系统管理与基础设置

1、第2章 系统管理与基础设置,系统管理,基础设置,系统管理,系统管理,启动系统管理的操作包括启动系统管理模块并进行注册，即登录进入系统管理。,例1：2008年1月3日，以系统管理员Admin(无密码)的身份登录“系统管理”。,步骤1：单击【开始】|【程序】|【用友ERP-U8】|【系统服务】|【系 统管理】，打开“用友ERP-U8系统管理”窗口。,步骤1,步骤2： 在“系统管理”窗口中，单击【系统】|【注册】选项，出现 “注册系统管理”对话框。,步骤2,步骤3：在“注册系统管理”对话框中，在操作员栏录入“admin” 后按回车键。,步骤3,步骤4：单击【确定】按钮(即不修改系统管理员的口令，默认

2、口令为 空)，打开由系统管理员“admin”注册的“系统管理”窗口。,步骤4,系统管理,系统允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员(admin)的身份，二是以账套主管的身份。,系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。,系账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账的管理(包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转、所选账套的数据备份等)，以及该账套操作员权限的设置。,系统管理,角色是指在企业管理中拥有某一类职能

3、的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。例如：实际工作中最常见的会计和出纳两个角色。在设置了角色后就可以定义角色的权限，当用户归属某一角色后，就相应地拥有了该角色的权限。设置角色的方便之处在于可以根据职能统一进行权限划分，方便授权。,(1)角色管理,系统管理,(1)角色管理,系统管理,(1)角色管理,系统管理,用户是指有权登录系统，对应用系统进行操作的人员，即通常意义上的“操作员”。每次注册登录系统，都要进行用户身份的合法性检查。只有设置了具体的用户之后，才能进行相关的操作。,(2)用户管理,只有系统管理员(admin)才有权设置用户。因此，定义系统用户

4、时，必须以系统管理员的身份注册进入“系统管理”窗口，然后单击“权限”菜单中的“用户”选项，进入“用户管理”窗口后完成增加用户、修改用户和删除用户的操作。,例2：按表2-1的资料设置用户。,(2)用户管理,步骤1：以系统管理员（admin）的身份在“系统管理”窗口中，单击 【权限】|【用户】选项，打开“用户管理”对话框。,步骤2：单击【增加】按钮，打开“增加用户”对话框。,步骤3：在“增加用户”对话框中，输入编号“KJ1”、姓名“陈静”、 口令“123456”、所属部门 “财务部”。,步骤3,步骤4：单击【增加】按钮，确认。,步骤5：重复和步骤，则可继续增加其他用户。,系统管理,建立账套，即在采

5、用用友ERP-U8应用系统之前为本企业建立一套账簿文件。根据企业的具体情况进行账套参数设置，主要包括：核算单位名称、所属行业、启用时间、编码规则等基础参数。账套参数决定了系统的数据输入、处理、输出的内容和形式。,(1)建立账套,设置账套信息,(1)建立账套,例3：创建130账套，单位名称“佳华股份有限公司”，启用会计期“2008年1月”。,步骤1：在“系统管理”窗口中，单击【账套】|【建立】选项，打开 “创建账套账套信息”对话框。,步骤1,步骤2：输入账套信息。账套号“130”，账套名称“佳华股份有限公 司”，启用会计期“2008年1月”。,输入单位信息,(1)建立账套,例4：佳华股份有限公司

6、简称佳华公司，单位地址：北京市朝阳区建国路3号，法人代表：王东。,步骤1：在“创建账套账套信息”对话框中单击【下一步】按钮， 打开“创建账单位信息”对话框。,步骤1,步骤2：输入单位信息。单位名称“佳华股份有限公司”，单位简称“佳华公 司”，单位地址“北京市朝阳区建国路3号”，法人代表“王东”。,确定核算类型,(1)建立账套,系统提供了工业、商业两种类型。如果选择了工业模式，则系统不能处理受托代销业务；如果选择商业模式，委托代销和受托代销业务都能处理。,系统管理,确定核算类型,(1)建立账套,例5：该企业的记账本币为“人民币(RMB)”，企业类型“工业”，执行“2007年新会计制度科目”，账套

7、主管“KJ1 陈静”，按行业性质预置会计科目。,步骤1：在“创建账套单位信息”对话框中，单击【下一步】按 钮，打开“创建账套核算类型”对话框。,步骤2：输入核算类型信息。,步骤2,确定分类信息,(1)建立账套,如果用户的存货、客户、供应商相对较多，可以对它们进行分类核算。如果目前无法确定，则可以待启动购销存系统时再进行设置。若选择各项分类核算，则必须先设置各项分类方案，然后才能设置相应的基础档案。,系统管理,确定分类信息,(1)建立账套,例6：该企业不要求进行外币核算，对经济业务处理时，需对客户、供应商进行分类，不对存货进行分类。,步骤1：在“创建账套核算类型”对话框中单击【下一步】按钮， 打

