测绘成果资料档案管理制度

1、关于本公司的测绘成果资料管理机构为了规范测绘成果和资料档案的管理，确保测绘成果、资料文件的安全，促进测绘成果的广泛应用和档案信息化建设，建立测绘成果资料档案管理制度的新机制，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国测绘成果管理条例，结合我公司的有关规定第一章测绘成果资料存档制度第一条测绘成果和资料文件根据国家要求，制定存档范围和保管。第二条测绘成果和资料文件必须按照要求和一定编号的原则存档号码，存档资料完整，完整，分类整理立卷，文件主页为文件目录，制作文件目录卡，文件标题简洁准确，文件质量符合国家关系规范，标准第三条不得擅自变更文件的分类、组的数量、编号方法。第四条应当把存档的成果资料登记在完

2、整的登记册上，登记在电脑上查阅，统一管理和保存登记册(登记册见附录1 )。第五条长期保存的资料文件禁止用红墨、纯兰墨、圆珠笔、复写纸写，只能用兰黑墨、碳墨写，有利于长期保存。第六条成果和资料文件的领取、交接，必须附上清单，严格计算签名手续并填写交接登记表(参照附录2 )。第7条数据载体每年按顺序提取5%以上的读取检查，发现问题时，立即更换载体或重新开始急救处理。 第八条收到的文件必须立即整理、分组、归档、入库。 当年收到的文件必须在当年完成归档。第九条所有文件都必须登记，详细到文件级，尽可能用数据库和电子表格登记。第十条保密、防虫、防霉、防盗的工作定期检查文件保管情况，并就破损、变质的文件资料

3、立即向领导报告，提出处理意见。第十一条各部门应当设置专职或者临时工管理测量资料，明确职责，设置资料室和铁盘保管测量资料。第十三条将测绘成果资料的工作列入总经理工作日程，总经理或其负责人定期或不定期检查文件管理工作，及时发现问题，协调解决。第十四条存档进程见附录三第二章规定标准信息收集更新机构的建立1、目标：通过机制的建立和运行，保证公司产品相关法规和标准一致，能及时更新。2、要求：1)管理文件的制作和流程图2 )法律法规的收集3 )更新、存档4 )审计等后续管理3、目的：通过对外国法规标准的收集、注册、审查、发行和使用等过程的管理，确保收集和及时更新公司产品相关的法规和标准。 新产品的设计开发

4、，在审查过程中发挥重要作用的各地方，使用有效版本的法规和标准，防止未更新状态和失效文件的误用。4、范围：适用于公司质量体系相关的外来文件和产品相关法规和标准能量控制，包括质量管理标准、统计技术方法、产品相关法规和标准5、职责：由文理集团负责外来文件的领取、登记、发行和更新。 负责人审查文件内容，决定文件的使用方式和发行范围。 技术人员监督管理文理集团的工作。第三章测绘成果资料借阅制度第一条为开发文件信息资源和企业的发展，为社会主义建设提供更好的服务，根据中华人民共和国档案法，中华人民共和国档案法实施办法，结合本公司的有关规定制定本制度。第二条档案室应当根据工作需要建立必要的目录、卡片、索引等检

5、索工具，编辑档案室和各种档案室参考资料，积极开发档案室信息资源，为公司提供服务。第三条档案室保管的文件主要由本机构使用，不在开放的使用范围内。 对外提供使用必须得到领导的许可。第四条各种文件根据规定的检索范围使用。 检索者能如实说明文件的目的和内容，办理满足检索条件的手续后才能检索，只能在文件阅览室检索。 在特殊情况下需要借出的阅览者，必须得到主管领导的批准。第五条本机关工作人员借用本人职能范围内的文件，办理借用登记手续后可以借用的本人职能范围外的文件，必须经主管领导或者文件管理部门负责人批准。第六条使用者借用文件，必须办理借用手续，填写档案借阅登记表 (参照附录4 )和文件使用效果的登记。

6、借用机密、极秘书类资料，须由主管管理者和保密负责人签署意见，经总经理批准后再借用(见附录5 )。第七条利用文件一般需要在档案室查阅，从外部借用者，必须得到文件公司领导的许可。 借用会计文件，拆卸原帐，不得按期归还。第八条使用者必须注意保护文件，不能分解文件，不能折叠文件，不得在文件上做圆圈，做记号，做其他标记，不能污染文件。 未经许可，不得转让给他人，擅自复制或摘录文件。第九条科技资料项目的参考底图、计算书、概况、事前、决算资料一概不出借，确实需要复印的，必须经公司有关领导批准注册，并将复印件提交档案室处理。第十条未经文件管理者同意，不得抄写、拍照、复印所查文件的内容。 其中有关文件的内容必须

