第5章 常用应用软件

1、第五章,常用的应用软件,第五章常用的应用软件,本章主要内容：5.1中文Word20035.2中文Excel20035.3中文演示软件PowerPoint2003,5.1中文Word2003,5.1.1Word2003窗口组成,图5-1Word2003窗口组成,1.标题栏2.菜单栏3.工具栏4.标尺5.文本区6.滚动条7.状态栏,5.1.2文档的基本操作1.创建新文档(1）启动Word后，Word自动创建“文档1”，此时，用户便可以输入文本，然后存盘。(2）单击【常用】工具栏上的【新建空白文档】按钮。2.文档的输入创建文档后，便可在文档的插入点处进行输入了，输入时插入点自动后移。当输入内容到达右

2、边界时，Word会自动换行，当本段输入完毕后，应按回车键结束。3.保存文档(1)首次保存文档2)再次保存文档3)自动保存文档,4.打开文档(1)打开最近使用的文档(2)打开其他文件(3)查找文件5.编辑文档编辑文档是指对文本进行删除、移动、复制、查找和替换等修改操作。(1)选定文本使用鼠标或键盘.(2)删除文本(3)移动和复制文本(使用鼠标或剪贴板）(4)撤消和恢复操作(5)查找和替换文本,6.文档的显示Word提供了多种用于显示文档的视图，每种视图显示文档的侧重面不同，用户可根据需要选择视图。(1)普通视图进入Word后，屏幕处于普通视图。在该视图中，可以输入文本、对文本进行编辑和排版操作。

3、在该视图中有些内容和排版效果是看不见的，如页码、图形以及分栏排版效果等。(2)Web版式是网页视图，它按照Web网页浏览器的显示效果显示文档。Web版式也是一种编辑视图，在该视图中可以对文档进行编辑和排版操作。(3)页面视图对文档的所有内容进行编辑和设置格式，显示效果与打印效果完全相同。对图文混排的文档，页面视图尤为方便。(4)大纲视图用于组织和观察文档结构。,(5)阅读版式用于浏览查看文档，屏幕并不是按实际打印效果显示文档。单击【视图】菜单的【阅读版式】命令可以进入文档结构视图。该视图将屏幕分成左右两部分，如图5-14所示。,图5-14文档结构图,5.1.3文档的排版文档的排版包括字符格式、

4、段落格式和页面格式。1.设置字符格式(1)字符格式是指字符的外观，包括字体、字号、字间距、字形和颜色等。字符格式的设置可通过【格式】工具栏或【格式】菜单的【字体】命令完成。(2)使用【格式】工具栏图5-15所示是【格式】工具栏中用于设置字符格式的按钮，各按钮的功能说明如下：,图5-15【格式】工具栏及其说明,(3)使用【字体】命令单击【格式】菜单中的【字体】命令，显示【字体】对话框，如图5-16所示。(4)复制字符格式使用【常用】工具栏的【格式刷】按钮，可将选定文本的格式复制给其他文本，从而快速对文字格式化。,图5-16【字体】选项卡,2.设置段落格式(1)段落标记和段落格式当输入文本时，按回

5、车键便出现一个段落标记，即回车符，表示生成了一个段落。通过【视图】菜单的【显示段落标记】命令或【常用】工具栏的【显示/隐藏编辑标记】按钮，可显示或隐藏段落标记。段落格式是指段落的外观，包括行距、段间距、缩进、对齐和修饰等。段落格式可通过工具栏、命令和标尺进行设置。(2)更改度量单位度量单位是段落排版的设置单位。Word2003提供了许多度量单位，如厘米、毫米、英寸、磅、字符等。Word默认设置的度量单位是厘米，用户也可根据需要选择其他的度量单位。标尺上的刻度和对话框中的排版度量单位随用户选择的度量单位而改变。改变度量单位的操作步骤如下：1）单击【工具】菜单的【选项】命令，出现对话框，从中选择【

6、常规】选项卡；2）在【度量单位】框中选择所需的度量单位。如果要以字符为度量单位，则选中【使用字符单位】复选框。设置完成后，标尺上的刻度和对话框中的排版度量单位将随之改变。,(3)文本的缩进通常每个段落的首行都缩进两个汉字，有时还需要各个段落的宽度不一致，即有宽有窄，这些格式可通过文本的缩进功能实现。文本各种缩进如图5-19所示。可以使用以下方法设置文本缩进。1）使用标尺通过【视图】菜单的【标尺】命令可显示或隐藏标尺。首行缩进：拖动该标记可以调整段落中首行第一个字的起始位置。悬挂缩进：拖动该标记可以调整段落中首行以外各行的起始位置。左缩进：拖动该标记可以调整段落左边界的缩进的位置。右缩进：拖动该

7、标记可以调整段落右边界的缩进的位置。2）使用【格式】工具栏【格式】工具栏中用于段落排版的按钮如图5-20所示。其中【减少缩进量】和【增加缩进量】按钮用于调整段落缩进。,图5-19水平标尺,3）使用【段落】命令单击【格式】菜单的【段落】命令，出现【段落】对话框，如图5-21所示。在【左】、【右】框中可分别指定段落的左右缩进值。在【特殊格式】框中可设置首行缩进和悬挂缩进。在【预览】框可以看到所选格式的效果。,图5-20【格式】工具栏的段落按钮,图5-21【段落】对话框,(4)文本的对齐文本对齐格式是指文字按照什么方式排列。可以使用以下方法设置文本对齐格式。1）使用【格式】工具栏在图5-20【格式】

