总账账务系统日常业务处理

1、,总账账务系统日常业务处理 之 凭证处理,主讲教师：艾倩 13财会,总账账务系统初始设置完成后即可开始日常业务处理。 凭证处理是日常业务处理中业务量最大的一块，也是日 常业务处理的第一步。,凭证处理,凭证是登记账簿的依据，是总账系统的主要数据来源，其正确性直接影响账簿的准确完整与否。 凭证处理工作主要包括填制、修改、删除、出纳签字、审核、记账等。,一、填制凭证,填制凭证是凭证处理工作的第一步，是电算化方式下工作量较大的一项内容，一般根据原始凭证直接在计算机上填制记账凭证。,填制凭证,1.进入用友T3系统 双击桌面上的用友T3图标， 弹出用友T3注册登录窗口。 填制凭证必须由相关会计人员进行。按

2、照课本要求，以“02 李冬”的身份注册。 操作日期应填写期末日期。 即2011-01-31.,填制凭证,填制凭证,2.凭证的增加 选择，点击 增加一张空白凭证,即可增加凭证，进行记账 凭证的有关操作。,填制凭证,3.凭证的填制 凭证填制包括两部分内容: 一是凭证头部分:凭证类别、编号、日期、附件； 二是凭证正文部分：摘要、科目、金额、辅助核算信息。,1、凭证头部分,凭证类别：可以输入凭证类别字(收、付、转)，也可以参照输入 （1）收款凭证。收款凭证是用来记录现金和银行存款等货币资金收款业务的凭证。 借方必有 （2）付款凭证。付款凭证是用来记录现金和银行存款等货币资金付款业务的凭证。 贷方必有

3、（3）转账凭证。转账凭证是用来记录与现金、银行存款等货币资金收付款业务无关的转账业务的凭证。 凭证必无,？ 想一想：涉及现金与银行存款之间的转账业务，属于收款凭证、付款凭证还是转账凭证？,付款凭证,凭证编号：一般由系统分类按月自动编号，即每类凭证每月都是从0001号凭证开始。 制单日期：填制凭证的日期,设置了序时控制时凭证制单日期应大于等于启用日期，不能超过机内系统日期。 附单据数：输入原始单据张数,凭证头部分,2、凭证正文部分,摘要：输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，不能为空。 科目：必须输入末级科目。 金额：金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。,辅助信息：对于要进行辅助

4、核算的科目，系统提示要输入相应的辅助核算信息。 如：数量核算业务：要输入数量和单价； 部门核算业务：要输入部门名称或代码； 个人往来业务：要输入名称和所属部门 客户、供应商往来业务：要输入客户、供应商名称或代码。 录入的辅助核算信息将在凭证下方显示。,凭证正文部分,4.凭证的保存 输入完凭证后，可对凭证进行保存操作（直接点击保存按钮 即可）。但出现以下问题时，将拒绝保存凭证 1.凭证日期滞后系统日期； 2.凭证类型与凭证内容不一致； 3.凭证借贷金额不平衡,操作,【例1】2011年1月5日，万兴发公司销售业务一部经理赵一山出差预借差旅费现金500元（附件1张）,借：其他应收款赵一山 500 贷

5、：库存现金人民币 500,步骤： 总账-凭证-填制凭证-单击增加按钮-选择凭证类型（付）-输入制单日期（2011.1.5）-输入附单据数（1张）-输入摘要-输入科目名称-输入辅助核算的部门和人员-借方金额回车自动跳到下一行-输入科目名称-贷方金额。 注意：该题涉及个人往来的辅助业务核算,操作,【例2】1月7日销售业务一部以现金支票（011213）支付广告费10000元（附件2张）,借：销售费用-销售业务一部 10 000 贷：银行存款-人民币 10 000,练一练,1.1月12日销售业务1部经理赵一山出差回来报销差旅费500元（附件4张）,2.1月23日以现金支付办公费500元（附件1张）,3

6、.1月26日，收到银行利息结算账单，扣缴短期借款利息1250元（附件1张）,课堂小结,这堂课我们学习了总账账务系统中凭证处理的第一步填制凭证。 填制凭证包括4步: 进入用友T3系统凭证的增加凭证的填制凭证的保存,二、修改凭证,在填制凭证中，通过翻页查找或输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到修改的地方进行修改即可。 可修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等,练一练,将“付0003号”凭证1月23日支付办公费用金额修改为600元。,三、删除凭证,作废/恢复凭证。 凭证作废的方法：进入填制凭证并找到作废的凭证后，执行“制单作废/恢复”命令，凭证上显示“作废”字样，表示已作废，

7、作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。 对当前的作废凭证执行“制单作废/恢复”命令，可取消作废标志，恢复为有效凭证。,（3）删除凭证,整理凭证。凭证整理指删除所有作废凭证并对凭证重新编号，但只能对未审核的凭证做整理。 选择制单整理凭证，根据提示删除不需要的凭证，并对剩下的凭证重新排号。,练一练,将“转0001号”凭证赵一山出差报销作废删除,四、出纳签字,在“用友T3会计信息化软件”窗口执行总账凭证出纳签字命令,进入“出纳签字”查询条件窗口，选择凭证类别、输入凭证号等，单击确认按钮,（4）查询凭证,总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。不仅可以查询符合条件的

