ISO9000必需的六个程序文件

1、文件名称必要的六个程序文件电子文件编码zlal001页码26-1文件控制程序。1.0目的和范围管理与质量管理体系有关的文件，确保各有关部门使用的文件是有效版本，防止无效文件和无效文件的误用。2.0适用范围本程序适用于质量管理体系相关文件(包括外来文件)的控制。3.0责任社长室负责文件的来源管理。各部门负责本部门文件的制作、执行和管理。4.0工作流程文件的分类和编号(1)文件如下：质量手册(包括形成文件的质量方针和质量目标)制作文件的程序有效企划、运行、控制那个过程所需的文件(例：文件名称必要的六个程序文件电子文件编码zlal001页码26-2工作、工作规范、管理规定等外来文件(法律、法规、标准

2、、高级文件等)记录(特殊类型的文件)。(2)文件可以分为“控制”和“非控制”。 被管理的文件是变更通知版本，如果发生变更，可以向下钻取到所有用户。 未被管理的文件是变更通知版本。(3)文件可以是硬拷贝、电子介质等任何介质形式。(4)文件编号执行文件管理规定。文件的制作和批准(1)质量手册和方案文件由一贯的工作组组织制定，由管理者代表审查，总经理批准。(2)其他文件由业务主管部门组织制作，由部门经理审查(必要时由有关部门签名)，由主管副社长批准(必要时由泰晤士社长批准)。(3)确保文件准确、清晰、协调、识别和检索容易。文件的发行(1)质量手册和程序文件在企业内使用时为“管理”版本，提供给其他部门

3、和客户时为“非管理”版本，发行时复盖“管理”和“非管理”一章，登记管理号码和去向。(2)业务和外来文件、资料的发行需要发行号码，总经理室向各职能部门发行时和各部门向使用者发行时，必须填写“文件发行登记书”，领取者在登记书上签字。(3)文件破损严重时，即使向发行部门办理交换手续，重新发行新文件，也能继承原来的管理号码，破损文件由社长室回收。文件名称必要的六个程序文件电子文件编码zlal001页码26-3(4)文件丢失时，必须说明原因并申请重新发行。 重新发行文件必须给予新的管理号码，注明丢失文件的管理号码无效。(5)向认证机关和供应商提供的文件以“受控制”的文件处理。文件的变更(1)体系文件的变

4、更要填写“文件变更书”，经社长批准，由社长室实施。 要更改方法，请更改页面或更改页面。(2)必须严格控制文件的更改。 如果确实需要变更的话，由原制作部门在社长室填写“文件变更书”，在变更书上写明号码、原因、内容和生效日期等，按照原批准手续经过原批准人批准后实施，其他人员批准的话，必须得到批准所需的背景资料。(3)变更信息必须由发行部门告诉原文件所有者。 文件所有者应变更书的要求进行变更，按规定制作记录，保存变更书，适用时回收相应的无效文件。(4)社长室必须保存变更记录。文件的审查每年第三季度由社长室组织，各使用部门参加，审查现有体系文件的适用性、协调性，并根据需要进行修订。文件管理(1)文件的

5、储藏应适合环境和设施，提供防火、防虫和防潮措施，防止变质和破损。(2)文件原版一般不出借。 如果需要暂时借用的话，必须办理借用手续，在指定日期内归还。(3)社长室收集国家和行业标准，每年一次，整理外来文件，确认其有效性，立即贯彻标准，交换过期标准文件名称所需的六个程序文件电子文件编码zlal001页码26-4回收过期的失效文件。(4)各部门要开具收据，发行文件登记表，并管理本部门的文件。(5)任何人不得篡改控制文件，确保文件的清洁和明确性。(六)废除保留用文件的，必须办理手续、标志和单独保管。纸介质以外的文件的控制也参照上述规定进行。记录在记录控制程序中执行。5.0支持文件 记录控制程序6.0

