文员基础知识培训.ppt

1、欢迎来到秘书/办事员课程！1 .秘书室长的特点，1，塑造良好的角色形象，依法办事。有明确的配角仪式。3、根据领导者的期望塑造自我，作为自己的角色去追求。2 .能力素质要求，办公室秘书室长不仅需要培养优秀的素质作为应用人才，合理的知识结构，而且具有太强的实践能力。写作能力对文体有透彻的理解，语法、修辞、逻辑知识丰富。说话能力白领秘书经常做报告、传达、讨论、会谈、招待等工作。言明，条理清晰，不卑不亢，谈吐文雅，简洁生动，是办公室秘书说话的基本要求。提高说话能力的关键是多说多练，多注意多方面的修养和练习。阅读能力办公室秘书室长是阅读文件和检查资料的反复活动。阅读能力是表达能力的基础和一种基本工作手段

2、，只有通过广泛的阅读才能获得知识和价值的信息，有效地处理公文和处理业务。秘书工作人员的职业道德，忠于工作爱；埋头忠诚事业，努力工作需要努力工作和工作的精神。秘书的工作成果要有潜在的、实际的实情，机密的严密守卫书要有很强的秘密观念和保密习惯，合作秘书要与上级的下行、下庭申报、左右沟通、内外咽喉接触。秘书人员要应付各种人。此外，领导部署工作，在很多情况下，必须有同事支持合作，否则，困难，可能难以进一步；现代社会的人际关系越来越频繁，秘书不仅要善于配合，而且我们每个现代人都要具备这种素质。会议准备1，确认会议类型2，确认日期，时间，地点，与会者列表，主持人。3、准备会议文件4、准备会议所需的项目，例

3、如会议桌椅数、汽车、茶具、灯光、音频等。会场工作1，会场签名(签字时注意登记到达时间，随时掌握登记人员，发现此申报未及时申报，应抓紧，及时参加会议)。)2、会议记录捕捉要点，记录概要，不记日记；小会议2小时后交会议记录，发放参加者。会议当天交了会议记录，派出了与会者。4 .会务工作标准，5。电话礼仪，第一，选择时通话时间的选择看起来一般，这其实很重要。有人在只根据自己的情况判断标准说自己很舒服的时候打电话，这实际上是重视和不尊重通话对象的表现。毫不犹豫地考虑对方的情况是选择通话时间的基本原则。第二，短通话应遵守电话礼仪的“3分钟原则”，即有效地将每个通话时间控制在3分钟以内。当然，这里的“3分

4、钟”绝不是只能通话3分钟，而是要长话短说，少说废话。任何有教养的人都是重视工作效率的人。时间就是金钱，时间是有益的，时间就是生命。浪费别人的时间是浪费别人的生命，打电话的时候一定要有时间观念。5.电话礼仪，第三，货币内容精细化秘书团准确掌握货币内容的有效方法是习惯重要的电话提纲。列出通话事项，先说重要的事，以后再说次要的事。第四，礼貌地打完电话后，要礼貌地打电话。6 .接听电话时要注意的事项，第一，铃不响3次，打电话时要注意“通话3分钟”的原则，接电话时要按照“不响3次”的原则及时接听电话。特别是有以前的电话。约定通话不接受是严重的失礼。当然，训练有素的秘书很有可能在电话铃响了3次后回答，而在

5、铃刚响的时候，电话就断了。电话铃响了6次以上，接电话的人必须先道歉：“对不起！您等了很久了。”第二，作为秘书室，要整理合理有序的表达。如果事先有约会，就不要让别人接电话。而且，秘书组的情况下，要代替领导接电话。如果没有领导人，秘书室长必须先说对方不在，才能询问自己的身份、来电号码、是否需要传达等。不能先审问对方，再说没有领导，以免对方误以为上级故意回避。接电话的时候，先“需要家门槛”，自我介绍身份，对方打错电话的时候也不会有错。第三，正确处理错误的电话。接到打错的电话时，首先要问候对方，说明打错了电话，然后再告诉我有关部门的电话号码。7 .文档日常管理方法，1，文档的日常管理是指所有文档、资料

6、的存档、整理、销毁等。管理好文件是办公室秘书的重要任务。一个单位，一个部门的文件管理的好坏直接关系到这个单位和部门文件处理工作的效率和效果。因此，要充分认识文件管理工作的重要性，了解文件管理的法规和方法，认真、细致、便于工作，保持机密性。2.为了方便使用文件，为了随时阅览，要制定科学化、标准化3、文件阅读、传递、保管制度，发现丢失、破损等问题的时候，要检查、找出文件的日常管理。8 .文档管理流程，1 .先确定所有文档，分类注册，然后分开处理。2.内部文档：创建传入记录并将其放在正在处理的文件夹中，以便负责人查看。3.外国公文、通知及文字资料：及时送交领导班子，提交阅览书，按照上级机关的指示适当

