材料采购样品封样管理制度

1、材料采购样品密封管理制度(修订版)进一步规范公司各类材料采购样品的样品管理工作，确保工程进度和质量满足设定修订要求，为各办公室的管理明确职责，制定本制度。一、适用范围本制度适用于公司及部下各项所需的各种材料采购样品密封管理工作，实施材料采购样品密封的材料包括结构材料、装饰材料、专用材料、安装材料等以及其他需要批准的密封材料(具体密封材料见附件一：建筑材料采购密封说明书)。二、管理责任(一)材料处理的责任；1、根据概预算所或房地产工程作成的各种材料采购清单和技术标准，根据材料采购管理制度进行招标采购，如果不清楚全面组织实施本制度的材料技术标准，由材料处理按流程报告材料技术标准，明确实施招标采购。

2、2 .组织土建公司或房地产工地、概预算处、审计处、质量安全资料处、财务处，确认样品单位选定材料样品。3、样品装入前须确认会签，交给检验站、档案室，按照本制度的要求办理样品交付书面手续，制作交付样品台帐，并在台帐中明确材料项目名称、名称、规格形式、布兰德、厂家、产地及样品公司、联络人及联络人电话等信息4 .负责各种入场材料和封样样品的核对、确认工作。(二)土建公司职责；1、对照概预算所或房地产工程制定的各种材料的技术标准，确定是否符合设定要求和国家标准，如对材料的技术标准有疑问或合理化建议，向公司总经理报告确定材料的技术标准。2、审核材料样品制造商的相关资格、检验报告、合格证明书、服务承诺书等，

3、审核样品实物和资料的统一性，并与批准备案的材料技术标准进行核对，确认是否符合要求。3 .参与样品检验会的签名，对材料样品的样品进行签名检验，样品经过样品检验后交给检验站、档案室。4 .负责样品的检验核对，参与各种入场材料和封样样品的核对、确认工作。5 .负责样品移交监督工作。(3)概预算处理的责任1 .负责根据图纸及选定的概预算分配编制各种材料清单，明确各种材料的规范、型号、数量等技术参数和标准。2 .参与材料样品的选择确认。3、审核材料样品制造商的相关资格、检验报告、合格证明书、服务承诺书等，审核样品实物和资料的统一性，并与批准备案的材料技术标准进行核对，确认是否符合要求。(四)房地产工地职

4、责；1 .有责任确认各种材料的技术标准，确认是否符合设定订正要求和国家标准。2 .参与样品检验会的签名，对材料样品的样品进行签名检验，样品经过样品检验后交给检验站、档案室。3 .负责样品的检验核对，参与各种入场材料和封样样品的核对、确认工作。(五)审计所的职责；1 .参与材料样品的选择确认。 根据本制度的规定，负责接收材料处交付的各种信封样品。2、参与信封确认会的签名，对材料样品的信封进行签名确认，并按照本制度的要求办理将样品交付书面手续。3 .负责各种入场材料和封样样品的核对、确认工作。4 .负责样品仓库的制作，制作样品台帐，包括材料使用部门、名称、规格形式、布兰德、厂家、产地及样品公司的联

5、络人电话，保存对应样品档案化等各种资料。5 .负责样品室库的日常管理。(六)质量安全资料处理的职责；1 .参与材料样品的选择确认。2、审查材料样品制造商提供的相关资格、检验报告、合格证书等，审查或检验样品实物和资料的统一性，并与批准备案的材料技术标准进行核对，确认是否符合要求。3 .参与样品检验会的签名，对材料样品的样品进行签名检验，样品经过样品检验后交给检验站、档案室。(七)档案室的责任1 .根据本制度的规定，接受材料处理交付的各种样品，应本制度的要求办理样品交付书面手续。2 .负责样品仓库的制作，制作样品台帐，包括材料项目的名称、名称、规格形式、布兰德、厂家、产地及样品公司的联络人电话，保

