Unit 16 传真与电子邮件.ppt

1、单元16传真和电子邮件传真和电子邮件，16.1简介，目的：掌握传真和电子邮件的格式和组成。传真作为一种成熟的交流方式，将继续在商务交流中发挥重要作用。传真最大的优点是简单。使用传真时，通常要注意以下几点：(1)尽量在工作时间发送传真，并在发送前尽早通知对方。(2)原始传真的字体应该稍大一些，因为在许多情况下，接收方收到的传真文本的字体会减小。(3)虽然传真页数不受限制，但如果传真页数太大，将会占用对方的线路很长时间，这在商界是一个非常不好的现象。(4)传真文本内容不应尽可能分布在纸边，因为纸边的信息在传输过程中可能会模糊不清。传真的格式不是固定的，许多公司都有自己特殊的传真格式(见图16-1)

2、。在传真的顶部，通常有醒目的文字，如“电传”、“电传信息”或“传真信息”。公司传真通常包含公司的名称和标志，并在传真的显著位置用大字体突出显示。传真的标题通常包含以下信息：收件人：收件人的信息，可以是公司的名称和指定的地址或指定的特定收件人。指定收件人。如果在“收件人”栏中只给出公司名称，您可以在此处指明具体的收件人；如果收件人已在“收件人”列中指定，则没有必要添加此项。传真号码：收件人的传真号码。发件人：发件人信息，可以是公司名称或特定发件人。日期：传真的发送日期。您也可以使用时间来标记特定的发送时间和日期。传真号码：发件人的传真号码。页面：传真的页码信息，包括总页数和当前页数。图16-1传

3、真格式，可以是一条信息，如商品报价或文件。如果发送的信息很短，它将出现在传真的第一页；如果发送文件，应在文件之前发送封面页，并在封面页上标记标题信息和“封面页”字样(见图16-2)。图16-2传真封面，2。与商务信函相比，传真文本显得非正式。诸如“亲爱的先生”之类的称呼语也应该用在传真正文之前，而“最好的问候”也应该用在末尾，还有商务信函中经常出现的程式化陈述，如“非常感谢您的来信”。在传真的最后，通常会有发送者负责人的签名。通过普通传真机发送传真时，签名必须是完整的形式，而不是缩写形式。通过调制解调器发送的传真不包含签名。3。样本(传真样本1:传真样本2:16.3电子邮件，1)。标题(Hea

4、ding)由于软件和邮件服务提供商不同，电子邮件的标题格式也不同。但是，一般来说，电子邮件的标题部分通常包含以下内容：收件人：收件人的地址栏，其中输入了收件人的电子邮件地址。输入多个地址时，每个电子邮件地址用逗号分隔。抄送：(副本)副本收件人的地址栏。如果有多个重复的收件人地址，请用逗号分隔。副本收件人可以收到此电子邮件的副本，并知道还有谁收到了相同的副本。密件抄送：(盲复写)匿名副本收件人地址栏。这些收件人也会收到邮件的副本，但他们不知道还有谁收到了副本。主题：邮件的主题列。主题栏应该简明扼要地给出这封邮件的主旨，这样收件人就可以一目了然，并根据邮件的优先顺序进行处理。优先级：优先级，即这封

5、邮件的紧急程度。如果设置为高优先级，它将反映在接收方，如！在电子邮件的主题行前面演示；如果未指明优先级，系统默认为普通邮件(某些邮件服务没有此功能)。，附件：附件列。附件栏可以显示随邮件发送的附件的文件名、文件类型和文件大小，这些附件由计算机根据附件条件自动加载。日期：日期栏。通常，它是由服务器根据发送时间自动加载的。在这些列中，至列和主题列是必不可少的，而其他列是可选的或者可以由系统自动加载(见图16-3)。2.正文邮件正文通常分为四个部分：开头的称呼、邮件正文、结尾的称呼和签名。图16-3，电子邮件的标题格式，1)开头的敬语电子邮件的写作风格比较随意。当只有一个收件人时，通常使用“尊敬的先

6、生/夫人/女士姓”，或者直接称呼对方的全名或名字，有时甚至使用更随意的方法，如“你好”和“你好”。当一封电子邮件发给许多人时，开头的问候通常是“大家好”、“大家好”或“问候”，很少使用正式的称呼，如“先生”。(2)电子邮件主体电子邮件的主体通常只涉及一个主题，通常由三部分组成：开头、主体和结尾。在开始的时候，应该重申邮件的主要思想，这样收件人就可以在一开始就知道邮件的大致内容或意图。正文部分在开始时提供了主要思想的更多细节。结束语可以概括以上内容，并在此提出要求和意见。在电子邮件的最后，你可以用最好的祝愿(最好的敬意)，最好的敬意，尊敬，最好的祝愿，最好的祝愿，谢谢，最好的，干杯等等。(4)签

7、名邮件软件通常会在信件的末尾自动添加签名。例子：江美琪(男)。一些正式商务邮件的签名还包括发件人的职位或头衔，以及公司的相关信息。例如，江美琪(m)木材公司首席执行官(959) 123-4567，3。写作指南(1)电子邮件的主题应该精炼。(2)邮件的主体应该简洁。(3)小心使用强调符号和大写字母。(4)注意邮件的安全性，不要添加机密内容。(5)附件文件不能太大，否则会大大增加传输时间，从而浪费对方的时间。(6)电子邮件格式不应该太离谱，因为收件人的系统可能不支持不同的字体和颜色。4。首字母缩略词为了使内容简短，一些首字母缩略词经常在电子邮件中用来表示特定的意思。以下是一些常见的缩写。样本(样本)，电子邮件样本1:亲爱的梁先生，我为我们公司做推销员已经有好几年了，到过欧洲、美洲和亚洲的许多国家。我们的毯子在那些地区卖得很好。这是我第一次以销售员的身份去非洲。在我的交易中，我发现我们的毛毯价格合理，做工精细，材料一流，很受欢迎。然而，我们过去几个月的销售额远不能令人满意。经过调查，我找到了原因。许多非洲顾客不喜欢我们的龙和月亮图案，因为蛇(