7、复制、复印. 在主管的许可下，只能在文件阅览室进行。 使用者必须对有关文件的内容保密。第十一条绘画成果和资料文件的利用者，必须妥善保管借来的文件。 不得借用、丢失、拆卸或损坏文件。 文件正本不得画线、填写、涂鸦、涂鸦、污损。 未经许可不得抄写或复印文件。 不能向无关的人泄露资料的内容。第十二条不得借用国家机密级测绘成果，擅自复制。 确实为了工作需要复印的，必须通过国家机密级别的映射成果得到部门的批准，并在原来的机密级别进行管理。第十三条调查人应当按照规定清洁文件，清洁文件时，文件负责人应当当面严格检查。 如果发现与原案不一致，就要适当处理。第十四条阅览者应当保守文件的机密，损坏文件或者擅自泄露

8、文件内容，对国家、公司(集团)、个人造成损害和不良影响的，应当按照档案法和档案法实施办法的有关规定处理，情节严重的，应当追究法律责任第十五条档案室应当收集档案室利用效果的反馈信息，不断总结档案室开发利用的经验，并做好档案室开发利用工作。第十六条借用流程见附录六第四章档案室管理制度第一条为了确保文件的安全，最大限度地延长文件的寿命，为了为社会和公司服务文件，制定本制度。第二条保管文件应当拥有专用仓库，必须设置管理责任人。 在仓库内采取有效的防护措施，保证文件的安全。第三条档案室是保管档案室的专用区域，任何人不得在档案室保管与档案室无关的东西。第四条橱柜(架子)的配置垂直于窗户，橱柜(架子)和橱柜

9、(架子)、橱柜(架子)的背面和墙壁保持一定距离。第五条文件、文件、文件的文件门和运营商不得根据各项目的目录编制规定(总目录、分类目录、文件内目录等)进行科学分类、整理、管理，擅自移动文件的文件场所。 调出文件进行利用，加工整理，归还时必须立即回到原来的地方。第六条文件出入仓库，必须建立严格的登记制度。 包括文件的入库，库存文件调用室外和日常的调查、归还。第七条新接收的入库文件必须严格检查。 有龋齿、霉菌等问题的文件经科学处理后再入库。第八条档案室内必须准备温湿度计和记录本，坚持每天的记录观察，做好温湿度控制工作，保持良好的保管环境，持续改善保管条件，在档案室内设置温湿度计。 环境温湿度要相对稳

10、定，仓库温度要控制在14-24之间，相对湿度要控制在40-60%之间。第九条光盘或磁性介质文件使用防磁柜保管。第十条档案库应当设置防犯、防火、防湿、防尘、防虫、防老鼠、高温防止、强光防止等“八防”的设备和措施，宣传贯彻上级安全防火的规章制度，确立防火意识。第十一条档案室管理者每年春末在橱柜(架子)中放入防虫剂，定期进行检查，在发现情况时进行处理。第十二条档案室应当设置防火防盗装置，设置消防器材，加强防火、防盗工作。 档案室的周围要关灯，下班的时候要关上电门。 室内严禁吸烟，严禁将易燃爆炸物带入档案室。第十三条仔细检查仓库火灾的危险性，发现问题后立即向领导报告，采取有效措施，防患于未然。第十四条

11、定期检查消防器材，放在定点。 管理者理解其性能，可以熟练使用。第十五条档案室管理者必须维护档案室的安全性能，不得破坏安全设施。 文件室内白炽灯不得随意更换荧光灯，不得随意更改照明线路。第十六条不得擅自设置电气开关和其他电气设备。 不得乱接临时线或混线。第十七条档案室照明不采用自然光源，不得擅自打开遮光窗帘(或遮光罩)。第十八条文件入库前必须消毒除尘。 必须定期做室内清洁卫生工作。第十九条文件的保管和提取利用均由档案库管理员进行，其他人未经许可不得出入档案库。第五章文件工作人员的要求第一条认真学习档案法和保密制度，贯彻执行文件工作规章制度，理解文件工作方针，掌握文件管理工作的基本技能。第二条文件

12、管理者签署保密合同。第三条忠于职务，负责完成测绘成果和资料的收集、整理、保管、鉴定、统计等各项具体工作。第四条积极开发文件信息，制作各种文件检索工具和参考资料，为生产、科研等工作提供服务。第五条负责文件的租赁登记和效果收集。第六条负责文件仓库的管理，做好“八防”工作，确保文件的完整和安全。第七条精通馆藏，做好文件利用工作，积极积极热心为用户服务。第八条积极参加各种文件管理培训活动，不断提高自己的业务素质和岗位工作质量。第九条加强团结合作，遵守工作纪律，严格执行各工作制度。第十条严格遵守保密制度，制造公司秘密保证公司的秘密安全。第六章文件鉴定销毁工作规定第一条为了优化档案室的档案室，加强档案室的

