办公室管理--2015简答题

1、一、简单解答：1 .简述办公室的主要特点。a:(1)辅助性、(2)综合性、(3)服务性2、谈谈你在办公室工作人员应具备的职业素质中对“善某”的理解。a:(1)办公人员“善谋”的要求：要正确理解上司的意图，以能为上司过滤重要事务的“参”为主意，以“谋”为关键，重视谏言技巧。(2)办公室工作人员的“善谋”还要注意一些误解。 一是“政治”意识超过“度”，把自各儿放在“准引导者”或副职务的位置，把幕后工作放在台子前，第二，轻易抛开“半途而废”的想法，强迫引导者，对公众不利的第三个是提出“包子想法”，给工作带来损失为了避免以上误解，秘书人员应以良好的职业道德准则约束自各儿，要求扎实办事儿，不要巧妙地取悦

2、和应对引导者。3 .简述办公设备的使用规范。(1)必须明确各设备的具体用途，熟悉其操作步骤，严格按照使用说明书的要求进行操作。(二)应当由专职人员明确专管制度，严禁任务人员擅自使用。(3)注意安全，注意节约用电，注意卫生，注意定期维护，留心每次使用的界限。(4)除非上级有行政许可，严禁任何人擅自使用办公设备，特别是处理私人事务。办公设备的使用环境温度从5oc到35oc，相对温度从20%到85%，过低需要加温器，过高需要除潮器，距离设备5米左右有效的影响距离。(6)在不是动作状态的情况下，使用结束后切断电源。4 .简述在储藏室储藏办公用品时的注意事项。(1)储藏室或储物柜必须上锁，以保证安全(2

3、)储藏所需的面积取决于单位的大小(3)合理配置。 例如，在橱柜和储藏室放置物品时，必须清楚地安装标签条，迅速找到物品，表示应该放置新物品的场所，将新物品放置在旧物品的下面和后面等(4)储藏办公用品需要良好的照明，以便于发现(5)办公用品保存在干燥通风良好的房间。 如果存放在潮湿的环境中，纸张可能无法正常输送到打印机或复印机(六)订立物品发行制度，确定物品发行人；5 .简述调查研究的三个阶段及其主要任务。a:(1)准备阶段主要包括确定调查课题，设立调查工作团队，明确调查任务和要求(2)实施阶段主要包括确定调查方法、收集整理材料、分析材料和提取综合调查结果(3)完成阶段，主要编制调研报告。6 .简

4、述办公室审计的方法。a:(1)现场监察(2)会议的监察(3)书面监察(4)电话监察(5)网际网络监察。7、简要叙述办公环境的含义，按从远到近的顺序列出环境类别。a:(1)办公环境或办公环境是直接或间接作用和影响办公进程的各种因素的综合。(2)办公环境由远而近依次分为办公活动社会环境、办公活动功能环境和办公活动工作环境。8 .简要阐述信访中对网际网络来信的处理要求。(1)准时打开邮箱，及时处理电子邮箱(二)重要来信访问、及时报名；(三)转发访问，跟踪监督；(4)网际网络要保密，离线阅读。9 .简述第三代时间管理的abcd规律及其内容。(1)重要而紧急的必须马上做。(2)在优先考虑紧急但不重要的重

5、要的基础上，考虑这样的事情。(3)重要但不紧急的，如果没有前面提到的压力，就应该做紧急而不是拖延。(4)紧急也不重要(娱乐、娱乐等) 有空。简单回答1.0、公文写的五首曲子。答：第一步是了解领导风格的意图。 要求：正确、全面、精制、增加“邻近度”第二步是从领导风格的角度考虑问题第三步，掌握常用的思考方法：寻求模型性思考、象形性思考、辩证性思考、散点性思考、异存性思考第四步，记住写公文的要素和要求第五步，符合国家公文格式标准。简单回答1.1 .起草要求的“五手将棋”。a :第一，说明什么要求的原因、目的其次，向问题提出指示，请求主题的内容第三，如何解决问题提出解决问题的建议和方案第四，要求上级使

