公文处理系统运行讲义

1、湖北省国税系统初任公务员培训,ODPS系统的主要功能,根据公文处理的主要内容及现行公文处理的工作流程，ODPS将公文处理并为如下几个部分：,收文处理 发文处理 立卷归档 文件查询与统计 辅助功能 通告栏,ODPS结构示意图,服务器,工作站,Windows NT Server SQL Server ODPS后台环境软件 远程数据传输服务,Windows 3.x/9.x/2000 Microsoft Word ODPS软件：公文处理、通告栏、系统维护,发文处理基本流程,拟稿,选择发文类型，填写文头纸,输入文件正文,扫描仪输入,手工录入,磁盘拷入,电子公文,审核,审批,会签,办结,签发,发文登记、编

2、号,排版、校对,收文处理基本流程,外来文,收文登记,输入文件正文,扫描仪输入,手工录入,磁盘拷入,电子公文,拟办,批办,注办,办结,公文处理系统应用与操作讲义,第一讲：运行公文处理系统,第二讲： 收 文 处 理,第三讲： 发 文 处 理,第四讲：远程收发文,第五讲：公文立卷归档,第六讲：查询与统计,第七讲： 辅 助 功 能,第一讲：运行公文处理系统,第一讲：运行公文处理系统,启动公文处理系统,进入公文处理系统,退出公文处理系统,公文处理系统屏幕组成,系统中的常用对象及其操作,系统中的常用功能及其操作,公文处理系统,运行公文系统,1.1 启动公文处理系统,方法1：双击桌面公文处理图标,公文处理系

3、统,运行公文系统,1.1 启动公文处理系统,方法2：开始 程序 办公自动化 点击公文处理,公文处理系统,运行公文系统,1.2 进入公文处理系统,用户输入正确的注册名和口令后，点击确认或按回车即可进入公文处理系统，进行相关操作,公文处理系统,运行公文系统,1.2 进入公文处理系统,用户注册名： 由系统管理员在人员编码表中设置和维护，用户不能自行更改。,用户口令： 由系统管理员在系统中赋初值，用户进入公文处理系统后可更改。,公文处理系统,运行公文系统,1.2进入公文处理系统,按取消按钮将放弃本次的登录操作。,运行公文系统,公文处理系统,1.3 退出公文处理系统,1 选择收文菜单中的退出命令 2 在

4、询问对话框中点击是(Y),公文处理系统,运行公文系统,1.3 退出公文处理系统,1 单击公文处理系统主窗口关闭按钮。 2 在询问对话框中点击是(Y),公文处理系统,运行公文系统,1.4 公文处理系统主控屏幕组成,登录用户,工具栏,工作区,状态栏,命令菜单,用户留言,公文处理系统,运行公文系统,屏幕组成要素,菜单是系统的控制中心，为您所要进行的公文处理工作提供方便的命令选择方式。 工具栏是命令的另一种表现形式，即按钮命令方式。 状态栏是用于显示当前操作对象的工作状态和统计信息，状态栏左侧的小旗等竖起与倒下标识信箱中是否有新传来的文件和消息。 工作区是主要的工作环境，与公文办理有关的所有工作都在工

5、作区内完成。,公文处理系统,运行公文系统,屏幕组成要素,在公文处理系统中，不同的角色和不同权限的人员所面对的主控屏幕也略有不同。如：菜单中的命令是根据用户的职责和权限设置的，与用户无关的命令不在菜单中出现。,公文处理系统,运行公文系统,1.5 系统中的常用对象及其操作,系统中最常用的对象主要包括七类：,信 箱,文 件 夹,发文登记薄,收文登记薄,内部文件登记薄,催查办登记薄,办文情况登记薄,公文处理系统,运行公文系统,1.5 系统中的常用对象及其操作,系统对上述操作对象中所含文件的操作方式基本相同：,注意：当某类操作对象没有打开时，菜单中与该对象 有关的操作将不能执行；而若打开的某类操作对象中

6、 没有选择记录或记录没有被选中，则命令无效。,(1) 选中一个文件：鼠标单击待处理文件所在的记录行。 (2) 指定有关操作：用鼠标单击屏幕上的命令按钮或选择菜单中的有关命令。,公文处理系统,运行公文系统,信箱的定义及操作,信箱是文件流转的枢钮，可用于接收文件和消息，也可以作为文件传递过程中转发站。信箱中的信息是在接到文件时由系统自动生成的，一条信息对应一个文件或一条消息，用户不能自己增加和修改文件列表信息。,公文处理系统,运行公文系统,信箱的定义及操作,信箱中记录的文件信息包括已阅标志、寄件人、标题、接收时间、文件类别、消息类型、限办时间等。,公文处理系统,运行公文系统,个人信箱与部门信箱,每

7、个系统用户均拥有自己的个人信箱，具有文件登记管理权的用户还拥有部门信箱。个人信箱与部门信箱的切换只要点击“信箱”图标即可。 个人信箱：主要用于存放个人的文件； 部门信箱：主要用于存放部门的文件信息。,信箱中的内容不受地点与计算机的限制，在网络环境内，只要您用自己的用户名和口令进行注册，那么，无论您在任何地方和任何计算机，都可以查看您的文件信箱。,公文处理系统,运行公文系统,个人信箱与部门信箱,信箱种类,文件列表信息，带箭头表示当前选中的文件。,用于显示关于选中记录的有关说明,用于分类显示信箱中的文件类型，如：内部文件、外收文、发文、催办单、其他等；选择“所有”表示显示所有文件。,公文处理系统,

