成都建筑档案资料员培训材料课件

1、2020/7/9，1，部门数据和归档管理；1、目的2、参考标准和规范3、部门档案工作职责4、档案业务工作5、数据归档质量要求6、移交时间和程序7、办公系统录入操作2020/7/9、2、1、培训目的、工程项目档案是反映工程建设过程真实面貌的原始记录。作为项目建设单位，公司应全面收集和归档项目资料。为加强竣工资料的收集、整理和移交，确保公司工程项目资料收集的完整性、准确性和系统性，以及资料移交的及时有序，资料整理培训应根据公司资料管理现状、档案专题会议精神和档案目标进行。2020/7/9/3，部门数据状态1。前期文件(环评及可行性研究相关文件、项目立项文件、勘察资料、图纸审查文件、加盖图纸审查印章

2、的施工图、评标资料(原件)中标通知书等)。)丢失或作为副本移交，有些副本不清楚。2.文件形成时，没有及时移交，公司各部门和经办人员保管着无人认领的数据，由于部门调整、业务整合和人员调整，这些数据可能会丢失或丢失，导致结算和审核时数据不均匀。3.移交的数据没有电子文件，输入不正确。4.部门数据保存在所有管理人员手中，不包括在行业内员工的统一收集、整理、转移和归档中。2020/7/9，4，二。参考标准和规范， (1) GB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范(2) DA/T28-2002国家重大建设工程文件归档要求及档案整理规范(3)关于转发成都市城建声像档案技术规范的通知(20061

3、11号)(4)四川省重大建设工程档案管理办法(200845号)(5)国家发展改革委国家档案局关于印发重大建设工程档案验收办法的通知(20062号) DA /T42-2009企业档案工作规范(七)国家档案局第八办公室文件档案归档范围和归档期限规定(八)企业职工档案管理规定(九)会计档案管理办法，2020/7/9/5，三个部门的档案工作职责，各部门是文件资料的形成部门和档案信息资源的来源，各部门的文件资料是否归档完整和整理。 只有加强文件形成过程的管理，才能维护和确保档案的完整性、准确性、系统性和安全性。因此，文件形成部门应对文件的真实性、可靠性、完整性、系统性和可用性负责。2020/7/9/6。

4、本部门专职和兼职档案员的职责:1。熟悉本部门各阶段文件资料的形成，对本部门形成的文件资料在形成后随时进行收集、积累和暂存；按照档案管理的要求，收集、整理、预归档和归档本部门的资料，按要求移交纸质文件和电子文件，并进行资料录入和附件。同时，平时做好文件和资料的利用，并妥善保管，确保归档文件的完整性。收集和接收归档文件时，应督促不符合文件和资料质量要求的人员提交符合质量要求的文件；做好各对口业务部门的数据指导工作。2.加强引导。部门对口单位和部门经办人员的业务指导。2020/7/9/7、DA/T425.3.3专职和兼职档案员负责收集和整理归档文件，并对归档文件的整理质量负责。6.1.1执行公司档案

5、管理的各项制度和工作标准；熟悉本部门各阶段文件资料的形成，指导和督促本部门相关人员收集、积累和整理文件资料，2020/7/9/8，部门档案工作职责，2009年10月发布的兴城公司管理系统管理局项目档案管理办法第四条规定，根据公司对部门和项目部资料员的管理规定，各部门和项目部资料员具有双重身份，由本部门管理，以公司档案业务为导向，在一定程度上属于公司派驻的部门和项目部资料员。数据管理包含在目标绩效评估中。2020/7/9/9，部门档案工作职责，部门现场处理人员(管理工程师)职责:形成或收到相应文件后，完成的文件应及时移交给部门专职和兼职档案人员进行登记，文件和资料不应视为已有或延期(如有必要，借

