会议管理和邮件管理PPT课件

1、会议管理和邮件沟通Meeting Management and Email Communication,第二单元 会议前的准备 - 会议目的 - 会议日程表 - 会议日程表练习,课程内容,第三单元 会议的召开 - 什么是会议主持人 - 会议主持人的职责 - 会议主持人的相关技能 - 会议主持练习,课程介绍 第一单元 会议管理的再认识 - 会议现状评价 - 会议的重要性 - 哪些会议可以取消 - 会议模拟:大客户会议,第四单元 会议后的管理 - 会议纪要 - 项目进度报告,第一单元：会议管理的再认识,会议管理Meeting Management,1、评价目前的会议状态 2、会议的重要性 3、哪些

2、会议可以取消 4、会议模拟：大客户会议,Your top five pains in meeting？,会议的重要性,据调查，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。 美国权威机构的统计表明， 1996年美国企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美圆。 另一项调查表明，企业80%的员工提升来源于其在会议上的表现引起上司的注意和赏识。,为何开会,传达信息 解决问题 进行决策 团队建设/营造氛围,这样的会议可以不开,没有明确主题 没有充分准备 重要人士未出席 可以有替代方案 会而不议 议而不决,如果想开好会议,KISS Keep it simple and short !,练习#1：大客户

3、联谊会,背景 时间安排 每人5分钟 每组15分钟 请找出一位主席主持会议 请共同找出团队答案,会议管理,会议管理前的再认识 请想一想关于这一部分您的三点收获是什么?,第二单元：会议前的准备,会议管理Meeting Management,1、会议目的 2、会议日程 3、练习：会议准备练习,What Why Who When Where How,5W1H,如何开会,会议之前 这次会议打算实现什么目的？ 为什么要开会? 邀请谁参加? 何时?在哪里召开最好? 应该先准备哪些资料给参加开会的人参考? 是否要求开会者事先准备某些特定资料?,安排会议日程,确定会议的目的，方式，时间，场地 确定需要参加会议的

4、合适人选 制定议程表 避免使会议日程表过于简单或是模棱两可 确定议题是“用来传递信息”、“用来讨论”，还是“用来决策”的 就有关信息和议事日程提请参与会议者注意 议题的顺序/时间安排 如果可能的话，尽量将会议控制在两个小时之内 会议日程表上标上开始和结束时间 为了避免会议超时，可以将其结束时间安排在午餐前或是一天的工作结束之前 将所有的议题都事先考虑一遍,会议日程表应该包括,用一句话来阐述会议的主题的标题 对会议要达到的目的进行阐述的一句标题 对会议所需时间的估计 参加会议的合适人选 会议的开始和结束时间 会议地点,会议日程表简单范例,目的：针对销售人员配备汽车的问题进行讨论。 目标：决定是让

5、销售人员租用、购买公司的还是他们按行驶里程付费。 所需时间：60分钟 到会人员：财务经理、销售经理、行政经理 、销售副总裁 时间/地点：上午 9:00-10:00 ；董事会办公室 日程安排：,练习#2,公司拟发展XYZ公司做为明年的战略性客户，并争取到了邀请他们要来工厂参观，他们此行的目的是来做第一次的供应商评估，以筛选出可以考虑的生产工厂，你们是负责此次工作的人，你们会如何召开准备会议？ 请发出会议邀请通知 请做出会议前准备工作清单 时间：20分钟,Guideline for Meeting Management,Before Meeting 1.Use calendar to schedu

6、le meeting 2.Use Meeting Request to send meeting invitation 3.Choose right person and confirm attendance for meeting 4.Good preparation of meeting organizer and participants, and detail agenda with clear role and responsibility. 5.Make clear arrangement of logistics supports in meeting notice.,会议前的准

7、备 请想一想关于这一部分您的三点收获是什么?,第三单元：会议的召开,会议管理Meeting Management,1、什么是会议主持人 2、会议主持人的职责 3、会议主持人的相关技能 4、会议主持练习,Engagement Relevancy Prepare Safety,会议主持人的角色,Engagement Relevancy Prepare Safety,需要被积极地参与到会议中 Need to be actively involved in the meeting,So what can we do?,会议主持人的角色,Engagement Relevancy Prepare Safe

8、ty,不喜欢浪费时间 希望知道随后会发生什么 希望知道每一个步骤的目的,So what can we do?,会议主持人的角色,考虑一种最有效的会议形式以尽可能最少的资源达到最大的产出； 所有可在会前进行的工作应在会议之前准备好,So what can we do?,Engagement Relevancy Prepare Safety,需要感觉受欢迎并在过程中感觉到舒适 需要有信任 不想被判断 需要被认可和被肯定,So what can we do?,Engagement Relevancy Prepare Safety,如何开会（续）,会议进行时 确保所有的人员能够理解这个议题，以及他们为

