电子表格软件Excel

1、,电子表格软件 Excel 2000,Excel 2000是Microsoft Office 2000的组件之一，用户可以像启动Word一样启动Excel，利用它能完成对表格中数据的录入、编辑、统计、检索、产生图表和打印等多项工作，利用Excel提供的函数，可以完成多种复杂的计算操作。 在Excel中，工作簿（又称Excel文档）是处理和存储数据的文件，其缺省的文件名为Book1（当再次新建时，其缺省的文件名为Book2、Book3），缺省的扩展名为.xls。每个工作簿可以包含多张工作表（最多可以包含255张）。每张工作表可以有各种类型的信息，因此用户可以在一个文件中管理多种类型的相关信息。有

2、关文件的打开、新建、保存、另存为操作与Word操作基本相同。,4.1.1 Excel 2000的新功能,透明查看。当用户选定具有彩色文本的单元格时，它的颜色将保持不变，并不会以 相反颜色显示。 欧洲货币符号。用户可以使用具有欧洲货币符号的其他数字格式。 用4位数表示的日期格式。Excel 2000具有4位数日期格式的其他数字格式。 清单自动填充。Excel 2000可以在清单中自动扩充格式和公式，以简化常用任务。 增强了数据透视表的功能。新的数据透视图报表使图表具有强大的数据透视表报表 功能，可以使用数据透视表“自动套用格式”来显示缩进和非缩进的数据透视表报表等。 图表单位显示功能。如果图表值

3、由较大的数据组成，则可以通过更改坐标? 轴的显示单位而使坐标轴文本变短且更加易读。比如，图表值的范围为从1 000 00080 000 000，则可以在坐标轴上显示180，然后显示一个标志用来指明每个显示单位为100万。 新增了不少与Web有关的功能。如Web查询、创建Web文档、对Web页使用交互式的数据透视表列表组件等。,4.1.2 Excel 2000窗口的基本组成,工作表区,菜单栏介绍,介绍常用工具栏,介绍格式工具栏,二、工作表区,它包含着工作表中的全部元素，有单元格、网格线、行号、列标、滚动条和工作表标签,1行号与列标 行号是位于各行左侧的灰色编号区，行号范围为：165 536；列标

4、是位于各列上方的灰色字母或编号区，列标一般采用字母编号，其范围为： AIV （即：A、B、C、Z、AA、ABIV）。它们分别标记着工作表的行和列。 2工作表标签 工作表标签位于工作簿窗口底部，工作表标签上显示着工作表的名称。如果要在工作表间进行切换，即激活相应的工作表，使其成为活动工作表，则应单击相应的工作表标签。而改名方法一：只要双击即可。 方法二：用鼠标右键单击要改变工作表名称的工作表标签，在弹出的菜单中选择“重命名”命令项，输入新名称。,工作表是由65 536256组成的表格，也就是有65 536256个单元格，单元格存放着最基本的信息元。每一个单元格都有一个行号和列标，其表示的方法为列

5、标和行号的组合（列标在先、行号在后），例如，“B15”表示B列第15行对应的单元格，这样的表示方法又称为单元格地址或单元格引用。 用户选中的单元格，或用户正在编辑的单元格，称为活动单元格，它被一个较粗的框线包围着，它的地址显示在编辑栏的名称框中。 活动单元格的右下角有一个小黑点，称为填充柄，当用户将鼠标指针指向填充柄时，鼠标指针黑呈十字形状，拖动填充柄可以将内容复制到相邻单元格中。,3单元格和活动单元格,三、编辑栏,编辑栏用于显示活动单元格中的常数或公式，用户可以在编辑栏中输入或编辑数据及公式，编辑完后按Enter键接收所做的输入或编辑。 当用户正在编辑公式时，编辑栏的左端为用户提供可选择的函

6、数，否则作为名称框，显示着活动单元格的地址（引用）。,四、Excel操作的鼠标指针,五、窗口操作,1窗口切换,2窗口重排,3拆分窗口,（1）单击工作表中的单元格（若该单元格位于第一列，则垂直拆分窗口，若该单元格位于第一行，则水平拆分窗口，则十字拆分窗口）。 （2）单击“窗口”菜单下的“拆分”命令，窗口立刻出现分隔线。 （3）用户可以根据需要调整窗格的大小，方法是鼠标拖动分隔线。,取消拆分窗口的方法：单击“窗口”菜单下的“撤消拆分窗口”或双击分隔窗格的拆分条。,4冻结窗格,冻结窗格用于冻结活动工作表中的上窗格、左窗格或同时冻结两者。“冻结窗格”后，这时只有一个垂直滚动条和一个水平滚动条，用户可以

