商务部岗位职责及工作流程

1、商务部的岗位责任和工作流程一、目的：明确自己的工作范围和工作流程，建立完善的跟踪和反馈机制，形成高效快捷的工作方式。二、适用范围：商务部负责的所有工作。三、工作责任：3.1业务订单处理3.2处理和管理对帐单、发票、应收款和销售统计报告3.3销售预测3.4物流审计和对帐单管理3.5设备原型申请流程管理3.6退货的流程和管理3.7合同处理流程管理3.8催款3.9商业资料的管理3.10招标和招标书的工作管理3.11部门会议的流程和管理3.12 eis系统crm模块管理3.13国内业务平台管理3.14市场信息跟踪3.15市场营销3.16国际商务四、工作程序：4.1业务订单处理：4.1.1根据销售需求起

2、草商务表，制作合同登记簿，登记系统，跟踪审查情况，每天更新登记簿，发邮件给仓库、生产和计划负责人。4.1.2根据销售要求，向仓库通知发货预定，发货后回收顾客的签名，制作后续的对帐单。当月发票发行销售检查，当月签1封2封，财务和商务分别留1封。4.1.3每天根据发货登记表更新手动登记表和系统发货信息，并完成整个流程。4.2处理和管理对帐单、发票、应收款和销售统计报告4.2.1对帐单明细成立，月末根据手动登记簿和商业表的信息，与仓库的发货登记簿和发货清单进行核对，将对帐单的结果发送给财务核对，根据财务要求提供每月的数据。4.2.2根据销售开票计划，对照发票，制作开票申请表，签字后交给财务发票，附上

3、发票，贴上销售胶带或发货，跟踪发票的签字情况。4.2.3月初作成销售统计表，核对统计报告和财务，确认无误后发送到财务，把社长、商务经理放进cc。4.3销售预测4.3.1月25日之前打印上个月的销售预测数据，统计本月相关产品的发货数据，确认销售和下个月的预测数据。4.3.2将确认的预测数据于26日登记到系统中。4.4物流审计和对帐单管理4.4.1根据仓库提交的收据，将相关信息更新为合同登记簿，包括每天发货的物流信息和费用。4.4.2根据总账的物流信息，核对从仓库带来的物流运费，确认后签字，交给商务经理审核签名，核对财务费用。 每次将监查的物流信息更新到总账和销售统计表，之后再查。4.5设备原型申

4、请流程管理4.5.1销售人员申请设备，由技术、技术负责人、财务、社长签字，扫描签字的设备申请书，发给仓库或该产品的提供者(后续申请流程提交给系统)。4.5.2用eis和总账更新设备申报单的数据。 必须根据返还时间提醒负责人回收回收的原型。4.6退货流程和管理4.6.1要求客户退货的产品，确认相关销售并填写退货申请书，由技术负责人和市场部负责人签字后，退货给生产部负责人，生产部检查后，交付仓库入库。4.6.2退货后，将自己的账单数据与财务进行核对，确认相关销售和账单的处理结果。4.7合同处理流程管理4.7.1根据销售要求起草商业合同、订单合同、退税合同、框架合同等。4.7.2起草的合同通过合同内

5、审查程序，由相应部门签字。4.7.3应销售要求发货，进行相应登记，跟踪合同签字完成的情况。 催促用户使用报告。4.7.4将自己签订的合同存档，编制统一的文件代码。4.8货款催款4.8.1统计每月和月末需要付款的客户，并向适当的销售人员催促。4.8.2平台信息的顾客在商务上进行跟进。4.9商业资料的管理4.9.1及时更新和上传招标所需的各种公司的商业资格证书。4.9.2更新招标后更新的公司资料和投标书共同部分的内容，上载文件，保存后准备。4.9.3及时更新和维护业务中使用的各种模板和各种表格。4.10招标和招标书的工作管理4.10.1根据销售和网上招标公告，准备应征销售的资料。4.10.2根据销

6、售得到的招标公告，按照招标程序，完成招标书的制作、审查，并与销售一起准备招标书的密封工作。4.10.3将招标文件上传到eis系统上。4.10.4投标后，每次将投标文件存档，提取内容并保存。 必须保证投标书的作用资料是公司的介绍、资质证明书、测试报告书等最新资料。4.10.5投标后，把投标价格制作成投标价格表，把所有投标价格信息汇总，发给市场部的领导和商务经理。 招标信息一览表、有无中标、有无合同、中标通知书返回，扫描上传4.10.6申请印刷投标书的费用并收费。4.11部门会议的流程和管理4.11.1部门领导举行每周例行会议，制作议事录并上传到eis系统，跟踪议事录的内容和实施情况。4.12 e

7、is系统crm模块管理4.12.1商业发票管理：订单、发货批准、确认并维护系统正常运行。4.12.2市场信息管理：输入客户信息，更新机会指导业务4.12.3销售预测：数据输入和检查。4.12.4文件管理中的商业资料的上传和维护。4.12.5维护crm模块：提交和修改模块功能，提交问题列表。4.13国内业务平台管理4.13.1向当地负责人发送信息并跟踪有意向与我们合作的渠道或合作伙伴。4.13.2对查询盘客户进行报价，签订合同，跟踪其后的执行。4.13.3由自己合作的代理或渠道合作伙伴、oem协议者签订合同，将自己签订的合同或合同存档，制定统一文件代码。4.13.4整理和总结国内客户平台的所有客

8、户信息资料。4.14市场信息跟踪4.14.1各销售市场客户信息的完整性检查和统计。4.14.2 .每隔2周按url地址检索招标信息。4.14.3各销售和产品经理对各市场客户的机会更新检查和统计。4.14.4检查市场人员的周志情况。4.15市场营销4.15.1网站、论坛、推特更新：网站维护：网站建设计划、进度跟踪、收集整理资料、向网站上传资料推进日常网站新闻更新论坛：推进论坛的选择，每引起话题讨论，进行交互式博客的日常维护，保持平日每天的投稿，现场工作，简单地宣传公司动向的慧聪网店管理：慧聪网店填写所有公司信息和产品信息的慧聪网店日常维护4.15.2推进场所、物资的准备管理：展览会企划：展览会场所的选择、场所的配置计划、宣传资料的准备(产品印刷物、网站配置资料)核对细节展览会的宣传企划、宣传事项、宣传执行展台设计联系、展台设计需求整理、展台价格协议、展台设计方案的意见，在会议上讨论、改进。4.15.3 eis宣传模块管理：定期添加新文件。4.15.4非研发性图书管理：盖章、每季度图书目录更新、借阅制度制定、借阅登记管理4.15.5市场资料管理：仓库宣传资料管理，每月的大致数量，日常出入登记，及时补充公司其他地区的