第一章--商务联系和商务英语的

1、个人简介,姓名：黄树坤 电话E-mail: 358535884 课程：商务英语写作 (Business English Writing),第一章 商务联系和商务英语的特点,学习英语商务写作的技巧，是关系到一家企业或公司如何进入国际市场和进行国内交流，树立自己的品牌和独特形象的关键所在。,第一节 商务联系的范畴和运用,一、商务联系的定义： 联系就是传递信息。商务联系就是对商务交往中的有关信息和想法进行传递和交流。,公司部门之间的交流方式 （Internal Communication),口头方式传递信息 书写方式传递信息 (Oral) (Written) 电话(Tele

2、phone) 备忘录(Memo) 内部对讲(Intercom) 业务通讯(Newsletter) 面对面讨论(Face-to-Face Discussion) 会议(Minutes) 口头传达(Message) 图表(Charts) 陈述(Presentation) 表格、问卷(Form/Questionnaire) 会议(Meeting/Conference) 布告、海报(Notice) 商务报告（Report) 电子邮件（Email)和传真(Fax),公司对外的交流方式 （External Communication),口头方式传递信息 书写方式传递信息 (Oral) (Written)

3、会议(Meeting) 手册(Brochure) 大会、研讨会(Conference/Seminar) 表格、问卷表 (Form/Questionnaire) 电话(Telephone) 书信(Letter) 对话(Conversation) 广告(Advertisement) 陈述(Presentation) 新闻发布会(Press Release) 图标(Charts) 布告、海报(Notice) 电子邮件(Email) 传真(Fax),二、联系交流过程中的主要步骤：,信息传递者（Sender） （1）构思信息(conceive the message) （2）编制信息(encode th

4、e message) （3）选择适当途径(select appropriate channel) 信息接收者（Recipient） （4）解译信息（decode the message) （5）阐释信息 (interpret the message) （6）反馈(feed back),三、商务交流术语的分类,商业机构之间或内部存在着不同形式的商业信息交流，有垂直交流(vertically)、平行交流(horizontally)和综合性交流(diagonally)。记住要尽量使信息交流的途径开放有效。下面介绍一下几种交流方式。,（1）垂直交流：（Vertical Communication） A

5、、由上而下的信息交流(Downward communication). 公司内部上级与下级职员之间的交流方式。可以是：备忘录（Memo）、通知（inform）内部业务通讯（Newsletter）、公司手册（Brochure）、操作指南（Guidebook）等等。 B、由下而上的信息交流（Upward Communication）。 可以是：备忘录（Memo）、报告（Report）、会议记录（Minutes）等等。 （2）平行交流：（Horizontal Communication） 可分为公司内部和外部同级交流。（internal and external horizontal communi

6、cation） （3）综合性交流：（Diagonal Communication）,四、有效联系的主要原则,人们进行沟通和联系，其最终目的就是让彼此之间了解所述的内容，使所想传递的信息被对方准确无误地接收，这才是成功的交流。下面几点必须重视和注意： （1）交流联系的目的（Objective） （2）谁（Who）将接收信息 （3）交流的背景（Circumstances） （4）接收者的反应（Reaction）,1）Dear Sirs, Your firm has been recommended to us by Messrs. Charles Evan Ltd., Birmingham, wi

7、th whom we have done business for the past two years. We are thinking of getting a supply of lab instruments. Please furnish us with a catalogue, price list and brochure, if available. Looking forward to your early reply. Yours faithfully,2) Gentlemen: We thank you for your letter of May 3. As reque

8、sted, we enclose the catalogues for your reference. We value your business relationship with us and would be glad to offer any further assistance if necessary. Please contact us if you need and additional information. Yours sincerely,五、妨碍有效联系的主要因素,人们在日常生活或商务活动中经常由于误解或缺乏有效的交流遇到许多问题。信息接收者明白的内容并不一定就是信息