7、在滚动工作表时，使行列标题保持在视线之内。冻结标题并不影响打印输出。 冻结窗格的方法是：单击“窗口”菜单的“冻结窗格”命令项。 取消窗格冻结的方法是：单击“窗口”菜单的“撤消冻结窗格”命令项。,5缩放窗口,用户可以同Word操作一样，全屏显示Excel文档或更改Excel文档显示的比例，它们分别单击“视图”菜单下的“全屏显示”和“视图”菜单下的“显示比例”命令。,4.1.3 在工作表中输入数据,（1）先定位单元格（可以单击要输入数据的单元格）。 （2）键入数据或单击编辑栏，在编辑栏上输入数据。 （3）按Enter键（激活下方的相邻单元格）或Tab键（激活右边的相邻单元格）。,一、输入文本（字符

8、）的规则,如果输入的数据是编号，而编号由一串数字构成，且第一个数字为0，这时应把编号当文本进行输入，输入时，在0的前面加上英文的单引号“ ”，如要输入编号00001，则键入：00001。,二、输入数字的规则,Excel中键入的数字为数字常量，允许的数字字符有： 09 ， + - ( ) , / $ % . E e 用户在输入正数时可以忽略正号(+)，对于负数则用“-”或“( )”。如-25，也可输入(25)。,三、输入日期和时间的规则,通常，在Excel中输入日期采用的格式：年-月-日、年/月/日；输入时间采用的格式：时:分:秒。 如，要输入2002年9月1日，可使用格式：2002-9-1或2

9、002/9/1。要输入下午2点15分，可以使用格式：14:15或2:15 pm或2:15p（5与p之间要加一个空格）。 Excel 2000采用4位的年表示法，如用户输入02-09-01，则Excel自动表示成2002-9-1。 用户可以在同一单元格中键入日期和时间，这时要用空格作分隔。如在一个单元格中输入2002年9月1日下午2点15分，可以使用输入格式：02-9-1 14:15。 例如，A1单元格数据为12:30，A2单元格数据为2:00，如果在A3单元格输入公式：=A1-A2，则A3单元格的显示为10:30。 又如，B1单元格数据为2002-9-1，B2单元格数据为2002-8-15，如

10、果在B3单元格输入公式：=B1-B2，则B3单元格显示为1900-1-17，如果通过格式操作命令，将它以数值形式输出，即为17，也就是它们相差17天。如果在B4单元格输入公式=B1+31，则B4单元格的显示为2002-10-2。,4.1.4 Excel中的选择操作,一、单元格的选择,1选择一个单元格（激活单元格） 方法一：单击要激活的单元格。 方法二：在名称框中输入单元格地址，按Enter键。 方法三：使用键盘上的光标移动键。 2选定一个矩形区域中的多个单元格 方法一：对区域角上的单元格按下鼠标左键，然后沿对角线方向拖动鼠标。 方法二：单击区域角上的单元格，然后按住Shift键再单击对角线方向

11、的末单元格。 3选择多个不相邻单元格 先单击第一个单元格，或先选择一个矩形区域，然后再按住Ctrl键同时单击其他要选择的单元格。,4选择一行或一列 鼠标单击行号或列标。 5选择相邻行或列 方法一：在第一行的行号或第一列的列标按下鼠标左键，在行号或列标上拖动鼠标到最后一行或一列（也可以反方向拖动）。 方法二：鼠标先单击第一个行号或第一个列的列标，再按住Shift键单击最后一行或一列的行号或列标（也可以反方向选择）。 方法三：鼠标先单击第一个行号或第一个列的列标，再按Shift键和光标移动键。 6选择不相邻的行或列 用鼠标单击某一行号或某一列标，按住Ctrl键再分别单击其他的行号或列标。 7取消多

12、个单元格的选定 用鼠标单击任意一个单元格，或使用键盘上的光标移动键。,二、工作表的选定,1选单张工作表 方法：用鼠标单击所需的工作表标签。 2选多张相邻工作表 方法：用鼠标单击第一张工作表的标签，然后再按住Shift键，同时单击最后一张工作表的标签。 3选多张不相邻表 方法：先用鼠标单击某张工作表的标签，再按住Ctrl键，同时单击每一个需要选择的工作表标签。 4选所有工作表 用鼠标右键单击任意一张工作表的标签，在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令。 5取消多张工作表的选定 用鼠标右键单击任意一张工作表的标签，在弹出的菜单中选择“取消成组工作表”命令。,4.1.5 修改、插入、删除,一、修改