8、工具栏中，有4个按钮(【两端对齐】【居中】【右对齐】【分散对齐】)用于设置文本对齐格式。2）使用【段落】命令(5)行间距和段间距单击【格式】菜单的【段落】命令，出现【段落】对话框，如图5-21所示。通过对话框设置文本各行之间距离和段落之间距离。(6)首字下沉将插入点置于需要【首字下沉】的段落中，选择【格式】菜单的【首字下沉】命令，在出现如图5-22所示对话框中进行相应设置。,图5-22【首字下沉】对话框,3.项目符号和编号可以快速为列表内容添加项目符号、编号或多级符号，使文章的层次更清楚。(1)使用【格式】工具栏选择需要添加编号或符号的段落，单击【格式】工具栏的【项目符号】按钮。(2)使用【项

9、目编号和符号】命令单击【格式】菜单的【项目符号和编号】命令，出现如图5-23所示对话框，进行相应的选择。,图5-23【项目符号和编号】对话框,4.边框和底纹可以为段落、表格、图形等内容添加边框和底纹（即背景），以使内容更醒目突出。(1)添加边框单击【格式】菜单中的【边框和底纹】命令，然后单击【边框】选项卡，其对话框如图5-24所示。(2)添加底纹单击【格式】菜单中的【边框和底纹】命令，然后单击【底纹】选项卡，对话框如图5-25所示。,图5-24【边框】选项卡,图5-25【底纹】选项卡,5.分栏在报张杂志中，经常看到文章以分栏格式排版。(1)使用【其他格式】工具栏单击常用工具栏上的【分栏】按钮，

10、出现如图5-26所示的分栏示意图，然后拖动鼠标以选择栏数。(2)使用【分栏】命令单击【格式】菜单中的【分栏】命令，出现如图5-27所示【分栏】对话框。,图5-26分栏示意图,图5-27【分栏】对话框,5.1.4页面排版和打印文档页面排版包括设置页码、纸张大小、页边距等。1.页眉、页脚和页码(1)插入页码方法一：单击【插入】菜单的【页码】命令；方法二：单击【视图】菜单的【页眉和页脚】命令，进入【页眉和页脚】视图，并显示【页眉和页脚】工具栏，如图5-30所示；单击此工具栏的【插入页码】按钮。(2)插入分页符输入文字时，当文字到达页面底部，Word会自动插入一个分页符，并进入下一页。人为插入分页符的

11、方法是：将插入点定位在要分页处；单击【插入】菜单的【分隔符类型】命令。,图5-30【页眉和页脚】视图,2.页面设置通过页面设置可以设置纸张大小、页边距等格式。设置方法是：选择【文件】菜单的【页面设置】命令，出现如图5-31所示【页面设置】对话框，有4个选项卡，分别用于设置页边距、纸张、版式、文档网格。,图5-31【页面设置】对话框,3.打印文档文档排版完成后，应首先通过打印预览查看排版效果，若满意便可以打印了。可单击【常用】工具栏的【打印】按钮或【打印预览】工具栏的【打印】按钮，则立即把文档打印出来。如果需要在打印之前做些打印设置，可单击【文件】菜单的【打印】命令，出现如图5-34所示【打印】

12、对话框。,图5-34【打印】对话框,5.1.5表格制表是字处理软件的主要功能之一。1.表格的建立通常是先创建一个空白表格，然后再向表格输入内容。(1)使用【常用】工具栏单击【常用】工具栏的【插入表格】按钮，打开一个示意网格，如图5-35所示；(2)使用【表格】菜单在【表格】菜单的【插入】级联菜单中，选择【表格】命令，出现【插入表格】对话框，如图5-36所示；,图5-35建立表格示例,图5-36【插入表格】对话框,(3)使用【表格和边框】工具栏单击【表格】菜单的【绘制表格】命令，弹出如图5-37所示的【表格和边框】工具栏。通过它可以画出各种复杂表格。(4)将文字转换成表格选定要转换的文字，在【表

13、格】菜单的【转换】级联菜单中，选择【文字转换成表格】命令。(5)将输入表格内容,图5-37【表格和边框】工具栏,2.编辑表格(1)选定表格操作对象通过鼠标可以更快捷地进行选定操作，方法如下：1）选择单元格2）选择行3）选择列4）选择连续单元格5）选择整个表格(2)移动表格(3)改变行高和列宽1）使用表格尺寸控点Word2003为表格配备了尺寸控点，如图5-39所示。2）使用鼠标3）使用【自动调整】命令应从【表格】菜单的【自动调整】级联菜单中选择【根据内容调整表格】命令。4）使用【表格属性】命令单击【表格】菜单中的【表格属性】命令。,图5-39表格标记,(4)增删行、列和单元格1）增加行和列在【

14、表格】菜单的【插入】级联菜单中，选择【行】命令或【列】命令。2）增加单元格可以在表格中插入一个或多个单元格。从【表格】菜单的【插入】级联菜单中选择【单元格】命令。3）在单元格内插入表格将插入点定位在需插入表格的单元格中，从【表格】菜单的【插入】级联菜单中，选择【表格】命令即可。4）删除行、列和单元格【表格】菜单包括【删除】级联菜单，该级联菜单有【表格】、【列】、【行】、【单元格】4个删除命令，分别用于删除整个表格、已选择的列、行和单元格。5）拆分和合并单元格首先选定要拆分的单元格，然后单击【表格】菜单的【拆分单元格】命令，或单击【表格和边框】工具栏的【拆分单元格】按钮，在出现的对话框中指定拆分

15、数目即可。首先选定要合并的单元格，然后单击【表格】菜单的【合并单元格】命令或【表格和边框】工具栏的【合并单元格】按钮即可。,6）拆分和合并表格拆分表格是将一个表格分成上下两个表格。将插入点定位在分界行上，然后单击【表格】菜单的【拆分表格】命令，则表格被分成上下两个表格。如果要合并表格，只需将表格之间的空行删除即可。7）绘制斜线表头例如，要绘制出图5-43所示的斜线表头，其操作步骤是：图5-43斜线表头示例图5-44【插入斜线表头】对话框将插入点定位在表头中；单击【表格】菜单的【绘制斜线表头】命令，对话框如图5-44所示；在【表头样式】框中选择所需的表头斜线格式，然后在标题栏输入表头标题，单击【