9、何要对此进行讨论 控制讨论标题与进度 针对要点做阶段性总结 在协议已经达成一致时应该及时结束讨论 在结束每个议程项目的讨论时，主席应对已达成的一致意见做出简洁明了的总结,会议主席的八大职责,营造和谐气氛 照议程主持会议 正确总结会议讨论内容 引导发言者解释令人困惑的发言 帮助与会者理清不假思索的想法 尊重少数人的意见，避免发生一面倒情形 减少与议题无关的争辩与讨论 保持中立态度,会议主持人的相关技能,Presentation,Group Mind-map,Active Listening,Conflict Resolution,如何做好会议上的发言,做好发言前准备 果断陈述主要问题 有效控制发

10、言时间 抓住沟通重点 333原则（30秒，3分钟，3小时）,做好发言前准备,与人交谈 知道他们对具体问题的态度 争得他们的支持 分配使用人力资源 进行集中汇总，并确保这些事实不能相互矛盾或对你的论点不利 使同事保持对你的忠诚,果断陈述主要问题,不要人云亦云 用事实和数据来支持你的观点 把你的观点清楚地传达给大家 表明看法 阐明问题 分析可能性 提出建议,抓住沟通重点,知道对方的沟通需求 不要情绪化 赞扬别人的发言 先处理情绪，再谈事情 异中求同，寻求双赢 注意对方的肢体语言,会议主持人的相关技能,Presentation,Group Mind-map,Active Listening,Conf

11、lict Resolution,身体参与 (Attending Physically) 言语参与 (Attending Verbally) 心理参与 (Attending Psychologically),积极倾听的技巧,一般言语参与有以下三种情况：,积极倾听的技巧言语参与,了解全意 问问题 重复/解释“你的意思是 ” 反馈意思“听起来你做了大量工作， 而且一直忙到现在。” 不要批评沉默 认同 点头、附和声 反应情绪反射感觉“那一定让你很生气。” “是的，真是够烦的。” 表示关心 问问题 综合处理“让我们小结一下 ” 大胆设想“假如我处在你的位置上 .”,积极倾听的技巧,会议主持人的相关技能,

12、Presentation,Group Mind-map,Active Listening,Conflict Resolution,常见的问题行为,阻碍 寻求权力 寻求确认 支配行为 扮小丑 闷不吭声 台下悄悄说,处理人的问题,准时开会 可把迟到（和早退）几分钟的人员名单列出来 巧妙的座位安排 控制喋喋不休 打破沉默 保护弱者 鼓励思想的碰撞 提防建议压制反映 把资深高级成员放在最后发言 记录成果，结束会议,妥协,竞争,迁就,协作,回避,H L,H,关 系,事情,五种处理冲突的方式,处理困难情境(7A),阶段一：处理人的情绪 吸收 Absorb 表示理解 Acknowledge 同意某些事 Ag

13、ree with something 阶段二：处理特定问题 询问 Ask 增加 Add 建议 Advise 一起的行动计划 Action plan together,业务会议参考程序,主席说明会议目的，进行方式与时间限制 定义问题/困难点/挑战/机会 分析现状 找到问题的根本与表面原因 寻找对策，并有风险管理方案 发表个人感受 获得共识 总结,会议记录,会议召开的日期、时间、地点和主持人 所有到会者的名字以及未到会者的理由 所有经讨论的议程表内议题(或其它议题)以及做出的决策。如果会议决定采取某些行动，记录下负责人的名字 会议结束的时间 下一次会议的日期、时间和地点,练习#3：会议主持练习,经

14、过大家的努力之后，你们公司的产能已经提高20%,但是配合客户所调整的质量管理系统却碰到很多问题，很多生产工序必须改变，工人的技术也许要进一步提升，生产材料的质量也有问题，测试方法也变得更复杂，更麻烦的是很多工人还不愿意配合工作要求，他们认为只有这家客户的要求是如此苛刻，别的客户都没有这么麻烦，为什么要这样一味的配合客户的要求？ 请问如何在会议中处理这样的后续追踪问题？,Guideline for Meeting Management,During Meeting 1.Attend meeting on time. 2.Make sure everyone understand the goal

15、s of meeting and provide necessary information to everyone. 3.Define and obey discipline for the meeting. 4.Arrange time keeper and for preset agenda and recorder. 5.Prioritize the issues at the beginning of meeting.,Guideline for Meeting Management,During Meeting 6.Have the chairmans authority to m

16、anage the meeting efficiently and handle issues with no conclusions or deal with conflict between participants. 7.Take meeting minutes and record what are agreed and what are not agreed by different participants. Record the appropriate roles and responsibilities for action plans and escalation proce

17、ss to what are not agreed. 8.In the end of meeting the chairman may check the degree of completion to the meeting goals.(option),会议的召开 请想一想关于这一部分您的三点收获是什么?,第四单元：会议后的管理,会议管理Meeting Management,1、会议纪录 2、项目进度报告,会议后的追踪,按照行动计划追踪重点要项（里程碑，关键绩效指标） 让行动责任人对你汇报 以事实作为决策的依据 如有未完成事项，责任人必须提交改善计划 协调相关事项的变更安排 记录必要的改变

