公文写作规范课件

1、日常公文写作规范,二O一三年十一月十二日 刘海燕,目录,日常应用文分类 公文格式规定细则 总则/细则/其他公文/细则 请示/报告/总结 心得,信证 凡出言，信为先。 礼仪 礼者，敬而已矣。 宣 记,日常应用文分类,行政公文：国家行政机关公文处理办法中将行政机关分为十三类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 日常应用文：条据类、告启类、书信类、电文类、公约类、公关礼仪类、记录类、民俗类八大类 专用文书：计划、总结、调查报告、经济合同、经济活动分析报告、简报等 新闻宣传文件：消息、通讯、评论、广告等 法律文书：起诉状、上诉状、申诉状、答辩状等 学术

2、论文,公文格式规定细则,总则 为使集团的公文格式进一步统一、严肃、整洁、标准化，提高公文质量，特制定本细则。 公文一律采用A4型纸， 推荐页边距上下2.54 厘米，左右3.17厘米。,常用格式简表,发文单位名称,发文字号,标 题,抬头,正文,附件,发文时间,签发人：,抄送栏,拟稿,校对,公文格式规定细则,眉首： 指文件首页红色反线以上部分，包括发文单位标识、发文字号、签发人等内容。 发文单位标识：发文单位标识为公司名称或规范化简称。集团及各公司、职能部门为“山东和生集团”，分公司文件为“诸城市和生食品有限公司”、“诸城六和东方食品有限公司”，“诸城康诚农牧发展有限公司”小初号字，红色，宋体，加

3、粗，居中。,公文格式规定细则,眉首 发文字号：发文字号由公司代字、用括号括入的年号、顺序号组成，如“诸和字（2013）1号”，用4号仿宋体标于发文机关标识之下、红色反线之上靠左位置。字号需连续编号，不编虚位，不加“第”字。四号，仿宋。 规定为：集团总部发文用“和生总字”、“和生财字”、“和生人字”，诸城和生食品公司用“和生食字”，东方食品公司用“东方食字”，康诚牧业公司用“康诚牧字”，公司下属部门编制制定部门文件编号，文件格式参照集团文件格式制定，如“和生食产字”、“东方食财字”等。,公文格式规定细则,眉首 签发人：集团、各公司文件由总经理或其委托的副总经理签发，公司下属部门由部门负责人签发，

4、标于红色反线之上靠右位置。四号，仿宋。 发文字号、签发人下有一文件红色反线，线上部分为眉首。,公文格式规定细则,题目：三号，黑体，加粗，居中。 文件抬头：即文件发往单位名称。文件抬头位于文件标题之下左侧顶格位置。文件抬头如有两个以上单位的，应先列主要单位，其次是其他单位。发往事业部所属部门的文件，其抬头排列一般为：各部门、各分公司。少数文件如决定、通报、会议纪要等，没有抬头。四号，仿宋。,公文格式规定细则,正文：每段首行空两格，四号，仿宋。从左至右横写、横排，如文件内容较多，超过一页，可字体调整至小四号，或调整行距不低于单倍行距，使文件整页显示。 建议：一般每页排25行，每行排29个字。结构层

5、次数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词组、惯用语、缩略语及具有修饰色彩语句中作词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。,公文格式规定细则,附件：如有附件，应于正文之下（空一行）、文件落款之上，注明附件的顺序和名称。主件和附件要装订在一起；不能装订在一起的，应在附件首页的左上角注明主件的发文字号。格式同正文。,公文格式规定细则,落款：正文末尾加盖的发文单位印章和成文时间（注：正文末尾不再署写发文单位名称），位于正文以下偏右位置，距右端空2-4个字位置。成文时间以最后签发日期或会议讨论通过的通过日期为准。

6、有公章的各分公司公文均应加盖印章。格式同正文。 印章应端正盖在日期中间的上方，上距正文5毫米，居中下压日期。,公文格式规定细则,抄送栏：四号，仿宋。下划一横线分隔。 拟稿人、校对人栏：置于文件末页靠近页脚处，分居左右两侧，用于标示文件主办单位拟稿人、相关单位核稿人。四号，仿宋。 页码：文件超过一页应加页码，位于页脚右侧，小五号，宋体。,常用格式简表,机关名称,发文字号,标 题,主送机关,正文,附件,发文时间,小初号字，红色，宋体，加粗，居中,四号，仿宋,三号，黑体，加粗，居中,四/小四，仿宋，根据文章长短调整行距及字号，常报文件尽量一页显示。,存档稿手签,范例,签发人：,抄送栏,拟稿,校对,四

7、号，仿宋,公文格式规定细则,其他公文 对外传真公函、内部签呈 格式详见附1、附2样例。 其他文件格式，由使用部门参考本细则自行规定。,公文格式规定细则,附则 集团签发的集团及财务文件原件应在事业部财务部存档，相关部门存打印版复印件；各公司文件在公司企管部存档；其他部门文件在本部门存档。 文件原件应有签发人本人签字，下发文件可使用打印版文件。 超过2页的文件应装订，统一装订于文件左上方。 本规定自2013年11月12日实施。,请示-注意事项,一文一事 主送一个机关，不越级请示 语气谦恭，不能以决定的口吻说话。如在写请示事项时，只能写“拟”怎么办理，不能写“决定”怎么办理。 不能与报告合用。,报告

8、-向上级机关汇报工作，反映情况、提出意见或者建议，答复上级询问。,报告缘由：三言两语表达，不能多写 报告的事实和问题：突出重点，既有概括性，又有具体性。事件写明起因、经过、结果；问题写明产生原因、表现、影响、解决办法。 结束语：提出建议或意见，供领导参考，注意不要当成请求事项。或者“特此报告”、“请指正”等一语结束。,报告-要求,除综合报告（年报、季报）外，一文一事 中心突出，不要面面俱到 实事求是 报告请示务必分开,请示与报告的区别,目的不同。报告是陈述性的公文,重在汇报工作、反映情况、提出建议；而请示是请求性的公文，重在获得批准，解决问题。 时限不同。报告是在事前、工作进行中和事后都可以行文，而不需要上级批复的公文；而请示则必须在事前行文，请上级批复。 内容不同。报告的内容可以是多方面的，不能写请示事项；请示的内容单一，请求事项明确、具体。,工作总结的要领,基础：实事求是，一分为二。