6、用最后一个术语第五，附件的有无说明根据需要决定是否使用附件。简述1.2 .公文校对的工作要求。a:(1)改正、补充与原稿不一致的所有文字、标点、图表、格式等错误(2)解决统一行、倒板、编辑面等组版面的问题和正文、注释和订单的连接和编页的问题(3)进一步审查原稿的遗漏，发现问题时提交相关引导者和撰稿人处理(4)需要使用标准校准符号(5)对于重要或大量印刷的文件，应当实施三所、四所学校，以免文件原件弄错。简要回答1.3、电子文献处理过程的五个环节。a:(1):根据一定规则制作电子文献的过程(2)处理：通过计算机系统进行电子文献的收发、审查等相关操作(3)交换：根据发信者的意图在系统间交换公文(四)

7、档案化：按照国家或者本部门的文件管理规定，保管处理完毕的电子文献(5)销毁：按照有关规定将电子文献从存储媒体中物理删除。简述1.4、公共关系的三个组成部分及其原则。a :一、公共关系的三个组成部分如下：(一)主体：社会组织(2)客体：公众(三)手段：传播途径。二、公共关系原则如下：(一)公共利益至上；(2)根据事实寻求(三)互利互利(4)双向交流(5)一贯如此(六)开拓创新(七)总体统一。测量1.5、会议质量的会议前的基本标准是什么a:(1)有木有会议确实召开的客观必要性(二)会议目的和会议风气是否正确；(3)会议的时间节点是否成熟；(4)会议议题是否明确，会议前的沟通是否适当；(5)各项准备

8、工作是否为一盏茶做好准备。 包括软件和硬件。简述1.6 .会议的积极作用。a:(1)交换信息，交换信息(二)发扬民主、科学的决定(3)加强友谊，促进团结(四)统一认识，协调行动；(五)推进消费，促进经济。简述1.7 .会务管理的要求。a:(1)会前最后检查：工作认真负责，细心，有耐心(2)组织的签名和登记：任何劳动投诉都可以连续战斗(3)进行联系协调：交流协调能力强(4)会议记录和保密：业务素质和原则性(5)会议后勤保障：服从分配合作意识为好。1.8 .提高会议质量的主要方法和措施答案：二、个案问题1、问题：请分析曹先生做的事，哪里做错了，面对这种情况曹操是怎么破吗？a:(1)曹操犯了多头要求

9、的错误。 按照上司的职权、单身狗要求原则，既要向上司要求，就要听从孙子的意见，不要向很多人要求在工作中，不要过于接近或疏远某个引导者，造成尴尬的状况(3)两位引导者解释说，老张若通情达理，曹君只能按职权分工办事，征求谅解后，必须按孙子的意见处理(4)如不能取得谅解，曹先生建议两人引导者分别进行自我检讨，并建议两人协商一种办法执行(5)不符点不能统一时，请总经理按总经理的意见处理，委托孙子或张来说明。 这是文人执行主要决策人的意见。2、问题：陈先生被解雇是因为上司说她犯了五个错误。 各自是什么？她在电话礼仪上犯了什么错误？a :一、她犯的错误分别如下(1)这个问题的无提问(指对方的状况、手套的需

10、要量)(2)没有该记录(正确的姓名、公司、电话号码)(3)没有说该说的话(没有马上向上司报告)(4)明明不该说，却说了(价格上的自我主张，不要求上司)(5)无法保护自各儿(即使自各儿擅自拒绝对方，犯了错误，也没有必要通知上司，陷入被解雇的状况)。二、她在电话礼仪上犯了以下两点错误铃响了，没有报家(2)对方还没说完就“啪”地挂断电话。三、问题：(1)办公人员接电话时，首先应该做什么？电话结束后应该做什么？a :办事员接电话时，必须先用自各儿通知家里。 挂电话应该遵循“谁先谁先挂”的原则。 丁秘书弄错了。如果你是丁秘书，朱磊有第三次电话，怎么说？a :丁秘书必须告诉朱磊第二次打电话时，不想和对方的