8、开“创建账套基础信息”对话框。,步骤2：设置基础信息。选中“客户是否分类”、“供应商是否分类” 复选框。,步骤2,步骤3：单击【完成】按钮，系统弹出“创建账套”提示框。,步骤4：单击【是】按钮。,步骤3,确定编码方案,(1)建立账套,为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，软件将对会计科目、企业的部门等进行编码。编码方案是指设置编码的级次方案，这里采用群码方案, 这是一种分段组合编码, 每一段有固定的位数。编码规则是指分类编码共分几段, 每段有几位。一级至最底层的段数称为级次, 每级(或每段)的编码位数称为级长。编码总级长为每级编码级长之和。,系统管理,确定编码方案,(1)建立账套,例

9、7：该企业的分类方案是：科目编码级次4222，客户和供应商分类编码级次112，部门编码级次111，其余采用系统默认值。,步骤1：在“分类编码方案”对话框中，根据提供的单位资料，分别设 置或修改科目编码、客户分类、供应商分类和部门编码级次。,步骤1,步骤2：单击【确认】按钮。,确定数据精度并启用系统,(1)建立账套,数据精度是指定义数据的小数位数。由于各单位对数量、单价的核算精度要求不一致，为了适应不同的需求，系统提供了自定义数据精度的功能。,系统管理,确定数据精度并启用系统,(1)建立账套,例8：该企业需要对数量、单价等核算时，小数位定为2。分别启用“总账”、“工资管理”、“固定资产”系统，启

10、用日期均为“2008年1月1日”。,步骤1：根据单位资料，确定所有小数位。,步骤1,步骤2：单击【确认】按钮，出现新账套(佳华股份有限公司：130建立 成功)正式创建成功的提示。,步骤2,步骤3：单击【是】按钮，打开“系统启用”对话框。单击“总账”前 复选框，弹出“日历”选择对话框，选中“2008年1月1日”。,步骤3,步骤4：单击【确定】按钮，系统弹出“提示信息”。,步骤4,步骤5：单击【是】按钮。继续启用“工资管理”和“固定资产”系统。,经过一段时间的运行，如果发现账套的某些信息需要修改或补充，可以通过修改账套功能来完成。此功能还可以帮助用户查看某个账套的信息。,(2)修改账套,系统要求，

11、只有账套主管才有权力注册使用账套修改功能。如果要修改某一账套的信息，首先应在启动系统管理后，以账套主管的身份登录注册系统管理，并选择要修改的账套。,系统管理,例9：以陈静(操作员KJ1，密码：123456)的身份登录注册系统管理，将“130佳华股份有限公司” 账套修改为不对“供应商进行分类”的账套。,(2)修改账套,步骤1：在“系统管理”窗口中，单击【系统】|【注册】选项，打开 “注册系统管理”对话框。,步骤2：在“操作员”栏中录入“KJ1”，输入密码“123456”，在账套 栏下拉列表框中选择“130佳华股份有限公司”。,步骤2,步骤3： 单击【确定】按钮。,步骤4：单击【账套】|【修改】选

12、项，打开“修改账套”对话框。,步骤5：单击【下一步】按钮，打开“修改账套单位信息”对话框， 再击【下一步】按钮，打开“修改账套核算信息”对话框， 再单击【下一步】按钮，打开“修改账套基础信息”对话框。,步骤6：单击“供应商是否分类”前的复选框(即取消对“供应商进行 分类”的选择)。,步骤6,步骤7：单击【完成】按钮。确认对账套的修改。,由于计算机在运行时经常会受到来自各方面因素的干扰，如人的因素、硬件的因素、软件或计算机病毒等因素，有时会造成会计数据被破坏。因此“系统管理”窗口中提供了账套“输出”功能。,(3)输出账套,账套输出(即会计数据备份)就是将ERP-U8应用系统所产生的数据备份到硬盘