16、确定】按钮即可。,3.表格的计算和排序(1)表格的计算例如，图5-45中的总分可通过数学和英语计算得到。自动计算总分的方法是：将插入点定位在需要总分的单元格，然后单击【表格和边框】工具栏的自动求和】按钮即可。如果要做其他计算，可选择【表格】菜单的【公式】命令，当出现【公式】对话框，在【粘贴函数】框中选择所需的计算函数，在【数字格式】框中选择计算结果的显示格式。,图5-45表格计算示例,(2)表格的排序表格排序最快速的方法是：将插入点定位在排序依据列的任意单元格中，然后单击【表格和边框】工具栏的【升序】或【降序】按钮即可。如果要做更细致的排序，可选择【表格】菜单的【排序】命令。4.由表生成图表操

17、作步骤如下：（1）选定表格中要生成图表的部分或全部数据；（2）从【插入】菜单的【图片】级联菜单中，选择【图表】命令，屏幕如图5-48所示，图中显示了数据表以及由此生成的图表；（3）若对图表满意，在图表的矩形区域外单击鼠标，则把图表插入到Word文档中。,图5-48由表生成图表示例,4.由表生成图表操作步骤如下：（1）选定表格中要生成图表的部分或全部数据；（2）从【插入】菜单的【图片】级联菜单中，选择【图表】命令，屏幕如图5-48所示，图中显示了数据表以及由此生成的图表；（3）若对图表满意，在图表的矩形区域外单击鼠标，则把图表插入到Word文档中。(1)表格的计算例如，图5-45中的总分可通过数

18、学和英语计算得到。自动计算总分的方法是：将插入点定位在需要总分的单元格，然后单击【表格和边框】工具栏的自动求和】按钮即可。如果要做其他计算，可选择【表格】菜单的【公式】命令，当出现【公式】对话框，在【粘贴函数】框中选择所需的计算函数，在【数字格式】框中选择计算结果的显示格式。,5.1.6图形Word文档中的图形包括：剪辑库中的剪贴画、图片文件、使用【绘图】工具栏手工画出的图形、具有图形效果的艺术字、使用公式编辑器建立的数学公式等，这些图形可以插入到Word文档中并对其进行编辑。1.插入图片(1)插入剪贴画Office2003提供了一个剪辑库，剪辑库中包括大量的图片并按类别分类(有办公室、保健、

19、地点、背景、动物等。)插入剪贴画的步骤如下：1)单击要插入剪贴画的位置定位插入点；2)在【插入】菜单的【图片】级联菜单中，选择【剪贴画】命令,出现如图5-50所示的【剪贴画】话框中单击所需的图片后，该图片即被插入到指定的位置。3)可以继续插入其他所需图片，当插入完毕后，单击标题栏右上角的【】按钮关闭对话框。,图5-50【剪贴画】对话框,(2)插入图片文件在Word文档中，不仅可以插入剪贴画，也可以直接插入通用的图片文件，如“.bmp”，“.wmf”，“pic”，“jpg”等。插入步骤如下：1)定位插入点；2)在【插入】菜单的【图片】级联菜单中，选择【来自文件】命令，出现如图5-51所示【插入图

20、片】对话框；3)在【查找范围】列表框中选择图片文件所在的文件夹，该文件夹中包括许多图片文件；4)单击需要插入的图片文件，然后单击【插入】按钮即可。,图5-51【插入图片】对话框,2.设置图片格式对插入到文档中的图片可以进行缩放、裁剪、移动和环绕等格式设置。通过单击【视图】菜单的【工具栏】下的【图片】命令，在弹出如图5-52所示的【图片】工具栏上选择相应操作。3.绘制图形Word文档中不仅可以插入图片，还可以使用【绘图】工具栏手工绘制图形。【绘图】工具栏如图5-54所示。,图5-52【图片】工具栏,(1)绘制自选图形如图5-55所示。单击【自选图形】按钮，在出现图形类别菜单指向所需类别，然后单击

21、所需图形。将鼠标移到要绘制图形的位置，此时，鼠标指针变成十字形状，拖动鼠标，则可画出适当大小的图形。,图5-54【绘图】工具栏,图5-55各种图形示例,(2)在图形中添加文字可以在绘制的图形中（直线除外）写入文字，方法是：在要添加文字的图形上单击右键，出现快捷菜单，从中选择【添加文字】命令，此时图形中出现插入点，输入文字即可。(3)设置图形格式通过【绘图】工具栏绘制的图形颜色默认是黑色边框、用白色填充。用户可以根据需要改变图形颜色，还可以为图形增加一些其他效果。,4.艺术字艺术字是图形效果的文字，在文档中插入艺术字可以美化文档。可以使用【艺术字】工具栏插入和编辑艺术字。通过单击【视图】菜单的【

22、工具栏】下的【艺术字】命令，就会弹出如图5-59所示的【艺术字】工具栏。(1)插入艺术字单击【艺术字】工具栏的【插入艺术字】按钮，或者在【插入】菜单的【图片】级联菜单中，选择【艺术字】命令。(2)编辑艺术字通过【艺术字】工具栏可以修改艺术字。,图5-59【艺术字】工具栏,5.公式编辑器插入数学公式需要使用公式编辑器，使用方法是：定位插入点后，选择【插入】菜单的【对象】命令，出现如图5-63所示【对象】对话框，从【对象类型】列表中选择【Microsoft公式3.0】选项，单击【确定】按钮后，则进入Microsoft公式编辑器，如图5-64所示，这时，便可以输入公式了。对Word文档中的公式，不仅