13、数据,方法一：选择要修改的单元格，用鼠标单击编辑栏的编辑区，在编辑区中进行移动插入点、删除或插入数据等操作。 方法二：双击要修改的单元格，这时在单元格中会出现插入点，用户在单元格中进行移动插入点、删除或插入数据等操作。 注意：若用户在选择了该单元后，直接键入数据或按Delete键，会删除原有的数据。如果用户在键入数据确认以前，又想恢复原来的数据，可以用鼠标单击编辑栏中的取消“”按钮，也可以按Esc键。如果按了Delete键，又想恢复原来的数据，则可以单击“常用”工具栏中的“撤消”按钮。,二、插入,1单元格插入 （1）选择一个或多个单元格。 （2）单击“插入”菜单下的“单元格”命令项，或用鼠标右

14、键单击已选择的单元格，在快捷菜单中选择“插入”命令项，将弹出一个“插入”对话框。 （3）用户可以在该对话框中选择如下插入方式之一： 活动单元格右移：插入与选定单元格个数相同数量的单元格，并插在选定的单元格左侧。 活动单元格下移：插入与选定单元格个数相同数量的单元格，并插在选定的单元格上方。 整行：整行插入，插入的行数与选定单元格的行数相同，且插在选定的单元格上方。 整列：整列插入，插入的列数与选定单元格的列数相同，且插在选定的单元格左侧。 （4）用户其中一项后，单击“确定”按钮。,2整行（列）插入,（1）选择若干行（列）。 （2）使用“插入”菜单的“行”或“列”命令项，或用鼠标右键单击已选择的

15、行或列，在快捷菜单中选择“插入”命令项。 这时，在已选择的行（列）的上方（左侧）插入了与选定行（列）数目相同的行（列）。 例： 在A1C15的区域内已输入了数据，现需要在第一行前插入一标题行，且输入标题内容为：商品名，单价，数量。操作步骤： （1）单击行号“1”。 （2）单击“插入”菜单下的“行”命令项。 （3）单击A1，输入：商品名；按“”键，输入：单价；按“”键，输入：数量；再单击其他任意单元格。,3工作表插入,（1）利用工作表标签，选择一张或多张连续的工作表。 （2）单击“插入”菜单下的“工作表”命令。,三、清除和删除,1清除 （1）选择要清除信息单元格。 （2）单击“编辑”菜单的“清除

16、”子菜单。 （3）在子菜单中，根据需要选择“全部”、“格式”、“内容”和“批注”之一。 其中子菜单中的选项含义为： 全部：从选定的单元格中清除所有内容和格式，包括批注和超级链接。 格式：只删除所选单元格的单元格格式，如字体、字号、颜色、底纹等，不删除单元格内容和批注。 内容：删除所选单元格的内容，即删除数据和公式，不影响单元格格式，也不删除批注。 批注：只删除附加到所选单元格中的批注。 如果用户仅清除单元格中的数据（内容），可以采用以下方法：选择要清除内容的单元格，按Delete键。,2单元格删除,（1）选择一个或多个单元格。 （2）单击“编辑”菜单下的“删除”命令项，或用鼠标右键单击已选择的

17、单元格，在快捷菜单中选择“删除”命令项，将弹出一个“删除”对话框。 （3）用户在该对话框中选择选项后，用鼠标单击“确定”按钮。,3整行（列）删除,（1）选择要删除的若干行（列）。 （2）单击“编辑”菜单的“删除”命令项，或右击已选择的行或列，在快捷菜单中选择“删除”命令项。,4工作表删除,（1）利用工作表标签，选择一张或多张要删除的工作表。 （2）使用“编辑”菜单的“删除工作表”命令。,4.1.6 移动、复制,一、移动,1单元格中部分数据的移动 （1）双击包含要移动内容的单元格，在单元格中选定要移动的部分字符；或者单击包含要移动内容的单元格，在编辑栏中选定要移动的部分字符。 （2）单击“常用”

18、工具栏上的“剪切”按钮。 （3）再双击用于接收内容的单元格，并在单元格中单击需要粘贴数据处；或者单击需要接收内容的单元格，在编辑栏中单击粘贴数据处。 （4）单击“常用”工具栏上的“粘贴”按钮。 （5）再按Enter键，或单击编辑栏上“输入”按钮。,2工作表中数据移动 （1）选择需要移动数据的单元格（一个或多个成矩形区域的单元格） （2）将鼠标指针移到选中的单元格区域的边框，拖动鼠标到需要数据的位置 移动后，新位置上单元格原有的数据消失，被移过来的数据所覆盖。 如果在移动时，同时按住Shift键，则选择的这些单元格将插在新位置的左侧或上方。,3工作表移动 移动工作表也有两种方法，即采用菜单方法和