13、、软盘或光盘中保存起来。其目的是长期保存，防备意外事故造成的硬盘数据丢失、非法篡改和破坏；能够利用备份数据，使系统数据得到尽快恢复以保证业务正常进行。,系统管理,账套的“输出”功能除了可以完成账套的备份操作外还可以完成删除账套的操作。如果系统内的账套已经不需再继续保存，则可以使用账套的“输出”功能进行账套删除。,(3)输出账套,系统管理,例10：将130账套数据备份到“我的文档”中的“账套备份”文件夹中。,(3)输出账套,步骤1：“我的文档”中建立“账套备份”文件夹。,步骤2：以系统管理员“Admin”的身份进入“系统管理”窗口，单击 【账套】|【输出】选项，打开“账套输出”对话框。,步骤2,

14、步骤3：选择“账套号”下拉列表框中的“130佳华股份有限公司”选 项。,步骤4：经过压缩进程，系统进入“选择备份目标”对话框。,步骤4,步骤5：单击“My Documents”中的“账套备份”文件夹，再单击【确 认】按钮，系统弹出“备份完毕”提示对话框。,步骤5,步骤6：单击【确定】按钮。,账套引入(即会计数据恢复)是指把软盘上或硬盘上的备份数据恢复到硬盘上指定目录下，即利用现有数据恢复。进行账套引入(或数据恢复)的目的是：当硬盘数据被破坏时，将软盘或光盘上的最新备份数据恢复到硬盘中。系统还允许将系统外某账套数据引入本系统中，从而有利于集团公司的操作。例如子公司的账套数据可以定期被引入母公司系

15、统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。,(4)引入账套,系统管理,例11： 将已备份到“我的文档”、“账套备份”文件夹中的130账套数据恢复到硬盘中。,(4)引入账套,步骤1：以系统管理员身份进入“系统管理”窗口，单击【账套】|【引 入】选项，打开“引入账套数据”对话框。,步骤1,步骤2：选择“My Documents 账套备份”中的数据文件 “Uferpact.Lst”，单击【打开】按钮。,步骤3：系统提示“重新指定账套路径吗？”。,步骤3,步骤4：单击【是】按钮。出现“账套路径选择”对话框。选择账套路 径为“C：My Documents 账套备份”。,步骤4,步骤5：单击【确认】按钮

16、。系统弹出“是否覆盖”提示对话框。,步骤5,步骤6：单击【是】按钮，确定，系统弹出“账套130引入成功”提示对 话框。,步骤6,步骤7：单击【确定】按钮。,由于操作员权限是指某一操作员拥有某一账套的某些功能的操作权限，因此，在设置操作员和建立该核算账套之后，可以在操作员权限设置功能中对非账套主管的操作员进行操作员权限的设置。,(1)增加操作员权限,系统管理,例12：增加操作员张燕拥有130账套“公用目录设置”和“总账”的操作权限。,(1)增加操作员权限,步骤1：以系统管理员身份登录进入“系统管理”窗口，单击【权限】| 【权限】选项，打开“操作员权限”对话框。,步骤2：单击选中操作员显示区中的“

17、KJ2 张燕”所在行。,步骤3：单击对话框右上角下拉按钮，选择“130账套”及“2008”选项。,步骤3,步骤4：单击【修改】按钮，打开“增加和调整权限”对话框。,步骤4,步骤5：单击“公用目录设置”和“总账”选项。,步骤6：单击【确定】按钮。,系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除。,(2)删除操作员权限,系统管理,例13：取消操作员张燕130账套的“结账”(GL1512)权限。,(2)删除操作员权限,步骤1：在“系统管理”窗口中，单击【权限】|【权限】选项，打开 “操作员权限”对话框。,步骤1,步骤2：单击对话框右上角下拉按钮选择“130账套”和“2008”选项。

18、,步骤3：单击选中操作员区中的“KJ2 张燕”所在行，在权限显示区中 单击选中要被删除的“结账”权限。,步骤4：单击【删除】按钮，系统弹出“删除权限”的提示对话框。,步骤4,步骤5：单击【是】按钮确认删除操作员张燕130账套的“结账”权限。,基础设置,部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门信息，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。,基础设置,例14：以陈静(操作员：KJ1，密码：123456)，在“企业门户”中设置130账套的部门档案。 部门档案如表2-2所示。,(1)部门档案,步骤1：单击【开始】|【程序】|【用友ERP-U8】|【企业门户】。,步骤2：在“操作员”栏录入“KJ1”