23、可以进行移动、复制、删除、缩放等操作，还可以为其设置格式，如设置边框、底纹、环绕方式等，操作方法与前面介绍的图形操作方法相同。如果需要对公式进行修改，应回到公式编辑器状态，在公式上双击鼠标即可回到公式编辑器状态。,图5-63【对象】对话框,图5-64公式编辑器,5.2.1Excel2003基本知识1.Excel2003窗口介绍在启动了Excel2003中文系统后，屏幕会出现如图5-65所示的Excel用户界面，该界面由以下几部分组成：,5.2中文Excel2003,图5-65Excel2003中文用户界面,(1)标题栏位于窗口的第一行，用于显示当前文档的标题，当打开一个文档或新建一个文档时，文

24、档的名字就会显示在该位置，如新建的文档名“book1”。(2)菜单栏由9个主菜单组成，它们是：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、数据、窗口和帮助。每个主菜单的下拉菜单中还包括众多操作和命令，几乎所有Excel2003中文版命令都可以在菜单栏中找到。(3)工具栏由一些图标按钮组成，每一个图标按钮代表一个命令，这些命令等价于菜单中相应命令。工具栏中显示的一般是最常用的命令，要想在工具栏中加入更多的工具，可从【视图】菜单的【工具栏】子菜单中选择所需的工具栏。(4)编辑栏用来输入和选定单元格数据，以及显示活动单元格中的数据和公式。(5)工作表区窗口中间有【网格线】的区域为工作表区。工作表区是输入和编

25、辑、制作电子表格和图表的工作界面。,(6)工作表标签用于显示工作表的名称，在初始状态，一般表示为“sheet1”，“sheet2”等。每个“sheeti”为一个工作表标签，单击该工作表标签将激活相应工作表。(7)状态栏位于窗口的最底部，提供有关选定命令或操作进程的信息。(8)水平和垂直滚动条位于工作表区域的右部和右下部，用来在水平或垂直方向改变工作表的可见区域。,2.Excel2003工作表和工作簿(1)工作表由许多行和列构成。Excel2003中的每一个工作表是由65536个行和256个列组成，行的编号依自上至下顺序依次为1到65536；列的编号由左到右为A，B，C，IV。行、列坐标所指定的

26、位置称为单元格。单元格是Excel最小的处理单位，其内可以输入数字、字符串、日期和公式等。(2)工作簿工作簿是指在Excel环境中用来计算、存储和处理工作数据的文件。每一个工作簿可以包含有多张工作表。当启动Excel后，系统为每一个工作簿自动打开3个工作表，分别以sheet1，sheet2，sheet3命名，并分别显示在工作簿底部的工作表标签上。单击工作表标签上的名字，可以实现同一工作簿中工作表之间的转换，同时屏幕显示这张工作表的信息。一个工作簿最多可以有255张工作表。,3.文件操作(1)创建文件启动Excel2003时，系统自动打开一个新的工作簿。也可以用以下两种方法建立一个新的工作簿：一

27、是利用【文件】菜单中的【新建】命令，二是使用工具栏上的【新建】按钮，建立一个新的工作簿文件。(2)打开文件打开一个工作簿文件有以下方法：一是利用【文件】菜单中的【打开】命令，或使用工具栏上的【打开】按钮，打开一个已经存在的工作簿文件。如果想一次打开多个工作簿文件，可以在【打开】对话框中，配合使用Ctrl键或Shift键，选中连续或不连续的几个工作簿文件，然后打开它们。(3)保存文件若第一次存储一个工作簿文件，其过程是：1）单击【文件】菜单中的【保存】命令，或单击工具栏上的【保存】按钮；2）在出现的【另存为】对话框中输入文件名。若需要将文件存储到其他地方，需要选择其他文件夹或驱动器；,3）最后单

28、击【保存】按钮即可。如果文件名已经存在，将不会出现【另存为】对话框。若要给已经保存过的文件另起一个名字，可以选择【文件】菜单中的【另存为】命令，或按F12键，在弹出的【另存为】对话框中输入新的文件名并保存。(4)关闭文件对于已经不再使用或使用完的工作簿文件，应将其关闭，以节约内存空间关闭工作簿文件的操作步骤是：1）单击【文件】菜单中的【关闭】命令；2）如果在关闭时，对工作簿进行了编辑操作，且又没有保存，在这种情况下会出现一个关闭对话框，单击【是】按钮则保存；单击【否】则对工作簿所作的修改不保存；单击【取消】则返回当前的编辑状态。4.帮助功能当你在使用Excel2003时可能会遇到一些问题，这时

29、可以使用Excel2003提供的帮助系统。Excel2003中配置的帮助功能就是一本详细的Excel2003教材，它会随时对你学习、了解Excel2003提供帮助。,5.2.2工作表的基本操作1.单元格区域的选择(1)选取单元格选定单元格有以下两种方法：1）当鼠标指针成为一个空心十字时，移动鼠标到选定的单元格内，然后单击即可。2）单击【编辑】菜单中的【定位】命令（也可以按Gtrl+G或F5键），出现如图5-66所示的【定位】窗口，在该窗口的【引用位置】输入要选择的单元格引用，例如输入C8，按下【确定】后，定位于C8位置，如图5-67所示。,图5-66【定位】窗口,图5-67定位于选定的单元格,