6、存对应样品档案化的各种资料。3 .负责样品室库的日常管理。(八)财务省职责1 .参与材料样品的选择确认。2 .参与样品确认会的签名，对材料样品的样品进行签名确认，样品在样品被样品前交给检验站、档案室，根据本制度的要求办理样品移交监督等书面手续。3、监督检验站、档案室是否制作样品台帐，包括材料项目的名称、名称、规格形式、布兰德、厂家、产地及样品公司的联络人电话，保存对应于档案化样品的各种资料。4 .负责各种入场材料和封样样品的核对、确认工作。三、样品密封的工作流程和具体操作内容(1)工作流程(具体流程见附件2 :材料样品密封操作流程)(2)具体的操作内容1 .材料技术标准的确定在采购材料前，如果

7、采购材料技术标准不明，由材料处理经营者制定材料技术标准审批表 (附件3 )材料技术标准的提案，经材料处理采购主管、材料处理责任者、土建公司、概预算处理或房地产公司工程审查报告公司总经理批准后，送交材料处理、检验处理、财务处理、财务处理2 .材料采购招标根据材料处理经公司引导人批准确定的材料技术标准审查表，根据材料招投标采购管理制度编制招标文件，发放招标信息，开发供应商等材料采购活动，要求供应商提供样品、相应的技术资料、检验报告、合格证明等文件。3 .接收样品，进行检查、密封材料处理收到材料供应商提供的材料样品和产品介绍资料，组织土建公司、房地产工厂、审计所、质量安全资料处理、财务省、档案室对样

8、品进行密封，样品必须一式两份，进行密封。需要检验样品时，材料处理、质量安全资料处理委托第三方检验机构进行检验并密封。样本操作步骤集：(1)供应商的负责人对样品进行签名确认，不能与样品签名时，供应商的负责人在样品上粘贴签名标签条。(2)材料处理的操作人员填写材料样品封样确认会签单 (附件4 )，明确样品的产地、布兰德、厂家及各技术参数，由供应商的操作人员负责样品确认会的签名确认，由各处理室现场的样品负责人进行签名确认。(3)材料处理负责人负责样品的拍摄。(4)样品比较小，可装入专用密封袋时，在样品及供应商经营者和各处理室现场密封参与密封者签名确认的材料样品封样确认会签单袋，将各处理室密封现场人员

9、签名的样品封条 (附件5 )粘贴在封口处。样品太大，无法装入指定的信封时，将各处理室的信封现场的人签名的贴纸和材料样品封样确认会签单直接粘贴在样品上。(5) 材料样品封样确认会签单和样品封条的号码必须一致。4 .供应商选择和确定中标材料的供应商根据各供应商的样品及报价情况，进行材料处理、监查处理、财务处理、土建公司等(购买房地产提出的材料，报价请求必须通过房地产工程、房地产公司共同参与的安装材料，安装公司必须参与报价请求)再委托谈判，然后， 材料处理根据材料招标采购管理制度编制材料招标采购报价请求审查表，经各处理签字后，材料处理的责任者对公司总经理进行审查，确定中标供应商，材料处理的责任者报告

10、中标价格和中标供应商时，应当将所装样品或者真实摄影图片报告总经理公司与中标供应商签订采购合同，应当明确供应商提供的实物与样品一致的，按照合同约定的条款追究供应商的违约责任。5 .交付封样样品办理入库手续在文件处理的负责现场将中标机构提供的样品(其中的一部分)、相关文件(如果有)交给档案室，由收货方(文件处理)、收货方(档案室)和监督方(土建公司和会计部)交给文件封样样品移交表 (附件6 )的信封样品交付表的原件由材料处理封样样品移交表、材料样品封样确认会签单必须与样品封条的编号一致。另一个样品由材料处理交给检验站，由交付方(材料处理)、接收方(检验站)和监督方(土建公司和会计部)签名书面封样样