7、处理(不急的文件资料位于处理中的文件夹内)。4.内部通信，报告：及时向领导提交，按照领导的指示适当处理(不急的文档数据放在待定文件夹中)。5.公司各部门(单位)向领导层发送签名，根据发件人的意见及时转发处理。重要而紧急的文件必须提醒领导。7.每天提交经上级指示和审查的文件，检查登记记录。8.根据文件累积的情况，及时存档，并做相应的记录，方便存取。9 .传达和接收文件草稿(反映客观准确的实际情况，明确的说明，明确的内容，丰富的内容，严格的表达，准确的表达，文种，使用正确的格式)整理文件和存档，10。使用印章，1，未经许可不得擅自使用印章。2、小心使用印章，不要在空白证书上盖章。3、未经许可不能从

8、工作区取出印章。11 .要重视保密意识，保密工作，把它渗透到办公室的日常工作中(例如，阅读文件的时候，不要把文件、资料晾在书桌上，以免别人拿错了工作或拿走了)。办公室秘书工作人员要在思想上树立高度保密的概念，在行动中养成良好的保密习惯。在实际工作中，不仅要严格执行机密系统，而且要随时随地有意识地遵守秘密纪律，严格执行：1，不要说的秘密，绝对不要说；2、不应该问的秘密，绝对不要问；3、不该看的秘密，绝对不看；4、要记住的秘密，千万不要记住。5、不在不利于秘密的地方保管秘密文件和资料6、秘密文件(除非特别许可)7、内部消息不能随便告诉相关人员。8、保存文件时要注意机密性。未经允许，不能随便翻阅别人

9、的文件或打开别人的电脑。10、不要把有关工作的事情和不相关的人说话。12 .接待客人，1。笑脸迎人，喝茶吧。2.咨询来宾情况：访问目的、是否预订以及是否身份等。3.要名片。4.及时向领导请示。5.根据上级的意见迎接(根据情况继续给车)。1，把上司的日常工作做成日历。2、根据工作的轻重缓急安排工作日程。3.如果是面谈或电话咨询问题，需要预约的应该事先和上司协商时间。4、秘书职员有责任提出建议。作为秘书工作人员，你的参谋作用发挥得很好，无疑地，领导会加深对你的认识，增进相互理解和友好，工作的话一定会感到方便)6、在上司和职员之间起寄存作用。7.作为上司的助手，要透彻理解上司的意图。8、言行代表上司

10、，代表部门形象。13.上司的日常工作安排，14 .工作上要小心粗心，大脑要根据领导的意图和中心工作主动开动脑筋思考问题。口头上要经常咨询周围的同志，特别是要得到领导和同志们的帮助和支持，要多向领导汇报。如果想在领导层旁边勤奋工作，最好建立备忘录，记下每天要做的事，在下班前详细“跳过”，然后把当天要做的事做到底。15 .办公用品申请，1，每月底盘点部门办公用品，相关记录和保管。2，月底制定下月办公用品申请计划。除特殊情况外，每月或每周接收一次办公用品。4、制定办公用品接收计划，同时保持节约意识。16 .部门出席，每月在人力资源部规定的日期向人力资源部提交出席。根据公司制度，不能出席、公正、公平、

11、感情用事。出席限制是人力资源部要求的，统一格式可以节省时间。17 .部门资产的增加、管理和维护，1，根据财务部门提供的表格正确填写或直接填写登记和存档表格。2、固定资产一年盘点一次，其他资产每月盘点一次。该所有者离任或调任时，负责地区的资产应由财务成本管理部门盘点，完成移交程序。3、对本部门任何物品的外部贷款必须得到部门负责人的批准。借给的物品必须履行相应的贷款程序，并在规定的期限内收回。4、部门的设备设备要定期清洗维修，需要工程维修部门的协助，要及时维修，防止损坏，延长寿命，积极沟通。5、管理办公各种财产，合理使用，提高财产使用效率，提倡节约，18 .办公室礼节，办公室内部礼节1，庄重，谈吐

12、谦虚，表情和蔼，都是社交应得的礼节。不要太转嫁给同事。这也是办公室里的一种基本礼节。请注意：1，不要闲聊别人。因为八卦很容易传播，特别是会伤害人。报酬是不应讨论的问题。个人生活约会不能带到办公室。19.同事之间的礼仪，在办公室里的同事一天里，关系往往很密切，能否在和谐和谐的地方，工作是否舒适愉快，起着很大的作用，同事交往的基本原则是平等和相互尊重。1、在工作中要追求公平竞争2、合作精神，3、要尊重别人，4、平等广泛的交往，小团体5，在与同事的交流中不要注意语言技能，20。个人外貌，办公室工作和公共活动都要注意个人卫生的清洁，秘书工作人员要注意个人卫生的清洁，外表整洁大方，发型要简洁，淑女一般要化淡妆，朴素(有工作服的部门在工作中要穿工作服)，办公室要庄重文明。大声喊，指指点点，你没有教养，浅薄。要保持好姿势，注意坐姿，不要斜靠在书桌上，不要再坐在书桌上。不要在办公室吃饭。特别是吃向日葵籽等有声音的食物。，21 .办公室环境、办公室环境不仅影响工作人员的感情和生产力，而且是单位形象的窗口。整洁优雅的办公室反映了井井有条的工作情况和乐观的进取态度，秘书室长要整齐地整理和爱护办公室，保持办公室的公共卫生。22 .透