板中选择“粉红”，文字的颜色就改变了，取消选定， 在Word中还可以对文字在横向上进行缩放：选中文字，单击“字符缩放”按钮中的下拉箭头，选择150%，文字就变宽了(如图2)。,基

16、础排版知识 -文字的格式,段落的格式,.段落间距 把光标定位在要设置的段落中，打开“格式”菜单，选择“段落”命令，打开“段落”对话框，在“间距”选择区中，单击“段后”设置框中向上的箭头，把间距设置为“6磅”，单击“确定”按钮，这样这个段落和后面的段落之间的距离就拉开了，这里的段和段之间并不是用回车来分开的。 .对齐方式 在Word里我们通常用的段落的对齐方式有四种，分别是两端对齐、居中、右对齐和分散对齐。这表示光标所在段落的对齐方式是两端对齐；我们单击这个“居中”按钮，这是居中的效果；单击“右对齐”按钮，这是右对齐的效果，再单击这个“分散对齐”按钮，文字就这样来排列了。 Word的左对齐，因为

17、用得比较少，所以在W ord里没有把左对齐按钮放到工具栏上来。日常使用中通常都是用两端对齐来代替左对齐。实际上，左对齐的段落里最右边是不整齐的，会有一些不规则的空，而两端对齐的段落则没有这个问题。 .段落行距 行距就是行和行之间的距离，选中全文，打开“格式”菜单，单击“段落”命令，单击对话框中“行距”下拉列表框中的下拉箭头，选择“1.5倍行距”，单击“确定”按钮，就可以改变整个文档的全部行距了。 .段落的缩进 段落的缩进有首行缩进、左缩进、右缩进和悬挂缩进四种形式，标尺上有这几种缩进所对应的标记。这几个标记分别代表了段落不同部分的位置：首行缩进就是一段文字的第一行的开始位置空两格，首行缩进标记

18、控制的是段落的第一行开始的位置；标尺中左缩进和悬挂缩进两个标记是不能分开的，但是拖动不同的标记会有不同的效果；拖动左缩进标记，可以看到首行缩进标记也在跟着移动，也就是说悬挂缩进标记只影响段落中除第一行以外的其它行左边的开始位置，而左缩进标记则是影响到整个段落的。如果要把整个段的左边往右挪的话，直接拖这个左缩进标记就行了，而且这样可以保持段落的首行缩进或悬挂缩进的量不变。右缩进标记表示的是段落右边的位置，拖动这个标记，段落右边的位置发生了变化。 需要比较精确定位的地方可以按住Alt键后再拖动标记，这样就可以平滑地拖动了。,.自动套用格式 此外我们还可以利用Word提供的自动套用格式功能来设置一些

19、常用文档的格式：打开“格式”菜单，单击“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框，选择套用文档类型为“常用文档”，单击“确定”按钮，Word就自动套用了默认的常用文档样式来给这个文档排版了；当然也可以选择“信函”和“电子邮件”两种样式来进行设置。 .使用对话框 段落格式也可以通过对话框来设置：打开“格式”菜单，单击“段落”命令，打开“段落”对话框，在“缩进”一栏中单击“特殊格式”下拉列表框，从列表中选择“首行缩进”，在后面的输入框中输入缩进的数值，设置好左右缩进的距离，（可以设置负值）单击“确定”按钮，段落的格式就设置好了(如图4)。,段落的格式,高级排版知识 -使用格式刷,格式刷就是“

20、刷”格式用的，也就是复制格式用的。在Word中格式同文字一样是可以复制的：选中这些文字，单击“格式刷”按钮，鼠标就变成了一个小刷子的形状，用这把刷子“刷”过的文字的格式就变得和选中的文字一样了。 图1 我们可以直接复制整个段落和文字的所有格式。把光标定位在段落中，单击“格式刷”按钮，鼠标变成了一个小刷子的样子，然后选中另一段，该段的格式就和前一段的一模一样了。 如果有好几段的话，先设置好一个段落的格式，然后双击“格式刷”按钮，这样在复制格式时就可以连续给其他段落复制格式；单击“格式刷”按钮即可恢复正常的编辑状态。 另外还可使用组合键： Ctrl+Shift+C、 Ctrl+Shift+V 把光