6、相关记录 文件发放清单 受控文件一览表 文件发放登记表 作废文件处理申请表 文件更改单档案名称必要的六个程序文件电子文件编码zlal001页码26-5记录控制程序1.0目的控制记录的标志、储存、保护和处置，在提供产品和服务质量证明规定要求和质量管理体系有效运行的证据的同时，还制定提供服务的可追溯性、纠正、预防措施，为质量管理体系的维护和改进提供信息。2.0适用范围本程序适用于服务实现过程和质量管理系统运行中记录的控制。3.0责任人事部负责记录的窗口管理和内审、训练、纠正、预防措施等记录的管理。各部门负责该部门的记录的管理。记录的填写者对记录的真实、完整、正确、明确性负责。4.0工作流程记录的范

7、围档案名称必要的六个程序文件电子文件编码zlal001页码26-6有关质量管理系统运行中的记录、报告以及服务质量的信息都属于“记录”范围。 包括以下内容：(一)质量管理体系记录：管理审查记录、文件管理记录、纠正、预防措施记录、基础设施和工作环境记录、产品和过程监测和测量记录、人才和培训记录等。(2)质量活动记录：产品(服务)要求的审查记录、供应商评价记录、产品标识记录、不规范服务、不合格品管理记录、客户索赔处理记录、纠正和预防措施记录、质量计划相关记录等。(3)供应商的记录：产品证明书、检疫检验单等。记录的号码和表格设计(1)被记录的号码是文件管理规定，由人事部统一管理。(2)表格设计人事部全

8、面企划记录的各种表，统一安排，组织编制记录形式由各有关部门设计，由人事部审查试用，试用中修改完善试行确认适用后，人事部制作“记录一览表”行业统一规定的表，按照其规定执行。记录的填写和要求(1)记录及时、真实、完整、正确的字很清晰，有容易辨认的记录者的签名和日期，一般用笔或圆珠笔填写。档案名称必要的六个程序文件电子文件编码zlal001页码26-7(2)记录不得随意篡改。 如果需要改正填写错误，只能修改画(可以看到原文和数据)。 变更记录数据时，请按变更人的印章或签名。记录的管理(一)记录和执行各部门的管理方法。 各部门指定负责人负责记录的收集和保管。(2)各部门对收集到的各种记录进行分类目录、

9、标识整理、装订、保管。(3)企业内的人员可以查阅记录，以追溯、验证，或者为了制定纠正和预防措施等目的，需要借用的话，要履行借用手续，由保管部门的领导批准。 合同有规定的，经主管副社长批准，允许客户或其代表阅览、借用的记录，不得变更、丢失、破损。(4)存档、保存、保管、处理各种存档记录的保存期间请参照“记录一览表”记录的保管场所要确保清洁、清洁、防火、防潮、蛀虫咬入，防止破损丢失质量记录过期后，由保存部门编制清单，经主管领导批准后销毁，执行文件控制程序，编制记录，保存销毁清单。记录可以采用文字、照片、胶卷、图表、磁带、磁盘等各种媒体形式。5.0支持文件没有档案名称必要的六个程序文件电子文件编码z

10、lal001页码26-86.0相关记录 记录一览表档案名称必要的六个程序文件电子文件编码zlal001页码26-9内部审计流程1.0目的通过内部审计的策划和实施，明确质量管理体系的实施是否满足计划安排、标准要求以及公司规定的管理体系要求，及时发现问题，采取纠正或改进措施，有效实施和维护质量管理体系。2.0适用范围这个程序适用于质量管理体系的审计。3.0责任社长聘请内部质量管理评审员并规定其责任。质量部负责制定“年质量管理监查工作计划”，得到总经理(或管理者代表)的批准。在管理者代表的主持下，品质部组织实施审查，制作和管理有关审查的文件、报告和资料。各有关部门合作完成审查，对不合格项目采取纠正措

11、施。4.0工作流程文件名称必要的六个程序文件电子文件编码zlal001页码26-10由人事部推荐，社长聘请内部质量评审员，被录用的人员有一定的资格，精通工作经验和审查业务，受过训练且不从事审查活动的人员(评审员不得审查自己的工作)，必须独立于被审查的部门，确保审查过程的客观性和公正性监查次数、时机、内容(1)人事部根据质量管理体系的流程和区域情况、重要性和过去的审查结果，制定质量管理审查年度的工作计划，年初得到社长批准后再实施。 一般来说，可以每年对质量管理体系及其相关部门进行12次审查，对重要部门，根据社长的指令暂时增加审查次数。(2)发生以下情况时，由管理者代表及时组织进行内部审计：组织机