8、运行公文系统,查看信箱中的文件列表信息,(1)通过点击“信箱”图标选择信箱的种类； (2)通过选择类别确定信箱显示的文件类别；,系统通过不同的颜色来区分文件的办理情况。,公文处理系统,运行公文系统,查看信箱中的文件列表信息,系统允许用户通过参数设定程序SETINI.EXE对特定文件的颜色进行设定。,公文处理系统,运行公文系统,删除信箱中的文件信息列表,信箱中的文件记录会随着文件的登记和文件的传递而自动消失。当确信信箱中的文件无保存必要时，可选中该条信息，按DEL键删除。这种删除方式只是删除当前信箱中关于文件的列表信息，而其他人员信箱中关于该文件的信息不受影响。,公文处理系统,运行公文系统,打印

9、信箱中的文件清单的方法,打开信箱，并选中要打印的文件类别，选中收文菜单中的打印命令，即可打印信箱中的文件信息列表,公文处理系统,运行公文系统,调整信箱数据显示列宽,1 用鼠标拖拽两行记录的分隔栏可加宽记录行。,公文处理系统,运行公文系统,调整信箱数据显示列宽,2 调整数据显示列宽后,3保存数据显示列宽：CTRL+ALT+S,公文处理系统,运行公文系统,配置信箱提示声音,为了及时提醒用户查看新邮件，系统提供声音提示功能。,公文处理系统,运行公文系统,配置信箱提示声音,选择收文菜单中的配置声音命令，系统打开由“检测”和“设置”两个选项卡组成的配置声音屏幕；设置完成后，按“确认”钮退出。,基本操作步

10、骤,公文处理系统,运行公文系统,个人文件夹定义及操作,在公文处理系统中，个人文件夹的作用仅限于存放由个人起草的公文的原稿。文件起草完毕，一旦提交，该文件就开始进入发文处理程序。,个人文件夹中的文件与信箱中文件的区别,信箱中文件不受地点与计算机的限制，而文件夹中的文件存放在本地计算机中。因此，在文件正式提交前，您在哪台计算机上起草文件就必须在该计算机上通过文件夹查看或修改文件的内容，在其他计算机上将无法看到您自己起草的文件。,公文处理系统,运行公文系统,打开个人文件夹的方法,(1)用鼠标点击工具栏中的图标； (2)通过菜单选择对象菜单中的个人文件夹命令； (3)通过菜单选择发文菜单中的拟稿命令。

11、,注意：要删除文件夹中的文件，除了删除文件夹中关于该文件的列表记录外，文件的正文和附件部分也将一同删除，但不会删除已正式提交的关于该文件的备份文件。,公文处理系统,运行公文系统,收发文登记薄的使用,修改、删除的操作：选中要修改或删除的记录，输入修改的内容或按“DEL”键。,修改登记薄中信息项的内容后，只有当光标移开当前修改的区域才能使修改的内容有效。,公文处理系统,运行公文系统,打开外收文登记簿的方法,方法一：单击工具栏内外收文登记簿图标；,运行公文系统,公文处理系统,打开发文登记簿的方法,方法二： 单击对象菜单中发文登记簿；,运行公文系统,公文处理系统,打开发文登记簿的方法,方法三： 在部门

12、信箱中选中一条发文信息，按登记钮，系统在打开发文屏幕的同时也打开发文登记簿；,运行公文系统,公文处理系统,打开内部文件登记簿的方法,方法一：单击工具栏内内部文件登记簿图标；,运行公文系统,公文处理系统,打开内部文件登记簿的方法,方法二： 单击对象菜单中内部文件登记簿；,运行公文系统,公文处理系统,打开内部文件登记簿的方法,方法三： 在部门信箱中选中一条内部文件信息，按登记钮，系统在打开内部文件登记屏幕的同时也打开内部文件登记簿；,运行公文系统,公文处理系统,打开内部文件登记簿的方法,方法四： 在部门信箱中选中一条内部文件信息，单击收文菜单中收文登记，系统在打开内部文件登记屏幕的同时也打开内部文

13、件登记簿；,运行公文系统,公文处理系统, 关闭登记簿,单击登记簿窗口关闭按钮,运行公文系统,公文处理系统,催查办登记簿,催查办登记簿全面地反映了文件催查办的情况，可为跟踪催查办文件提供依据。公文处理系统对收文和内部文件提供了催查办功能。 具有文件登记管理权的部门拥有一个催查办登记簿。催查办的消息只针对部门而不针对某个人。,运行公文系统,公文处理系统, 打开催查办登记簿的方法,方法一：单击工具栏内催查办登记簿图标；,公文处理系统, 打开催查办登记簿的方法,方法二：单击对象菜单中催查办登记簿；,运行公文系统,公文处理系统,催查办登记簿屏幕,催查办登记簿中的信息是在发催查办消息时由系统自动登入的，用

14、户不能直接在登记簿中修改。,运行公文系统,公文处理系统, 关闭催查办登记簿的方法,单击登记簿窗口关闭按钮,运行公文系统,公文处理系统,办文情况登记簿,为便于文秘人员了解从本部门发出的文件的办理情况和为文件催查办提供依据，系统提供了办文情况登记簿。,运行公文系统,公文处理系统,办文情况登记簿,单击工具栏内办文情况登记簿或单击对象菜单中的办文情况登记簿可打开办文情况登记屏幕。,运行公文系统,公文处理系统,办文情况登记簿,办文情况登记簿中的文件办理状况与发文登记簿中的“办结”不是一个概念。这里的办理状态取决于办文情况登记簿中选项的设置。,运行公文系统,公文处理系统,收文登记薄,运行公文系统,公文处理

15、系统,发文登记薄,公文处理系统,运行公文系统,内部文件登记簿,公文处理系统,运行公文系统,分类显示登记薄中的文件信息,外收文登记薄文件办理状态的分类显示,待办：显示已经登记，但没有送出办理的文件； 已办：显示已经送出，但尚没有办结的文件； 办结：显示办结的文件； 所有：显示所有已经登记过的文件记录。,文件办理状态分类显示主要用于文秘人员对文件办理情况的了解和控管，加强催办和督查管理工作。,公文处理系统,运行公文系统,分类显示登记薄中的文件信息,外收文登记薄按“登记日期”的分类显示,在选定文件办理状态类别的前提下，通过在登记日期限定栏中输入一个登记日期的范围，来确定登记薄显示的文件范围。登记薄默

