会计档案整理方法讲义.ppt

1、会订文件整理方法的讲课，一、会订文件的概念、会订文件是指会订证明书、会订记账本和财务报告等会订专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 (财政部和国家档案化局财会字199832号会订档案管理方法第五条)、二、会订文件的内容和档案化范围、一、会订证明书类：原始证明书、会订证明书、集订证明书、其他会订证明书2、会订记账本类：总帐会计、明细账、日记本、固定资产卡、辅助记账本、其他会订记账本3、财务报告类：年度财务报告、 二、会订文件的内容和档案化范围，4、工资表：各单位职工的工资表和个人所得税申报单。 5、其他类：银行存款余额调整表、银行对账单、其他应存会订专业资料、会订文件交接清单、会

2、订文件保管清单、会订文件废弃清单。 注：实行会订电气化的单位，还必须档案化有关的电子资料和对应的软件资料。 (其他类)、三、档案化时间、当年形成的会订资料，由财务会订部门的专业(兼)职员在翌年第一季度内按立卷要求整理装订，在财务会订部门保管一年后，由会订部门交存制成清单，交给本公司综合档案室统一保管。 四、档案化要求、1、各单位每年形成的会订文件，由会订财务部门根据档案化要求整理立卷、装订，做成会订文件保管誊本。 应建立卷档案化、交接、复印、借用、保管、处置等制度。 2、每月、季度报告不必按档案化要求整理，由财务部门自行保管五年届满后可誊写销毁。 3 .银行存款余额调整表、银行对账单等按要求装

3、订，保管期限为5年。 4、发放的发票(或普通发票)存根相连，全部不装订，保管期限为5年。 五、保管期限、会订文件的保管期限分为永久、定期两种。 定期保管期被分为3年、5年、10年、15年、25年5种。 各会议修订文件的保管期限参照(附表1、2 )所记载的期限执行。 会订文件的保管期限，除了年度报表类用“永久”对外汉语表示以外，其他类的保管期限用数字表示。 六、分类和查询密码、会订文件分为五个类别：年度报表、记账本、证书、工资表及其他机关的会订文件查询密码为“d”，企业的会订文件查询密码为“9”。 其中，报告记账本证书发给其他企业：9.19.2.39模式：通讯端口记账本证书发给其他企业：9.1.

4、1 9.2.1 9.3.1 9.4.1 9.5.1机构： d1.1 d 2.1 d 5.1例： d 1.1政府办理D1.2投资服务分析和描述记录通讯端口的文本是会议修订通讯端口的重要组成部分，将具有记录通讯端口的卷档案化分组并置于所描述的记录通讯端口之前。 按时间顺序整理了工资表，可以看出各单位本公司的工资补正算的数量是一年一卷或几卷。 七、会订文件的整理要求，(2)记账本一册一卷，各记账本(包括电算化管理记账本)在原封面右上方粘贴会订文件“小标签条”，按标签条内容填写。 方式：七、对会刊文件的整理要求，对于活页式、卡片式记账本年底结算后，必须去掉硬封面，做成软封面，并在封面右上犄角旮旯粘贴会

5、刊文件的小标签条。 (3)会订证明书分为原始证明书和会订证明书两种。 会订负责人在结算手续完成后，将各种会订证明书与附带的原始证明书、原始证明书的摘要表一起，按照会订的优先顺序，按照其数量构成一卷或多卷。七、会订文件的整理要求、会订文件的整理应注意的问题：由于会订文件在三年五载内具有检查的作用，会订人员在装订文件后，在装订线上贴上封签，在封签处盖章，出示责任，说明此类文件不被其他任何人拆开，交代本公司的房地产、经济合同、人员工资、外事、关于金额大的支出和固定资产的证明书，应当分别钉子，可以和本年度的证明书一起编号，在目录上标明永久或长期的保管期限。 七、会订文件的整理要求、2、目录(1)带页码

6、的会订报告书、工资表卷内的文件资料全部用有填写内容的页作成页码。 每个卷都单独编号，页码从“1”开始。 页码的制作场所：单面的文件资料在右上角制作页码；双面的文件资料，正面在右上角犄角旮旯，背面在左上角犄角旮旯写有页码。 订购本式记账本不需要删除空白页，按现有填写内容的页顺序编号。 公司修订证明书文件不需要加页码。 七、会订文件的整理要求、(2)批内文件目录制作成年次报告、工资表以批内文件目录的格式抄写。 卷内目录文件编号： 1卷内文件目录必须用森蓝文件管理软件进行萧录管理，一式三份，一份装订成文件，一份由会计部门装订成检索目录保管，一份转移到本公司综合文件室。 七、会订文件的整理要求、记账本

7、、证明文件无需编制卷内的文件目录。 (3)文件卷编号作成文件卷编号是指文件卷在整理中排列的编号。 在同一类别下，在三年五载中创建一个文档卷序列号，但文档卷序列号不能超过4位。 七、会订文件的整理要求，例如从D21800(1991 2000年)到2001年，一个中断号码，即D21 983(2001 2010年)的不同是在片假名计程仪号码中的证明书、工资表的排列按形成时间顺序排列。 七、会订文件的整理要求、(4)制作文件封面、卷内备注表，简洁准确地公开文件标题要求。 例如，荔湾区政府办公室2004年度会订报告书的年度报表、工资表封面必须用电脑印刷。 卷内备注表的编制、荔湾区政府办公室年度会订报告书

8、、荔湾区政府办公室、七、会订文件的整理要求、三、装订箱(1)组文件年度报表、薪金表依次为文件封面、卷内文件目录、卷内文件资料、备注表；(2)会订证明书为国家统一标准的“会订文件证明书软件封面” 、d3-1、2004、张三、李四、1、荔湾区政府办公室、d3-1、2004、(3)各类会订文件，按文件编号顺序装一箱后再装第二箱。 不同种类的文件不能混合放入一箱。 箱面不需要填写，只填写背面的内容。 核销单太薄太大的文件卷，不装箱子，按顺序排在箱子后面。2004.1、d3-1、12、7、会订文件的整理要求、4、文件目录查询和目录查询编号的生成(1)文件目录查询以目录查询的形式抄写，用森蓝文件管理软件进行萩录管理，印刷1式2份与相应的卷内文件目录查询一起装订在检索目录查询上， 1案例数量分类计程仪、七、会订文件的整理要求、(2)将由通讯端口、记账本、证明书、薪资表及其他类等5种生成的分类计程仪装订在检索分类计程仪中，按各分类计程仪编辑分类计程仪号码，如： D11n、D21n、D31n、D41n模式：机关： D11n目录序列号一级属类(列通讯端口)大分类号(会修订文件)企业：1n目录序列号一级属类(列通讯端口)大分类号(会修订文件2 .废弃程序计程仪按照方法第10条执行。 3 .销毁审查表的方式：经鉴定后，必须销毁无保存价值的通讯端口卷(册)、记账本卷(册)、证书卷(册)，请予以批准。 鉴