6、阅手续应由部门专职和兼职档案人员办理)；负责审查数据的真实性和完整性。2020/7/9/10，部门档案工作职责，DA/T42 5.3.2所有部门和文件形成者应对文件的积累和归档文件的完整性、准确性和形成质量负责。7.2.2文件编制者应及时将完成的有保存价值的文件交由部门、项目或专项工作的档案人员保管。为了便于部门的预归档和根据归档时间及时归档，保证归档文件的完整性。2020/7/9/11，4。档案业务工作，1。档案业务工作的基本内容可以概括为六个方面:档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用。数据采集:文件采集是文件业务的基础，是集中管理移交文件信息资源的重要环节。文件的完整程度和分类的质量可

7、以通过收集直接反映出来。收集有两种形式，一种是内部收集，即按照归档系统要求接收内部文件，另一种是外部收集，即接收外部单位移交的文件。收集并移交文件，准确填写文件移交清单，完整填写文件移交清单中的栏目。2020/7/9/12，数据整理(文件组):档案整理包括系统整理和科学编目。系统整理包括文件的分类和整理。管理档案按党群、行政、经营、生产管理进行整理；工程项目按项目安排，项目按前期、设计、施工、竣工和监理安排；设备和仪器按型号排列。施工单位负责收集、整理和生成施工前准备阶段文件和竣工验收文件的试卷。监理资料由监理单位收集、整理和汇总。施工资料和竣工图由施工单位收集、整理和汇总。施工总承包时，各专

8、业承包单位负责收集、整理、生成合同约定的工程资料，并移交给总承包单位。2020/7/9/13，试卷和案例文件的质量要求应遵循工程文件的自然形成规律，保持文件的有机联系，并便于保存和利用。文件不应太厚，一般不超过40毫米，文件中不应有重复的文件。卷内装订顺序:封面、目录、卷内文件和准备表格。卷内文件排列:图文并茂的文件材料，前面有文字，后面有图案；翻译在前，原文在后；原始零件在前面，附件在后面；印刷版本第一，最终版本最后。2020/7/9/14，对文件进行编目，文件的封面可以有两种形式:文件的外封面和内封面，包括文件的标题、归档单位、起止日期、保存期限等。案卷的标题应简明准确，以揭示卷内文件的内

9、容，包括项目案卷封面、卷内目录和备考表不得写页码。卷与卷之间的页码不连续，每个卷的页码从1开始按顺序编号。2020年7月15日，填写卷内内容、序号、文件编号、负责人、文件标题、日期、页码和备注。序号:以一个文件为单位，用阿拉伯数字从1开始标记卷内文件的编号顺序。文件编号:文件的文件编号和项目代码。不要填写那些没有数字的。负责人:负责形成文件和资料的部门。当有多个负责人时，选择两个主要负责人。文件标题:填写文件标题的全称，并标明项目名称和投标章节。如果没有名字，添加一个标题并用。例如，* *项目的进展日期:文件的形成日期；如果有多个日期，填写最后一个日期。页码:填写文档的起始页码，并填写最后一个

10、文档的起始页码和结束页码。如果以件为单位生成试卷，请填写页数。备注:填写的文件是原件或复印件或其他需要说明的地方。卷内目录排列在卷内文件和资料的第一页之前。2020/7/9/16,测试准备表,说明:应标明卷内所有文件的总页数和页数，以及在生成卷和提供及使用案卷过程中需要说明的问题，如卷内文件的副本、页码错误、材料完整性、遗漏、文件替换等。备案人:备案负责人签字；归档日期，填写归档时间；检查人:文件质量检查人签名；检验日期:填写文件质量审核的时间。卷中的考试准备表格排列在卷中文件的后面。2020/7/9/17。5.归档质量要求。1.应提交原始文件。如果没有原始文件，可以归档具有凭证功能的副本。2

11、.归档范围:与工程项目相关的具有保存价值的文件应及时归档。3.使用耐用的书写材料，如蓝黑和碳墨，不要使用褪色的书写材料，如铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等。字迹应工整清晰，保持字迹工整，并有签名(签名、日期、印章等)。)要素必须完整，文件内容应完整填写。注明建设单位、施工单位等。每人持有一份副本，并且必须提交一份原件。在制作信息时，应该可以制作更多的拷贝。如果使用相关软件打印，责任人应签字，不得打印。2020/7/9/18/4/2020。各阶段的数据收集应与工程建设同步进行，并及时做好各种试验记录。5.文件齐全。文件中提到的附件是完整的。在工程资料中，报批材料、见证检验、试验报告和复测