21、标定位在第一段中，按Ctrl+Shift+C键，把格式复制下来，再把光标定位到第二段中，按Ctrl+Shift+V键，上个段落的格式就复制了过来；再把光标定位到第三段中，按Ctrl+Shift+V键，格式也复制到了这里。,使用表格 -插入表格,打开“表格”菜单，单击“插入”选项，单击“表格”命令，打开“插入表格”对话框，设置要插入表格的列、行,单击“确定”按钮，所需表格就插入到文档中了(如图 1)。,插入表格还可以使用“表格和边框”工具栏中的“插入表格”按钮，单击这个“插入表格”按钮拖动光标就可以插入表格了(如图2)。 Word 2000允许在表格中插入另外的一个表格：把光标定位在表格的单元格

22、中，插入的表格就显示在了单元格中。 在单元格中单击右键，选择“插入表格”命令，也可以在单元格中插入一个表格。,使用表格 -插入表格,面和打印设置 -页面设置,打开“文件”菜单，单击“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，单击“纸型”选项卡，从“纸型”下拉列表框的列表中选择纸张的大小，在“方向”选择区中选择“纵向”；单击“页边距”选项卡，输入上下左右四个方向的页边距，单击“确定”按钮就可以了(图1)。,双击标尺上的灰色区域，也可以打开“页面设置”对话框。 如果文稿需要装订，就要设置装订线的位置：在“页面设置”对话框中的“页边距”选项卡里选择装订线的位置，这个装订线的输入框中的数值表示的是装订线

23、到页边的距离，而现在的页边距表示的就是装订线到正文边框的距离的了。 打开“页面设置”对话框，单击“版式”选项卡，从“垂直对齐方式”下拉列表框中选择对齐方式，单击“确定”按钮，单击“格式”工具栏上的“居中”按钮，把文档放到整个页面的中间(图2)。 Word是自动换行的，所以段落的设置不用操心，只是图形对象要使用相对对齐方式。,面和打印设置 -页面设置,页眉和页脚,一般情况下，页眉和页脚分别出现在文档的顶部和底部，在其中可以插入页码、文件名或章节名称等内容。当一篇文档创建了页眉和页脚后，就会感到版面更加新颖，版式更具风格。 页眉和页脚的设置：打开“视图”菜单，单击“页眉和页脚”命令，Word自动弹

24、出“页眉和页脚”工具栏，并进入页眉和页脚的编辑状态，默认的是编辑页眉，输入内容，单击“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮，切换到页脚的编辑状态，编辑完毕后，单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮回到文档的编辑状态，设置好页眉和页脚后，单击“打印预览”按钮，可以看到设置的页眉和页脚就出现在文档中。 这只是最简单的页眉和页脚的设置，平常看到的书籍中大多是各个章节的页眉和页脚都不相同，而且奇偶页的页眉和页脚也是不同的，这个就需要使用分节来设置了。,页眉和页脚,首先在要设置不同的页眉和页脚的两部分之间插入分节符，然后打开“视图”菜单，单击“页眉和页脚”命令，单击“页眉和页脚”工具栏上的

25、“页面设置”按钮，打开“页面设置”对话框，选中对话框中的“奇偶页不同”前的复选框，单击“确定”按钮，注意现在页眉虚线框上的提示，现在的显示表示我们正在设置的是第一节的奇数页页眉，输入内容，单击“下一项”按钮，设置第一节偶数页的页眉，输入内容后，再单击“下一项”按钮，再设置第二节的奇数页页眉，这里若不做什么改变的话，单击“下一项”按钮，来设置第二节的偶数页页眉，单击工具栏上的“与上一节相同”按钮，设置好这个页眉，用同样的方法设置好后面的页眉和页脚。 不过还要注意“与上一节相同”和“奇偶页不同”等问题。一般普通的文档只要能看到页码就可以了，此时没有必要使用页眉和页脚来设置，Word中有一个简单的插

