(NBT 31021-2012)《风力发电企业科技文件归档与整理规范》

1、.风力发电企业科技文件归档与整理规范NB/T 31021-2012一的范围该标准规定了风力发电企业科技文件的归档和整体技术要求。本标准适用于风力发电企业科技文件的归档和整理。2正规参照文件以下文件必须适用于本文件，订单日期的引用文件只有订单日期的版本适用于本文件。 与日期无关的参考文件，包含所有变更单的最新版本适用于此文件。GB/T 11821照片文件管理规范GB/T 11822科学技术资料卷配置的一般要求GB/T 18894电子文件归档和管理规范DA/T 28国家重大建设项目文件归档要求和文件整理规范DA/T 38电子文件归档磁盘的技术要求和应用规范DA/T 42企业文件工作规范DL/T 5

2、191风力发电场项目建设工程检验规程3术语和定义以下术语和定义适用于此标准。3.1科技文件scientificandtechnologicalrecords记录并反映企业科研、生产运营、项目建设活动和设备机器检修维护等活动形成的文字、图表、音像等不同形式的文件总称，简称科技文件。3.2科学技术资料scientificandtechnologicalarchives国家机关、社会组织和个人从事各社会活动形成的，对国家、社会、本机和个人有保存价值的，应把保存的科技文件归档，简称科技文件。3.3文件归档文件归档lf文档风力发电企业在生产运营、科研、项目建设和设备机器检修完成后，各职能部门和有关部门有

3、保存价值的文件保存在系统整理文件部门。3.4整理存档排列根据一定的原则系统地对文件实体进行分类、分组、排序、编号、基本日期和有序化的过程。3.5分类分类根据文件源、形成时间、内容、形成等特征，对文件实体进行分层分类。3.6文件传输记录传输企业各职能部门和有关部门整理的文件，经部门负责人和有关质量监督部门审查后，按照程序提交文件部门保存的过程。四总则4.1风电企业各职能部门及相关部门，应国家、行业有关文件管理要求，收集、整理在生产运营、科研、项目建设和设备机器检修、维护工作中形成的科技文件，并交档案部门存档。4.2风力发电企业按照DA/TA 42的规定制定相应的文件管理制度和业务规范，检查和指导

4、各职能部门及相关部门的科技文件归档和整理工作。4.3风电企业科技文件的归档和整理工作返回窗口管理部门，有负责人。4.4风力发电企业科技文件形成部门及有关机构对科技文件质量负责，满足文件归档的要求。5技术文件的归档要求5.1存档责任5.1.1风力发电企业在生产活动中形成的科技文件，由相应的职能部门或职能主管部门收集整理，交给文件部门保管。5.1.1.1具有生产技术管理功能的部门负责收集、整理生产技术活动中形成的文件，并交给文件部门归档。 生产活动形成的文件主要包括：a )运行、检查等规章、规范、运行系统相册等文件b )技术改造、检查等项目形成的文件c )风力发电场的各种检查、测定及试验文件、技术

5、监督文件。5.1.1.2具有发电管理功能的部门负责生产运行中形成的运行日志、轮换记录等文件的收集、整理，交给文件部门归档。5.1.1.3具有设备物资功能的部门负责设备机器、备品备件、特资采购计划、物资管理登记簿等有关文件的收集、整理，并转移到文件部门存档。5.1.1.4具有设备检查维护功能的部门负责设备检查项目和设备维护等文件的收集、整理，并交给文件部门存档。5.1.1.5具有质量监督功能的部门应当审查移管的技术改造、设备检查等项目完成的竣工文件的质量，并提出审查意见。5.1.1.6科技主管部门收集本企业在科研和科技活动中形成的科研课题项目和科技进步等科技成果文件，提交文件部门存档。 主要内容

6、如下：a )本企业开发的科研项目各阶段的文件和成果鉴定、申报、获奖文件b )在共同研发项目中，本部门负责部分科研项目文件和成果鉴定、申报、获奖文件c )科技创新、技术进步形成的科技成果文件。5.1.2风力发电场项目建设活动形成的科学技术文件，按照DA/T28的规定，由各建设部门收集、整理后，交替提交建设或业主部门的文件部门。5.1.2.1风力发电建设或业主有关部门负责在项目前期、工程管理和竣工验收阶段收集、整理文件，并将工程竣工后各建设部门移交的竣工文件汇总后提交文件部门。5.1.2.2设计、施工、调整、监理等各建设部门根据合同规定和文件管理规定，分别在建设活动中负责项目文件的收集、整理，并交

