信息资源管理第二章精讲.ppt

1、第二章 信息资源的过程管理 2.1 信息采集 2.2 信息组织加工 2.3 信息存储与检索 2.4 信息服务,2.1信息采集 信息采集就是根据用户的特定需求或管理工作规划的需求，用科学方法收集、检索和获取特定信息的活动过程。 2.1.1 信息采集的任务 信息采集的任务根据特定的目的和要求将分散在不同时间和地点的信息收集和聚集在一起的过程。,1.针对适用性: 首先弄清楚信息机构服务对象的范围、历史、现状和趋向以及对信息的需求和利用状况： 其次要弄清楚他们所需求的信息的分布状况： 最后弄清楚通过什么渠道、何时能提取获得这些信息 2.系统、连续性: 纵向系统（按产品、工艺、学科、和专业进行积累） 横

2、向系统（按信息的载体进行积累） 3.计划、预见性：关注信息的发展趋势 4.科学、可靠性：采用科学方法研究信息的规律 5.计划、经济性：要有一定的科学的规划以满足需求 6.及时有效性：还要注意其时效性,2.1.2 信息采集的原则,信息源即为信息收集的对象。 从便于对信息进行收集的角度将划分为零次信息源、实物型、记录型和智力型 1.零次信息源：是指各种渠道中由人口头传播的信息，是信息客体的内容直接作用于人的感官而获得感觉的结果。具有直接性、及时性、新颖性、随机性、非存储性等特征对于科技和经济活动有不可忽视的作用：,2.1.3信息采集的对象,2 .实物型信息源是由实物携带和存储的信息，直观生动，易于

3、理解和吸收 特点：直观、真实、隐蔽、零散。 3.记录型信息源包括由传统介质和各种现代介质记录和存储的知识信息。特点是传播信息系统，便于保存、积累、利用和收集 4.智力型信息源：表现为人脑存储未编码的知识信息。由于人的活动懈怠，难以记录和保存，甚至无法言传。,企业竞争信息源分类（来源） 公共信息源 政府信息、媒体信息、图书馆、科研机构、行业协会、证券交易所信息、展销会、互联网 非公共信息源 人际关系、销售队伍、观察、招聘竞争对手骨干、收集废弃物信息 企业内部信息源,2.1.4 信息采集的过程 信息采集的过程一般可以分为以下几个步骤：需求分析、确定采集途径和策略 、采集实施、结果评价整理数据和编写

4、等。 1.需求分析 确定信息服务的对象 确定信息采集的内容 确定信息采集的范围和量 其他因素,2.1.4信息采集的过程（续） 2.确定采集途径 采购、交换、现场收集、索取、检索、复制 3.确定采集策略 采集策略就是具体的执行方案，根据选择的系统不同，选择适当的执行方案。 4.采集实施和结果评价 采集实施过程要注意监控， 采集事实所得到的初步结果要及时进行评价。 5.整理数据和编写报告,?,2.2 信息组织加工 我们从各种渠道收集到的信息需要经过筛选、描述揭示、加工、序化、存储，才能形成信息供人们使用。 信息加工是指将采集来的大量原始信息进行筛选和判别、分类和排序、计算和研究、著录和标引、编目和

5、组织而使之成为二次信息的活动。,2.2.1 信息的筛选 信息筛选是指对原始信息有无作用进行的检查和挑选。 1.筛选步骤 1）信息整理：信息整理要求将杂乱的信息进行有规则的放置，以方便今后进一步开展工作。 2）浏览审阅：是将错误明显或者无用的信息清除掉，而保留真正有用的信息，对无法确定其去留的信息则暂时放置一边，留待进一步处理。 3）再次审核：对于一时判断不准的信息必须采取会诊或者其他的科学方法，再一次对其分析研究，以便确定其取舍，提高信息筛选的准确性。,2.2.1 信息的筛选 （续） 2.筛选目的 目的：防止不良信息混入其中而造成错误的判断与决策。 不良信息：虚构信息、添加信息、拼凑信息、变形

6、信息、偏颇信息、残缺信息、模糊信息和走样信息 3.筛选方法 感官判断法：直觉判断 分析比较法：对比分析 集体讨论法：集体智慧 专家裁决法：专家素质 数学核算法：较为精确 现场核实法：费时费力,2.2.2 信息的分类 信息的分类是根据选定的分类表，对杂乱无章的原始信息进行分门别类的处理。 基本分类的程序和方法包括： 1）确定分类方法：是实施信息分拣的基础。可按地区、时间、内容、主题的不同作为划分信息的方法；也可组合上述分类法进行综合分类，比如时间地区分类法、内容地区分类法等综合分类法 2）实施信息分拣：根据确定信息分类方法的要求对信息资料进行分拣 3）进行信息排序；按关键词对信息进行排序，使之成