19、采用鼠标方法。 方法一：采用菜单方法。 （1）利用工作表标签选择一张或多张要移动的工作表。 （2）使用“编辑”菜单的“移动或复制工作表”命令， （3）在该对话框中选择工作簿、选择移到哪个工作表的前面。 （4）单击“确定”按钮。 方法二：采用鼠标方法。 （1）利用工作表标签选择一张或多张要移动的工作表。 （2）将鼠标指针移动到被选择的工作表标签上，在标签上拖动鼠标（出现指针形状 ）到适当的位置上。,二、复制,1单元格中部分数据的复制 要复制单元格中的部分数据，其操作过程与移动数据基本一致，只要将“剪切”命令，改为采用“复制”命令就可以了。 2工作表中数据复制 工作表中数据复制是指复制一个或多个单

20、元格中的数据，操作时可以使用剪贴板命令，也可以使用鼠标拖动的方法。使用鼠标拖动的操作步骤与移动操作类似，只是在拖动时，应同时按住Ctrl键。 复制后，新位置上单元格原有的数据消失，被复制过来的数据所覆盖。 3填充 填充用于复制相邻单元格中的数据。 在同一行或同一列中复制相同的数据。 使用方法：选定源单元格，将鼠标指针移到填充柄上，变成实心的十字（ ）形状时，拖动鼠标到需要数据的目标单元格。,填充等差数列或等比数列。 填充等差数列的步骤是： （1）在连续两个单元格里输入初值和第二个值。 （2）选定这两个单元格。 （3）拖动填充柄到需要数据的填充区域。 填充等差数列或等比数列都可以采用以下方法：

21、（1）在第一个单元格里输入初值。 （2）用鼠标右键拖动填充柄到需要填充数据的单元格中，这时会弹出一个快捷菜单，在快捷菜单中选择“序列”命令。 （3）在对话框中选择等差序列或等比序列，输入步长，单击“确定”按钮，就完成了填充操作。,4工作表复制,方法一：采用菜单方法。 操作过程与工作表的移动几乎一样，只是在如图4.8所示的“移动或复制工作表”对话框中，选中“建立副本”复选框就可以了。 同样，工作表不仅可以在当前工作簿中复制，还可以复制到其他工作簿中去。 方法二：采用鼠标方法。,4.1.7 查找与替换,（1）选择要查找数据的单元格区域，或单击任一单元格（在所有的单元格中查找，最好单击A1单元格，E

22、xcel总是从活动单元格开始查找），单击“编辑”菜单下的“查找”命令项，屏幕上将出现“查找”对话框。 （2）在“查找”对话框的“查找内容”处输入要找的文字或数据。 （3）单击“查找下一处”按钮，这时Excel从活动单元格位置开始查找匹配文字或数据，找到后，Excel自动选中匹配单元格。 （4）若找到的位置不是用户需要的位置，则可以再单击“查找下一处”按钮。 如果用户要查找与“查找内容”框中指定的字符完全匹配的单元格，则应选中“单元格匹配”复选框。,一、查找,二、替换,（1）选择要查找数据的单元格区域，或单击任一单元格，单击“编辑”菜单的“替换”命令项，屏幕上将出现“替换”对话框 （2）在“替换

23、”对话框中的“查找内容”处输入要找的数据。 （3）在“替换值”处输入要替换的新数据。 （4）单击“替换”按钮，这时Excel从活动单元格开始（或在选中的区域内）找到第一个匹配的数据并被新数据代替，同时选中下一个匹配的数据。用户也可以单击“全部替换”按钮，一次性将选中区域内或整个工作表中所有的匹配数据都替换成新数据。 另外，与Word中一样，Excel中的替换命令也可以一次清除成批数据，只要在“查找内容”中输入要清除的数据，在“替换值”中不输入任何字符或数据，直接单击“替换”按钮或“全部替换”按钮。,4.2 公式和函数,4.2.1 公 式,Excel中的公式是以等号开头的式子，其语法表示为： 表

24、达式 其中的表达式是操作数和运算符的集合。操作数可以是常量、单元格或区域引用、标志、名称或工作表函数。 若在输入表达式时需要加入函数，可以在编辑左端的“函数”下拉列表框选择函数。 例如，要在G2单元格中，计算总分，则可以先单击G2单元格，再输入公式：=E2+F2，按Enter键。其中E2和F2分别表示使用E2和F2单元格中的数据 当然，用户也可以在G2中输入=99+72，不过，用户将会发现，直接使用数字，并不是好办法，将给G2以下单元格中的数据计算带来不便。,4.2.2 运算符,算术运算符有：负号（-）、百分数（%）、乘幂（）、乘（*）和除（/）、加（+）和减（-）。,一、算术运算符,Exce