19、，在“密码”栏录入“123456”， 选择“账套”“佳华股份有限公司”，选择操作日期“2008-01-03”。,步骤2,步骤3：单击【确定】按钮，打开“用友ERP-U8门户控制台”窗口。,步骤4：在【用友ERP-U8门户控制台】窗口中，双击【基础信息】| 【基础档案】，打开“基础档案”对话框。,步骤4,步骤5：在【基础档案】对话框中，双击【部门档案】目录，打开【部 门档案】窗口。,步骤6：在【部门档案】窗口，单击【增加】按钮，在【部门编码】栏 中录入“1”，在【部门名称】栏中录入“行政部” 。,步骤6,步骤7：单击【保存】按钮。,步骤8：重复步骤和的操作，继续录入其他部门，左窗口显示系统 内已

20、录入的部门档案。,步骤8,步骤9：直至全部输入完成后，单击【退出】按钮。,职员档案主要用于本单位职员个人的信息资料，设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。,基础设置,(2)职员档案,例15：130账套的部分职员档案如表2-3所示。,(2)职员档案,步骤1：在【用友ERP-U8门户控制台】窗口中，双击【基础档案】中 的【职员档案】，打开【职员档案】对话框。,步骤2：在【职员档案】对话框中，单击选中左窗口列表中的“1行政 部”，然后单击【增加】按钮，打开【增加职员档案】对话框。,步骤3：在【增加职员档案】对话框中的【职员编码】栏中录入 “00001”，在【职员名称】栏中录入“张华”。

21、,步骤3,步骤4：单击【保存】按钮。,步骤5：重复步骤和的操作，继续录入其他职员，直至全部录入完 成后，单击【退出】按钮。,企业可以从自身管理要求的角度出发，对客户及供应商进行相应的分类，以便于对业务数据的统计、分析。对客户的分类可以根据不同单位的具体情况而设定和划分，如可以按照行业或者地区进行划分。,基础设置,只有当本账套设置了需要对客户分类，且已设置好了客户分类的编码方案时，才可进行客户分类档案的编辑。,(3)客户分类,例16：130账套的客户分类档案如表2-4所示。,(3)客户分类,步骤1：在【用友ERP-U8门户控制台】窗口中，双击【基础档案】中 的【客户分类】，打开【客户分类】对话框

22、。,步骤2：单击【增加】按钮，在【类别编码】栏内录入“1”，在【类别 名称】栏内录入“本地”。,步骤2,步骤3：单击【保存】按钮。,步骤4：重复步骤和的操作，继续录入其他类别，直至全部录入完 成后，单击【退出】按钮。,客户档案主要用于设置往来客户的档案信息，便于对客户及业务数据进行统计和分析。如果在建账时选择了对客户进行分类，就必须先建立客户分类，再增加客户档案；若对客户没有进行分类管理的需求，则可以直接建立客户档案。客户档案主要包括客户编号、开户银行等基本信息和联系方式及信用等级等其他信息。,基础设置,(4)客户档案,例17：130账套的部分客户档案如表2-5所示。,(4)客户档案,步骤1：

23、在【用友ERP-U8门户控制台】窗口中，双击【基础档案】中 的【客户档案】，打开【客户档案】窗口。,步骤2：将光标移动到左框中的最末级客户分类“(1)本地”位置，然 后单击【增加】按钮，打开【增加客户档案】对话框。,步骤3：打开【基本】页签，在【客户编码】栏内录入“001”，在【客 户名称】栏内录入“汇源股份有限公司”，在【客户简称】栏 内录入汇源公司”。,步骤3,步骤4：单击【保存】按钮。,步骤5：重复步骤的操作，继续录入其他客户，直至全部录入完 成后，单击【退出】按钮。,供应商档案主要用于设置往来供应商的档案信息，便于对供应商及业务数据进行统计和分析。供应商档案设置的各项内容与设置客户档案

24、的方法基本相同。,基础设置,(5)供应商档案,例18：130账套的部分供应商档案如表2-6所示。,(5)供应商档案,步骤1：在【用友ERP-U8门户控制台】窗口中，双击【基础档案】中 的【供应商档案】，打开【供应商档案】窗口。,步骤2：将光标移动到左框中无分类位置，然后单击【增加】按钮，打 开【增加供应商档案】对话框。,步骤3：录入供应商档案的信息。,步骤3,步骤4：单击【保存】按钮。,步骤5：重复步骤的操作，继续录入其他供应商，直至全部录入 完成后，单击【退出】按钮。,设置会计科目是会计核算的方法之一，是用户将在会计核算和会计管理中所需要的会计科目在总账系统中进行设置。它用于分门别类地反映企