8、凭证信息，还可以查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。,操作操作,【例27】查询未记账的付款凭证。 操作步骤： 执行系统菜单“凭证查询凭证”命令，打开“凭证查询”对话框。 选择输入查询条件，例如“付款凭证，未记账凭证”。单击“辅助条件”按钮，可输入更多查询条件。 单击“确认”按钮，进入“查询凭证”窗口。 双击某一凭证行，则屏幕可显示出此张凭证,2、审核凭证,审核凭证是指审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再审核。凭证应逐张审核。,操作,【例28】更换审核

9、的操作员，以“王刚”的身份重新注册会计电算化通用教学软件。 操作步骤： 执行“文件重新注册”命令，打开“注册控制”对话框。 以“王刚”的身份重新注册会计电算化通用教学软件。帐套：666；会计年度：2006；操作日期：2006-01-31；用户名：002 单击“确定”按钮,操作,【例29】审核凭证 操作步骤： 执行系统菜单“凭证审核凭证”命令，打开“凭证审核”查询条件对话框 输入查询条件，可采用默认值 单击“确认”按钮，进入“凭证审核”的凭证列表窗口。 双击要审核的凭证或单击“确认”按钮，进入“凭证审核”的审核凭证窗口。 凭证审核，无误后单击“审核”按钮，凭证底部的审核处自动签上审核人姓名 单击

10、“下张”按钮，对其他凭证签字。 最后单击“退出”按钮,3、记账,记账凭证是审核签字后，由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总并登记总账和明细账、日记账、部门账，往来账、项目账以及被查账等。 记账一般采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机进行数据处理，不用人工干预。记账操作每月可多次进行。,操作,【例30】记账 操作步骤： 执行系统菜单“凭证记账”命令，进入“记账”窗口。 第一步，单击“全选”按钮，选择所有要记账的凭证。 单击“下一步”按钮 第二步显示记账报告，如果需要打印记账报告，可单击“打印”按钮；如果不打印记账报告，单击“下

11、一步”按钮 第三步记账，单击“记账”按钮，打开“试算平衡表”对话框。 单击“确认”按钮，系统开始登录有关总账和明细账、辅助账。登记完后，弹出“记账完毕”信息提示对话框。 单击“确定”按钮，记账完毕。,提示,第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。 上月未结账，本月不能记账 为审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围 记账过程一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后重新记账,4、账簿查询,企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成了正式的会计账簿。账簿的管理包括基本会计核算的查询输出，以及各种辅助的查询和输出。 （1）基本会计核算账簿

12、管理。基本会计核算账簿管理包括总账、明细账、余额表，序时账、多栏账的查询及打印。 总账的查询及打印。 明细账的查询及打印。 日记账的查询及打印。,操作,【例31】明细账的查询。 操作步骤： 执行“总账账簿查询明细账”命令，打开“明细账查询条件”对话框。 默认查询条件为“按科目范围查询”，默认月份为“2006.01”。 单击“确认”按钮，进入“应收款明细账”窗口。 双击某行或将光标定在某行再单击“凭证”按钮，可查看相应的凭证。 单击“总账”按钮，可查看此科目的三栏式总账 单击“退出”按钮。,（2）各种辅助核算账簿管理。,辅助核算账簿管理包括客户往来、供应商往来、个人往来、个人往来、部门核算、项目

13、核算账簿的总账、明细账查询输出，以及部门收支分析和项目统计表的查询输出。,操作,【例32】部门总账的查询。 操作步骤： 执行“总账辅助账查询部门三栏总账”命令，打开“部门三栏总账条件”对话框。 输入查询条件：科目“550203差旅费”，部门“管理部”。 单击“确定”按钮，显示查询结果。 将光标定在总账的某笔业务上，单击“明细”按钮，可以联查部门明细账。,1.4 结账,会计期末要进行结账处理，结账实际上就是计算结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。结账是一种成批数据处理，每月只结一次账，主要是对当月日常处理限制和对下月账簿的初始化，由计算机自动完成。结账前要进行数据备份。,

14、在结账之前要做下列检查：,1）检查本月业务是否全部记账，有未记账凭证不能结账； 2）月末结账必须全部生成并记账，否则本月不能结账； 3）检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能记账 4）核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与其他子系统数据是否一致，不一致不能结账； 5）损益类账户是否全部结转完毕，否则本月不能结账； 6）若与其他子系统联合使用，其他子系统是否结账，若没有，则本月不能结账。,操作,【例32】结账。 操作步骤： 执行“总账期末结账”命令，进入“结账”窗口。 单击结账月份“2006.01” 单击“下一步”按钮。 单击“对账”按钮，系统对要结账的月份进行账账核对 单击“下一步”

15、按钮，系统显示“01月工作报告” 查看工作报告后，单击“下一步”按钮 单击“结账”按钮，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账,提示,结账只能由有结账权限的人进行 结账前，系统要进行数据备份,(一）如何取消月末结账 （二）如何取消记账 （三）取消审核,(一）如何取消月末结账,在结账状态下，CTRL+SHIFT+F6，取消结账必须由账套主管完成。操作：在月末结账的状态处，点击到取消结账的月份处，按CTRL+SHIFT+F6，会弹出口令的确认，由于王处长的口令是空的，点击确定。取消结账以后，点击填置凭证就可以完成。,（二）如何取消记账,现在的目的是修改凭证，必须把已经记过账的凭证取消记账，并且把要修改的凭证取消审核，才能完成更改。取消记账的方法分为：1.在期末菜单下，进入对账界面。点击总账下的期末，点击对账。2.选中需要取消记账的月份，按Ct