7、给建设或者所有者部门的文件部门归档。5.1.2.3实施总承包或委托制管理的项目，根据总承包或工程管理部门在合同中规定的承包或管理范围，监督承包部门形成的项目的文件质量，审查交付的竣工文件，汇总整理后，交给建设或所属部门的文件部门归档。5.2存档范围5.2.1风力发电企业应把生产运行、科技研究、项目建设、设备机器检修维护等业务活动形成的不同形式的文字、图表、音像等有保存价值的科技文件包括在存档范围内。5.2.2风力发电企业的存档范围参照附录a，但不限于附录a。5.3存档时间5.3.1风力发电的生产技术、运行文件应当在每年3月由文件形成机构收集整理上一年度形成的文件后，提交文件部门保管。5.3.2

8、科技研究和科技成果文件在项目鉴定、审查结果公布后一个月内，由成果开发负责人或科技主管部门收集整理后，提交文件部门。5.3.3技术改造、设备检查等项目文件应当在工程完成45天内，由项目承包机构收集、整理后，由项目负责人和具有质量监督功能的部门审查合格后，提交文件部门保管。5.3.4风电站项目形成的文件应当在项目完成后三个月内，由建设部门、总承包部门或者工程管理部门汇总整理，经监理部门审核合格后，提交文件部门保管。 可以进行周期长的阶段性、个别的交接。5.3.5设备机器文件应在设备开箱检查后立即收集注册文件。5.3.6照片工作结束后，由形成部门和部门及时收集整理归档，5.3.7电子文件的逻辑存档应

9、该实时进行，物理存档必须与纸质文件的存档时间相匹配。5.4存档份数5.4.1存档文件必须是一份，图案文件必须是两份。5.4.2为了频繁使用需要增加份数时，在合同上约定。5.4.3有电子文件的纸质文件，可以存档一份。5.5存档质量5.5.1科技文件必须完善、完善，签名手续必须完善，内容真实可靠，能反映风力发电生产、科研、项目建设、设备保全等活动的真实情况。5.5.2科学技术文件必须存档原件。 原本未归档的永久保存文件，应该在复印的首页盖上原本保管单位的印章。5.5.3科学技术文件必须笔迹清晰，花纹清晰，其记录的安装体和记录方式应满足文件耐久、可靠性保存的要求。5.5.4用于记录的专业施工和检查的

10、表格式文件，应当满足相关技术标准的要求，应当没有符合内容的空白格线，或者盖“以下空白”一章。5.5.5风电厂建设和技术改造项目的完成图，应按照DA/T28的规定签署竣工印章。6技术文件的整理6.1基本要求6.1.1风力发电企业的科技资料应遵循文件形成机构收集的原则。6.1.2需要闭环文件，在整理时创建对应的闭环文件。6.1.3针对具体业务活动形成的科技文件应该属于“专属”类别。 如果某个类别的文档内容具有共同点，并且涉及到多个类别的目的，或者内容源交叉，则应该将其分类为“综合”类别。6.1.4文件卷中使用的卷皮、卷内表的规格和制作材料应满足GB/T11822的要求。6.2分类6.2.1分类原则

11、6.2.1.1风力发电企业的科技资料必须根据企业管理功能，结合文件内容和期限形成的特征，对电力生产、科研活动、项目建设、设备机器管理等活动形成的科技进行分类。6.2.1.2分类具有包容性和包容性，具有相对稳定性和可扩展性。6.2.2类别的设定6.2.2.1类的设定应遵循文件形成的逻辑计划，各级类之间为上、下类的所有者书关系。6.2.2.2风力发电企业的科技资料分电力生产、科技研究、项目建设、设备机器四个类别设置。6.2.2.3电力生产类的二级类别按文件的问题设定，三级类别按文件的内容设定。6.2.2.4科学技术研究类按课题设置。6.2.2.5项目建设类二级项目在项目建设阶段按文件形成单位设定，