16、认的日期限定范围是当年度。,登记日期范围的设定从起始日期开始到终止日期的前一日为止，不含截止日期。例如：要限定1997年全年范围的登记日期，则输入的日期范围是：1997/01/01-1998/01/01。,公文处理系统,运行公文系统,分类显示登记薄中的文件信息,借助系统提供的排序、过滤功能对各登记薄中的文件进行排序或设定登记薄显示的文件范围。,排序：是为了便于用户查看及记录比较。 过滤：是为了便于用户查看某些特定的记录信息。,排序和过滤功能的运用对产生和打印符合需要的收发文薄的作用很重要！,公文处理系统,运行公文系统,打印行政收文薄操作步骤,(1)打开外收文登记薄； (2)选择登记日期限制；

17、(2)选择对象中的过滤命令； (3)设置过滤条件； (4)设置排序条件； (5)选择收文中的打印命令。,公文处理系统,运行公文系统,打印行政收文薄操作步骤,清空钮的作用： 用于清除全部已设定的排序条件和过滤条件。以便于重新设定。,过滤条件中的第一项逻辑符可不填写！ 设定条件后必须将光标移入下一行。,公文处理系统,运行公文系统,打印行政收文薄操作步骤,公文处理系统,运行公文系统, 催查办登记薄,催查办登记薄：为了了解文件的催查办情况和对催查办文件进行跟踪，文秘人员在发送催查办消息时需要填写催办单，并在催查办登记薄中登记。催查办登记薄全面地反映了文件催查办的情况，可为跟踪催查办文件提供依据。系统提

18、供了对收文和内部文件的催查办功能。催查办消息的发送只适用于部门而不针对个人。,公文处理系统,运行公文系统,催查办登记薄,催查办登记薄提供两类四种显示信息的方式： (1)接收催查办类，分为“发出”和“接受”； (2)发出催查办类，分为“未回复”和“已回复”。,对催查办单登记薄中的文件信息，系统提供两种操作方式： 查看催查办单详细内容，查阅文件内容。,公文处理系统,运行公文系统,办文情况登记薄,为便于文秘人员了解从本部门发出的文件的办理情况和为文件催查办提供依据，系统提供了办文情况登记薄。,这里的文件办理状况与收发文登记薄中的“办结”不是一个概念。办文情况登记薄中办文状态取决于“选项”中的条件设定

19、。,公文处理系统,运行公文系统,1.6 系统中的常用功能及其操作,1 文件传递,2 文件跟踪,3 文件收回,公文处理系统,运行公文系统,文件传递,文件传递是公文处理系统的重要环节，是系统正常运转的根本保证。收文与发文及公文办理过程中的任何一个文件或消息的获得与发出均是通过文件传递功能实现的。文件的传递受到传递规则和系统维护的限制。具体的传递规则在系统维护中已作详细介绍，不再重复。,公文处理系统,运行公文系统,文件传递,文件发送中的四个注意事项： (1)发送与全部发送的区别； (2)发给重名人员的信件； (3)发送给设定了回执留言的收件人； (4)文件错误发送的处理,公文处理系统,运行公文系统,

20、文件跟踪,文件跟踪功能记录每一个文件的所有传递过程，包括文件传递的时间、发件人、收件人等，全面地反映了文件的具体运转情况。有利于加强对文件的催查办、明确责任，防止文件积压和传递丢失。,公文处理系统,运行公文系统,文件跟踪,“级数”用于记载文件传递的顺序，相同的级数表示同一次传递的多个接收对象。,有了文件跟踪功能，就能清楚地了解每一份文件的运转过程和情况,公文处理系统,运行公文系统,文件跟踪,跟踪文件的标题,表示接受人于此时进入公文处理系统，并接受看到此文件。,公文处理系统,运行公文系统,文件跟踪,“级数”用于记载文件传递的顺序，相同的级数表示同一次传递的多个接收对象。,表示接受人到目前为止，尚

21、没有进入公文处理系统，还没有接受并看到此文件,公文处理系统,运行公文系统,文件收回,文件收回功能主要用于收回已发送的文件。满足收回条件的文件是：收件人尚未收到的文件，即收件人的信箱没有打开，或收件人虽已打开信箱但信箱中的内容尚未刷新。,在菜单中选择文件收回命令，显示所有符合收回条件的文件,公文处理系统,运行公文系统,文件收回,回收完成,公文处理系统,运行公文系统,第二讲：收文处理,第二讲：收文处理,收文处理,收文登记,分 送,拟 办,批 办,注 办,催 查 办,公文处理系统,2.1 收文登记,收文处理是公文处理系统中最主要的组成部分之一。包括收文登记、分送、拟办、批办、注办、催查办等。,在外收

22、文登记薄中登录收文的有关信息，包括文件的收文日期、来文单位、来文字号、标题、密级、缓急、份数、页数承办单位、限办日期、返回日期、签收人、发文日期、总收文字号、类目号、保管期限和主题词等。,收文登记分为纸质文件和电子文件登记。,公文处理系统,收文处理, 纸质文件登记,纸质文件登记的操作步骤,(1) 打开收文登记薄，按登记按钮，系统自动打开登记界面。 (2) 选择收文菜单中的收文登记命令，系统自动打开登记界面。 (3) 根据要求逐项填写各个项目。,公文处理系统,收文处理, 纸质文件登记,对纸质文件进行登记的同时，系统将自动填写收文处理签的内容，用户在必要时还需要输入文件的正文及附件的内容。,公文处