7、为井然有序的信息体系,2.2.3 信息的评价 如何对信息进行评价，掌握和利用适合的信息源，搜集、选择对用户有价值的信息是信息管理活动急需解决的问题。 我们可以通过对信息源、信息准确度、信息费用3方面的评价来判断信息是否有价值，价值有多大,2.2.3 信息的评价信息源评价 信息源的评价 1）直接评定法：就是按照对信息源的一般要求制定一些标准或者指标，从不同的角度和侧面对信息源的价值给予评分评定。 直接评定法指标：报道及时性、信息完整性、技术新颖性、科学可靠性、叙述简明性。 用上述五项指标，采用10分制，对各种信息源进行行评分评定后，得分相加，便是该信息源所得的总分。 评定方法比较粗浅，不能准确地

8、揭示信息源的真正价值。,2.2.3 信息的评价信息源评价 2）间接评定法：通过信息用户来评价信息源。 以调查表的方式调查用户对信息源的需求和利用情况，然后由信息工作者对调查所得到的数据进行统计分析和对比，对信息源的价值作出评定。 利用该法，可以把调查和评分结合起来使用。评分可以采用采样10分制或其他评分制。每个用户的评分虽是主观的，但最后由信息工作者对大量用户的评分进行统计分析后将会得出较为客观的结论。 具体程序：,设信息人员将有n个项目的m张表收回后汇总成下表的形式。表中aij是被调查者i对第j个信息源的评分表,2.2.3 信息的评价信息源评价（续3）,为了确定被调查者对所需评定的的源认识的

9、重要性次序，可采用如下指标进行比较，较大者较重要。,1）计分平均值：用被调查者（指有效地被调查的人）的人数去除他们这些被调查者给某一信息源所给评分和,2）评分比重：某一信息源所得全体被调查者的评分和，在全体被调查者给所有信息源的评分总和中所占的比例。,3）最高评分频度：全体被调查者给某一信息源的全部评分中最高分数的人数所占的比例。,2.2.3 信息的评价信息源评价（续3）,4）平均名次指标：首先将全部信息源分别就各个被调查者的评分排队，列出名次，这样每个信息源就得到与被调查者数量相同的名次数目，然后用被调查者总数去除名次的数值和，便是相应项目的平均名次，较低者较佳。,2.2.3 信息的评价信息

10、源评价（续3）,信息源间接评价实例,信息源的平均平分为：,各信息源的评分比重为：,各信息源的最高评分频度为：,平均名次表,各信息源的平均名次为：,从上述各评价指标值可知，所调查的5个用户对所列四种信息源的评定结果是，快报最为重要，依次是期刊、图书、文摘杂志。,2.2.3 信息的评价信息准确度的比较评价 信息准确度的比较评价 第一种角度从各个方面获得同一种信息进行比较评价 从不同的信息源获得同一性质，对这些信息进行比较 定期、系统收集信息，调查过去同种信息是否出现并和新获取的信息进行比较评价 从多种信息源搜集、分析同种和相关信息，与切题的信息进行比较评价,另一种角度，是从信息所含的6个要素进行评

11、价。即What, Why, When, Where, Who, How, “5W1H”。 把信息分成6个要素，按要素分成不同的组； 把各组中具有共同点的信息抽出来形成信息形态； 把组成信息形态的要素分别同原信息进行比较； 据比较结果对被认为最有共同点的原信息做进一步检验。,2.2.3 信息的评价信息的经济性评价 所需信息存在率的评价 信息源、载体、实物是否存在，如何获得以及难易程度等 所需信息适合率评价 获取的信息与所需的信息的吻合程度 所需信息可信性评价 对于二次三次信息，评价其可信性 注意： 信息的提供、评价和利用等环节都是由人来进行的，因而不可避免地会产生无意识或有意识的错误,在按照上述

12、方法进行信息评价之后 ，还可以按以下六个标准对信息进行综合评价，分出等级，以便于识别： 从其他信息源得到确认 通过检索相关信息等措施大致被认为是确切的信息 从过去同种信息的可靠性来看，虽不能说绝对确切，但的可能性很大 似乎不是错误信息，但很值得怀疑 不太真实 不能评价其可靠性,2.2.3 信息的评价信息的经济性评价（续）,出现信息错误的原因及内容,2.3 信息存储与检索 2.3.1 信息存储 信息存储是指将经过科学加工处理后的信息资源 （包括文件、图像、数据、报表、档案等），按照一 定的规定记录在相应的信息载体上，并将这些载体按照一定特征和内容性质组织成系统化的检索体系。,1.意义和作用 重要