9、传递者想传递的内容。有些妨碍因素肯定会在交流和沟通中成为障碍。,（1）领悟能力的不同（Difference in understanding） （2）文化背景的不同（Difference in cultural and background） （3）语言的不同（Difference in language） （4）先入为主的想法（Pre-judgement） （5）人际关系（Relationships） （6）感情作用（Emotional responses） （7）缺乏兴趣（Lack of interest）,六、成功联系的六大要点,（1）认真考虑、仔细构思（think and plan）

10、（2）使用适当的语言（use appropriate language） （3）放开思想、不固执己见（be open-minded） （4）选择适当的联系媒介（select appropriate media） （5）选择恰当时机（time your communication appropriately） （6）听取反馈（obtain feedback）,第二节 遣词造句、句法结构技巧及段落安排,首先 遵循“简单、易懂”语言的基本原则 简单易懂就是“plain English”，即日常使用的一般英语，并非某些特别的语法规则或词汇等所定义出来的特殊语言系统。使用“plain English”时

11、要遵循以下几项写作原则： 1）单词方面： A、使用日常语汇 B、使用简短的单词 C、使用具体的单词,2）句子方面：A、多用单词，少用短语或从句 B、使用主动语态及人称主语 C、尽量使用简短的句子 3）段落安排方面：A、段落不要太长 B、段落重点根据所传送信 息的性质安排,1）单词方面,单词使用方面，与其使用晦涩难懂的单词，倒不如使用大家都熟悉的单词；简短的单词优于冗长的单词；具体的单词比抽象的单词好。商函写作中，提倡用“小词”代替“大词”，也就是说用平易、简洁、具体、精确的词代替深涩、抽象、重复和专业性太强的单词。试比较： A组： a.（晦涩） You may peruse(读) the co

12、ntract and find the solution. b. （简易）You may read the contract and find the solution.,B组： a.（含糊） We will make payment soon. b. （具体）We will make payment on May 15. C组： a. （重复）We have begun to export our machines to countries abroad. b. （简洁）We have begun to export our machines.,2)句子方面,“多用单词少用短语或从句”，目标

13、是要使句子的表达方式更加简洁。 A a. （含介词、名词短语）In the event that you speak to Mr.Wood in regard to production, ask him to give consideration to the delivery schedule. b. （以介词、动词代替短语）If you speak to Mr.Wood about production, ask him to consider the delivery schedule.,B a. （介词短语）We are writing to you with a view to e

14、ntering into business relations with you. b. （动词代替短语）We are anxious to start business with you. C a. The review of the proposals was concluded by Ms.Wu. b. Ms. Wu reviewed the proposals.,人称代词作主语时，不同的人称主语表达写信人不同的态度。用“you ”代替“we/I ”作主语，强调对方的利益，以对方的角度和立场来考虑问题。 A a. We are in need of funds and thats why

15、 your overdue bill must be paid right away.(以自我为中心） b. To maintain your excellent credit reputation, please remit your overdue bill.（强调对方的利益）,B a. We can not offer you any refunds because the goods you returned had not remained clean and usable.（表达直露、语气有些居高临下） b. You could obtain a refund if the goo

16、ds you returned had remained clean and usable.（强调对方得失、拒绝语气婉转） “尽量使用短句”，是商务信函的基本原则之一。句子的平均单词控制在20个以内。尽量做到“one sentence one idea”。,3）段落方面,段落的安排应遵循“one paragraph one topic”。通常不超过79行。 英文铺陈要合乎基本的逻辑和对方心里准备过程。 A、正面、否定和说服式方法：根据商务信函的性质，信函构思可分为三大类型（positive 、negative、persuasive message） a. positive message: D

17、ear Mr.Garland:,Enclosed with our compliments is our copy of the production records you asked for in your letter of May 15. We hope you will find it useful in your project. As you will understand, much of the information concerns company secrets, which our competitors should not know. So we request

18、that we not be mentioned in any published use of the data.(此信为肯定答复信函。语气直接、积极） The work you are doing will be valuable to all of us in the industry. We wish you the best of luck in your work and look forward to getting your results.(表示情谊并表达期望之意） Sincerely,b. negative message: Dear Mr. Smith, We have