23、理系统,收文处理, 纸质文件登记,系统允许在不退出登记屏幕的情况下，连续登记多个文件。,公文处理系统,收文处理,清空新记录的含义及使用方法,如果在登记时选中“清空新记录”，则系统每登记完一个文件，在按确定钮后，就会自动清空本次登记的内容，并接收下一次登记；如不选中“清空新记录”，系统在登记完一个文件，按确定钮之后，就会保存本次登记的内容，以减少下次登记的输入工作量。这个功能在连续登记多个相似文件时，可以提高工作效率。,公文处理系统,收文处理,立即扫描,如果选中“立即扫描”，则每登记完一个文件，系统将自动打开收文屏幕，以便于执行扫描文件的操作。如果不选中“立即扫描”，那么登记完的文件就在“外收文

24、登记薄”中处于待办状态。,公文处理系统,收文处理,立即分送,如果选中“立即分送”，则每登记完一个文件，系统将自动打开文件传递屏幕，以便于执行文件分送操作。如选中“立即扫描”标志，则先执行扫描操作，再执行分送操作。,公文处理系统,收文处理, 电子文件的登记,选中传递到信箱中的文件，按登记按钮，系统会自动判定该文件是否登记过，如果是第一次登记，系统将打开登记屏幕，由用户根据登记屏幕中已有信息进行修改或补充登记；如果文件已登记过，则系统将提示文件已经登记的信息，并询问是否进行补充登记。,系统支持对多个文件的连续登记！,公文处理系统,收文处理,收文登记中的有关操作,“密级”、“缓急”、“来文字”、“保

25、管期限”的输入，可以通过点击 ，下拉列表进行选择。“来文字”的选择信息来源于您以前的输入，由系统自学习功能获得。,“来文单位”、“承办单位”的输入，既可以直接输入，也可以通过鼠标点击 按钮，打开系统提供的单位进行选择。,公文处理系统,收文处理,收文登记中的有关操作,主题词的选择方式：首先用鼠标单击选择主题词的大类，系统将自动刷新相应的类别词；其次用鼠标单击选择主题词的类别词，系统将自动刷新与所选类别词相对应的类属词。如果采用“自动标引”，系统将自动根据文件标题，生成主题词，用户可修改后确定。,跨年度的来文登记：对上年度的文件登记，应将收文日期定为上年度的最后一日。其余登记方法不变。,“主题词”

26、的输入既可以由用户直接输入，也可以系统提供的“自动标引”输入。,公文处理系统,收文处理, 填写收文处理签,收文处理签即文件处理单，用于记载文件的特征、拟办意见及办文经过等。每个文件对应一个收文处理签，其中关于文件的信息是由系统根据收文登记的有关信息自动填入的。只有具备权限的人才能通过“填写收文处理签”修改或补充填写其中的内容。收文处理签在文件办理过程中始终随文件一起传递。,公文处理系统,收文处理, 填写收文处理签,公文处理系统,收文处理, 文件正文及附件的输入与查看,对收到的纸质文件进入公文处理系统有三种方式： (1)手工输入； (2)磁盘拷贝； (3)扫描。,其中手工输入支持手写版、语音输入

27、等。,公文处理系统,收文处理,手工输入方式,(1)在正文文件列表中选中文件； (2)按录入钮系统打开Word进行文字输入工作；,公文处理系统,收文处理,手工输入方式,(3)在系统提供的一组按钮中选择存盘返回；,公文处理系统,收文处理,手工输入方式,(4)在“正文、附件屏幕”下按确认键。,公文处理系统,收文处理,磁盘输入方式,(1)在正文文件列表中选中文件，如果是第一次输入，正文文件列表可能为空，您只要在正文列表的空白区域单击即可；如果拷入附件内容需要在附件文件列表中依次输入顺序号和附件名称。 (2)按拷入钮系统打开接受文件屏幕； (3)选择拷入文件的路径和文件名； (4)按确定键，拷入文件完成

28、。,此拷入功能不是追加在原文件之后，如原正文仍然有用，则不能用此功能，而改为进入Word文档用插入文件功能。,公文处理系统,收文处理,扫描方式,(1)在正文文件列表中选中文件，如果是第一次扫描，正文文件列表可能为空，您只要在正文列表的空白区域单击即可；如果扫描附件内容需要在附件文件列表中依次输入顺序号和附件名称。 (2)按扫描钮系统打开扫描操作屏幕； (3)进入扫描操作屏幕。,公文处理系统,收文处理, 文件正文及附件的查看,查看文件内容包括查看文件的收文处理签、正文的附件和领导批示的内容。,查看文件内容时，文件只限于查看，不能进行修改、编辑、批注等操作。,公文处理系统,收文处理,收文处理签屏幕

29、,公文处理系统,收文处理,正文及附件屏幕,公文处理系统,收文处理,领导批示屏幕,公文处理系统,收文处理,2.2 文件分送,文件的分送即文件的分办。分办工作就是根据来文的不同情况和要求，确定文件的运转方向，是送批还是送办，是分发还是传阅，以及送给谁签批、办理和传阅等。这是公文处理工作的重要内容。,分送文件应先在信箱中选择文件或打开外收文登记薄，使用分送命令或按钮。具体操作在前面文件传递已作介绍。,公文处理系统,收文处理,2.3 文件拟办,公文的拟办，是指机关文件主管部门领导收到应当由本机关、本部门办理的公文后，有针对性地提出初步处理方案或意见、建议，提供机关领导或部门负责人参考或抉择的过程。,公

