湖北省财政公文处理选学

1、,湖北省 财政公文处理选学,开发区财政局 陈 端,序 言,财政厅组织编写的湖北省财政公文处理， 是推进财政机关公文处理科学化、规范化、精细化的 一项重要举措。 写作，历来被认为是“经国之大业， 不朽之盛事”； “以文辅政”足以见得公文处理在机关日常工作中有着举足轻重的作用。 财政部门是政府重要的综合经济管理部门，承担着繁重艰巨的历史使命。一个部门的公文处理水平，在一定程度上体现着这个部门和单位贯彻落实党和政府决策、部署安排工作、上传下达要情，督查督办落实等方面的工作水平，同时直接反映了机关工作人员的政治、理论、政策、业务素质和工作效率。 加强公文处理水平的学习，是每一个机关工作人员都要熟练掌握

2、的一项技能，希望每一名财政干部都要自觉学习公文处理知识，不断提高公文处理质量。 希望今天的讲课，对大家有所帮助，不尽之处请大家批评指正，现结合我局公文处理实际，与大家互相学习，互相共勉。,目 录,一 公文处理概述,1 公文的概念,公文是党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中形成的具有一定格式和现行效用的信息记录材料。机关行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。财政公文是财政部门在财政管理过程中运用的公务文书，具有规范体式和法定效力。,广义：社会各类组织用于公务活动的各类文书，包括总结、计划和其他内部管理使用的文书；,狭义

3、：特指国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。,3 公文的作用,公文具有领导和指导的作用,公文具有宣传和教育的作用,公文具有沟通和信息的作用,公文具有依据和凭证的作用,公文具有规范和准绳的作用,（1）庄重,（2）准确,（3）朴实,（4）精炼,（5）严谨,（6）规范,（1）实事求是,（2）精简,（3）高效,（4）及时,（5）准确,（6）安全,二 公文的种类,1 文种的概念,国家行政机关公文处理办法（国发【2000】23号）规定的常用文 种主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、 请示、批复、意见、函、会议纪要等1

4、3种,适用于依照有关法律、行政法规公布部门规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。,命令（令）,决定,公告,适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。,适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。,通告,适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。,适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属相关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,通知,1 文种的概念,国家行政机关公文处理办法（国发【2000】23号）规定的常用文 种主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、 请示、批复

5、、意见、函、会议纪要等13种,适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。,通报,议案,报告,适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。,适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。,请示,适用于向上级机关请求指示，批准。,批复,适用于答复下级机关的请示事项。,1 文种的概念,国家行政机关公文处理办法（国发【2000】23号）规定的常用文 种主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、 请示、批复、意见、函、会议纪要等13种,适用于对重要问题提出见解和处理方法。,意见,函,会议纪要,适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问

6、和答复问题，请求批准和答复 审批事项。,适用于记载、传达会议情况和议定事项。,选用文种，要根据行文目的，行文关系，本部门职权 等，在规定文种内选择，具体如下： （1）必须在国家行政机关公文处理办法规定的范围 内选用文种。超出范围的，会使文种失去规范性和通用性，使 受文者不能正确理解发文的意图。如用“请示报告”向上级机关请求指 示或批准，上级机关可能作为请示受理，予以答复，也可作为报告受理， 不予答复。这样就失去了请示的效用。 “关于报送*的文”、“关于*的事”、“关于*的决算”、 “关于*的说明”，都是不规范的用法。 （2）依据行文关系选用文种。向上级机关请示、汇报工作或 对重要问题提出建议时

7、用“请示”、“报告”或“意见”；同平级机关商 洽工作，请求批准用“函”；向下级机关行文种类较多，通常有“通 知、批复、通报、决定”等。 （3）依据制发机关的职权范围选用文种。若超出职权范围选 用了文种，属越权行为，文件也就失去了效用。 （4）依据行文目的选用文种。文种选用不当，会影响公文的 有效运转，达不到应有目的。如强制性的规定事项用“函”这一文 种，就不会引起受文者的重视。属对下级机关发文的，用“函”显 然不妥，应该用“通知”这一文种。,平行文是指向同系统的同级机关或不相隶属的任何机关发出的文件。向不相隶属机关发文，不受机关级别限制。 常用的文种里，函属平行文，知照性通知也可以是平行文，另

8、外，意见既可作为上行文使用，又可作下行文、平行文使用。,下行文指在隶属关系的垂直系统内，上级机关向隶属机关或业务的指导机关发出的文件，基层机关因没有下属机关，无下行文。 主要文种有：命令、决定、公告、通告、通报、批复，通知一般也是下行文。,上行文指在具有隶属关系的垂直系统内，下级机关向上级机关业务指导机关发出的文件。 常用的文种中，请示、报告属于上行文。,3 公文的行文关系,上行文及相应文种,下行文及相应文种,平行文及相应文种,三 常用公文格式,公文格式概述 为了便于公文的处理，利于公文效用的发挥，公文必须具有规范的格式。公文格式即公文的规格样式，是指公文中各个组成部分的构成与布局。公文格式的

9、选择是由文种和公文内容所决定的。,1.公文用纸幅面及版面尺寸,公文页边与版心,用纸：国际标准A4 型纸 210mm297mm 天头（上白边）：371mm 订口（左白边）：281mm 版心： 156mm225mm (不含页码),2公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 3排版规格与印制装订要求 排版规格：文字符号从上至下、自左而右依次横写横排 。正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。 制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。 印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 装

10、订要求：公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各14处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm 。,4公文中各要素标识规则,00001 秘密机密一年 特 急 XXXXXXXXX文件 XXXXXXXXX号 关于的通知 ： 一、 附件：1. XXXX年XX月XX日 主题词： 通知 抄送：，。 XXXX办公室 XXXX年XX月XX日印发 -1-,公文由眉首、主体、版记三部分组成。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm )以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。,四 公文行文

11、规则,行文关系的概念,五 发文办理,1 发文办理遵循的原则,2 公文的草拟要求,3 财政局发文拟稿程序,随州经济开发区财政局发文处理笺,由科室拟办初稿，报办公室审核，修改。（科室负责人、办公室会签后报分管领导签批。）,由分管领导实行全面把关，并提出修改意见。（分管领导签批后报局领导审核签发。）,由科室（办公室）填报发文事项。）,由科室（办公室）填报发送机关。）,办公室核发文号。,发文科室核报印发数量。,由局领导审核，并签发意见后，由办公室印发、归档。,六 收文办理,签收,收文办理的环节,收文办理的 主要程序,登记,分办,拟办,批办,承办,催办,催办,2 财政局收文处理程序,随州经济开发区财政局

12、文件处理笺,科室收到文件后，先交由办公室登记，然后依次填写“收文号”、“来文单位”、“收文时间”。并在相应栏里填写”收文内容”，根据内容拟办意见，报局领导审阅签批。,局领导根据办公室拟 办意见，审核签批，然 后退办公室办理。,办公室根据局领导审批意见，逐项办理后予以登记处理结果。并将原件收回归档。,七 常见的问题,（一）年号不全。如：将“2007”省略为“07”。 （二）括弧不对。发文年度应用六角括弧“”括入。 错用成圆括弧“（）”、方括弧“”、方头括弧“【】”。 （三）位置不当。将发文年度位置提前到了机关代字前面。如：将“发2007号”错为“2007发号” （四）序号累赘。发文顺序号中多加了“0”变成“0”。 （五）一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文 （六）一字号多文。用同一发文字号制作两份不同的文 （七）跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。 （八）字第搭配不当。正确的是“字”在年号之前，不用“第”；前面用“字”，后面