工作中实用的分类整理方式.ppt

1、,工作中使用的 分类整理方式,Practical classification of work,为什么做,为什么要管好电脑文件？,工欲善其事 必先利其器,这些悲催的情况有没有？,老板,电话的一端客户要的资料怎么也找不到？,应聘人来了，收到的面试简历在茫茫的文件中分不清！,站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！,电脑文件最容易乱的地方在哪里？,文件管理的真谛,在于文件方便、快速提取 科学地分类 和 规范化命名是文件 管理的精髓所在,文件文件文件文件文件文件 文件文件文件,电子文件三要素,硬 盘 一棵树 分 区 大的枝桠 文件夹 分枝， 内嵌文件夹 小枝桠 文 件 树叶， 同样把它当城市街道路小

2、区单元房间 某一个文件所在的地方：分区文件夹子文件夹文件名， 路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径， 这个文件所在地地址就是由分区，文件夹，子文件夹，文件名组成。,要素之一：文件存放路径,要素之二：文件保存属性,能看的！ 能改的！,只能看！ 不能改！ 防修改！,一般你看不到 设置了才能看 可防错误删除,存档 只读 隐藏,要素之三：文件分类-常见电子文件格式1,要素之三：文件分类-常见电子文件格式2,要素之三：文件分类-常见电子文件格式3,如何去做,为什么做,电脑文件的“5S”管理,5S,整理,整顿,清扫,清洁,素养,整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seis

3、o)、清洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke),整理Seiri,1S,目标： 把需要的文件以定位、定量 以便用最快的速度取得所需。,整理Seiri,1S,C:D:E:F:四个盘符标准规划为：,整理Seiri,1S,适合的文件夹 (科学地分类),适中的层级数 (结构的深度),控制文件夹 与文件的数目,50-100个,整理Seiri,1S,文件的命名与排序是有关联的。常用的命名方法是： 文件夹名 2位数字 +“-”+ 文件夹名” 如：“01- 常用软件”、“02 -系统软件”。 文件名 2位数字 +“-”+ 文件名 如：“01- 演讲比赛”、“02 培训课件”。 这样文件夹会按数字的大小

4、进行升序或降序的排列。这就看个人爱好了。 一般命名的方法，还会用上日期，这样用的时候就可以以日期排序。像存储照片的文件夹就可以这样命名：“20070801 演讲比赛”、“20070910 嵩山秋景”,规范化地命名文件夹和文件,整顿 Seiton,2S,对把有用与无用的文件分开，再对无用的文件进行处理,进行整顿！ 果断删除!,清扫 Seiso,3S,定期清除和归档,2、定期清扫垃圾,1、定期归档文件,安装目录programfilestencentQQad 这里面是QQ广告 安装目录programfilestencentQQflashshow 这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除 装目录p

5、rogramfilestencentQQflashshow 2这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除 安装目录programfilestencentQQQQMusicMhirlCache这里面的空间音乐的临时文件夹 这里面的文件会占很大的空间，所以尽快删除掉吧！,桌面上下载的各种文件要处理并定期归档,将电脑保持在无垃圾文件、桌面整洁的状态,清洁 Seiketsu,4S,经过三个环节之后，怎样保持电脑文件井然有序？,清洁 Seiketsu,4S,软件,2、安装软件,1、下载软件,安装软件要安装在合适的位置，并且记住 这个位置。 卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻 底删除。,下载时，把软件

6、存放在规划好的位置中；,资料,2、归档资料,1、下载资料,对资料要及时看阅，有用的要整理到分类 文件夹中（注意区分已完成和未完成的） 没有用的果断删除。,培养每天清洁的良好习惯？,下载的各种资料放在临时文件夹；,素养,清洁,整理,整顿,清扫,小结：电脑文件管理的”5S”,文件 架构 建,区别 文件 分,定期 归档 归,每日 整理 整,效果 不错 推,素养 Shitsuke,5S,电脑的空间因整理变大！,思想的空间因总结变扩！,生活的空间因清理变宽！,理,怎样改进,为什么做,Skill 1：发挥我的文档作用,1S,我的文档能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方

7、便而快捷地打开、保存文件。 利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。,我 的 文 档,Skill 2：发挥快捷方式的便利,2S,如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择“创建快捷方式”，再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方。,当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。,Skill 3：注意区分要处理的和已完成的,3S,当你看到一些PPT达人的分享时，可 以下载到一个临时的“temp”文件 夹中。 待有空时，仔细阅看“temp”中的 PPT，对于值得收藏的作品，可以 按人名或分类地存放在文件夹中 及时地处理过期的文件，存放该保留 的，删除不需要的，是一个好习惯。,科学的电脑