30、(2)选取单元格区域要选取一整块连续的单元格区域，例如要选取C3到F8的一块区域，可以采用以下几种方法：1）先用鼠标定位区域的左上角C3，按住鼠标左键不放，然后拖动鼠标到区域的右下角F8，松开鼠标既选定了从C3到F8全部区域。2）使用【编辑】菜单的【定位】命令，在【定位】窗口的【引用位置】输入要选择区域“C3:F8”,按下【确定】后即选择了该区域，如图5-68所示。3）也可以用键盘选取单元格区域，方法是：先定位要选区域的左上角，按下【Shift】键的同时用（）选定。,图5-68选取单元格区域,图5-69选取不连续区域,(3)选取不连续区域应先按下【Ctrl】键不放，然后用鼠标左键单击要选取的单

31、元格或拖动鼠标选取单元格区域，如图5-69所示(上一页)。(4)选取整行或整列在工作表中如果要选取整行或整列，只需将鼠标指针移到要选取行或列的行号或列号上，然后单击即可。(5)选取整张工作表在每张工作表的左上角有一个全选按钮，全选整张工作表时，只需单击该按钮即可。如图5-70所示。,图5-70选取整张工作表,2.输入数据(1)直接输入常量首先选取一个单元格(为活动单元格)，然后用键盘直接输入即可，输入结束后，按“Enter”完成输入。也可以直接在编辑栏中向单元格输入内容，输入结束后按Enter键或单击确认按钮（）完成输入。如果不想接收刚输入的内容，可以单击编辑栏上的取消按钮（）或按Esc键。若

32、输入的文本太长，不能在单元格中全部显示时，可以用调整列宽的方法调整列宽，使列宽以合适的宽度显示。若输入的是数字字符，Excel将其解释为数字，通常输入的文本是以左对齐，而数字是右对齐。输入的数字可以是整数、带小数点的数和以科学记数法（12.345e-05）表示的数。(2)填充式输入当在工作表中输入一串有序的数据时，可以使用填充方式。自动填充首先选择一个有数据的单元格作为填充数据的开始，例如在B2输入数字2，然后将鼠标移到该单元格的右下角的控制柄上，如图5-72（a）所示，当光标变成“十”时，按下鼠标并拖动。在拖动的单元格中自动填充一系列“2”，如图5-72（b）所示。,（a）,（b）,（c）,

33、（d）,图5-72拖曳单元格自动填充,若在拖动鼠标时同时按下Ctrl键，按每次加1的规律自动填充，如图5-72（c）所示。还可以输入一些特殊的序列，如月份、星期等，如图5-72（d）所示。使用菜单命令实现填充时，首先选择一个有数据的单元格和要输入数据的区域，例如在B2单元格输入2，同时选择B2以下连续区域。然后单击【编辑】菜单中的【填充】命令，打开一个子菜单，选择其中的填充命令，如选择【向下填充】后，结果如图5-72（b）所示。使用【填充】命令如果用户在选定了单元格之后，单击【编辑】菜单中的【填充】命令，并从子菜单中选择了【序列】命令，弹出如图5-73所示【序列】对话框。在【序列】对话框中可以

34、设置范围更广的填充功能。,图5-73【序列】对话框,(3)输入日期和时间当需要在单元格中输入可识别的日期和时间时，单元格的格式就会自动由“通用”格式转换为“日期”和“时间”格式。可以使用多种格式输入日期和时间，例如输入：2006年5月12日，可以用：06-5-12或2006-5-1206/5/1212-May-065-12-062006年5月12日二00六年五月一十二日可以使用下边任何一种格式输入时间：1330183045820PM在默认时，输入的时间和日期在单元格中右对齐。如果Excel不能识别输入的日期和时间的格式时，将输入的内容视为文本，并在单元格中按左对齐。如果在同一单元格输入时间和日

35、期，时间和日期中间应用空格分开。如果希望在单元格中插入当前日期，按【Ctrl+；】键；插入当前时间按【Ctrl+Shift+；】即【Ctrl+：】键。,3.添加数据(1)插入单元格插入一个单元格的操作步骤是：1）单击要插入单元格位置，使之成为活动单元格；2）选择【插入】菜单中的【单元格】命令，此时屏幕上会出现如图5-75所示的对话框；3）在【插入】对话框的4个选项中选择一项；4）单击【确定】按钮，就在所需要的位置插入一个单元格。也可以一次插入多个单元格，方法是在打开【插入】对话框之前先选定多个单元格，再执行相应的插入命令。例如，在图5-76所示工作表的C5和C6单元格之前插入两个单元格，其操作

36、步骤如下：1)选定要插入区域，如图5-76所示(见下页)；2)单击【插入】菜单中的【单元格】命令；3)在【插入】对话框中选择【活动单元格下移】按钮；,图5-75【插入】对话框,4)单击【确定】按钮后，工作表形式变成如图5-77所示形式(见下页)。执行以上操作后，就可以在插入的单元格中输入数据了。插入单元格操作所移动的单元格都是相对于某一行或某一列的，其他单元格中的内容不会发生变化。,图5-76选择插入位置,(2)插入行和列插入行和列的操作与插入单元格操作基本相同，可以用以下方法实现：1）选择要插入行的单元格或行号；选择【插入】菜单中的【单元格】命令，在【插入】对话框中选择【行】命令即可。2）也

37、可以先选定一行，然后在【插入】菜单直接选择【行】命令。列的插入与行类似，只是选择的是插入列。,图5-77插入单元格后的工作表,4.删除与恢复(1)删除单元格的数据先选定要删除的单元格或单元格区域；然后选择【编辑】菜单中的【清除】命令中的“内容”项，单元格中的数据被清除后，可以输入新的数据。也可以在选择要删除的单元格或单元格区域后，按下键盘上的Delete键。(2)恢复删除的数据如果发现删除的内容有误，可以用下面的方法恢复这些数据：1）使用工具栏中的【撤消】按钮，即直接单击【撤消】按钮。2）使用键盘，用【Ctrl+Z】组合键撤消上一次的操作。连续使用以上方法可以撤消多次操作。5.复制和移动数据(

