机关公文发文要点

1、机关公文发文要点研讨2014年8月1日,根据党政机关公文处理工作条例（中办发 201214号）和党政机关公文格式（GB/T 9704 2012）（以下简称“机关公文”，下同），以及文秘组在实际工作中的经验和体会，编写出以下发文要点，详细的可看“条例”和相关的国家标准（吴共享）： 新的机关公文从2012年7月1日起执行，1996年 5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和 2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法停止执行。,目前，普遍使用Microsoft Word编辑文本文件，包括所有表格。公文用纸一般采用标准A4型，左侧双钉，正式文件必须使用双面打印。 一、发

2、文要求 1.发文字号 编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），阿拉伯数字后加“号”字。如：穗经普字20131号、穗经普办字20131号、穗经普办函20131号等。 上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。,2.标题 标题一般使用2号小标宋体字我们选用“文鼎小标宋（简体）”，行距为固定值约36磅（使用“格式段落”），编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。 3

3、.主送机关 主送机关即收文件的单位。属下行文的，一般主送各区、县级市普查办或调查办（对口单位）。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。,4.正文 公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字（行距为固定值约30磅1磅），编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。通常还可以再加二层，即第五层和第六层。我们从“条例”中没有发现一定要顺序使用一至四层。所以，平时有用“一、”和“（一）”搭配，也有用“一、”和“1.

4、”或者直接用“1.”和“（1）”的。文章中的所有数字采用“Times New Roman”字体。,5.附件说明 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 6.加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）

5、一行之内。 联合行文（略）。,7.成文日期 一般以最高一级签发人签名的日期为准。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），例如：2014年8月1日。 注意：送底稿给领导审批签名时，不要打上成文日期。 8.附注 如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。例如：（联系人：，联系电话：831263）,9.附件 附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。 附件以表格形式出现时，不能使用Exc

6、el格式（必须转换成Word格式或使用Word格式进行编辑）。当纵向版面不够宽度时，版面不可以旋转（不可以使用横向版面），只可以是表格旋转（见附件表格实例）。,10.公开方式 公开方式位于抄送机关或印发机关上二行，左边不留空格，用3号黑体字。其主要形式有三种：主动公开、依申请公开、免于公开（一般由拟稿人和核稿人共同确定），用3号仿宋体字。 11.抄送机关 如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。 如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方

7、法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。,12.印发机关和印发日期 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。 注意：印发机关和印发日期，必须放在双页最后一行。当双页公文排版后所剩空白处不能容下“印发机关和印发日期”时，要插入2页空白页，以保证印发机关和印发日期放在双页最后一行。,13.页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版

8、记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。插入页码有以下几种方法： 视图页眉和页脚页面设置版式选“奇偶页不同” 在页眉和页脚间转换插入页码选4号宋体，加横线和空格。 直接套用格式。 插入页码对齐方式外侧，选4号宋体，加横线和空格页码对齐方式外侧确定（此方法比较简单，且以前很常用，现属于非标，但在非正式文件中还很常用）。,二、编辑和排版 1.编辑 文件页面设置页边距版式 上 3.7 下 3.0 页眉 1.5 左 2.8 右 2.8 页脚 2.7 2.排版 每页最后一行尽量不放置标题（大、中标题）。 3.特殊情况处理 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期

9、时，可以适当采取调整行距、字距的措施解决。 4.校对人、拟稿人核稿签发（略）,三、经普办常用的几种公文 1.以领导小组的名义发文。由经普领导小组组长或组长委托的副组长签发的文件，使用文号：穗经普字2013号。 2.经普办发文。由经普领导小组副组长或经普办主任签发的文件，包括： 转发上级文件、联合发文、重要的方案、细则、通知等，使用文号：穗经普办字2013号。 与平级单位商定工作、有关调研等，使用文号：穗经普办函2013号。 会议纪要，使用文号：穗经普办2013号。,3.其他文件、资料 便函、邀请函 会议通知 培训通知、上报工作进度、工作小结等 简报、简讯 四、发文时要注意的地方 1.对于下发的

10、普查方案、办法、细则、规定、重要的问题解答以及转发国家、省的有关文件等，要有“发文通知”。表明文件的来源，要求下级如何执行等。转发文件时，附件一般采用原件复印（有上级机关公章方为有效）。网络版或印成书籍可以不使用原件。 2.便笺、便函、函件等文件，第一页不标注页码。,3.请示、函件和会议通知要有附注（即：“联系人和联系电话”），以备上级、对方单位或参会人员查询。 4.当简报或资料的页数为34页时，可采用A3小册子方式打印（见后面打印实例）。 5.文件印好后的交换流程（一般交换分为两种）： 普通交换。只需将文件信封用订书钉封口，在当天早上九点前送到局办公室文件交换室。 机要交换。必须将文件信封用胶水或浆糊封口，在前一天下午四点前送到局办公室文件交换室，并要告知交换员要求对方签收，以备查找文件下落。,五、打印实例（以Konica751为例） 1.打印A3小册子 属性 基本 纸张尺寸 选“A3” 布局 打印类型 选“小册子” 排纸处理 打 “折页” 选“折页” 确