26、入页码的功能：打开“插入”菜单，单击“页码”命令，打开“页码”对话框，选择要插入页码的位置和对齐方式，单击“确定”按钮就可以了。,Excel常用技巧,一、SHIFT的妙用 很多报纸和杂志都介绍过在Excel中，同时按住Shift键点击“文件”菜单，原来的“关闭”菜单项就会变成“全部关闭”。最近笔者发现，如果我们在按下Shift键的同时点击“编辑”菜单，原来的复制和粘贴就会变成“复制图片”和“粘贴图片”。利用这一功能，我们可以将一个数据表以图片的形式进行复制，从而将其转换为图片。方法如下： 首先选中需要复制成图片的单元格区域，然后按住Shift键依次选择“编辑复制图片”命令，接着弹出“复制图片”

27、窗口(如图所示)，选择“图片”单选项后点击“确定”按钮，这时就将选定的表格区域复制成图片了。最后复制到目标只需直接选择“粘贴”命令即可(或者按Shift键再选择“编辑粘贴图片”命令)。我们还可以将其在Word中进行粘贴。 另外，在复制图片时如果选择了“如打印效果”单选项，在粘贴的时候如果表格没有边框，复制后的图片也不会出现边框。,Excel常用技巧,二、单引号的作用 当在单无格输入身份证号时，有时号码会变，而我们将单元格格式改成文本才可以显示正常的身份证号。如果我们在输入身份证号前，先输入一个单引号，注意，必须是半角状态（或英文输入法状态时）的单引号，然后再输入我们想要的内容，就可以解决这个问

28、题咯！ 而它除了上述的作用外，如果想输入以0开头的数字串，也可以象刚才一样，单引号+020，这样，单元格也会显示出以0开头的了。 三、快速输入日期、时间 ctrl+; 输入日期 ctrl+shift+;输入时间 四、Excel轻松实现单元格内的自动换行： 1单元格区域内换行 将某个长行转成段落并在指定区域内换行。例如：A10内容很长，欲将其显示在A列至C列之内，步骤是：选定区域A10:C12(先选A10)，选择“编辑填充内容重排”，A10内容就会分布在A10:C12区域中。此法特别适合用于表格内的注释。 2调整单元格格式换行 选定单元格，选择“格式单元格”，在弹出的对话框中单击“对齐”，选中“

29、自动换行”复选框，单击确定按钮即可。 3文本框的巧用 单击“视图”菜单，在“工具栏”命令中，选中“绘图”工具栏，单击该工具栏的“文本框”，为了保证文本框的边界与工作表网格线重合，需按住Alt键的同时插入文本框，然后，就可以在文本框中任意输入内容了。,Excel常用技巧,五、Excel大量数据同时输入的技巧 很多老师和笔者一样，由于工作的关系，每到学期结束需要录入很多数据的时候，最让人头疼的就是总要在在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，一个一个输入不仅花费时间还容易出错。其实，在Excel2003中，我们还可以通过下面的操作方法，让大家在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据。 打开需

30、要输入数据的Excel表格，同时选中需要填充数据的单元格，如果某些单元格不相邻，可先按住Ctrl键并点击鼠标左键逐个选中单元格。接着松开Ctrl键，输入单元格中需要填充的数据，然后再按下“CtrlEnter”组合键，则刚才选中的所有单元格就被同时填入该数据了。,在单元格中输入数据,我们在建立表格之前，应该先把表格的大概模样考虑清楚，比如表头有什么内容，标题列是什么内容等，因此在用Excel建立一个表格的时候开始是建立一个表头，然后就是确定表的行标题和列标题的位置，最后才是填入表的数据。 首先把表头输入进去：单击选中A1单元格，输入文字，然后从第三行开始输入表的行和列的标题，然后再把不用计算的数