19、suffered delivery delays from our own suppliers, and have no choice but to put back the delivery dare for this order by one month from 15 September to 15 October. We are most reluctant to take this step as we are anxious to maintain a top level of performance in fulfilling your orders. Unfortunately

20、 the cause of this matter lies beyond our control. We hope you understand our situation. Yours truly,c. persuasive message:( counter-offer for price reduction) Dear Mr. Jiang, We have received a number of enquiries from our trade connections for your clothes and think we may be able to place regular

21、 orders with you if your prices can be lower. The market will not stand a high-priced line at our end, and we are interested in your “Smart” mans shirt. Please quote your best CIF (含保险到岸价）Shanghai for 500 each of it in medium and large sizes and let us know if you could ship within a week after rece

22、ipt of order. In our opinion, a shirt of softer material than your “Smart” but equally of best quality, and mass-produced at a lower price, would have a large sale in this country. We look forward for your urgent reply. Yours faithfully,语气方面,语气的类型（type of tone）： formal and informal; positive and neg

23、ative; persuasive and humorous; argumentative and proposing.写给权威机构时用正式语气，写给同事时用非正式语气。 语气的运用（use of tone）： A、保留个人语气：sympathized, friendly , intimate. B、不得不提及坏消息时：先用积极的语气缓冲一下气氛，然后以比较友好、正面的语气来表达。,a. You claim that we did not enclose all the parts in your order（较差） b. We regret any delays in your produc

24、tion caused by missing parts in your order（较好） c. We dont feel your qualifications match our job needs.(较差） d. Your qualifications are excellent and show that you have assumed greater levels of responsibility throughout your career. The candidate we are looking for , however, will have a stronger ma

25、rketing background. For this reason（较好）,e. This is to inform you that as of January 5,2002, your job with Racal will be terminated（较差） f. Even though your job performance rating was in the top ten percent, Racals recent losses in earnings and revenue have forced us to lay off 20 percent of our staff

26、（较好） D、不能将一封怨气冲天的信送出。 综上所述，不同商业情景下使用不同的语气是商业中十分重要的联系手段。,第三节 经贸商函的特点及发展趋势,经贸商函语言的一般特点： （1）精确具体（accurate and concrete）：商务联系的目的就是达成交易。不允许有任何的模糊和抽象的概念存在，要做到真实具体，准确无误。 a. We have received with pleasure your Pro Forma Invoice(形式发票) and wish to place an order for machine tools. b. We have received with ple

27、asure your Pro Forma Invoice No.456 and wish to place an initial order for 500 “Yellow Crane(黄鹤)” machine tools Model A-3.,第一句中有四个问题没有说清楚：形式发票号码、购买数量、货物型号和品牌。第二句中有细节和具体的数量，传递信息准确清晰，不容易引起误会。 （2）格式化的行文（formal writing)：商务书函有别于其他文体的一个显著特征是使用套语，行文程式化。商函的开头和结束语有其固定的程式和套路。 a. Dear Sir, Would you please sen

28、d us a copy of your current catalogue concerning the sales terms of your wood pulp(原木纸浆). It would be most helpful if you mails us by October 15. Faithfully yours,b. Dear sir, Enclosed please find our order No.0039 for your woolen carpets(羊毛毯). We would appreciate your prompt shipment. Faithfully yo

29、urs, 这两封商函简洁明了，具体完整，准确清晰。写信人只需在划线处填上不同的货号、品名和时间即可。 （3）专业词汇的运用（application of the specialized vocabulary） ：商务信函还使用大量的行话和专业词汇。in ones favor赞成、有利于以 为受益人 inquiry询问询价，offer提议、提供发盘 document policy开放政策预约保单,现代商函的发展趋势development trend ：现代商函在整体风格和用 词上更突出简洁、平易、亲切（succinct , easy , cordial）的特点。 a. We wish to ac