30、文处理系统,收文处理,拟办的操作过程,(1)打开信箱，从中选择要办理的文件； (2)通过选择收文菜单中的拟办命令，系统打开收文屏幕； (3)依次查看“文件处理签”屏幕中关于文件的有关说明及“正文、附件”屏幕中的内容； (4)将光标定位于拟办意见栏， 输入拟办意见，按确认钮， 系统将保存拟办意见， 返回信箱，完成拟办工作。,公文处理系统,收文处理,2.4 文件批办,公文批办是机关或部门领导对公文的办理所做的文字指示或提示性意见。批办能够使各级领导能及时有效地履行其职责，向公文办理单位和人员交代意图和办理要求，综合协调工作进度，对提高机关工作效率和质量具有积极的作用。,公文处理系统,收文处理, 批

31、办的操作步骤,(1)打开信箱，选择批办的文件； (2)选择收文菜单中的批办命令，系统打开收文屏幕； (3)依次查看文件的各项信息； (4)用鼠标单击收文屏幕上端的“领导批示”标签打开批示屏幕；,公文处理系统,收文处理,批办的操作步骤(续),(5)在批示人列表下方的空白区域内单击以插入一条新的批示，然后在批示内容区域内输入批示意见和建议； (6)在“签名”处用“签字密码”签字，按回车键，再按确认钮，系统返回信箱，完成批示操作。,公文处理系统,收文处理,连续批示的注意事项,如果本次意见没有签批完成，可暂时不用“签字密码”签字，按确认钮退回信箱；系统将保存本次签批的内容，并允许下次进行“批办”处理时

32、连续签批。只有当签批人正式签名后，其姓名才会在签批人列表中出现，这时签批人的任何签批意见都将作为一条新意见存在。,领导的签批意见确定后是不可更改的！,公文处理系统,收文处理,2.5 文件注办,公文的注办，即按照领导批示的内容对来文进行具体办理后，注明文件办理的经过和结果等事项。注办和拟办、批办的具体操作方法一样，只是位置不同。,注办人签字列表,公文处理系统,收文处理,2.5 文件注办,注办意见位置,点击此处，弹出“签字密码”对话框,公文处理系统,收文处理,2.6 文件催查办,文件催查办是根据文件的承办时限和有关要求对公文办理过程所实施的催促和检查，督促办文。目的是使文件的办理过程得到有效控制，

33、保证文件在规定要求的时限内办理完毕。,公文处理系统,收文处理, 催查办的具体操作步骤,打开“外收文登记薄”选择要催办的文件； 通过“文件跟踪”功能了解文件的具体的传递过程，确定催办的具体部门； 选择收文菜单中的催查办命令，系统将打开选择“催查办单位”屏幕；打开 “被催查办单位列表”，选择催查办单位；按确定钮，系统打开催查办通知单屏幕；,催查办只限于部门与部门之间，收到催查办单的单位内勤要加强内部的督办工作。,公文处理系统,收文处理, 催查办的具体操作步骤(续),在批办情况栏中输入催办意见；,公文处理系统,收文处理, 催查办的具体操作步骤(续),按催查办钮，系统发出催查办消息，同时在“催查办登记

34、薄”中登记，完成催办工作。,系统在发出催查办单的同时，自动在“催查办登记簿”中登记。,公文处理系统,收文处理,接受催查办的程序,(1)在信箱中选择“催查办”消息； (2)按登记钮，系统将“催查办”消息登记在“催查办登记薄”中； (3)打开“催查办登记薄”，选择“收到催办单”类，在催查办列表中选择新收到的催查办消息，按催查办钮，系统打开催查办通知单屏幕； (4)查看催办批示意见，并填写回复意见； (5)按回复钮，完成对本次催办的回复。,由接受单位在此填写回复催办的意见，,公文处理系统,收文处理,第三讲：发文处理,第三讲：发文处理,拟 稿,改 稿,审 批,审 核,会签签发,提 交,登 记,外部会签

35、,发文编号,排 版,校 对,印 制,发文处理,公文处理系统,3.1 拟稿,拟稿是发文处理的首要环节，对创造优质的公文起着十分直接和重要的作用。,公文处理系统,发文处理,拟稿的具体步骤,(1)打开文件夹； (2)按新建钮，系统打开公文种类选择表； (3)选择适当的公文种类；,公文处理系统,发文处理,拟稿的具体步骤,(4)填写文头纸； (5)编辑正文和附件； (6)建立有关文件； (7)按确定钮，退出发文屏幕； (8)提交文件，完成拟稿工作。,公文处理系统,发文处理,填写文头纸,文头纸是发文文件的一部分，在文件正式发出之前，它随文件一同运转。文头纸中记录了发文的主要特征，集中反映了发文文件的办文情

36、况。不同种类、不同性质的文件所对应的文头纸也不尽相同。,文头纸填写完成后，随即应进入正文编辑，以便将文头纸中填写的文件标题自动带入正文；否则下次编辑正文时需要重新输入标题。,公文处理系统,发文处理,正文编辑操作步骤,A选择正文附件编辑屏幕,B选择编辑版本,C选择编辑命令,存盘操作请用此工具条,公文处理系统,发文处理,3.2 改稿,就是对文件进行修改。文件正式提交前，可通过修改命令在个人文件夹中修改，提交后，只能在信箱中使用该命令对文件进行修改。系统将保留对文件的修改痕迹。与审核、审批、会签、签发功能不同的是修改命令不能对文头纸中的内容进行修改。,公文处理系统,发文处理,3.3文件提交,就是将文

37、件的全部内容，包括文头纸、正文、附件文件等复制到系统指定的位置以供其他人员修改、审核，此时该文件已作为公文处理系统中的共享文件存在。在文件夹中起草的文件一旦定稿，应向外提交。提交后的文件，拟稿人将不能在文件夹中修改文件的内容。,公文处理系统,发文处理,3.4 审批、审核、会签、签发,审批、审核、会签、签发的操作步骤基本相同。其工作的内容都是对拟稿人起草的公文的内容等进行检查、修正等，主要包括：拟稿人选择的发文种类及填写的文头纸的内容是否准确，文稿是否规范正确。审批人、审核人、会签人、签发人均可对发文的不妥之处予以更改，系统均将保存各自的修改版本，在领导批示屏幕中填写审批意见。不同之处在于签名位