31、据添进去。 输入的时候要注意合理地利用自动填充功能，先输入一个，然后把鼠标放到单元格右下角的方块上，看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动，到一定的数目就可以了。填充还有许多其它的用法：例如，输入一个7-11，回车，它就自动变成了一个日期，向下填充，日期会按照顺序变化。,简单的计算,在电子表格中经常需要计算数据，当然可以在外面把数据计算好了再输入进来，不过，我们最好还是使用Excel自身的计算功能，这样改动起来就很方便。现在我们来看一个表格，把每人每次的购买总额计算出来：选中“总值”下第一个单元格，在编辑栏中单击，直接输入“=C5*D5”，在这里，不用考虑大小写，单击“输入”按钮，确认我

32、们的输入，就在这个单元格中输入了一个公式。 输入公式可以从表里选，也可以直接输入，只要保证正确就行了。这两种方法各有各的用途：有时输入有困难，就要从表里选择；而有时选择就会显得很麻烦，那就直接输入。还有一点要注意，这里是在编辑公式，所以一定要在开始加一个等号，这样就相当于在开始单击了“编辑公式”按钮。 现在，单击E5单元格，然后用鼠标拖动边框右下角的小方块，向下填充就可以了。,名称的使用,命名后的单元格可以通过名字选择该单元格，可以直接从名称框的下拉列表中进行选择，并直接在公式中进行调用。 命名方法是选中一个单元格,在公式编辑器左边的输入框中输入该单元格的名称。如下图： 在编辑栏中直接输入公式

33、“=E5*折扣”，然后向下填充，这一列填充的效果与左面一列的结果是完全相同的，使用名称对单元格调用是绝对调用。,调整行、列宽度,调整单元格的宽度，可以使表格看起来更紧凑一些。拖动两个单元格列标中间的竖线可以改变单元格的大小，当鼠标变成如图所示的形状时，直接双击这个竖线，Excel会自动根据单元格的内容给这一列设置适当的宽度。 这样自动设置，比自己拖动简单多了。,输入数据,按F2键就可以直接在当前单元格中输入数据，其效果与双击单元格类似。 如果你不希望双击单元格可以输入数据，可以把这个设置去掉：打开“工具”菜单，选择“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”选项卡，清除“在单元格内容直接编辑

34、”前的复选框，单击“确定”按钮，这样就不能通过在单元格中双击来编辑单元格内容了，按F2也只能在编辑栏中进行编辑了。 有时使用Excel进行一些资料的整理，此时会需要在一个单元格中输入几段的内容，按回车的作用并不是在单元格中进行分段，在一段的结束按住Alt键按回车，这样才能在一个单元格中使用几个段落。,调整行高和列宽,我们可以可以拖动单元格边框线来设置行高和列宽，但是这样不能达到精确的效果，下面的方法可以精确的设定行高和列宽。 行的高度设置：打开“格式”菜单，单击“行”项，从打开的子菜单中选择“行高”，可以打开“行高”对话框，设置好行高，按下“确定”按钮。 选择“格式”菜单的“行”子菜单中的“最

35、适合的行高”命令，其效果和双击行标间的横线相同。 列宽的设置：打开“格式”菜单，单击“列”项，从打开的子菜单中选择“列宽”，打开“列宽”对话框，在这里输入列宽的数值，单击“确定”按钮。 选择“格式”菜单中“列”子菜单中的“最适合的列宽”命令，其效果同双击列标中间的竖线效果是相同的。,选定操作区域,选定操作区域的方法有很多：如单击行标可以选中一行，单击列标可以选中整列，单击全选按钮（表格左上角的第一个格)可以选中整个工作表，还有单击哪个单元格就可以选中哪个。 如果要选择一些连续的单元格，就是在要选择区域的开始的单元格按下左键，拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了。 如果要选定不连续的多个单元格，就是