25、业经济业务核算资料，为登记账簿，编制财务会计报表奠定基础，便于提供详细、总括的核算信息，便于经营管理者做出经营决策，制定经营目标。,基础设置,财务软件中所采用的一级会计科目，必须符合国家会计制度的规定，而明细科目，各使用单位则可根据实际情况，在满足核算和管理要求以及报表数据来源的基础上，自行设定。,基础设置,如果用户所使用的会计科目基本上与所选行业会计制度规定的一级会计科目一致，则可以在建立账套时选择预置会计科目。这样，在会计科目初始设置时只需对不同的会计科目进行修改，对缺少的会计科目进行增加处理即可。,(1)增加会计科目,如果所使用的会计科目与会计制度规定的会计科目相差较多，则可以在建立账套

26、时选择不预置会计科目，这样可以根据自身的需要自行设置全部会计科目。,(1)增加会计科目,例19：增加如表2-7所示的会计科目：,步骤1：在【用友ERP-U8门户控制台】窗口中，双击【基础档案】中 的【会计科目】，打开【会计科目】窗口。,步骤1,步骤2：单击【增加】按钮，打开“会计科目新增”对话框。,步骤3：输入科目编码“222101”、科目中文名称“应交增值税”(其他 项目默认系统设置，不做修改)。,步骤3,步骤4：单击【确定】按钮。,步骤5：单击【增加】按钮，重复第步操作，继续增加其他的会 计科目。,基础设置,如果要对已经设置完成的会计科目的名称、编码及辅助项目等内容进行修改，应在会计科目未

27、使用之前在会计科目的修改功能中完成。,(2)修改会计科目,例20：将“1001 库存现金”科目修改为有“日记账” 核算要求，“1002 银行存款”科目修改为有“日记账”、 “银行账”核算要求的会计科目。,(2)修改会计科目,步骤1： 在“会计科目”窗口中，将光标移到“1001 库存现金”科目所 在行。,步骤2：单击【修改】按钮(或双击该会计科目)，打开“会计科目_修改” 对话框。,步骤3：选中“日记账”复选框，单击【确定】按钮，系统显示修改后 的信息。,步骤3,步骤4：单击下一页“”、按钮，继续修改“1002 银行存款”科目。,基础设置,如果某些会计科目目前暂时不需用或者不适合用户科目体系的特

28、点，可以在未使用之前将其删除。,(3)删除会计科目,例21：将“2621独立账户负债”科目删除。,(3)删除会计科目,步骤1：在“会计科目”窗口中，将光标移到“2621独立账户负债”科 目上。,步骤1,步骤2：单击【删除】按钮。,步骤3：系统弹出“记录删除后不能恢复！真的删除此记录吗？”提示 对话框。,步骤4：单击【确定】按钮。,基础设置,如果用户原来有许多往来单位，并且个人、部门、项目是通过设置明细科目来进行核算管理的，那么，在使用总账系统后，最好改用辅助核算进行管理，即将这些明细科目的上级科目设为末级科目并设为辅助核算科目，同时将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。一个科目设置了辅助核算后

29、，它所发生的每一笔业务将会同时登记在总账和辅助明细账上。可以进行辅助核算的内容主要有：部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来及项目核算等。,(4)设置会计科目辅助项目,例22：增加辅助账类型为“部门核算”的会计科目。,(4)设置会计科目辅助项目,步骤1：在“会计科目”窗口中，单击【增加】按钮，打开“会计科目 新增”对话框。,步骤2：输入科目编码“660101”，输入科目中文名称“工资”，选中 “部门核算”复选框。,步骤2,步骤3：单击【确定】按钮，继续增加其它具有部门核算要求的会计科目。,例23：例22：将“1122 应收账款”修改为“客户往 来”辅助核算的会计科目(没有受控系统)，“220

30、2应付 账款”修改为“供应商往来” 辅助核算的会计科目(没有 受控系统)，将“1221 其他应收款”修改为“个人往来” 辅助核算的会计科目。,(4)设置会计科目辅助项目,步骤1：在“会计科目”窗口中，将光标移到“1122 应收账款”科目所 在行。,步骤2：单击【修改】按钮(或双击该会计科目)，打开“会计科目修改” 对话框。,步骤3：选中“客户往来”复选框，单击“受控系统”栏的下三角按钮， 选择“空白”，即不受控于任何系统。,步骤4：单击【确定】按钮，系统显示修改后的信息。,步骤4,步骤5：依此方法继续修改其他的会计科目。,基础设置,指定会计科目是指定出纳的专管科目。系统中只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现库存现金、银行存款管理的保密性，才能查看库存现金、银行存款日记账。,(5)指定会计科目,例24：指定“1001库存现金”为现金总账科目、 “1002银行存款”为银行总账科目。,(5)指定会计科目,步骤1：在“