38、置不同。,要明确您的签批意见和具体的意见！,公文处理系统,发文处理,基本操作步骤,从信箱中选择要进行审批、审核、会签、签发的文件； 分别选择发文菜单中的审批、审核、会签、签发命令； 核查文头纸、正文附件的内容，并进行修改； 填写审批意见并用签字密码签名；,公文处理系统,发文处理,基本操作步骤,填写审批意见并用签字密码签名； 在“文头纸”相应的位置再次用密码签名； 按确认钮，将文件分送下一环节。,在文头纸上签字，以便于存档；同时可以对文头纸上的内容作出修改。,公文处理系统,发文处理, 签批意见打印屏幕,公文处理系统,发文处理,正文的不同版本,正文的不同版本 拟稿人起草的文件一旦提交，系统就将其作

39、为正文的第一版本保存并显示在正文清单。在此基础上 ，以后任何具有正文修改权限的用户对正文文件所作的修改，均生成新版本，并在正文文件列表中显示。,文件在签发以后，文头纸上各文件要素栏目均被锁定，不能再作修改。,公文处理系统,发文处理,3.5 送外部会签,由于系统尚未提供与外单位的联机办文的功能，对需送系统外部会签的文件仍采用纸质传递的方式。,A、选择发文菜单中的送外部会签命令,公文处理系统,发文处理,3.5 送外部会签,B、系统在发文登记簿中的文件“备注”栏填加“送外部会签”。,公文处理系统,发文处理,3.5 送外部会签,C、当外部会签文件返回时，选择登记外部会签结果命令，登记确认后，系统解除“

40、送外部会签”状态。文件再次进入系统运行。,公文处理系统,发文处理,3.6 发文登记,发文登记是为了加强机关制发文件的管理，明确文件的去向、明确有关责任，以备查询。拟稿单位在本部门领导完成初审工作后，应在文件传给其他部门审批、审核、会签、签发前，在本部门的发文登记簿中对文件进行登记。其他部门对非本部门的发文，可根据情况进行登记。,公文处理系统,发文处理,发文登记的操作步骤,A、在部门信箱中选中要登记的文件，单击登记命令，系统打开“发文登记屏幕”； B、修改“发文登记屏幕”中的有关信息，按确认钮。,发文登记屏幕,公文处理系统,发文处理,3.7 发文编号,发文号是发文字号的组成部分之一，对已签发的公

41、文进行编号是规范发文管理的必不可少的的步骤，同时也是公文处理系统对发文进行归档的重要依据。发文编号工作一般由办公室机要人员负责。,系统允许机要人员根据需要对发文字号进行人工干预！,公文处理系统,发文处理,发文编号的操作,A、打开发文登记簿 B、选择需要编号文件 C、选择发文编号命令 D、系统进行自动编号 E、确认退出,公文处理系统,发文处理,3.8 发文排版,发文排版的主要任务是对机关制发的公文按照规范的格式进行编排。发文排版工作由办公室文印室人员负责。,排版的基本步骤 （1）选择需要排版的文件，使用发文菜单中的排版命令； （2）选择领导的签发版本，按编辑进入； （3）系统根据模板的设置，将拟

42、稿纸中的有关文件要素自动带入到文件中； （4）根据本单位文件的排版要求，进行格式的完善； （5）按系统提供的“存盘退出”退出； （6）在文件拟稿纸的“排版”处，用密码签名，确认退出。,公文处理系统,发文处理,3.8 发文排版,排版前发文屏幕,排版后发文屏幕,排版的工作主要是依靠系统设定的模板自动完成的，个别文件要素需要人工填加。如：签发人、密级、印数等。,公文处理系统,发文处理,3.9 发文校对,发文校对的主要任务是对发文的内容以及发文的格式做最后的检查，确保发文正确无误。发文校对工作一般由文件拟稿人负责。,发现排版后的版本中仍有错误，应该在修改之后，发给文印人员重新排版，直到没有差错，才能用

43、密码在校对栏中签字。这是因为校对版本是发文的最后版本，也是文件印刷和封发的版本。不能有任何差错！,最后一个任务是打印文头纸。,公文处理系统,发文处理,3.10 文件印制,文件印制主要是根据发文的校对版本，印刷文件的正本。,印制文件正本的关键是控制好套印！,如果您在印刷时，使用事先印制的文件红头纸，请选择套印命令，系统将同时启动套印模板和文尾模板。排版好的文件将不显示文件红头。 如果您使用彩色打印机或彩色复印机制作文件正本，就不用选择套印命令，系统启用文头模板和文尾模板。排版好的文件将显示文件红头，您直接打印文件就能够得到文件正本。,公文处理系统,发文处理,第四讲 远程收发文,4.1 远程发文,

44、远程发文：就是将本系统正式签发的文件以远程传递的方式发往其他单位或本单位。,远程发文的操作步骤： （1）打开“发文登记簿”，选择需要封发的文件； （2）选择发文菜单中的封发命令； （3）选择接受单位和发送方式，按封发命令，系统自动将文件送到接受单位的信箱。,公文处理系统,远程发文,4.1 远程发文,按下拉菜单选择收件单位，如您需要的传递单位没有，请与系统管理员联系。,寄件单位由系统自动填写。,公文处理系统,远程发文,4.1 远程发文,对比较重要的或紧急的文件，请选择“立即发送方式”，但可能会延长文件处理时间。,对不太紧急的文件，可以选择“定时发送方式”。,建议：为了保证公文处理的秩序和安全，请

