三体系培训审核部分课件

1、三体系内审员培训教程（审核部分）,主 讲 人： 黄长弟QQ228121953,课程内容,1.审核概述 2.内部审核的实施与要求,1、审核概述,1.1有关审核术语的定义 审核（3.9.1） 为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。 审核准则（3.9.3）用作依据的一组方针、程序或要求。 审核证据（3.9.4）与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息。 审核发现（3.9.5）将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果。 审核结论（3.9.6）审核组考虑了审核目标和所有审核发现后得出的最终审核结果。

2、 审核方案（3.9.2）针对特定时间段所策划，并具有特定目的的一组（一次或多次）审核。,1.2 管理体系审核的分类,1.3、内部审核的步骤,审核方案策划：频次、范围、准则、以往审核结果 审核的启动： - 确定审核任务； - 组成审核组，任命审核组长； 审核的准备 - 编制审核计划 - 文件审核。 实施审核： - 编制检查表； - 现场审核。 纠正措施和改进-后续行动 年终总结和分析。 输入管理评审。,1.4管理体系审核的特点,管理体系审核实施一种系统的评价活动 管理体系审核是一种独立的评价活动 管理体系审核过程是一个抽样过程 按过程评价管理体系,内部审核的特点,内审的主要动力来自管理者 有时开

3、展内审活动,可能是为了达到标准要求,以便在外部审核前纠正不足，但是最为重要的是管理者的认识和支持。没有管理者的支持就难以开展，也不会取得应有的效果。内审应是一种自觉的、持续的内部管理行为，而不是一项被动的应付性的活动。外部审核，对第三方来说，主要是由组织申请而进行的认证注册活动；对第二方来说，主要是为了选择控制供方而进行的活动,内部审核的特点,内审的重点是推动内部改进 每次内审应致力于发现问题和改进，这是衡量内审有效性的标志之一;而外部审核重点是进行评价，并据此作为认证注册或选择、控制供方的依据。 内审的人员来自于组织内部 内审是以自己的组织名义由内部审核员进行的，第三方或第二方审核是以审核机

4、构或顾客名义进行的。第三方审核人员必须是国家认可的具有资格的人员，第二方审核通常是顾客内部人员。,内部审核的特点,内审程序通常比第三方审核简单 由于内审员都比较熟悉自己组织的情况，因此在审核时可简化某些程序，如文件审查、首次会议等；但在某些方面又有所加强，如纠正措施、跟踪审核等。 内审的规范要求比第三方审核低 内审也是一项规范化活动,如要求有计划,审核员应具备资格，审核结果应形成报告等。但其规范化程度与第三方审核相比则要低些。内审常常因为提高有效性和效率问题，而对原有的规范化的做法和要求进行纠正，灵活性较高。,内部审核的特点,内审对纠正措施的跟踪控制比较及时有效 对纠正措施的实施过程及结果的跟

5、踪控制，内审不但能做到及时，而且能将有效部分纳入文 件，因而也较有效;外部审核的跟踪控制只能定期进行，且只对纠正结果进行评价。 内审更有利提高质量管理体系运作效果 内审不仅仅对质量管理体系，它还可涉及组织其他系统的改进；而外部审核关心的主要是质 量管理体系的符合性。内审在时间上比外审更充裕，在内容上比外审更广泛。内审员可与被 审核方共同研究制订纠正措施，第三方审核员通常只提纠正要求，不提纠正措施建议。,内部审核的特点,内审是管理者介入质量管理的重要工具 内审可作为管理者介入质量管理的一项重要工具来使用，其目的是保持质量管理体系正常、 有效地运行,外审则是第三方或第二方对组织质量管理体系进行评价

6、的工具。,1.5审核原则,一、与审核员有关的原则 道德行为职业的基础 公正表述真实、准确地报告的义务 敬业 在审核中勤奋并具有判断力 二、与审核的独立性、系统性有关的原则 独立性 审核的公正性和审核结论的客观性的基础 系统性一方面文件化的体系是正规的并得到了持续的实施，另一方面审核活动是正式的和有序的。 基于证据的方法 在一个系统的审核过程中，得出可靠的和可重现的审核结论的合理方法。,2、内部审核的实施与要求,制定审核方案,初次审核必须审核文件。 审核的文件包括手册和程序文件。 对文件的要求： -必须满足标准的要求且符合组织的实际情况； -各层次文件必须协调一致。,编制计划,2.3 审核计划的