38、1)复制数据若已经建立的工作表中多次用到相同的内容，可以使用拷贝的方法重复多次使用，可以减少输入数据的工作量。复制可以用以下方法：,1）用鼠标复制：首先选定要复制的单元格或单元格区域；将指针放在选定单元格的黑边框上，同时按下Ctrl键不放；按下鼠标左键并拖到要放置的位置；释放鼠标，完成复制。2）用剪贴板或快捷键复制：操作与word相同。首先选择要复制的单元格或单元格区域；单击菜单【编辑】中的【复制】命令或工具栏上的【复制】命令，也可以按下【Ctrl+C】组合键；选择要放置的位置；单击【粘贴】按钮或用【Ctrl+V】快捷键。(2)移动数据如果要将工作表中某单元格或单元格区域的数据移动到工作表的另

39、一个地方，可以用以下方法：1）用鼠标移动：首先选定要移动的单元格或单元格区域，使之成为当前活动单元格；将指针放在选定单元格的黑边框上；按下鼠标左键并拖到要放置的位置；释放鼠标，完成移动。2）用剪贴板或快捷键移动：用剪贴板移动数据与用剪贴板复制数据操作相同，只是将单击【复制】命令变成单击【剪切】命令，按下【Ctrl+C】组合键实现复制变成按下【Ctrl+X】实现剪切。,(3)用鼠标右键复制和移动数据使用鼠标右键，完成在单元格之间复制和移动数据，也很方便，其操作方法是：1）选定要移动的单元格或单元格区域；2）将指针放在选定单元格的黑边框上并按下鼠标右键；3）拖动鼠标到要放置的位置，此时弹出一个快捷

40、菜单，如图5-78所示；4）单击【移动到此位置】或【复制到此位置】，完成移动和复制。,图5-78用鼠标右键实现移动或复制,6.工作表中数据的简单运算(1)数据自动求和自动求和操作步骤是：1）首先选择要进行计算的区域，可以是一行或一列，应是数值型数据。如图5-79所示；,图5-79选择求和区域,2）单击常用工具栏中的自动求和按钮“”，在选定的单元格的右一单元格中会给出结果，如图5-80所示。,图5-80用“,”自动求和结果,(2)利用快捷菜单自动计算利用快捷菜单可以很方便地完成对数据的自动求和、求平均值、求最大值、求最小值等计算。操作步骤是：1）首先选择要进行计算的区域；2）在状态栏中单击鼠标右

41、键，弹出如图5-81所示的快捷菜单；3）选择其中的命令，例如选择【最大值】命令，此时在状态栏中就会给出所选区域的最大值，如图5-81所示。,图5-81利用快捷菜单求最大值,7.公式和函数(1)公式在Excel2003中，输入公式必须以一个“=”作为开头，后边是输入的公式。公式就是一个表达式，它是由常量、运算符、单元格引用位置、函数和名称组成。运算符包括：1)算术运算符：+（加号）、-（减号）、*（乘号）、/（除号）、%（百分号）、（幂）。2)比较运算符：大于、=大于等于、不等于。比较运算符的功能是比较两个数的大小，其值为逻辑值TRUE或FALSE。3)文本运算符：&它的功能是将两个文本连接成一

42、个文本。以下是几种常用公式：=2003/6+18*5常量公式=（B3+C4）*0.025-12.5*D5带有单元格引用的公式=EXP（10.5+A3*B3）调用函数计算=C3*10B3比较运算=D4&F5将两个单元格中的字符连接,(2)输入公式输入公式的步骤是：1）选择要输入公式的单元格；2）在英文状态下，在编辑栏的输入框中输入一个等号“=”，或者在当前选定的单元格中输入一个等号“=”；3）在等号“=”后边输入公式；4）公式输入完后，按下【Enter】键、或者单击编辑栏上的【确认】按钮，单元格内出现公式的运算结果。例如，对“三门成绩的总分”计算，图5-82中所示的是输入公式。,图5-82输入公

43、式,(3)函数函数是系统提供并能执行某种运算操作的表达式。对函数有以下说明：1）函数是由函数名和圆括号括起来的参数组成。形式为：函数名（参数表）2）函数若是两个以上的参数时，参数间用逗号隔开，参数与逗号之间不要有空格。在参数表中，若一个函数的参数行后面跟有省略号（），表示可以使用多个同类型的数据参数,例如求和函数SUM（number1,number2,.）。3）函数也可以没有参数，但此时括号不能少。(4)函数的输入函数可以单独使用，也可以出现在表达式中。单独使用时与公式一样，以“=”开始。函数输入可以采用手工输入，也可以使用函数向导输入。1）手工输入对于一些简单的函数，可以使用手工输入。手工输

44、入时只要在“=”后直接键入函数名和相应的参数即可，例如：“=AVERAGE（d4:d6）”，表示求d4到d6单元格中数据的平均值。2）使用函数向导输入利用函数向导输入，可以引导我们一步一步地输入比较复杂的函数。使用函数向导,输入函数的步骤是：1）选定要输入数据的单元格，例如图5-83中的F4；2）单击【插入】菜单中的【函数】选项，或者单击工具栏中的【】插入函数按钮，出现一个【插入函数】对话框，如图5-84所示。3）在【插入函数】对话框的【或选择类别】列表框中选择输入函数的类别，例如选择“常用函数”。4）在下边给出的【选择函数】列表中选择需要的函数，如“SUM”函数。单击【确定】按钮后，弹出如图