25、l中的比较运算符有：等于（=）、小于（）、大于等于（=）、不等于（）。 用户可以使用比较运算符比较两个值。比较的结果是一个逻辑值：TRUE或FALSE。TRUE表示条件成立，FALSE表示比较的条件不成立。 例如，公式：=3=4，表示判断3是否等于4，其结果显然是不成立的，故其值为FALSE；又如公式：=1005，表示判断100是否大于5，其结果显然是成立的，故其值为TRUE。,二、文本运算符,三、比较运算符,Excel的文本运算符只有一个，就是“&”。 &的作用是将两个文本值连接起来产生一个连续的文本值，如公式：=Windows&操作系统，其值为：Windows操作系统；又如单元格A1储存着

26、“中国”，单元格A2储存着“浙江”（均不包括引号），则公式：=A1&A2，其值为：中国浙江。,4.2.3 单元格引用,一、相对引用 相对引用就是前面提到过的引用方法，即把A列5行的单元格表示成A5，但事实上，相对引用是相对于包含公式的单元格的相对位置。,二、绝对引用 如果在复制公式时不希望Excel调整引用，那么可以使用绝对引用。 使用绝对引用的方法是：在行号和列标前各加上一个美元符号（$），如A1单元格可以表示成$A$1，这样在复制包含该单元的公式时，对该单元的引用将保持不变。,三、混合引用 用户还可以根据需要只对行进行绝对引用或只对列进行绝对引用，即只在行号前加$或只在列标前加$。,四、引

27、用运算符 引用运算符有：冒号（：）、逗号（，）、空格和感叹号（！），使用引用运算符可以将单元格区域合并进行计算。,冒号（：）是区域运算符，对左右两个引用之间，包括两个引用在内的矩形区域内所有单元格进行引用。例如，“A1:C3”表示着A1、A2、A3、B1、B2、B3、C1、C2和C3共9个单元格，公式：=SUM（A1:C3），表示对这9个单元格的数值求和。 逗号（，）是联合运算符，联合操作符将多个引用合并为一个引用，如公式=SUM(B2:C3,B5:C7)，表示对B2:C3和B5:C7共10个单元格的数值进行求和，如图4.15左图所示。 空格是交叉运算符，它取引用区域的公共部分（又称为交）。如

28、=SUM(A2:B4 A4:B6)等价于SUM（A4:B4），即为区域A2:B4和区域A4:B6的公共部分，,五、选择性粘贴 选择性粘贴用于将“剪贴板”上的内容按指定的格式，如批注、数值、格式等，粘贴、链接或嵌入当前工作表中。 使用选择性粘贴以前，应先使用“复制”命令，将内容复制到剪贴板上，然后再选择要粘贴的位置，使用“编辑”菜单的“选择性粘贴”命令项，用户可以在该对话框中选择要粘贴的项目，单击“确定”按钮。,4.2.4 函 数,数是一些预定义的公式，用户可以使用函数名和参数让这些公式按特定的顺序或结构进行计算。 函数的语法为：函数名（参数，参数，） 其中括号是不可少的，参数根据不同的函数而定

29、，可以有0个或多个，这些参数可以是数字、文本、逻辑值TRUE或FALSE、单元格引用、公式或其他函数等，给定的参数必须能产生有效的值。 Excel提供的丰富的函数，根据类型有：数学与三角函数、统计函数、日期与时间函数、财务函数、数据库函数、信息函数、逻辑函数、文本函数和查找与引用函数等。用户也可以通过使用Visual Basic for Applications来创建自定义函数。,格式：SUM(number1,number2,) 功能：返回参数所对应数值的和。 例如：A1:A4中分别存放着数据14，如果在A5中输入：=SUM(A1:A4,10)，则A5中的值为20。输入公式的具体操作过程可以是： （1）单击A5单元格。 （2）输入：=SUM( 。 （3）选择单元格A1:A4（用鼠标A1单元格拖动到A4单元格）。 （4）继续输入：,10) 。 （5）按Enter键。,一、求和函数SUM,二、求平均值函数,格式：AVERAGE(number1,number2,) 功能：返回参数所对应数值的算术平均数。 说明：该函数只对参数中的数值求平均数，如区域引用中包含了非数值的数据，则AVERAGE不把它包含在内。,三、计数函数COUNT,格式：COUNT(number1,number2,) 功能：统计参数表中的数值参