36、按住Ctrl键，一一单击要选择的单元格就可以了。,同样的方法可以选择连续的多行、多列；不连续的多行、多列；甚至行、列、单元格混和选择等等。,对工作表的操作,我们来看一个表格，这是员工的考查表，现在我们的这里又新来了两名员工，需要为他们添加两张表格 我们使用移动和复制功能来添加另外两个人的表格：在标签栏中的任意标签上单击右键，在打开的菜单中单击“移动或复制工作表”项（左图），出现“移动和复制工作表”对话框（右图），将“建立副本”复选框选中，选择“下列选定工作表之前”列表中的“移到最后”项，单击“确定”按钮，我们就在最后面建立了当前选中的工作表的一个副本；修改一下人员名字和部门等信息，这个表格就可

37、以使用了；同样的方法建立另外一个表，这样我们的两个表就添加完了。 双击表底下的标签，就可以在标签上输入文字了，我们输入这个人的名字，然后按回车，现在我们就把这个表的标签改动了；同样把其它的人的也改动过来， ，这样就直观多了。,对工作表的操作,现在我们再把这些表格的位置调整一些，把相同类的人员放到一起，以方便查看：首先我们看哪些人是稿件人员，在标签栏中单击右键，从快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令，然后打开“编辑”菜单，单击“查找”命令，在查找内容输入框中输入“稿件”，然后单击“查找下一个”按钮，Excel就会自动在所有选中的工作表中查找符合条件的字符，现在Excel找到了合适的字符，并把当前

38、编辑的工作表自动切换到了这个工作表中，单击“关闭”按钮关闭“查找”对话框；在标签栏中选中这个表，打开“编辑”菜单，选择“移动或复制工作表”命令，打开“移动或复制工作表”对话框，选择列表中的第一个表，不要选中这个建立副本复选框，单击“确定”按钮，我们就把这个工作表移动到了第一个表的位置上；同样把其它的部分工作表也移动到合适的位置就可以了。,创建公式,这一章,我们来学习在Excel中使用公式和函数。这是相当重要的一部分，在Excel中实现数据计算功能全靠它们了。 我们在Excel中计算一下公式y=（3x+1）/2在x从1变化到20时y的值：先在第一列中输入好1到20这些数，然后在B1单元格中输入“

39、=（3*A1+1）/2”，将其填充到下面的单元格中，就可以得到直观的结果了；可以很容易看出，这里“*”表示的是乘，“/”表示的就是除，括号的作用和平时是相同的。 创建公式是很容易的，关键在于你要想好怎么去创建这个公式，以及合理的使用单元格的引用。,编辑公式,公式和一般的数据一样可以进行编辑，编辑方式同编辑普通的数据一样，可以进行拷贝和粘贴。先选中一个含有公式的单元格，然后单击工具条上的复制按钮，再选中要复制到的单元格，单击工具条上的粘贴按钮，这个公式复制到下面的单元格中了，可以发现其作用和上节填充出来的效果是相同的。 其它的操作如移动、删除等也同一般的数据是相同的，只是要注意在有单元格引用的地

40、方，无论使用什么方式在单元格中填入公式，都存在一个相对和绝对引用的问题。,函数的使用,最常用的函数功能就是求和，Excel中求和功能有很多的用法，最简单的就是自动求和功能了。 我们来看一个表格，现在我们需要把这个货物表的总值部分的全部款项汇总一下，看看到底有多少：选中这些单元格和下面的“总计”单元格，然后单击工具栏上的“自动求和”按钮，在“总计”栏中就出现了上面单元格的数字的和。,函数的使用,这个自动求和功能可以自动在行或列中求和，对行中数据的求和同对列中数据的求和方法基本一致；但是象下面这个表，要加和的单元格并不是在同一个行或者列上，这时自动求和功能就没有办法了。,这时我们就要用到Excel