13、意义主要体现在以下几方面： 有利于增大信息资源的拥有量 有利于集中管理信息资源 有利于开发高层次的信息资源 有利于充分利用信息资源，提高工作效率等。 作用 方便检索、利于共享、延长寿命、方便管理 2.原则和基本要求 原则：统一性、便利性、有序性、先进性 基本要求：求全、求新、求省、求好,2.3 信息存储与检索（续）,3.信息存储的类型 人脑、语言、文字、书刊、电磁波、计算机、新材料等载体存储 4.信息存储技术 传统的信息资源存储技术主要是纸张印刷存储技术 现代信息资源存储技术主要包括缩微存储技术、声像存储技术、计算机存储技术以及光盘存储技术，他们具有存储容量大、密度高、成本低、存取迅速等优点，

14、所以获得广泛应用。,2.3 信息存储与检索（续）,信息检索根据特定用户在特定时间特定条件下的特定需求，运用某种检索工具，按照一定的过程、方法查出所需信息，生成用户所需要的信息资源的过程。,1、信息检索的意义 信息检索有利于充分利用信息资源，避免重复劳动 信息检索有利于缩短获取信息的时间，提高工作效率 信息检索有利于决策者进行决策,2.3.2 信息检索,2.3.2 信息检索（续）,2、信息检索基本原则 目的性、时间性、全面性、准确性、规范性。 3、信息检索的类型 按检索内容划分： 书目检索、全文检索、多媒体检索、 数据检索、事实检索 按检索方式划分：手工检索、机器检索 按系统连接情况划分：成批检

15、索、联机检索,2.3.2 信息检索（续）,4、信息检索的基本程序 确定检索的范围和深度- 选择检索工具-选择检索路径-选择检索方法-实施信息查找-调取信息资料 5、信息检索的特征 信息检索的相关性、不确定性和逻辑性。,2.3.2 信息检索（续）,-6.信息检索工具 信息检索工具是人们为了充分、准确、有效的利用已有的信息资源而加工编制的用来报道、揭示、存储和查找信息资源的卡片、表册、特定出版物和计算机系统等。 检索工具都具有存储和检索的职能，它具有如下的特征： 包含信息资源的外部特征和内部特征 每条描述记录都标明有可供检索用的标识 全部标识必须系统地、科学地排列，成为一个有机的整体 具有多种检索

16、手段或检索途径,2.4 信息服务 信息服务是信息机构向用户按一定方式提供信息的过程。 信息服务就是服务者以独特的策略和帮助信息用户解决问题的社会经济行为，包括生产行为、管理行为和服务行为。信息服务业就是指从事信息服务活动的所有单位的集合。主要包括信息传输服务业、信息处理服务业、信息分析与咨询业、经纪与代理业、公益信息服务业。,2.4.1 信息服务原则 针对性：满足特定用户在特定时间的特定需求 及时性：具有时效性 易用性：可获得性和容易使用性成本 效益原则：最小的花费获得最大的效益,2.4 .2 信息服务类型 按信息服务传递、处理和提供信息客体分为 实物信息服务，包括材料、样品、样机信息服务 交

17、往信息服务，包括信息发布服务等 文献信息服务，包括文献服务和电子文献服务 数据服务,按信息加工深度分类 一次服务、二次服务和三次服务 按信息的内容和所属领域划分为 科技、经济、技术经济、法律、流通、军事信息服务等 按信息服务的业务形式分为 通信服务、宣传报道服务、新闻出版、信息发布、提供、检索服务、信息资源开发服务、信息咨询服务、信息代理服务等,2.4 .2 信息服务类型（续）,按服务手段划分为 传统信息服务、电子信息服务等 按信息服务的指向范围分为 单向信息服务（单一用户）、多向信息服务（众多用户） 按信息服务对象的范围划分 内部服务（内部用户）、外部服务（外部用户） 按信息服务的主动性划分

18、 被动信息服务和主动信息服务 按信息服务是否收费划分 有偿信息服务和无偿信息服务,2.4 .2 信息服务类型（续）,信息服务对象是对服务具有客观需求的社会主体（包括组织和个人）。 信息用户是指在科研、生产、管理、商业、贸易、军事、外交、以及日常生活中需要利用信息的个人或团体，前者称之为个人用户，后者称为团体用户。,2.4 .3 信息服务对象,信息用户研究的内容可分为一下几类： 用户类型研究 用户信息心理研究 社会因素对用户的影响 用户信息需求的调查分析 用户获取、吸收信息的机理研究 用户信息保证、培训研究 用户研究方法论,2.4 .3 信息服务对象（续）,信息服务评价是指在一定的价值观指导下，用一定的技术和方法收集整个服务系统或某个侧面的信息，并基于所获得的信息，以服务目标为依据对服务过程和效果做出客观的衡量和价值判断，从而为不断完善自我和服务决策提供依据的过程。 1. 两种分类标准 按涉及评价内容的多少，其可分为单项和综合服务评价。 按评价的目的不同，分为形成性评价和总