30、knowledge receipt of your letter dated August 15 with the check for 5000 U.S dollars enclosed and wish to thank you for same. b. We appreciate your letter of August 15 and the check for 5000 U.S dollars you sent with it. c. We allow you to get 20% discount. d. You can earn a discount of 20%.,练习（afte

31、r-class exercise）：,指出下列句子语气上的不妥并修改 1. You wrote to the wrong department. We dont handle complaints. 2. You must have dropped the engine. The housing is badly cracked. 3. Youll need two months to deliver these parts? Who do you think you are, the Post Office? 4.Your air-filter bags are awful. Theyre

32、all torn. We want our money back.,参考答案（reference keys）：,1. 唐突无理： 改: Thank you for your letter, and it has been forwarded to the Customer Service Division. 2.谴责语气过重： 改: The badly cracked housing suggests that your engine must have fallen onto a hard surface from some height. 3.讥讽语气： 改：A two-month del

33、ay for the delivery of the parts is unacceptable.,4.语气夸张无理： 改：Nineteen of 100 air-filter bags we purchased are torn. We would therefore like you to refund the purchase price of the 19 bags:$190.00. (The End),美语与英语在国际商务方面的差异,单词拼法上的差异 用词差异 习惯用语差异 日期、数字表达方面的差异 商务英语书信方面的差异,一、单词拼法上的差异,一种是单词发生单变使得个别字母不相同

34、美语单词较为简化,A、单词发生单变使得个别字母不相同,enquire（英）与inquire（美），这两个单词公第一个字母不相同，都是商品交易前，一方向对方洽询有关商品的价格、数量、交货时间及付款条件等的询价，也叫询盘。 “车胎”英国用tyre，美国用tire；“睡衣”英语用pajamas，美语用pyjamas；“执照”“特许证”英语用licence，美语用license。这类单词仅一个字母不同，发音上有的相同，有 的相似。,B、美语单词较为简化,美语的单词一般比英语单词要简单。近年来，美语越来越趋向简化，充分体现了美国人生活和工作高效快捷的现代化特性。这些较为简化的词大都源于英语，大量词汇在英

35、语里仍然保持原貌，而进入美语后，这些单词就逐渐变得简单起来，从而使用起来较为方便。 如较常见的单词colour（颜色），在美误里就拼成color，少了一个u字母；refrigerator（电冰箱）美语是fridge，美语比原词要简单得多。,常见例子,英语 - 美语 catalogue- catalog 商品目录 woollen -woolen 羊毛 acknowledgement- acknowledgment 确认 cheque - check 支票 aerophane, airplane- plane 飞机 honour- honor 荣誉 jewellery- jewelry 珠宝 st

36、orey- story 楼层,judgement- judgment 判断 kilogramme -kilogram 公斤 programme- program 节目、程序 travellers cheque - travelers check 旅行支票 advertisement- ad 广告 advertising agent, -ad agent, 广告 advertising rates, etc -ad rate, etc 广告费 labour- labor 劳动,二、用词差异,同一个词在英美语中表示不同概念 同一概念在英美语中用不同词表达,A、同一个词在英美语中表示不同概念,某些单

37、词在美语和英语里有着不同的含义，表示不同的概念或事物，很容易造成误解。我们在商业交往中，必须小心谨慎，特别是在外贸洽谈、订货、发货方面，要注意辨别，以免因文字含义的不同而引起大错，造成损失。,first floor 在英语时指二楼，而美语则指一楼，英语指一楼时要用ground floor。 “corn”在英语里指谷物、小麦，等于美语的“wheat”（小麦），美语的“corn”（玉米）等于英语的“maize”（玉米）；pants在美语里指“裤子”，相当于英语的trousers，而英语的pants却是“内裤”，相当于underpants; purse在英语里指的是妇女用的“小钱包”，而在美语里pu