11、经管人联系。 朱磊第三次打电话时，丁秘书说：“你的事，我已经向总经理报告了。 我不打算参加你的业务经理。 我还没有考虑联系你。 请不要打从此往后电话。 情况有变化的话，我会积极联系你。 谢谢你！ (3)办公人员如何审查电话，上身的做法如何？a :审查电话时，要询问对方的姓名、公司、电话的原因、电话号码，要求上司是否想和对方说话。 上司同意通话的时候，可以打电话，或者让对方打电话。上司不想通话的时候，必须考虑拒绝对方的方法。(4)行政人员为上司审查电话时，应该遵循什么原则？a :在电话里打扰引导人，用言语和行动来失礼，如果惹怒对方就要不得了。4、问题：你认为赵先生在这两件事上怎么了？他有什么失误

12、？他是怎么破吗？a:(1)不能说“社长外出了，有什么事请告诉我”。 办公室工作人员不能为上司做决定(2)接待来访者时要细心聆听，不要边看报告边听(3)对提出重要建议的到场者，应当认真记录并向上司报告(4)满怀热情，对到场者冷笑使不得(5)言辞激烈的来访者应有礼貌、宣传政策(6)应该尽快为社长解除包围，请保安或110号。5、问题：你认为小李的举止符合礼节吗？为什么小李怎么做才对？(1)在老东家和客人之间，老东家必须先伸手(2)为客人取行李之前，请问可以拿行李吗？(3)任何货物放入端口汇聚均须征得同意(4)司机开车，车的排位礼仪是“右为上，左为下”后为上，前为下(5)客人请坐在后面，李先生请坐在副

13、驾驶席(6)客户公司的内部状况、个人收入、福利和家庭状况等是不合适的话题(7)应该对客人讲天气、风土人情、新闻消息等适当的话题。6、问题：你认为小刘错在哪里？正确的做法应该怎么做？a:(1)须明确销售人员的人数和姓名，并准备此名单(二)打印书面通知；(3)在3天内，将直接通知或电话通知(需要电话确认对方的时间、场所、内容等)发给名单上的全体人员(4)无法在公告牌上写通知书，可能不会被人注意(5)通知书必须注明会议时间(从开始到结束的时间)、地点(6)详细写下会议内容，做好什么准备？(7)必须提前来到会议室，做好签名的准备。7、问题：小王的错误在哪里？这个会议通知应该怎么写？a:(1)会议通知没

14、有主题(议题)(2)时间上从几点到几点不够(3)谁出席都不清楚。(4)可以向出席会议的人提交并说明会议通知。 如果没有本主儿，请改为签名收货人(或秘书)，确认是否用电话出席。三、设计问题1、有多少引导者给云同步安排任务怎么办？面对两个引导者几乎布置在云同步的工作，李助手陷入困境，请为李助手设计合理的应对策略。a:(1)李助手接到任务回到办公室，向办公室主任报告，与其他助手协商，其他人完成杨副市长提出的事项(2)李助手专注于起草徐市长认真讲解的紧急资料的执笔任务(3)其他人在检索了杨副市长需要的资料后，李助手亲自向杨副市长发送资料，如果可能，可以顺便说出参加搜查的人的名字。2、设计a4主页的库存记录卡。库存记录卡项目： a4白文件纸单位(数量包):1令=500页库存参考编号最大库存量最小库存量再订货量备注b4百令1.5令2.5令收货人发货收货日期接收数量发货单号码供应商发行日期出库数量申请号码申请部门馀额3 .设计电话记录卡。留言卡来电者姓名来电者姓名来电者部门留出时间年月日时分通话要点1.2.结束时间年月日时分处理要点在处理请在之前回复记者4 .设计开业庆典的准备工作流程。(1)开业庆典的社会舆论宴会工作可以用媒体价格在报纸、广播、电视台广泛地张贴广告，或者在公告栏张贴开业布告(2)必须做好邀请特邀嘉宾的工作(三)发行邀