办公室日常事务管理

1、第二章办公室日常事务管理、一、事务环境管理二、电话三、指导活动的安排四、印花税管理五、值班工作、一、事务环境管理一、事务环境管理的意义和作用二、办公室环境的配置和管理是构成事务环境的要素：空气、光、声、空间绿化三、办公室布局设计关闭、开放、公寓式、半开放、现场测试：作为办公室工作人员，你知道规范的办公室，应该具备什么样的办公用品？ 提示：办公用纸：信纸、复印纸、便条纸、问候备忘录、信封、笔记本、备忘录。 其他文具类事务用品：铅笔、圆珠笔、签字笔、笔、荧光笔橡皮、涂改液墨水、胶水、红青打印台、红印泥箱装订机、订书机、切割刀、计算器钉、图钉、夹子、剪刀、裁剪刀、铅笔削刀日历4、办公室安全管理识别办

2、公室安全危险的办公建筑危险性：主要是地板上缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗，锁门等。 办公室物理环境的危险：例如光线不足、晃眼、温度、湿度调节不佳、噪音控制不佳等。 办公家具方面的危险：例如，办公家具和设备等配置不适当，堵塞通道的家具和设备上有突出的角的柜子等端部如果堆积很多东西，就有倾斜的倾向等。 办公室设备和操作中的危险：例如，电线被磨光露出，拖着电话线和电线，电脑显示器反射不正确的光，复印机的辐射，操作违反等。 工作中疏忽的人为风险：例如，站在转椅上提起东西，女性的头发被卷入到相关的机械设备中，复印后将机密原稿留在复印机的玻璃板上，无法在办公室吸烟或识别相关的安全标志。 消防危险

3、性：乱扔烟火，消防设备坏了，或者旧了，灭火器上装了东西，火灾警报不起作用等，防盗在办公楼内有专业的警卫24小时工作。 防火火灾要先预防，电气电线要定期检查，以免发生火灾。 为了防止意外伤亡，组织必须教育员工防止意外事故，养成平时安全的工作习惯。二、接电话1、接电话技术和要求(1)接电话，马上(2)接电话的最初问候和通报(3)制作电话记录(4)正确处理电话的暂时中断(5)处理不在的同事的电话(6)处理中继电话(7)及时结束电话(8)到达同时处理打给上司的电话来的多个电话，1 )请在电话中说话的人等待，告诉他有别的电话，2 )马上接别的电话，确认对方的目的，记录电话号码，马上回第一个电话，3 )第

4、二个电话是而且如果不能以三句话结束的话，就必须迅速判断两个电话的重要性和长距离、市内等，并且按顺序处理4 )回到第一个电话时，首先道歉，如果必须以第二个电话的重要性结束第一个电话的话，就要向对方说明这次通话的理由之后重新给对方打电话2、打电话的技术和要求(1)尽量选择适当的时间打电话(2)打电话前的准备工作(3)等待正确的拨号(4)等待及时的自我通报(5)给对方打电话记录(6)给上司打错电话(7)号码在通话暂时中断或受到干扰的情况下，必须积极地使用打电话(9)的语言技术，立即结束长对话。 注意事项：电话交流的三个特征是，声音和谐秩序，态度和霭，通话中想打喷嚏或咳嗽的话，要把话筒藏得太过，说“对

5、不起”。 不要边打电话边嚼口香糖或吃东西。 打电话的时候要避免和邻居说话。 请注意房间的背景音不要妨碍电话会话。 建议在通话中线路故障或混线的情况下，尽快处理，稍后给对方打电话。 这样的话，时间可能会晚一点，但是很有礼貌。 3、指导者不接电话的处理(1)指导者不在(2)指导者不接电话(3)指导者不接电话的实务示范：不接电话，3、指导者活动的安排1、指导者活动的安排，指导者每月、每周、每天的主要活动事先决定，在征求意见的基础上列出表和要点(为什么那么做)每月的安排、每周的安排、每天的注意事项： (1)按照上级领导和机关的关系活动的安排；(2)排列重要的优先顺序；(3)注意劳动和损失的结合；(4)

6、随时补充、调整、每月的安排表、每周的安排表2，几个具体的指导活动庆典活动(3)表彰颁奖会(4)谈判活动(5)深入调查领导外出的任务、意图、时间和地方，并根据具体的任务考虑计划和措施制定领导的调查研究和检查日程，积极地与领导合作，做好调查研究，实践训练，一、实际二、实训背景s服装公司位于上海陆家口金融贸易区，该公司工作时间为上午8:30-12:00，下午13:00-16:30。 星期一的例会由各部门负责人参加，星期五秘书为社长制定下周的日程。 三、实际训练内容是本周五社长给秘书以下信息，让秘书以一周的计划表形式表现。 下周例行会议上讨论的议题是关于与y工厂的合作。 下周社长将主办本公司的“优秀外

7、来青年工人表彰大会”。 下周二下午，本公司召开新产品新闻发布会(下午2:00 )，下周三，星期四中午，社长刚接到业界协会讨论会(地点：上海大厦)的社长的y工厂电话，委托社长下周三晚上在金贸易大楼协商业务。 社长在参加商谈前，联系了y工厂，指示去那个工厂视察。(y工厂地点是上海金山区) z公司的业务经理下周来上海，要求访问社长，社长同意安排下周30分钟的会谈。 社长打算下周和本公司的法律顾问商量两个小时。 四、实训要求1 .分组编制社长下周的计划表。 2 .在教室交流制作的日程表上，互相提出意见和建议。 四、印章管理1、印章的种类2、印章的刻印和有效化3、印章的使用4、印章的保管5、印章的无效化和废弃6、介绍信的保管和使用5、值班工作1、值班组织形式的专职值班室、专职值班室、轮班工作2、值班工作的任务负责领导负责的事项 信息传递负责的工作负责人要处理突发事件，积极主动地报告，进行正确的记录、及时反馈、热情的接待、合理的处