38、rse却是“手提包”、“旅行包”，相当于英语的handbag；美语的“钱包”是wallet，男女通用，英语里的wallet仅限于男人用，而且是皮革做的，女子的“钱包”purse可以用不同的材料制作；美语的“thread（棉纱）”等于英语的 cotton（缝纫用的棉纱）。,B、同一概念在英美语中用不同词表达,这类词语两者之间的差异尤为明显，而且数量大。例如：“电梯”英语是lift，美语是elevator，“履历”、“简历”英语用C.V.（全称是Curriculum Vitae），美语用resume；“电影”英语用film，美语用movie；“展销会”、“博览会”英语常用fair，美语常用trad

39、e show；“有限责任公司”英语习惯上是在公司的名称下加Ltd, Ld，或Ld., 美语则使用Inc.(=Incorporated)，如： The British Tobacco co., Ltd. （英国烟草股份有限公司） The American Products co, Inc. （美国物产股份有限公司）,美语与英语对于公司领导人的称谓也很不一样，我们通常说的公司经理，英语用manager，美语用Director；总经理英语是Managing-Director或Managing Director，美语则是Chief-Executive Officer；公司的总裁董事长英语用Chairm

40、an，美语多用President。最应值得注意的是，表达寄信邮寄之类的概念，英语用post，美语用mail。,常用词举例,英国英语 -美国英语 air-route- air-line 航线 air-mail -air-post 航空信 after sales- customer service 售后服务 accounts- accounting 财会（部） dispatch- shipping 货物运输 flat- apartment 公寓 ill -sick 生病,goods- freight 货物 journey- trip 旅行 luggage- baggage 行李 motor- au

41、to 汽车 postcode -zipcode 邮编 shares -stock 股票 shops- stores 商店 stand -booth 货摊、售货台 taxi- cab 出租车 tender- bid （工程等）投标 underground -subway 地铁,三、习惯用语差异,表示“有”或“没有”的概念，英语用to have/havent got，美语则用to have/dont have； 不得不必须做什么，英语用to have got to do something，美语只须说to have to do something 假期临时工英语用holiday jobs，美语用s

42、ummer/temporary jobs 租用计算机英语的表达是computer hire，美语用computer rental,从某某学校毕业，英美表达习惯也不同，graduate一词，在美语里可以用于任何种类的学校，如graduate from university/school等，而在英语里，graduate仅限于大学毕业，中学毕业要用leave 当谈到某家公司待遇低的时候，英语通常的表达是It was badly paid，而美语的表达则是It didnt pay very much 我与老板相处得很好英语的表达是I got on very well with my boss，但美语则

43、用got along代替句中的got on,提高价格英语用put up prices，美语用raise prices 上计算机课英语的表达是go on a computer course，美语则说take a computer course 通电话时，英美两国也有不同的表达方式，如果自己是办公室的秘书或接线员之类的职员，不是对方要找的人，我们常说“请稍候”，英语的习惯表达是hold the line, please，美语通常用hold on；如果要求对方（如接线员）转给经理，英语的表达是Could you connect me with the manager？美语通常用介词“to”代替句中的

44、介词“with” 。,四、日期、数字表达方面的差异,以日为先，月份为后，此为英国式，美国式则与此相反。如一九九六年三月二日的写法： 2nd March, 1996（英） March 2, 1996（美）,在美式的写法中，1st, 2nd, 3rd的st, nd, rd是不使用的。由于日期书面表达不同，读法也不一样。 如1987年4月20日，英式的写法是20th April, 1987，读成the twentieth of April, nineteen eighty-seven；美式的表达是April 20, 1987，则读成April the twentieth, nineteen eigh

45、ty-seven。 同样，全部用数字表达日期时，英美也有差别。1998年5月6日按照英国式应写成6/5/98，而按照美国式应写成5/6/98；01.08.1998是英国式的1998年8月1日，按照美国的表达方式却是1998年1月8日，美国的1998年8月1日应写成08，01，1998。,在数字口头表达方面，两国也存在着差别。$175（175美元）英语读成a(one) hundred and seventy five dollars，美语读成one hundred seventy five dollars，常省略and；表达连续同样数字的号码时，英语习惯用double或triple，美语一般不这样用，如电话号码320112，英语读成three two zero, double one two，美语则读成three two zero one one two,