档案基础知识培训

1、档案工作宣传暨 档案业务知识培训,广陵区档案局,如何做好档案工作,什么是档案？,中华人民共和国档案法第二条规定：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,从这个定义我们可以看到，档案包括官方、非官方、单位组织、家庭个人都是档案的形成者；档案内容十分丰富，包含了生产、工作、生活等一切社会活动。 档案来源于文件。档案是由文件有条件地转化而来的，这里的“文件”是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。文件是档案的前身，档案是文件的归宿;文件是档案的基础

2、，档案是文件的精华。,档案的形式多种多样。档案的形式包括载体、制作手段、表现方式等。从载体来看，有纸质、录音录像带、光盘、实物、照片等;从制作手段来看，有笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等;从表现方式来看，有文字、图表、声像等。 档案的本质属性。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性。因此，可将档案的定义简要地表述为:档案是再现历史真实面貌的原始文献。,（一）要强化全员档案意识,档案来源于我们实际生活、工作中开展活动产生的原始记录，是靠平时积累、收集，档案的收集需要你、需要我、需要大家来完成，那么就可以说人人都可以成为档案

3、员，都有为单位积累“家底”的义务和责任。,（二）要求档案员应具备的素质,具备爱岗敬业精神。档案工作者应当对档案事业的建设和发展倾注更多的爱心，把对档案事业的热爱倾注于档案工作的各个环节，恪尽职守，求真务实，全心全意投入本职工作。档案工作人员必须严格遵守档案法，做到严格执法，加强依法治档。档案工作人员必须牢固树立纪律观念，自觉遵章守纪，注重档案工作的现代化、规范化、标准化、制度化建设。,具备严格保密纪律。档案工作人员要自觉遵守保密纪律，应客观公正地对待专业“特权”，保证档案载体和内容的安全。档案人员要注意保护国家（单位）的机密安全、集体和公民个人的隐私，严格执行保密纪律和借阅制度，保证档案的安全

4、。不得销毁相关的档案文件信息，不得利用职务之便，为自己或他人谋利，不得泄露不能对外公开的档案信息内容，自觉养成良好的职业保密习惯。,具备专业理论知识。随着计算机和信息网络技术在档案工作中的应用和发展，对于档案管理人员的业务知识、以及管理、操作能力等方面都提出了更多新的、更高的要求。原有传统的业务知识与工作方法，已经不能适应新时期、新形势发展的需要。因此，档案工作者要努力使自己具备法律知识、专业理论知识、哲学理论知识和现代管理知识，要主动参加继续教育学习，注重自身专业水平的提高。通过自学、参加培训等方式，不断更新业务知识，努力掌握科学管理的原则和方法，积极探索新的管理模式，提高工作效率，提高档案

5、管理质量。,具备沟通协调能力。在实际工作中档案人员的协调能力的发挥常常与档案的齐全完整和联系在一起。因此，一是，要加强与领导和部门及其他各部门的联系，争取他们对档案工作的支持，将档案工作纳入领导的议事日程，并提供必要的人、财、物的保障。二是，要协调好本部门各科室之间的联系，保证文件及时归档移交。三是，要协调好与档案行政部门和档案工作的联系，按时按要求移交档案，实现档案信息资源共享。,具备档案宣传意识。有些单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位里不是生产一线，可有可无，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看，次数多了，自然会

6、在领导的脑海里留下痕迹，产生作用。尤其是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中力图仿效。要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，诱导和启发领导重视档案工作。要努力服务，作为一名档案人员主要是及时地提供信息。使档案发挥其作用，从而更好地为单位的发展服务。,（三）注意档案收集方式和方法,平时收集。根据文件材料的承办、形成运转情况，在办理完毕后，应及时收集。如收文、发文；请示、批复；园区与有关单位及个人签定的各种合同、协议；各种会议材料，收集这类档案材料我们可以直接到会议现场收集，会议结束的同时，领导或代表的讲话稿等材料也就收全了。尤其有上级领导讲

7、话的，有时领导讲完就把稿件带走，再要就较难。有时也有领导讲话不用稿，那么还需要我们做讲话记录，会后进行整理，一并归档。,定期收集。对于平时收集有困难的各种文件材料，应根据其形成的实际定期适时收集，以防散失。如每年的计划、总结、大事记、活动记录、各类专题讲座、党代会、办公会等。,年终收集。每年年终时，各处(室)领导和业务人员对应归档的文件材料进行一次清查、清退，移交给负责立卷归档人员，以保证应归档文件材料齐全、完整。如：职称评定材料、党员名册、修订的规章制度、及各处(室)在各项工作、活动中形成的计划、总结、报告和活动过程的资料等。,档案材料的收集包括声像资料和实物资料：如照片、光盘、奖杯、奖牌等。 那么，随着自动化办公的普及，出现了电子文档，在以后各类资料的收集可能还要包括电子文件。,（四）档案收集工作的要求。,一是要档案材料的收集要及时、齐全、完整； 二是要确保收集