7、编制,由审核组长编制审核实施计划，确定日程安排； 审核计划必须覆盖预先策划的内容； 审核员不应审核本部门的工作； 通知受审核部门。,2.4 编制检查表,检查表是具体指导现场审核的文件。,2.4.1 检查表的作用,明确审核样本 保持审核目标 保持审核进度 避免重复审核 树立职业形象 存档的需要,2.4.2 编制检查表的要求,编制计划,样本数量要恰当，分布要合理； 审核内容要覆盖审核计划和标准要求； 要有可操作性； 时间要留有余地。,2.4.3 检查表的使用,编制计划,现场审核不能偏离检查表，允许有小的调整； 检查表使用前不能向受审核部门展示。,2.5 现场审核,2.5.1 首次会议,审核组长主持

8、会议，受审核部门负责人参加； 说明审核依据、目的和范围； 确认审核计划； 澄清有关事项； 受审核组织/部门负责人讲话。,2.5 现场审核,2.5.2 现场审核 现场审核应注意的事项： -控制审核气氛； -控制审核计划； -控制审核进度； -控制审核结果； -控制审核纪律 -要相信检查表。,2.5.2 现场审核,正确的审核方法： -以准则的眼光采用交谈、观察、查阅记录的方式获取客观证据，问、查、看和记录应交替进行； -向正确的人提正确的问题和聆听的技巧； - 开启式问题与封闭式问题相结合； - 审核员亲自随机抽样； - 多查、多看、多问、少讲； - 选择典型的问题； - 联想与追溯，关注过程的相

9、互作用； - 灵活和应变； - 与受审核方共同确认不符合事实； - 始终保持客观公正和有礼貌。,2、5、2现场审核,审核中障碍的处理 a) 抵触情绪 。 应对：保持冷静，耐心解释，但要坚持原审核计划。 b)”没问题”。应对：不被其左右，坚持全面审核，收集审核证据。 c)掩盖。应对：变换问法，并收集其他证据，坚定直达目标的决心。 d)高谈阔论。 应对：掌握主动，把握节奏，抓住实际问题，避免讨论专业细节。 e)”做不到”。应对：耐心说明体系的符合性要求，不要讨论文件的适宜性。 f)反问。应对：不多解释，保持审核进度。 g）请做判官。应对：不受干扰，不介入，只按准则和事实审核。 f)故意拖延。应对：

10、紧紧围绕审核目标，有礼貌的打断不相干的谈话，催促其高效配合，,2.5.2 现场审核,审核记录 -审核记录应能体现审核清单规定的内容，形成审核发现； -符合要求可简要记录，不符合要求要具体记录。,2.5.3 不合格项的确定和不合格报告的编写,不符合审核准则要求的事实可构成不合格项，但切忌主观臆断。 不合格项报告的编写： -不合格事实的陈述应有具体的不合格事实，语言精练，且指出不合格的依据； -应判断不符合标准的条款； -可区别不合格的严重程度； -应提出纠正措施的要求，必要时要求纠正。 不合格报告的内容在宣布前与受审核方负责人沟通。,2.5.4 审核组会议,审核准备会议； 审核期间必要的沟通会议

11、； 审核结束后进行总结、分析和评价，并研究不合格项报告。,2.5.5 末次会议,审核组长主持，受审核部门负责人参加； 阐述审核情况，宣布审核结论，分析不合格项并提出纠正措施要求； 澄清有关事宜； 负责人讲话。,2.6 审核报告的编写,由审核组长编写； 审核报告的主要内容： -审核目的、依据和范围； -审核组成员、审核日期； -审核情况概述及审核结论； -不合格项分析及纠正措施要求。 审核报告经管理者代表批准； 审核报告发至受审核部门及有关人员。,2.7 纠正措施,针对不合格项由责任部门分析原因并制定纠正措施； 纠正措施经审核员认可，以确保其有效性； 重大的纠正措施或涉及其他部门的纠正措施需经管理者代表批准； 由责任部门记录纠正措施的执行情况； 由审核员验证纠正措施的执行情况及效果。,2.8 年终总结,由规定的管理部门对一年来的审核情况进行总结并形成总结报告； 应总结分析管理体系的现状及趋势和纠正措施的有效性； 将总结资料输入管理评审。,课程结束 谢谢