41、提供的函数功能来实现了：单击要填入分数和的单元格，单击工具栏上的“输入公式”按钮，现在左边的名称框变成了一个函数的选择列表框，单击这个列标框的下拉箭头，从中选择“SUM”项。,函数的使用,在编辑栏中就出现了函数SUM，单击“SUM”栏的Number1输入框的拾取按钮，从工作表中选择要将数值相加的单元格，单击输入框中的“返回”按钮回到刚才的对话框，单击“确定”按钮就可以了。(如下图)如果要求和单元格不连续的话，你也可以用Ctrl键来配合鼠标进行选取。 Excel也有求平均数的函数：选中要放置平均数的单元格，单击“输入公式”按钮，单击左边的函数选择下拉列表框的下拉箭头，选择平均数函数“AVERAG

42、E”项，然后选择取值的单元格，单击“确定”按钮就可以了。 自己试试吧！,Excel 2000,1、打印预览 一般我们在打印工作表之前都会先预览一下，这样可以防止打印出来的工作表不符合要求，单击工具栏上的“打印预览”按钮，就可以切换到“打印预览”窗口中了。我们前面也曾经用过这个功能，它的作用就是看一下打印出来的效果，现在看到的是整个页面的效果，单击“缩放”按钮，可以把显示的图形放大，看得清楚一些，再单击，又可以返回整个页面的视图形式。单击“打印”按钮可以将工作表打印出来，而单击“关闭”按钮则可以回到编辑状态。现在这个考核表在这一页中并不能完全打印出来，因此我们就要用到另外一个功能： 2、页面设置

43、 单击这里的“设置”按钮，可以打开“页面设置”对话框，要想解决刚才的问题有两种办法，一是可以选择一种宽度较大的纸；再就是把纸张横过来使用：单击“纸张大小”下拉列表框，从弹出的列表中选择一种比较宽的纸型，单击“确定”按钮（如图1），这样就可以了。,Excel 2000,可是我平常用的纸一般都是A4，很少有更宽的纸可以用，在这种情况下我们可以把纸张横过来打印：打开“页面设置”对话框，在“方向”栏中选择“横向”，将纸张设置回来，然后单击“确定”按钮，整个工作表就都可以打印出来了。 这个表还不是在纸张的中间，有些难看，再打开“页面设置”对话框，单击“页边距”选项卡，选中“居中方式”一栏中“水平居中”和

44、“垂直居中”前面的复选框，单击“确定”按钮，表格就居中显示了（如图2）。,Excel 2000,这个表格现在看起来已经很好了，可是有一个问题，就是打出来的工作表经常是和文字资料在一起，又不希望用这种横向的表，又没有纸可以换，在这种情况下，一是在分页预览视图中拖动分页符使一页符合我们的要求；再就是直接设置打印的比例。 设置打印比例很简单，打开“页面设置”对话框，先将纸张的方向设置回去，然后在“缩放”一栏的“缩放比例”输入框中输入80，单击“确定”按钮，从预览中可以看出来，已经可以全部打印出来了。这是EXCEL 2000提供的新功能，比以前方便多了；我们可以让表格根据页边距自动调整：先单击“页边距

45、”按钮在这个视图中显示出页边距；打开“页面设置”对话框，将“缩放”一栏选择为“调整为1页宽1页高”，然后单击“确定”按钮，图中的这个表就变成了紧贴页边距来放置了（如图3）。,Excel 2000,我们也可以通过调整页边距来调整表的位置；在预览视图中拖动这些标记调整页边距，还可以通过改变“页面设置”对话框中页边距的数值来实现。 给打印出来的工作表设置页眉和页脚:打开“页面设置”对话框，单击“页眉/页脚”选项卡（如图4），单击“页眉”下拉列表框中的下拉箭头，选择这个页眉的形式，就给工作表设置好了一个页眉，从预览框中可以看到页眉的效果；,Excel 2000,页脚也可以这样来选择，但我们这里还是自定

46、义一个：单击“自定义页脚”按钮，打开“页脚”对话框（如图5），可以看到页脚的设置分为左、中、右三个部分，现在光标停留在左边的输入框中，我们输入“万事无忧”，选中输入的文字，单击“字体”按钮，打开“字体”对话框，把字体设置为隶书，单击“确定”按钮，回到“页脚”对话框；单击“右”输入框，输入“第页，共页”，然后把光标放到“第”字的后面，单击“页码”按钮，在这个地方插入当前页码，把光标定位到“共”字的后面，单击“总页码”按钮，在这里插入一个总页码，单击“确定”按钮回到“页面设置”对话框；单击“确定”按钮我们就可以看到我们设置的页眉和页脚的效果了。,Excel 2000,现在我们看这个表：单击“打印预