45、适当设置具有封发权限的人员！ 私人信件最好通过其他途径传递！,公文处理系统,远程发文,4.2 远程发文的内部运用,远程发文的内部运用：是指运用封发功能，将本机关制发文件的消息类型由“发文”转换成“远程收文”类型。以便于文件在本局机关内部传阅办理。,封发前，机关制发的文件的消息类型是“发文”，使用的是发文格式的服务程序，有制发过程中的各个版本，使用收文菜单中的命令无效。无法在机关内部传阅办理。,公文处理系统,远程发文,4.2 远程发文的内部运用,封发后，文件的消息类型转换为“远程收文”，属于收文性质，使用收文服务程序，可以使用收文菜单中的命令。满足本局制发文件在机关内部的传阅办理。,公文处理系统

46、,远程发文,第五讲 公文立卷归档,第五讲 公文立卷归档,立卷的任务,立卷的准备,手 工 立 卷,自 动 组 卷,案 卷 调 整,专 题 目 录,案 卷 利 用,档 案 销 毁,公文处理系统,立卷归档,5.1公文立卷归档的主要任务,在公文处理系统中，档案立卷归档的功能主要有：案卷目录、专题目录、自动组卷、案卷文件利用登记和案卷文件销毁记录等。,组卷：是档案管理最基础的工作，即按照一定的分类原则对文件进行分类整理后，将同类文件以案卷的形式组织起来，并赋予一个体现卷内文件特性的案卷标题。,在公文处理系统中，提供了两种组卷方式，一种是手工组卷方式，另一种是计算机自动组卷方式。,公文处理系统,立卷归档,

47、5.2 公文立卷归档前的准备工作,制订“案卷分类方案”,南京市国家税务局案卷分类方案 序号 条款名称 保管期限 类目号,2,本局历史沿革、大事记、年鉴.,永久 A2,1,本局党组、行政办公会议的记录、纪要及讨论通过的文件.,永久 A1,办公室（A）,类目名称：全宗内分类方案的第一级类目名称。,案卷题名：即案卷标题，包括主要制发机关、内容 文种。,公文处理系统,立卷归档,5.2 公文立卷归档前的准备工作,收文登记簿屏幕,发文登记簿屏幕,需要提醒的是：归档的收文和发文是有前提条件的，即：文件状态都必须处于“办结”状态。,打开收、发文登记簿，选择文件；分别按登记簿上的办结,公文处理系统,立卷归档,自

48、动组卷前的准备工作,为了保证公文处理系统自动组卷功能的实现，必须在自动组卷前，对每一种收文和发文予以登记。在登记屏幕中明确其“保管期限”、“类目号”，并使其处于“办结”状态。,保管期限和类目号是自动组卷的基本依据，缺省这两个条件的文件将不会被系统收集。,公文处理系统,立卷归档,5.3 自动组卷操作步骤,自动组卷屏幕（1）,自动组卷屏幕（2）,1、选择自动组卷命令 2、系统打开自动组卷程序屏幕 3、选择开始命令执行自动组卷程序,公文处理系统,立卷归档,5.3 自动组卷操作步骤,自动组卷屏幕（3）,自动组卷依据 发文日期、保管期限 类目号、收发文登记信息,公文处理系统自动组卷执行完成第三步骤后，将

49、自动显示如下屏幕。,A、选择“案卷” B、将光标点入，修改案卷目录信息 C、查看案卷中归档的文件目录,公文处理系统,立卷归档,5.3 自动组卷操作步骤,自动组卷屏幕（4）,D、选择不需要的文件，按DEL键删除； E、调整完毕后，按返回案卷目录键； F、按组卷键，继续自动组卷的自动程序,公文处理系统,立卷归档,5.3 自动组卷操作步骤,自动组卷的优点是组卷速度快,但对档案平时预分工作要求较高。缺点是后期的调整、分卷工作量较大。,G、按关闭键完成自动组卷程序 H、打开“案卷目录”检查并调整案卷目录顺序,公文处理系统,立卷归档,5.4 手工组卷,手工组卷，就是将收、发文登记薄中的文件，按照案卷的门类

50、分别登记插入到事先建立好的相关案卷中。,手工组卷的基本步骤 A、根据本单位的档案分类方案，对纸质文件进行分类； B、按照档案装订的要求进行分卷； C、在公文处理系统中，按照档案分类方案和分卷的情况建立案卷； D、将分好类的文件登记到案卷中。,公文处理系统,立卷归档,5.4 手工组卷,(1) 选择归档菜单中的案卷目录命令； (2) 系统打开案卷目录屏幕； (3) 在案卷目录屏幕上，按新建钮； (4) 系统打开建立新案卷屏幕； (5) 依次填写各项内容完毕；按确认钮保存新建案卷； (6) 返回案卷目录查看案卷建立情况。,建立案卷的主要步骤：,公文处理系统,立卷归档,5.4 手工组卷,案卷目录屏幕,

51、公文处理系统,立卷归档,5.4 手工组卷,起始日期、截止日期、案卷页数不需要填写，待卷内文件添入后，由系统根据卷内文件自动填写。,新建案卷目录屏幕,按“保存”键退出,案卷门类即档案类目名称。,手工组卷的案卷题名，应根据本单位实际组卷的题名填写！,公文处理系统,立卷归档,5.5 手工组卷的主要步骤,(1)使用归档菜单中的案卷目录命令，打开案卷目录； (2)选中需要组卷的案卷，按打开钮；系统将自动显示该案卷的卷内文件目录；,填加前的“卷内目录”屏幕,公文处理系统,立卷归档,5.5 手工组卷的主要步骤,(3)向卷内目录加文件；,添加卷内文件的两种方法： 直接拖曳法和添加法。,公文处理系统,立卷归档,