45、5-85所示函数参数对话框。,图5-83选择单元格,图5-84粘贴函数对话框,在弹出的对话框中输入参数，例如参数为“C4：E4”，然后按下【确定】按钮，在选定的单元格中给出函数的结果，如图5-86所示。,图5-86SUM函数计算结果,图5-85输入参数对话框,(5)函数的分类Excel2003提供了大量能完成各种不同运算的函数，这些函数按其不同的功能分类为：财务函数、数学函数、统计函数、时间函数、文本函数、查找与引用函数、逻辑函数、信息函数和数据库函数，下面介绍几个常用函数的使用。,1）SUM函数SUM是个求和函数，它的一般格式是：SUM（参数1,参数2,）其中：“参数1，参数2，”是1到多个

46、需要求和的参数，对参数表中的各参数累加求和。2）IF函数IF函数是个逻辑判断函数，它的一般格式是：IF（Logical_test,Value_if_ture,Value_if_false）功能：进行逻辑值真假的判断。当值为Ture时，返回一个值；值为False时返回另一个值。其中：Logical_test为被测试的表达式，结果应该为真（Ture）或假（False）。Value_if_ture是当Logical_test为Ture时的返回值。若Logical_test为Ture，而Value_if_ture缺省，则返回值为Ture。Value_if_false是当Logical_test为Fal

47、se时的返回值。若Logical_test为False，而Value_if_ture缺省，则返回值为False。使用方法如下：,使用方法如下：在如图5-88所示工作表中选择单元格，如G4；,图5-88输入IF函数,在G4单元格中直接输入IF函数及参数。也可以使用常用工具栏中的插入函数或【插入】菜单中的【函数】项，出现IF函数参数对话框，在该对话框中输入参数，如图5-89所示。,输入后按下回车或【确定】按钮，在选定单元格G4中即可得到计算后的逻辑值，当“总分”大于246分时，给出“优”，总分小于246分时，给出“合格”。若需要在以下的单元格中也使用该公式求出等级，只要用鼠标按下G4单元格右下角控

48、制柄，向下拖动，即可以得到不同等级的结果，如图5-90所示。,图5-90IF函数运算结果,图5-89IF函数对话框,5.2.3图表和图形除了可以创建图表、对图表作各种编辑功能外，还可以对图表作格式设置，从而增强图表的外观显示效果。图形它能够提供比文字更多的信息和表现力。下面介绍图表和图形功能。1.图表(1)图表使用图表可以使用户更直观地分析和比较数据。Excel2003提供了14种图表，如图5-91所示，可把它们分为：柱状图、条形图、折线图、饼图、XY散点图、面积图、圆环图、雷达图、曲面图、气泡图、股市图、圆柱图、圆锥图和棱锥图几种类型。,图5-91选择图表类型,(2)创建图表在Excel20

49、03中，图表可以嵌入工作表中，也可以单独作为一个图表。创建嵌入图表的操作过程如下：1）首先选择要包含在图表中的单元格的数据，如图5-92所示；2）单击常用工具栏中的【图表向导】，或者选择【插入】菜单中的【图表】项，屏幕上会出现如图5-91所示的对话框。该对话框列出了Excel2003中可以建立的各种图表，可以从中选择一个。例如在【图表类型】中选择【柱状图】，在其【子图表类型】中选择【三维簇状柱形图】后，单击【下一步】；,图5-92选择要创建图表的数据区域,3）屏幕上又出现如图5-93所示的【图表数据源】列表框，该对话框给出了图表中所在数据的区域。此时若要修改，可以重新设定区域范围。在【系列产生

50、在】选项中，若选择【行】或【列】，则表示图表的X轴上的数据是当前所选行或列。完成以上设定后，按下【下一步】按钮。,图5-93图表数据源对话框,4）屏幕又会出现如图5-94所示的【图表选项】对话框，该对话框有以下选项：5）完成以上设置后，单击【下一步】按钮，弹出如图5-95所示的对话框。该对话框用于确定所做的图表是嵌入当前工作表还是放入一个新的工作表中，选择后单击【完成】按钮，到此完成了图表的制作。,图5-94图表选项对话框,图5-95图表位置对话框,在每一操作步骤中，如果单击【上一步】按钮，可以退回到上一步对话框的操作。完成后在工作表中出现一张图表。一般该图表的位置还需要进一步地调整，调整的方

51、法是：单击要移动的图表，在出现8个黑色的控点时，用鼠标拖动图表到一个需要的位置，然后放开鼠标。如果要改变图表的大小，只要用鼠标拖动控点即可。,2.图形(1)在工作表中绘图通过Excel的绘图工具，可以在工作表中绘制各种图形。Excel绘图工具栏如图5-97所示。若屏幕上没有该绘图工具栏，可以通过单击【视图】菜单中【工具栏】子菜单下的【绘图】命令，填加上绘图工具栏。1）画直线、椭圆和矩形绘制图形后，若需要对多个图形进行组合、叠加等操作时，可以使用【绘图】工具栏中的【绘图】菜单，使用菜单中的各个命令，完成对图形的叠加、组合、旋转和对齐、翻转，以及设置图形的格式等操作，该部分内容与Word是相同的。

52、2）用自选图形使用【自选图形】工具，可以绘出各种专业图形，例如流程图、标注等。,图5-97【绘图】工具栏,(2)导入剪贴画和图片剪贴画来自磁盘，通常分为许多类，例如商业、医学、教育等。除可以使用Office携带的剪贴画外，也可以使用来自其他文件的剪贴画。在工作表中导入剪贴画的方法是：1）首先选择放剪贴画的位置；2）单击【插入】菜单中【图片】子菜单的【剪贴画】命令；3）在【剪贴画】窗口中选择要插入的剪贴画后，在弹出的一个小菜单中单击【插入】命令，即完成剪贴画的导入；如图5-100所示。,图5-100插入剪贴画,调用外部图形软件制作的图片，对导入的图片进行编辑和修改的操作步骤是：1）单击【插入】菜