47、览”按钮，可以看到只有第一页中有表的表头，而其它的页中都没有；这样打印出来的表看起来会很不方便，我们可以通过给工作表设置一个打印表头来解决这个问题。 由于这个功能不能在预览视图中设置，单击“关闭”按钮回到正常的编辑视图，打开“文件”菜单，选择“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框（如图6），单击“工作表”选项卡，单击“顶端标题行”中的拾取按钮，对话框变成了一个小的输入条，在工作表中选择数据上面的几行作为表头，单击输入框中的返回按钮，回到“页面设置”对话框，单击“确定”按钮，现在单击“打印预览”按钮，所有的页中就都标题了。,Excel 2000,1、编辑技巧 1 编辑技巧 （1） 分数的输入

48、如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。 （2） 序列“001”的输入 如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“”（西文单引号），然后输入“001”。 （3） 日期的输入 如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。 （4） 填充条纹 如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入“*”或“”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，

49、在弹出的“单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮（如图1）。,Excel 2000,（5） 多张工作表中输入相同的内容 几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2.来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内。 （6）

50、不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。 （7） 在单元格中显示公式 如果工作表中的数据多数是由公式生成的，想要快速知道每个单元格中的公式形式，以便编辑修改，可以这样做：用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮（如图2）。这时每个单元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，就再设置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。

51、,Excel 2000,（8） 利用Ctrl*选取文本 如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl*键可选定整个表格。Ctrl*选定的区域为：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。这样我们可以方便准确地选取数据表格，并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域时屏幕的乱滚现象。 （9） 快速清除单元格的内容 如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按Delete键的方法了。要彻底清除单元格,可用以下方法：选定想要清除的单元格或单元格范围；单击“编辑”菜单中“清除”项中的“全部”命令，这些单元格

52、就恢复了本来面目。,自动切换输入法,- 在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要来回在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦。 如果你要输入的东西很有规律性，比如这一列全是单词，下一列全是汉语解释，你可以用以下方法实现自动切换。方法是： （1）选中要输入英文的列，单击“数据”菜单，选择“有效性.”命令，在弹出的“数据有效性”对话框中，选中“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择“关闭（英文模式）”命令，单击“确定”按钮（如图12）。,自动切换输入法,（2）选中要输入汉字的列，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择“打开”命令，单击“确定”按钮。这样

53、，当光标在前一列时，可以输入英文，在下一列时，直接可以输入中文，从而实现了中英文输入方式之间的自动切换。 9、批量删除空行 有时我们需要删除Excel工作薄中的空行，一般做法是将空行一一找出，然后删除。如果工作表的行数很多，这样做就非常不方便。我们可以利用“自动筛选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。 做法：先在表中插入新的一个空行，然后按下Ctrl+A键，选择整个工作表，用鼠标单击“数据”菜单，选择“筛选”项中的“自动筛选”命令。这时在每一列的顶部，都出现一个下拉列表框，在典型列的下拉列表框中选择“空白”，直到页面内已看不到数据为止（如图13）。,在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑”

54、菜单，选择“删除行”命令，然后按“确定”按钮。这时所有的空行都已被删去，再单击“数据”菜单，选取“筛选”项中的“自动筛选”命令，工作表中的数据就全恢复了。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。 如果想只删除某一列中的空白单元格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，可以先复制 此列，把它粘贴到空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制，粘贴到原工作表的相应位置上。,幻灯片的编辑,1、文本的复制和删除 在建立演示文稿过程中，总要对它进行编辑。 文字处理的最基本编辑技术是删除、复制和移动等操作。在进行这些操作之前，您必须选择所要编辑的文本。 把光标放在选择文本的开始处，按下左键，拖