12、构和管理系统发生重大变化时法律、法规等外部要求发生变更的；第二、三者审查前质量认证证书失效前发生重大质量事故或顾客发生重大投诉时。(3)“质量管理审计年度工作计划”的内容如下审计目的和范围、审计依据、审计的主要项目和时间表、被审计部门和审计频率。审计准备(1)由管理者代表主持，设立审查组(一般由34人组成)，指定领导，成员适当分工。 组长负责这次审查的具体组织工作。文件名称必要的六个程序文件电子文件编码zlal001页码26-11(2)准备审查专用文件“品质监查通知”、“品质监查计划(即计划)”、“品质监查检查表”、“品质监查现场检查记录表”、“不合格报告”。(三)收集审计的根据文件质量管理体

13、系文件、法律法规、合同、技术标准和有关制度、技术规范、质量计划和管理文件等。(4)审查长一周前向被审查部门提交“质量审查通知”和本次的“质量审查计划”。(5)被审查部门在收到“质量审查计划”后，必须做必要的准备。 对审查日期和审查的主要项目有异议的，可以在2天内通知质量部，协议后可以另外安排。实施审计(一)在评审长主持下首次开会，公布评审的目的、方法、程序、安排和有关事项。 做记录，出席者签了字。(2)审查员根据“质量审查检查表”进行现场审查(检验)，必要时检查检查表以外的相关内容，确保审查的独立性。(3)审查人员阅读对话、文件、检查现场、收集证据，验证被审查部门质量管理体系的实施效果是否达到

14、规定的要求。 按规定记录。(4)在审查现场发现问题时，由该工作的负责人或者作业人员确认，评审员填写“质量审查现场检查记录表”，保证能理解不合格情况，有助于纠正。(五)审查结束后，审查长召集审查组成员会议，讨论审查文件名称必要的六个程序文件电子文件编码zlal001页码26-12确认核结果、不合格，填写“不合格报告书”。(六)审查长召开审查对象部门负责人、审查组成员及其他有关人员会议(最终会议)，并公布审查结果。 提出制定修正措施的提案。 参加最后会议的人和要求和第一次会议一样。审计报告(1)审查报告由审查长(或者被认可的审查员)制作、签署后，被管理者代表批准。(2)审查报告书的内容包括审查目的

15、、范围和日期、被审查部门、作为审查依据的文件、评审员、被审查部门的联系方式和主要参加者、包括审查概要和结论性意见在内的不合格项目的汇总表和纠正要求。(3)审查报告书的发行范围：社长、管理者代表、有关副社长、人事部、被审查部门、与不合格项目有关的有关部门。监查后的跟踪(1)被审查部门的管理者在收到“不合格报告书”后一周内对不合格项目采取纠正措施，填写“纠正措施报告书”的纠正措施栏，向评审员和管理者代表提交验证后，组织实施。(2)审查员跟踪检查的实施结果，填写纠正措施报告书的相应栏，审查长立即向管理者代表报告，调整处理。(3)对于短期内无法纠正的不合格项目，被审查部门(或者责任部门)制定纠正措施计

16、划，提交质量部确认后，按纠正措施控制程序实施纠正。 评委对其进行跟踪监督文件名称必要的六个程序文件电子文件编码zlal001页码26-13写审计报告。(4)纠正措施计划的发行范围：社长、管理者代表、有关副社长、人事部、不合格项目相关的相关部门。品质监查报告、记录、文件由品质部按记录控制程序的规定保存。品质审查结果是管理审查和品质改善的输入。5.0支持文件 纠正措施控制程序 预防措施控制程序 记录控制程序 管理评审程序6.0相关记录 年度质量管理审核工作计划 质量管理审核检查表 质量管理审核通知单 质量管理审核现场检查记录表 不合格项报告 审核报告 内审员名单文件名称必要的六个程序文件电子文件编码zlal001页码26-14次品控制程序1.0目的通过不符合要求的产品、服务的显示、记录、审查处理，确保不合格品不被加工使用，不提供给客户。 纠正了不合格的服务，提高了顾客满意度。2.