11、品移交表进行确认。 信封样品将表格原件交上保存，检验站、财务部和土建公司分别保留复印件。在材料供应商的商品发货数量内分别修订的样品，应在交货表中注明。信封确认会票原件一式三份，其中两份原件分别装入信封袋一并交给检验站、档案室，另一份原件由材料处保存，其他处理室保留复印件。6、材料入场和封样样品核对检验关于材料的入场，由检验站的检查人员带来检验样品，由土建公司、材料处理、检验站、会计部及项目部按照材料验收管理制度的规定进行检验(如果涉及部分房地产工厂或者安装部的材料，房地产工厂或者安装部的知情人员必须参与检验)，检验样品和实物以及相应的技术资料(1)检查入场材料和样品的实物以及零配件的外观质量、

12、规格形式、颜色等(2)对入场材料的检查资料和样品备案的技术标准进行适应性比较检查。(3)对入场材料和封样样品的技术和质量标准不一致的材料，检查人员有权拒绝检验，该批材料拒绝使用。(4)对入场材料和样品及检验资料进行检验后，对实物和样品的技术和质量标准一致的进行检验，办理检验确认手续。7 .封入样本的处理根据材料采购合同，供应商在履行完毕货架期期满后一个月内，由材料处理提交样品处理申请，填写封样样品处理申请单 (附件7 )经土建公司、审计所、财务部审查，再由材料处理向审计所、档案室递交样品原则上不退还未中标的供应商提供的样品。 供应商需要返还时，资材负责人填写的封样样品退还申请单经土建公司、审计

13、所、财务省审查向公司总经理报告审查后，可以返还给供应商。丧失档案化价值，生锈，变质，不能正常使用，供应商也不申请归还的样品，按照材料废弃管理制度进行废弃处理。(3)材料样品密封仓库管理1、档案室、检验站分别设置材料样品的密封仓库或专用保管架，进行上锁管理，指定的两人负责仓库或保管架的钥匙。2、档案室负责样品的仓库管理，负责封样样品出入库台帐 (附件8 )的制作，不定期地负责仓库或者保管库内的样品的检查，制作相应的检查记录，指定者签订封样样品管理责任状 (附件9 )。3 .材料处理有责任对交给档案室的信封样品制作台帐。4、财务省负责不定期盘点档案室样品实物和台帐，检验站和档案室每月进行账务核对，

14、财务省、材料处理定期不定期进行账务核对。5、档案室必须严格控制仓库封样样品。 例如，当缺少样本或者更换样本时，直接排除样本仓库管理责任者。四、特殊材料采购不能提供样品或者样品未按本制度规定的内容密封的，在特殊情况下向公司引导者报告进行特殊审查。五、本制度由材料处负责解释，经公司制度调查和建设指导的小级别审查董事长审查实施，修改也是一样。 原浙江实材制字008号废止，以本制度为准。六、附件附件一建筑材料采购规格书附件二材料样品密封操作流程附件三材料技术标准审查表附件4材料样品封样确认会票附件五样品密封附件六封样品交接表附件七封样处理申请书附件八封样品出入库登记簿附件九封样管理责任书附件三：材料技

15、术标准审查表项目名称。材料名称主要是技术标准说明是否必要样品。审查意见材料处理经营者材料处理购买负责人材料处理负责人土建公司技术负责人房地产工地责任者房地产公司社长日本概预算社长注：本表由材料处经营者负责资料技术标准的填写和提交，分别由概预算处、土建公司或房地产公司进行审核后上报公司引导者进行审核。 承认后，作为材料处的材料募集投标购买的依据。附件四：材料样品封样确认会票编号：填写日期：年月日项目名称。使用单位样品编号样本名称规格形式等技术参数制造商名称品牌产地样品输送单位联系方式打电话样品检验项目和内容实物是否干净是的不有无合格证明书有无有无检验报告有无其他说明主要技术标准的说明封样会札供应商签名材料处经营者材料处理购买负责人材料处理负责人监查所财务省数据质量安全房地产商土建公司注：信封正本一式三份，其中部分正本由材料处负责保存，另两