55、动鼠标到要选择文本的结尾处，然后释放鼠标。（如左图） 看，文字变成反白，表示文本已经选中了。 用鼠标拖动来选择文本的方法是最常用的。 把光标放在文本框中的文字内，用鼠标双击，这时您选中的是一个字、词组或单词； 连续三击鼠标左键，可以选中整段文本； 如果想选中所在文本框中的所有文字，就按一下 Ctrl+A键。 如果要删除这些文本，您可以按一下键盘上的 DEL键，文本就被删掉了。 同样，按一下“常用”工具栏上的“剪切”按钮 ，文本也被删掉了，而且这时剪切下来的文本还被保存到了剪贴板上。 如果选中要删除的文字后，直接输入新的文本，这时既删除了所选文本，又在所选文本处插入了新的内容。 您可以靠Back

56、space键和Delete键来分别删除光标前面和后面的文本，但按一下键只能删掉一个字符。,幻灯片的编辑,在一个文稿中，总有许多内容相同或相似的地方。 复制，就是把选择的文本保存在剪贴板中，然后在需要的地方进行粘贴，利用复制和粘贴可以节省大量重复性劳动。 在上面图中，选中“湖泊的消长”这行文字，按一下工具栏上的“复制”按钮 ，把鼠标在这一段下面点一下，选择工具栏上的“粘贴”按钮 ； 看，文本被复制过来了（如右图）。 移动文本与复制文本比较类似，区别在于它删除了原来所选的文本，从另一个角度看，它是剪切和粘贴的过程。 移动文本还有一种方法，先选定要移动的文本，再把光标移到选定文本上，当光标变成箭头形

57、状时，按下左键并拖动到要放置文本的位置释放鼠标，文本就过来了。 实现这些操作的方法很多，比如用菜单命令啦，用鼠标右键啦，这些您都可以试一试。 但有一点要告诉您，剪切、复制、粘贴有三个快捷键： 分别是Ctrl+X、Ctrl+C和Ctrl+V，记住了这三个快捷键；这三个快捷键是Win98里通用的快捷键，也就是说在其它应用程序里，您也可以利用Ctrl+X、Ctrl+C和Ctrl+V来完成剪切、复制和粘贴操作。,设置幻灯片格式 文字格式设置,我们先从设置文字格式开始。打开一个演示文稿，XY-2.ppt。,在PowerPoint中，可以给文本的文字设置各种属性，如字体、字号、字形、颜色和阴影等，或者设置

58、项目符号，使文本看起来更有条理、更整齐；给段落设置对齐方式、段落行距和间距，使文本看起来更错落有致；甚至可以利用幻灯片母版修改幻灯片默认设置、设置幻灯片的配色方案和背景，使幻灯片看起来更协调、更美观。 提示：在PowerPoint中，并不需要很多文字，幻灯片对文字的要求，主要是美观、醒目并且具有吸引力。因此，在幻灯片中重要的是文本格式，对于文本本身并无太多要求。,设置幻灯片格式 文字格式设置,下面我们利用“格式”工具栏对文本进行格式设置。 所谓“格式”工具栏就是一排按钮，这些按钮的主要作用就是对文字或段落进行各种设置。当鼠标在按钮上不动时，光标旁边就显示出每个工具按钮的名字，当你不知道按钮的作用时，可以按这种方法看看提示文字，所有的按钮都有提示文字。,下面我们对文字进行格式设置。选中标题文字，然后单击 “格式”工具栏上的“字体”列表框旁的下拉箭头，就可以看到有许多种字体可以进行选择，你的机器里装了什么字体，这里都会显示出来，而且每种字体是什么样的也一目了然。 如果选择隶书，标题文字就变成隶书了。 再单击“字号”列表框旁的小箭头，从下拉列表框中选择文字的字号，比如选择54，字就变大了。,设置幻灯片格式 文字格式设置,在PowerPoint中，字号都是用数字来表示的，数值越小，