52、直接拖曳法的主要步骤,（1）打开需要填加文件的案卷； （2）打开收文或发文登记薄，并使用平铺或并列命令，使窗口平铺在屏幕上； （3）在收发文登记薄中选择需要归卷的文件； （4）按住鼠标的右键将文件拖拽到卷内目录，然后松开鼠标右键，选择归卷的文件就会显示在卷内目录列表区域，填加工作完成。,需要提醒的是：归档的收文和发文是有前提条件的，即：办理状态都必须处于“办结”状态。,公文处理系统,立卷归档,填加法的主要步骤,（1）打开需要添加文件的案卷； （2）选择添加命令； （3）系统打开“添加”文件屏幕；,“添加”是手工归档的主要方式。它比拖拽方法的速度要快得多！,在使用添加法前，必须先完成手工组卷工作

53、！,公文处理系统,立卷归档,卷内文件填加,在公文处理系统中，计算机对归档的文件识别，收文是以“收文字号”、发文是以“发文字号”分别判断的。因此，所有的组卷文件必须有相应的字号。,1、明确需填加的文件的类型。 2、收文的归档应填写该文件的机关收文字号；填写完毕后，将光标移至它处，其他项目由系统根据收文登记的记录自动填写。 3、按保存钮完成填加工作。,公文处理系统,立卷归档,5.6 “帐外文件”的处理方法,在档案室的登记薄中不仅要登记机要或收发人员已经登记的文件，对需要归档的帐外文件也要进行登记，文件原文是否输入或扫描，可根据需要确定。,在实际工作中，档案人员还要将一些不需要进入公文处理系统（即机

54、要或收发人员没有登记）的文件进行归档，这部分文件称为“帐外文件”。,公文处理系统,立卷归档,完成填加后的卷内目录屏幕,公文处理系统,立卷归档,5.7 案卷目录的控制与调整,A、案卷目录每次只能打开 一个年度记录，默认打开系统当前年度,B、按案卷保管期限分类打开案卷目录,调整案卷目录顺序按钮,对调整后文件序号进行重新排序按钮,公文处理系统,立卷归档,5.7 案卷目录的控制与调整,案卷目录打印预览屏幕,检查、打印案卷目录,检查、打印案卷封面,案卷封面（套印）打印预览屏幕,公文处理系统,立卷归档,5.7 案卷目录的控制与调整,卷内文件屏幕,调整卷内文件顺序按钮,对调整后文件序号进行重新排序按钮,删除

55、锁，用于限制卷内文件的删除操作。,公文处理系统,立卷归档,5.7 案卷目录的控制与调整,卷内文件剔除的方法： （1）选择需要从案卷中剔除的文件； （2）打开删除锁（琐灯变绿）； （3）按剔除或DEL键，确认； （4）关闭锁灯。,卷内文件顺序调整的方法： （1）选择需要调整的文件； （2）按“”“”调整文件在案卷的顺序； （3）按重新排序按钮，重新排序。,卷内文件目录打印预览屏幕,公文处理系统,立卷归档,5.8 创建专题目录,为了方便档案的查询和利用，在按“档案分类方案”组卷以外，档案人员往往还需编排在某些方面具有共同特性的专题目录（专题卷）。专题目录可以根据需要任意制订编目方案，无需考虑其是否

56、符合“档案分类方案”。,公文处理系统,立卷归档,创建专题目录步骤,A选择归档菜单中的专题目录命令，打开“案卷文件专题目录列表”,B按创建钮创建一个新专题，系统打开专题目录编辑屏幕。,案卷文件专题目录屏幕,让我们建立一个人事任职专题目录为例说明操作的具体步骤,公文处理系统,立卷归档,创建专题目录步骤,案卷文件专题目录编辑屏幕,C、为专题目录编号；,D、为专题目录命名；,E、设定或更改编目方案,设定或更改编目方案屏幕,F、设定或更改排序方式,设定或更改编目方案、排序方式实际是“过滤”和“排序”功能的运用,公文处理系统,立卷归档,创建专题目录步骤,设定或更改编目方案屏幕,完成上述步骤后，就可以按创建

57、命令，系统自动进行“专题卷”的组卷工作,公文处理系统,立卷归档,创建专题目录步骤,专题卷内文件屏幕,公文处理系统,立卷归档,5.9 案卷文件利用登记,为及时了解案卷及其卷内文件的借阅及利用情况，便于跟踪与统计，公文处理系统提供了对案卷及文件的利用情况进行登记的功能。,选择案卷文件利用登记命令,系统打开“案卷文件利用记录表”屏幕,按登记钮，系统打开“登记”屏幕,登记分为利用文件登记和案卷登记两种。,公文处理系统,立卷归档,文件利用情况登记,（2）选择利用方式，系统自动引入文件标题；,（1）填写“文件字号”；,公文处理系统,立卷归档,文件利用情况登记,（4）确认保存。,（3）填写其余的表格项目，,

58、公文处理系统,立卷归档,案卷利用情况登记,（1）填写“案卷号”； （2）选择利用方式，系统自动引入文件标题； （3）填写其余的表格项目，确认保存。,公文处理系统,立卷归档,5.9 案卷文件利用登记,对未归档立卷的文件，系统将不支持案卷文件利用登记功能。登记中的文件或案卷标题必须通过文件号或案卷号引入，不允许手工填写。,公文处理系统,立卷归档,5.10 销毁案卷,对于已到保存期或没有保存价值的案卷，根据档案管理规定应定期销毁。公文处理系统提供了对案卷销毁的功能。,A、打开案卷目录，选择需要销毁的案卷。,公文处理系统,立卷归档,5.10 销毁案卷,B、选择销毁命令。,公文处理系统,立卷归档,5.10 销毁案卷,C、系统打开“案卷销毁”登记屏幕，逐项登记完毕，按确定钮，完成案卷销毁。,公文处理系统,立卷归档,5.10 销毁案卷,在现有的公文处理系统中，案卷销毁的实际含