53、单中【图片】子菜单的【来自文件】命令，打开【插入图片】对话框，如图5-101所示；2）在【查找范围】对话框中给出要查找图片所在的驱动器，文件夹。在文件夹中选中要插入的图片，单击【插入】按钮，选中的图片即导入工作表中；,图5-101【插入图片】对话框,3）单击【视图】菜单中【工具栏】子菜单的【图片】命令，打开【图片】工具栏，如图5-102所示；4）使用【图片】工具栏中的各工具，可以完成对图片的编辑和修改。例如可以对图片设置对比度、亮度、剪裁图片等操作。,图5-102【图片】工具栏,(3)使用艺术字与Word2003中插入艺术字的方法相同，首先单击【插入】菜单，选择【图片】中的【艺术字】命令。或者

54、在【绘图】工具栏上单击【插入艺术字】按钮，打开如图5-103所示的【“艺术字”库】对话框，从艺术字样式中选择需要的样式后按下【确定】按钮，在编辑艺术字对话框中输入要插入的艺术字内容，并设定艺术字的字体和字号等，如图5-104所示，然后单击【确定】按钮，完成艺术字的插入。,图5-103【“艺术字”库】对话框,图5-104【编辑“艺术字”】对话框,5.2.4数据管理Excel工作簿的数据表格就是数据清单。Excel2003提供了一系列管理数据清单的功能，包括对数据清单的排序、筛选、分类汇总等。1.排序除前边介绍的简单排序外，还可以设置多个排序条件，应使用菜单命令实现。以“学生成绩单”为例，具体步骤

55、是：（1）选择要排序的数据表格中的任意一个单元；（2）单击【数据】菜单中的【排序】命令，弹出如图5-105所示的【排序】对话框；（3）在该对话框中，单击【主关键字】列表框右边向下箭头，在下拉菜单中选择需要排序的字段名，例如选择“总分”；然后选择主关键字是【升序】方式还是【降序】方式排序；（4）然后用同样的方式在【次要关键字】和【第三关键字】列表框右边向下箭头中选择需要的字段名，例如在【次关键字】选项选择“数学”；也可以只选择【主关键字】或只选择【主关键字】和,图5-105【排序】对话框,图5-106排序结果,【次关键字】，通常是根据要排序数据的复杂程度决定；（5）为了防止数据清单的标题被作为数

56、据进行排序，通常选择【我的数据区域】中的【有标题行】选项，缺省情况该项是选中的；（6）按下【确定】按钮，就可以看到如图5-106所示的排序结果。,2.筛选筛选包括自动筛选和高级筛选两种。(1)自动筛选1）首先单击数据清单中的任意一个单元格；2）单击【数据】菜单中的【筛选】项，在下级子菜单中选择【自动筛选】命令，数据清单变为如图5-107所示的形式，在每个列标题右侧有一个向下的箭头；,图5-107使用自动筛选的数据清单,3）单击要筛选的列的箭头，弹出一个列表，如图5-108所示，该列表的使用方法是：在下拉列表中选择任意一个数据，就显示与该数据相符的记录。,图5-108选择要显示的项,选择“前10

57、个”，则出现【自动筛选前10个】对话框，如图5-109所示，该项用于筛选数据清单中最大或最小的记录，其中左边的列表框用于选择最大或最小；中间列表可以输入或调式选择一个数字，表示最大或最小的若干记录或百分比；在右边的列表框中可以选择要显示的是项数还是数据清单值的百分比。例如筛选数学成绩前3名的记录，结果如图5-110所示。,图5-109“自动筛选前10个”对话框,图5-110筛选数学成绩前3名结果,(2)高级筛选高级筛选主要用于完成针对复杂条件进行的筛选。使用高级筛选之前，应该先建立筛选的条件。使用高级筛选的步骤是：1）首先在远离数据清单的位置设置条件区域。条件区域至少两行，第一行为字段名，第二

58、行以下为查找的条件。一般将数据清单的列标题复制到单元格，作为查找条件的字段名，然后在下一行输入条件。在条件区域中，同一行上的条件是“与”的关系，而不同行上的条件是“或”的关系。例如，在学生成绩单中，筛选出“数学大于80分”并且“英语大于70分”的学生，条件设置如图5-111所示。若条件为“数学大于80分并且英语大于70分”或者“数学大于80分并且物理大于75分”时，条件的设置应为如图5-112所示形式；,图5-111设置条件区域,图5-112设置“与”“或”条件区域,2）单击数据清单中的任意一个单元格，然后单击【数据】菜单中的【筛选】命令，在下级菜单中选择【高级筛选】命令，弹出如图5-113所

59、示的对话框。3）如果要隐藏不符合条件的记录，应单击【在原有区域显示筛选结果】项；如果要将符合条件的记录复制到工作表的其他区域，应单击【将筛选结果复制到其他位置】项；,图5-113【高级筛选】对话框,图5-112设置“与”“或”条件区域,如果只对数据清单的一部分作筛选，可以单击【列表区域】右边的【折叠对话框】按钮，然后在工作表中选取数据清单的一部分。单击【条件区域】右边的【折叠对话框】按钮，在工作表中选择刚才设置的条件区域。如果不想显示重复行，可以单击【选择不重复的记录】复选框；4）单击【确定】按钮，完成对数据清单的筛选。,5.3.1演示文稿的基本操作1.建立演示文稿2003(1)建立演示文稿单击任务栏的【开始】按钮，选择【程序】菜单中的【MicrosoftPowerPoint】命令则进入PowerPoint。进入后，屏幕出现如图5-114所示的PowerPoint2003窗口(见下页)。在屏幕右边出现【PowerPoint】任务窗格，PowerPoint2003