12、三级项目按专业、文件性质和内容设定。6.2.2.6设备机器类的二级项目由专业、系统设置，三级项目由设备台零件设置。6.2.3分类说明和编号构成6.2.3.1风力发电企业科技资料分类表一级项目编号：第6类是电力生产，第7类是科技研究资料，第8类是项目建设资料，第9类是设备机器资料。 二级、三级的类目号码由阿拉伯数字构成，各级的类目都采用09的标志。6.2.3.2类别的标识号必须由目录号和分类号构成，目录号和分类号之间用“一”分隔，是二级类别、二级类别等不同类的标识号，中间的直接连接不被分隔。示例：6.2.3.3第6类“电力生产”和第7类“科学技术研究”的目录编号以年度编号表示，跨年完成的科研项目

13、的年度编号为课题立件年度。6.2.3.4第8类“项目建设”和第9类“设备机器”的目录号由工期编号和单元号构成，第一群的数量表示“工期编号”，后三位表示“单元”，各期工程的单元号相连。示例：a )工程共同部分的上位表示工期号码，下位表示共同部分。 例如，第一期的共同部分为“1000”，第二期的共同部分为“2000”等。b )单元的一部分上位表示“工期”，下位表示单元号码。 例如，第一期工程单元为1002，第二号单元为1002，依次类推。c )同一工程将几个单元分组共享共同部分时，共同部分应采用第一个单元号码标志，并应明确文件标题中包含的单元号码。d )在不同工期合并扩张的工程中，工期编号应采用下

14、一工期编号的表示。 必须明确文件标题中包含的工期。6.2.4分类和保管期限分类风力发电企业的科技资料分类和保管期限如附录a所示。6.3组卷6.3.1组卷的要求6.3.1.1组卷应遵守文件的形成规则，维持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理，卷质量应满足文件管理的要求。6.3.1.2卷中的文件内容相应完整，根据文件数量，要构成一卷勤奋的多卷。6.3.1.3卷内的文件应避免重复归档，文件和附件应用备注表说明。6.3.1.4独立成册、成套的科学技术文件，保持其原貌，不可拆解重组。6.3.2组的卷方法6.3.2.1电力生产系统文件组的卷如下a )生产技术文件必须分为专业、问题、文件特性等组。b )生

15、产运行文件必须专业地与文件结合形成时间组卷。c )技术改造、设备检查保养等项目文件，必须是由专业、项目结合文件形成的特性小组卷。d )各项考试、检查、检测文件和技术监督文件，必须专门结合问题、文种小组卷。6.3.2.2科学技术研究前沿文件群的数量如下a )本企业设立的科研项目文件，必须根据课题逐步分组。b )合作开发的科研项目文件，根据以本部门为中心的课题，阶段性地总结一套文件，根据作为合作相关人员参加的课题，整理本部门负责的部分。c )科技创新、“四新”应用及一般科技成果等文件必须提交问题组。6.3.2.3项目建设文件组的数量如下a )项目前期、项目管理、生产准备、竣工验收等项目文件、问题、

16、基于文件的重要项目量。b )招标文件中的工程招标投标文件必须是招标段组卷，设备机器招标投标文件必须弄错招标方式，设备台组卷也可以由招标批构成综合卷。c )监理文件应专业结合文种小组卷。d )施工文件根据单位工程小组的卷，单位工程应符合DL/T5191的规定。e )调试文件必须是专业的、阶段的、系统组的卷。f )施工图、竣工图应为专业、卷簿编号组卷。g )设计变更文件、原材料质量证明文件必须根据现场管理情况，或者是单位工程组卷或者单个组卷。 设计变更文件为专业组卷、原材料质量证明文件的材料种类、型号组卷。6.3.2.4设备机器文件必须是专业、系统、台零件的卷轴。6.4文件和文件的配置6.4.1文

17、件顺序按分类表的种类顺序排列，多个文件的文件编号按相同内容顺延。 卷内的文件必须由文件形成规则，将问题、时间(阶段)或重要程序结合起来排列。 文件的排列必须在文字前、图纸后、译文前、原文前、正文前、附件后、批准前、书面请示后。6.4.2电力生产文件和文件排列如下a )生产技术文件按问题结合时间或重要顺序排列。b )生产运行文件按时间顺序排列。c )技术改造、设备检查等项目文件、异彩按综合管理文件、施工记录、原材料质量证明、竣工文件顺序排列。6.4.3科学技术研究文件和文件必须按研究阶段和课题内容排列。6.4.4项目建设文件和文件排列如下a )管理文件按问题、时间(阶段)或理想的顺序排列。b )设计文件按设计单位提供的图纸目录顺序排列。c )施工文件按综合管理、施工记录和相关检查文件、施工质量检查文件排列。d )监理文