18、行动,会议评估表,Guideline for Meeting Management,After Meeting 1.Send out the meeting minutes after 1 working day. If the participant do not reply his/her different opinions after receiving meeting minutes, it means that the participant agree what have been recorded in meeting minutes. 2.Use CI (Continuous

19、 Improvement) tracker for key action. 3.Review open items in the next meeting. 4.The participant should report progress back to meeting organizer during the execution of action plan. 5.Acknowledge person who have action plan well done.,会议后的管理 请想一想关于这一部分您的三点收获是什么?,第二单元 邮件的书写技巧 - 邮件的主题 - 邮件的主体 - 邮件书写练

20、习,课程内容,第三单元 邮件管理相关规定 - 如何减少不必要的邮件 - 发送给正确的收件人 - 有效的邮件书写,课程介绍 第一单元 邮件的再认识 - 邮件的一般使用规则 - 何时不应使用邮件,第四单元 复习回顾/行动计划 - 复习回顾 - 制定行动技巧,第一单元：邮件管理,邮件管理Email Management,1、邮件的一般使用原则 2、何时不应使用邮件,邮件的再认识,善用邮件 让你的邮件容易看见感觉 作为解决问题的沟通辅助工具 特别注意与顾客利益相关的邮件 切忌随意转发邮件 如有附件应该要让阅读者可以容易读取内容,邮件的再认识（续）,邮件的一般使用原则 作为人际交流的简单辅助工具，但应该

21、适当表现个人感觉 有比较多补充信息而无法在电话中交流 避免打扰他人工作计划 作为双方交流的证明 需要符合一般书信的礼仪 符合国际通用字体编码,什么时候不用Email,你的信息非常重要或机密，不应该冒风险 你要传递一条不愉快的消息，又不想显得冷漠 你的信息可能会被误解 你需要对方立即答复 无法形成共识 你已经“感觉” 有情绪问题/冲突了,第二单元：邮件的书写技巧,邮件管理Email Management,1、邮件的主题 2、邮件的主体 3、练习,练习,周三会议上很可能讨论流程更改和需要多少新员工来执行新策略的事宜，我想就此与你商讨一下。我希望你能事先收集足够的信息。今天下午三点钟之后你方便讨论吗

22、？如果可以的话，到时我将在会议室等你。,邮件书写技巧,选择好邮件接收对象 创建合适的标题 好的标题产生的效果比那些“加急”邮件好 有助收件人决定应该立刻查看哪些邮件 提炼好主题句 采用方便易读的格式 电子邮件中的常规礼仪,选择恰当邮件接收对象,分清楚目的并决定邮件接收对象 直接相关,需要采取行动者 To: 抄送 CC: 盲送副本 BCC: 除非必要，不要越级汇报 非工作需要信息，不要用公司邮箱 不要随意转发邮件，特别是在未经原始发件者的同意下 回复邮件时不要轻易选“回复所有人”,精练的主题句,抓住阅读者的注意力 清晰地描述事实 人物 时间 地点 事件 程度,示 例,季度销售数据 截止三月份的季

23、度销售数据 更多信息 需要有关桥梁项目的更多信息,邮件书写原则4C,CorrectClearConciseComplete,方便易读的格式,尽量使用短句 可能的话，将所有信息集中到一页当中 使用小标题，并适当留点空白，方便他人阅读 考虑列出多个选项或问题，这样可能会得到他人更多的回复信息。,练习-之后,我们能在今天先讨论一下流程更改和员工需求这两个话题吗？我会给你更多这方面的信息。 下午三点以后你方面讨论吗？如果方便的话，我到时会在会议室等你。,示 例,最近我正在做有关客户要求方面的调查，并考虑将报告通过电子邮件的方式发送出去。以前我们一直使用FedEx ，但我觉有点贵。你可能会知道目前的确切

24、价格，麻烦告知一下。 谢谢！ 琼,示 例,关于最近正在做的调查报告，我需要你的帮助： 我们能通过电子邮件的方式发送吗？ 你知道我们上次使用FedEx发送的具体价格吗？ 谢谢 琼,邮件沟通原则,慎重选择发信对象 注意撰写信件内容 养成良好传送习惯 三思回复内容,练习,经过大家的努力之后，你们公司的产能已经提高20%,但是配合客户所调整的质量管理系统却碰到很多问题，很多生产工序必须改变，工人的技术也许要进一步提升，生产材料的质量也有问题，测试方法也变得更复杂，更麻烦的是很多工人还不愿意配合工作要求，他们认为只有这家客户的要求是如此苛刻，别的客户都没有这么麻烦，为什么要这样一味的配合客户的要求？ 请

25、问如何发出一个会议通知来处理处理这样问题？,邮件管理的行政规定,Guideline for Email Communication,Reduce unnecessary email: Dont use email under the following situations: 1) Very important or confidential information 2) Bad news but cant be transferred too coldly 3) Issues cant reach consensus 4) Information easy to be misunderstood 5) Need others to reply immediately Use alternative tools accord