12、报告应齐全，并一一对应，应有相关资料汇总表和验收证书汇总表。材料试验汇总表与所附报批材料、见证取样清单、试验报告和批准证书一致。6、设计变更、图纸会审所要求的变更应真实地反映在竣工图纸上，竣工图纸按上述内容正确、及时地进行变更，变更不得有遗漏或错误，各种资料的变更应加盖变更章。2020年7月9日，竣工图应完整、准确、清晰，真实反映工程竣工验收时的实际情况。竣工后如无变更，可在施工图上加盖竣工图章并签字。加盖的竣工图章应加盖在图纸右下角的空白处，竣工图章的内容应完整签名。如果施工图用于修改，修改所依据的文件的名称、编号和条款编号应在修改处标明。修改后的章节见图。施工图结构、布局等发生重大变化时。

13、图纸变更面积超过35%时，应重新绘制竣工图。不同类型的竣工图9.图形电子文档由计算机辅助设计绘制，扫描文档为PDF格式(每页扫描文档的大小一般不超过30KB)，以确保电子文档清晰可读。2020/7/9/21/10，扫描文件的质量检查:检查每份文件的实际扫描页是否与文件整理时填写的一致，如果不一致，说明具体原因和处理方法。如果扫描的图像文件不完整或由于操作不当而无法清晰识别，应再次扫描；当发现文件丢失时。及时正确地扫描和插入图像；如果发现扫描图像的排列顺序与原始文件不一致，应及时调整。2020年6月22日。六.移交时间和程序。交接时间:1。项目的初步文件应在形成后一周内移交。2.管理档案应在第二

14、年第一季度按档案工作规范的要求归档。重大活动形成的文件应在活动结束后一周内整理、移交和归档。3.施工过程中的文件应在工程完工后整理归档。4.各部门资料员收集文件后，根据公司的要求，将纸质文件和相应的电子文件移交并录入系统。5.移交零散文件并填写文件移交清单。2020/7/9/23，移交程序。工程竣工文件由建设单位收集齐全后，按文件管理要求进行分类汇总，竣工文件编制方、监理单位、项目管理单位和工程项目部应对文件(包括电子文件)的真实性、完整性、系统性、有效性和文件质量依次进行全面审查，确保其真实性。 移交竣工资料的完整性和准确性经审查整改合格后，相关责任人应签署确认意见并加盖单位公章。 经过数字

15、化处理和系统录入后，纸质和电子文件应同时移交给档案馆。建设单位监理单位建设单位项目部档案室、2020/7/9/24、交接手续、施工总承包的实施，各专业承包单位负责合同约定的工程资料的收集、整理和试卷的整理并移交给总承包单位。工程监理数据是在工程实施过程中形成的，是反映工程监理服务质量和工作水平的重要依据，是监理单位实施工程监理的真实写照，也是监理单位按照施工合同要求控制工程质量、投资和进度的真实记录。一个真实、完整、系统、有序的监理数据能够直接反映监理工作的有效性。对监理过程中形成的会议纪要、监理通知、监理日志等各类监理文件进行分类、整理和归档，各类文件的编号是连续的。根据档案管理的要求，在移交给公司相关部门前，应进行审核确认。2020/7/9/25，归档数据时必须执行移交程序。资料审查合格后，相关单位负责人应填写工程竣工文件审查意见表、竣工文件移交书和竣工文件移交清单，并各保存一份。竣工档案移交清单:档案编号:指移交的竣工档案总数，从“1”开始依次编号。根据归档范围中的顺序对卷进行编号。首先编译竣工数据，然后编译竣工图。文件的起止日期是指该卷中文件的起止日期，填写该卷中最早和最后文件的形成日期。负责人:填写案卷的形成单位或主要负责人