13、保管和有效利用，对于自己超过保管期限的档案室，应该根据“审查细致、保留宽大”的原则，立即进行鉴定销毁。第二条文件鉴定销毁工作必须在本公司文件鉴定指导小组的指导下进行，小组成员由主管文件工作领导、有关职能负责人和资料室人员组成。 具体工作由文件部门和与形成文件内容相关的职能部门共同进行。第三条测绘工程鉴定文件应当按照公司公布的档案保管期限表进行。第四条鉴定文件采用直接鉴定法，对文件的内容、名称、来源、完全精度等，分文件、文件、页进行审查鉴定。 再考证、修订的必须用文件准备表说明。 关于判定结果，必须书面报告。 需要延长保管期限的文件，必须注明有关文件和文件的备注表第五条销毁文件必须严格把握。 慎

14、重地工作。 鉴定结束后，必须登记无保存价值的文件，制作废弃文件，提交废弃报告，经过主管领导和文件室的审查签名盖章，报告公司的审查和备案，然后废弃。第六条销毁文件，必须派遣两名以上监察员在指定地点处理，防止文件丢失和泄漏。 销毁者、监管者、批准者、鉴定小组人员在销毁簿上签字，表示责任。第七条已经过期，属于国家重大工程项目的测绘文件，必须根据需要适当延长保管期限。第八条应废弃的文件不得转用或用废纸销售。第九条销毁国家机密图纸和测绘成果，必须得到省测绘行政管理部门的许可。第十条被废弃的文件毫无疑问是被废弃的文件，为了防止丢失和泄露，严禁将文件卖给废品收购部门和收购者。 文件被销毁后，监管者必须在被销

15、毁的名单上签字确认并表明责任。第十一条必须销毁和保存鉴定报告、清单和审查文件。第七章资料文件复制制度第一条为保护资料的机密，保护党、国和公司的利益，做好资料复制利用的工作，发挥文件的社会利益和经济利益，制定本制度。第二条文件的复制由负责人严格按照复制制度执行。第三条文件复制工作人员必须遵守文件的保密规范，维护文件的绝对安全。 要复印普通文件，必须在得到档案室领导的批准后，再进行复印登记手续和复印。 确保复印质量。 非文件工作人员拒绝参观。第四条档案室一般不向借用者提供秘密和技术资料的概况、事前、决算资料的复印件，确实需要复印件的，应经有关领导批准和登记，将复印件提交档案室处理。第五条借用人需要

16、复印文件时，必须说明使用目的和范围，不得要求复印与使用目的、范围无关的文件，特别是机密文件。第六条复印工作人员必须遵守复印机的操作维护规程，经常注意复印机的动作状态，注意保养。第八章文件统计工作规定第一条文件统计包括文件数量、保管情况、鉴定情况、利用情况以及文件部门基本情况的统计，文件部门编制上述各情况的帐簿，定期进行统计分析。第二条各种文件的统计由管理的文件负责人负责统计，文件统计工作的明细表由部门管理领导指定的负责人负责填写。第三条保证统计资料的正确性、体系性和及时性，及时完成、连续、提交。第四条关于报告文件的统计报告，由本部门负责人和统计负责人签字，负责统计资料、报告的正确性。第五条定期

17、统计文件利用情况，每年年底统计当年的文件借出人数、答案数，总结文件利用效果。第六条各种文件统计报告和综合统计表，均须保留档案的初步调查。第九章文件保密制度第一条为了保护文件的机密，保护党、国、人民和企业的利益，严格执行保密法、档案法确保文件的完整性和安全。第二条文件机密等级的定义、变更、解密必须严格遵守国家规定。第三条文件机密保存的文件不在开放利用范围内，只限公司员工使用，不对外提供利用。 外部机构需要调查利用者，必须得到主管领导的批准。第四条查阅和利用文件，必须严格履行登记手续。 用户必须持有本公司的介绍信(查科学技术资料必须得到本公司总技术人员的批准)。 同时必须得到档案部门领导的同意，借用机密文件，必须得到管理领导的批准。第五条利用者借用的文件必须说明利用的目的和范围，不得要求阅览与利用目的、范围无关的文件，特别是机密文件。第六条使用者必须维护文件机密的安全，不得在个人记忆设备和其他记录工具等个人用品上记录文件机密。 不